Yleiset asetukset: Asiakas | NetBaron instructions

Asiakasasetuksissa voit määrittää, miten asiakastietoja hallitaan ja käytetään NetBaronin eri sovelluksissa.

Asetusten avulla voit esimerkiksi:

Helpottaa asiakastietojen ylläpitoa määrittämällä oletusarvoja ja automaattisia tietojen hakuja.
Hallita käyttöoikeuksia määrittämällä, ketkä voivat luoda uusia asiakkaita tai käsitellä asiakastietoja.
Ryhmitellä asiakkaita asiakastyyppeihin, toimialoihin ja asiakasluokkiin.
Määrittää asiakastyypeille hinnastoja ja muita oletusasetuksia.
Lisätä asiakasrekisteriin omia tietokenttiä organisaatiosi tarpeiden mukaan.

Asetusten sijainti: Asetukset → Yleiset → Asiakas-välilehti

Asiakasasetukset on jaettu neljään välilehteen: Asiakasrekisteri, Asiakastyypit, Toimialat ja Asiakasluokat.

Muista tallentaa tekemäsi muutokset Tallenna-painikkeella ennen näkymästä poistumista.

Asiakasrekisteri – yleiset asetukset ja oletusarvot

Asiakasrekisteri-välilehdellä voit määrittää asiakastietojen käsittelyyn liittyviä asetuksia, uusien asiakkaiden oletusarvoja, omia lisätietokenttiä sekä käyttäjien oikeuksia asiakasrekisterin toimintoihin.

Asiakasrekisterin yleiset asetukset

Kenttä	Selite
Asetukset
Organisaatiolla luottotietojen tarkistus käytössä	Tällä valinnalla määritetään, onko organisaatiolla käytössä luottotietojen tarkistus. Oletuksena asetus on aktiivinen. Tarkistus voidaan ottaa käyttöön myyntilaskuilla, myyntitilauksilla, huollossa ja tuotannossa. Lisätietoa saat ohjeesta Luottotietotarkistusten käyttöönotto.
Näytä asiakkaat joihin ei ole oikeutta	Pudotusvalikosta valitaan, miten asiakkaat näytetään käyttäjille, joilla ei ole oikeutta tarkastella niitä. Asetus vaikuttaa Tilaus-, Huolto- ja Tuotantosovelluksiin ja toimii vain Peruskäyttäjätasolla, muut käyttäjätasot ohittavat tämän rajoituksen. Asiakkaan näkyvyyttä Etsi-näkymässä voidaan säätää asiakaskohtaisesti tilanteissa, joissa käyttäjällä ei ole oikeutta kyseiseen asiakkaaseen. Piilossa: asiakas ei näy lainkaan. Ei sallittu: asiakas näkyy listassa harmaana (disabloituna).
Automaattinen asiakashaku PRH:sta	Ota asetus käyttöön, jos haluat hakea asiakkaan tiedot automaattisesti PRH:n rekisteristä. Haku käynnistyy automaattisesti, kun sovelluksissa syötetään nimi-kenttään tietoa.
Oletukset -Uusi
Lisäosoitteen poiminta pääosoitteeksi estetty	Ota tämä valinta käyttöön, jos haluat, että Lisäosoitteen poiminta pääosoitteeksi estetty on automaattisesti aktivoitu aina, kun luodaan uusi lisäosoite.
Oletusoikeudet uudelle asiakkaalle	Valitse pudotusvalikosta oletusoikeudet, jotka annetaan uudelle asiakkaalle luomisen yhteydessä.

Omien lisätietokenttien määrittäminen asiakasrekisteriin (Varakentät 1–50)

Voit lisätä asiakasrekisteriin enintään 50 organisaatiosi tarpeisiin sopivaa lisätietokenttää. Varakenttien avulla voit tallentaa asiakkaista tietoja, joille ei ole valmista kenttää asiakasrekisterissä.

Voit esimerkiksi luoda kentän asiakkaan vastuuhenkilölle, sopimuksen päättymispäivälle tai muulle organisaatiosi tarvitsemalle tiedolle.

Määritetyt kentät näkyvät asiakasrekisterin Lisätiedot-välilehdellä.

Sijainti: Rekisterit → Asiakasrekisteri → Lisätiedot

Kenttä	Määrittely
Otsikko	Anna lisätietokentälle kuvaava nimi.
Tyyppi	Valitse kentän tietotyypiksi teksti, päiväys tai lista.
Oletus	Jos valitsit kentän tyypiksi listan, määritä tässä käyttäjälle tarjottavat vaihtoehdot. Vaihtoehdot voivat sisältää kirjaimia ja numeroita.

Esimerkki: Valintalistan luominen

Jos haluat tallentaa asiakkaille sopimustyypin:

Anna vapaan varakentän Otsikko-kenttään nimeksi Sopimustyyppi.
Valitse Tyyppi-kenttään Lista.
Kirjoita Oletus-kenttään haluamasi vaihtoehdot.
Tallenna muutokset.

Tämän jälkeen Sopimustyyppi-kenttä on käytettävissä asiakasrekisterin Lisätiedot-välilehdellä.

Käyttöoikeuksien määrittäminen asiakasrekisteriin

Asiakasrekisteri-välilehden Henkilöiden oikeudet -osiossa voit määrittää, ketkä käyttäjät saavat käyttää tiettyjä asiakasrekisterin toimintoja.

Oikeudet jaetaan kolmeen ryhmään:

Uusi = Käyttäjä voi luoda uusia asiakkaita sovelluksissa, joissa uuden asiakkaan luominen on mahdollista.
Tarrat = Käyttäjä voi muokata asiakasrekisterin tarratulostuspohjaa (Asetukset > Tulostuspohjat -> Kohde: Tarrat). Oikeus mahdollistaa lisäksi asiakasrekisterin tuonti/vientiprofiilien käyttämisen.
Vienti/Tuonti= Käyttäjä voi tehdä asiakasrekisterin CSV-vientejä ja -tuonteja.

Oikeus luoda uusia asiakkaita

Näin annat käyttäjälle oikeuden luoda uusia asiakkaita:

Siirry kohtaan Asetukset → Yleiset → Asiakas → Asiakasrekisteri.
Etsi Henkilöiden oikeudet → Uusi.
Valitse haluamasi käyttäjä Henkilöt-listalta.
Siirrä käyttäjä nuolipainikkeella (→) Valitut-listalle.
Tallenna muutokset.

Valitut-listalla näkyvät käyttäjät, joille kyseinen oikeus on annettu.

Voit määrittää samalla tavalla myös Tarrat- sekä Vienti/Tuonti-oikeudet.

Huomioitavaa vienti- ja tuontioikeuksista:

Käyttäjän oikeustason tulee olla vähintään Käyttäjä.
Vienti- ja tuontiprofiilien käyttö edellyttää myös Tarrat-kohdan oikeutta.

Lisätietoa: Tuonti- ja vientiprofiilit.

Moniyrityskytkentä: käyttäjien oikeudet asiakasrekisteriin

Jos organisaatiossa käytetään moniyrityskytkentää, myös toisen organisaation käyttäjälle voidaan antaa asiakasrekisterin käyttöoikeuksia.

Oikeudet määritetään siinä aliorganisaatiossa, jonka asiakasrekisteriin käyttäjälle halutaan antaa oikeuksia.

Näin määrität oikeudet:

Siirry aliorganisaatiossa kohtaan Asetukset → Yleiset → Asiakas → Asiakasrekisteri.
Etsi Henkilöiden oikeudet -osio.
Valitse toisen organisaation käyttäjä Henkilöt-listalta.
Siirrä käyttäjä haluamasi oikeuden Valitut-listalle.
Tallenna muutokset.

Oikeudet voi määrittää aliorganisaation tehokäyttäjä tai muu käyttäjä, jolla on riittävän korkea oikeustaso.

Käyttäjälle voidaan antaa oikeus uusien asiakkaiden luontiin, tulostuspohjien käyttöön sekä asiakastietojen vientiin ja tuontiin.

Asiakastyypit – asiakkaiden ryhmittely ja hinnastot

Asiakastyyppien avulla voit ryhmitellä asiakkaita ja toimittajia sekä määrittää ryhmille yhteisiä asetuksia.

Asiakastyypille voidaan määrittää esimerkiksi:

Käytettävä myynti- tai ostotuotehinnasto
Käyttäjien luku- ja kirjoitusoikeudet
Myynnin oletustulostuspohjat
Maksukehotus-, korkolasku- ja hyvityslaskupohjat

Lisäksi asiakastyyppi voidaan asettaa oletukseksi, kun luodaan käsin toimittajia tai asiakkaita osto- ja myyntilaskuja varten.

bulb Esimerkki: Jos valitaan Asiakastyypit-listasta toimittaja ja asetetaan se oletukseksi Toimittaja-pudotusvalikosta, kaikki käsin luodut ostolaskujen toimittajat tallentuvat jatkossa automaattisesti tämän asiakastyypin alle.

Asiakastyyppi valitaan asiakkaan tiedoissa kohdassa Rekisterit → Asiakasrekisteri → Perustiedot 2 -välilehdellä Asiakastyypit-pudotusvalikosta.

Lisätietoa ohjeessa Asiakkaiden luominen.

Uuden asiakastyypin lisääminen

Siirry Asiakastyypit-välilehdelle.
Valitse Uusi tai Toiminnot → Uusi.
Kirjoita asiakastyypin nimi Tyyppi-kenttään.
Määritä tarvittaessa hinnastot, käyttöoikeudet ja muut asetukset.
Tallenna muutokset.

Asiakastyypit-välilehden kenttien selitteet

Kenttä	Selite
Asiakastyypit	Näyttää listan kaikista määritellyistä asiakastyypeistä. Kaksoisklikkaamalla valittua tyyppiä voi muokata sen tietoja ja asetuksia Asiakastyypit-välilehden muissa kentissä.
Tyyppi	Täällä voi lisätä uuden asiakastyypin tai muokata valittua. Kirjoita tyyppi, joka voi sisältää kirjaimia ja numeroita. Tallenna muutokset klikkaamalla Tallenna-painiketta.
Oletus	Määrittele, onko valittu asiakastyyppi oletusarvoisesti käytössä valitsemalla sen tila Oletus-pudotusvalikosta. Jos toimittaja-asetus on tehty, ostotilauksen Toimittajan poimintaikkunassa näytetään oletuksena vain Toimittaja-tyyppiset tiedot.
Käytettävä myyntituotehinnasto	Valitse pudotusvalikosta asiakastyypille käytettävä myyntituotehinnasto, jos tarpeen.
Käytettävä ostotuotehinnasto	Valitse pudotusvalikosta asiakastyypille käytettävä ostotuotehinnasto, jos tarpeen.
Henkilöiden oikeudet
Henkilöt	Näyttää listan henkilöistä, joista valitaan ne, joilla on käyttäjäkohtaiset oikeudet kyseiseen asiakastyyppiin. Henkilöiden oikeudet voidaan rajata seuraavissa sovelluksissa: Huolto Tuotanto Tilauksen sovellukset Tarkempaa tietoa yksittäisen asiakkaan oikeuksista ja siitä kuinka nämä asiakastyyppioikeudet vaikuttavat asiakaskohtaisiin oikeuksiin löytyy ohjeesta Oikeudet-välilehti. Valitse henkilö ja klikkaa siirtopainiketta (-->), jolloin hän siirtyy Valitut-listaukseen.
Valitut	Tässä listassa näkyvät henkilöt, joilla on oikeus kyseiseen asiakastyyppiin. Lista on tyhjä, jos ketään ei ole valittu. Valitut henkilöt voivat vain nähdä ja lukea kyseisen asiakastyypin asiakkaiden tiedot. Lukuoikeus näkyy henkilön nimen perässä olevalla – L -merkinnällä. Valitsemalla Kaikki annetaan kaikille käyttäjille oletuksena sekä luku- (L) että kirjoitusoikeus (K) asiakastietoihin.
Kirjoitus	Tällä valinnalla valitulle henkilölle annetaan lukuoikeuden lisäksi myös kirjoitusoikeus kyseiseen asiakastyyppiin. Kirjoitusoikeus näkyy henkilön nimen perässä olevalla – LK -merkinnällä.
Oletustulostuspohjat - Myynti
Tulostustapa	Valitse pudotusvalikosta asiakkaalle oletustulostustapa, jota käytetään automaattisesti tulostettaessa. Jätä kenttä tyhjäksi, jos oletusta ei haluta määrittää.
Oletustulostuspohja	Valitse pudotusvalikosta asiakkaalle oletustulostuspohja, joka otetaan käyttöön tulostettaessa. Jätä kenttä tyhjäksi, jos oletusta ei haluta määrittää.
Maksukehotus1	Valitse asiakaskohtainen maksukehotusmaksupohja ensimmäiselle maksukehotukselle. Jätä kenttä tyhjäksi, jos oletusta ei haluta asettaa.
Maksukehotus2	Valitse asiakaskohtainen maksukehotusmaksupohja toiselle maksukehotukselle. Jätä kenttä tyhjäksi, jos oletusta ei haluta asettaa.
Maksukehotus3	Valitse asiakaskohtainen maksukehotusmaksupohja kolmannelle maksukehotukselle. Jätä kenttä tyhjäksi, jos oletusta ei haluta asettaa.
Korkolasku	Valitse asiakaskohtainen korkolaskupohja. Jätä kenttä tyhjäksi, jos oletusta ei haluta määrittää.
Hyvityslasku	Valitse asiakaskohtainen hyvityslaskupohja. Jätä kenttä tyhjäksi, jos oletusta ei haluta määrittää.

Toimialat – asiakkaiden luokittelu toimialan mukaan

Toimialojen avulla voit luokitella asiakkaita niiden toiminnan perusteella. Voit esimerkiksi luoda toimialat rakentamiselle, kaupalle ja teollisuudelle tai halutessasi tuoda CSV-tuonnilla valmiin TOL-luokituksen.

Luodut toimialat ovat valittavissa asiakkaan tiedoissa kohdassa Rekisterit → Asiakasrekisteri → Perustiedot 2 → Toimialaala-pudotusvalikosta.

Lisätietoa ohjeessa Uuden asiakkaan luominen ja asiakkaan poistaminen.

Uuden toimialan lisääminen

Siirry Toimialat-välilehdelle.
Valitse Uusi tai Toiminnot → Uusi.
Kirjoita toimialan nimi Toimiala-kenttään.
Tallenna muutokset.

Toimialan muokkaaminen

Valitse toimiala Asiakkaiden toimialat -listalta kaksoisklikkaamalla sitä.
Muokkaa toimialan nimeä.
Tallenna muutokset.

Asiakasluokat – asiakkaiden ryhmittely eri tarpeisiin

Asiakasluokkien avulla voit ryhmitellä asiakkaita organisaatiosi tarpeiden mukaan.

Voit esimerkiksi luoda asiakasluokkia avainasiakkaille, kampanja-asiakkaille tai eri asiakasryhmille.

Sama asiakas voi kuulua useaan asiakasluokkaan.

Asiakasluokkia voidaan hallita kahdella tavalla:

Yleiset asetukset → Asiakas → Asiakasluokat: Voit lisätä samaan asiakasluokkaan useita asiakkaita kerralla.
Rekisterit → Asiakasrekisteri → Asiakasluokat: Voit liittää yksittäisen asiakkaan useaan asiakasluokkaan.

Lisää tietoa asiakasrekisterin Asiakasluokat-välilehdestä.

bulb Jos listoilla on paljon tietoja, voit käyttää Etsi-toimintoa tai siirtyä sivulta toiselle navigointinuolilla.

Uuden asiakasluokan lisääminen

Siirry Asiakasluokat-välilehdelle.
Valitse Uusi tai Toiminnot → Uusi.
Kirjoita asiakasluokan nimi Luokka-kenttään.
Tallenna muutokset.

Asiakkaiden lisääminen asiakasluokkaan

Valitse haluamasi asiakasluokka Asiakasluokat-listalta.
Etsi lisättävät asiakkaat Asiakkaat-listalta. Voit käyttää apuna Etsi-kenttää.
Valitse asiakas ja siirrä se Valitut-listalle nuolipainikkeella (→). Voit siirtää asiakkaan myös kaksoisklikkaamalla sitä.
Lisää tarvittaessa muita asiakkaita samalla tavalla.
Tallenna muutokset.

Valitut-listalla näkyvät kaikki asiakkaat, jotka kuuluvat kyseiseen asiakasluokkaan.

Asiakkaan poistaminen asiakasluokasta

Valitse asiakasluokka Asiakasluokat-listalta.
Etsi poistettava asiakas Valitut-listalta.
Siirrä asiakas takaisin Asiakkaat-listalle nuolipainikkeella (←).
Tallenna muutokset.

Asiakastyyppien, toimialojen ja asiakasluokkien CSV-tuonti ja -vienti

Voit tuoda asiakastyyppejä, toimialoja ja asiakasluokkia NetBaroniin CSV-tiedostosta. Tämä helpottaa tietojen lisäämistä erityisesti silloin, kun käsiteltäviä tietoja on paljon.

Tietojen tuominen CSV-tiedostosta

Siirry sille välilehdelle, jonka tietoja haluat tuoda.
Valitse Toiminnot → Tuonti.
Valitse tuotava CSV-tiedosto ja suorita tuonti ohjelman ohjeiden mukaisesti.

Ohjelma varmistaa tuonnin aikana, että olet oikealla välilehdellä.

Miten CSV-tuonti käsittelee olemassa olevia tietoja?

Tuonnissa tiedot yhdistetään niiden numeroiden perusteella.

Tilanne	Mitä tapahtuu?
Numero löytyy jo rekisteristä	Olemassa olevan asiakastyypin, toimialan tai asiakasluokan nimi päivitetään CSV-tiedoston mukaiseksi.
Numeroa ei löydy rekisteristä	Ohjelma luo uuden asiakastyypin, toimialan tai asiakasluokan annetulla numerolla.

Tärkeää: CSV-tuonti voi päivittää olemassa olevien tietojen nimiä. Tarkista siksi tiedoston sisältö ja numerot ennen tuontia.

Tietojen vieminen CSV-tiedostoon

Voit viedä asiakastyypit, toimialat ja asiakasluokat CSV-tiedostoon.

CSV-viennissä kaikki valitun välilehden asiakastyypit, toimialat tai asiakasluokat viedään kerralla. Yksittäisten tietojen valintaa vientiin ei ole käytettävissä.