Varauskalenteri

1. Valitse asiakas

   • Jos otsikko on tyhjä, poimitun asiakkaan nimi tulee automaattisesti merkinnän otsikoksi

2. Tarkista tai syötä:

   • Päivämäärä ja kellonajat

   • Mahdollinen kuvaus

💡 Jos merkinnästä tehdään lasku, asiakkaan tiedot siirtyvät automaattisesti laskulle vastaanottajaksi.

Varauskalenterin Tuotteet ja palvelut -välilehdellä voit lisätä varaukseen tuotteita ja palveluita, jotka voidaan siirtää suoraan laskutukseen.

Tuotteen lisääminen

• Tuote kannattaa poimia tuoterekisteristä poimintapainikkeella

• Tuotenumero voidaan myös syöttää käsin, mutta tämä vaikuttaa varastokulutukseen

Jos tuote on poimittu rekisteristä, rivillä näkyy Tuotetiedot-painike, josta näet tuotteen perustiedot. Rivin aikatietoja voi muuttaa niin kauan, kunnes rivi on laskutettu

💡Vinkit:

• Klikkaa rivinumeron päällä hiiren oikealla painikkeella, jolloin voit:

  • poistaa rivin

  • lisätä uuden rivin ylä- tai alapuolelle

• Rivien ja sarakkeiden järjestystä voi muuttaa raahaamalla

• Tallennetun varauksen sarakejärjestys jää muistiin

• Tuotteen viittauksen poistaminen tuoterekisteriin voidaan sallia kalenterin asetuksissa

Rivin syöttötapa -valikosta valitaan, miten tuotenumero syötetään tuoteriville.
Valinta koskee nimenomaan tuotenumeron syöttötapaa, ei koko varauksen tai laskun käsittelyä.

Käytettävissä on kaksi vaihtoehtoa: Normaali ja Viivakoodi. Syöttötapa vaikuttaa siihen, miten kursori liikkuu tuotetta lisättäessä.

• Normaali-syöttötapa

  • Tuotenumero syötetään ja tuote lisätään riville painamalla Enteriä. Tämän jälkeen kursori siirtyy automaattisesti seuraavalle tuoteriville.

• Viivakoodi-syöttötapa

  • Kun syötät tuotenumero ja painat Enteriä, kursori siirtyy Määrä-kenttään (olettaen, että tuote löytyy tuoterekisteristä).

  • Syötä määrä ja paina Enteriä, jolloin siirrytään automaattisesti uudelle tuoteriville.

Tuotenumero voidaan poimia myös painamalla Tab-näppäintä tuotenumero-kentässä. Tällöin kursori siirtyy Määrä-kenttään ja Enter vie seuraavalle riville.

💡Määrä-kentässä Enterin painaminen siirtää aina uudelle tuoteriville, riippumatta valitusta syöttötavasta.

Tuotteiden poimintaikkunassa on lisäksi erillinen Viivakoodisyöttö-valinta. Sovelluskohtaisissa asetuksissa voidaan määrittää, kumpi tuotenumeroiden syöttötapa on oletuksena käytössä.

Kun varaus on valmis laskutettavaksi, pääset laskulle joko Laskuta-painikkeella tai valitsemalla Sovellukset > Lasku > Lasku.

💡Laskulle siirtyvät vain ne tuoterivit, joilla Laskutetaan-valinta on aktiivinen.

Tuotehinnasto tukee myös nollahintaisia tuotteita. Tämä tarkoittaa, että hinnastossa määritelty hinta siirtyy sovellukseen sellaisenaan. Sama toimintatapa koskee kaikkea myyntiä, kuten tilauksia, laskutusta, huoltoa ja tuotantoa.

Hintatietojen näkyvyys (käyttöoikeudet)

Hintatietojen näkyminen kalenterimerkinnällä riippuu käyttäjän käyttöoikeuksista. Henkilöstörekisterissä voidaan määrittää hinnoitteluoikeus, joka vaikuttaa siihen näytetäänkö tuotteiden á-hinnat tai näytetäänkö Yhteensä / EUR -laskelma kalenterimerkinnällä.

Jos hinnoitteluoikeutta ei ole myönnetty, hintatietoja ei näytetä käyttäjälle.

Kalenterimerkintään voidaan lisätä tuote- ja palvelurivejä tietylle kellonajalle, jolloin ne näkyvät myös kalenterin päivänäkymässä oikeassa kohdassa.

Aikojen syöttäminen

Tuotteet ja palvelut -välilehden kentät on jaettu kahteen osioon:

• Perustiedot

• Aikatiedot

Aikatiedot-osiossa määritellään:

• alkupäivä ja loppupäivä

• alkukellonaika ja loppukellonaika

• Aikavalinta

Aikojen tarkistaminen

• Jos syötetyt ajat ovat virheellisiä (esimerkiksi loppuaika on ennen alkuaikaa tai ajat ovat sallittujen aikarajojen ulkopuolella), ohjelma ilmoittaa virheestä eikä salli tallentamista.

• Jos tuoterivejä on lisätty ilman aktiivista aikavalintaa, ohjelma varoittaa tästä tallennuksen yhteydessä, mutta sallii tallentamisen.

Miten ajoitetut rivit näkyvät kalenterissa?

Rivi, jolle on syötetty kellonajat, näkyy kalenterin päivänäkymässä merkinnän sisällä rivin alkukellonajan kohdalla.

Kalenterissa näytetään:

• tuotteen nimi

• määrä ja yksikkö

• kellonaikaväli

Tuotenumero:

• näkyy ennen tuotenimikettä, kun hiiren osoitin viedään tekstin päälle

• on näkyvissä koko ajan, jos tuote on samalla rivillä kuin itse merkintä

Varauskalenterissa voidaan käyttää ennakkolaskutusta, jolloin osa tai koko summasta laskutetaan asiakkaalta jo ennen lopullista laskua.

Ennakkolaskutuksen määritykset tehdään Tuotteet ja palvelut -välilehdellä, tuoterivin alussa olevalla Tyyppi-pudotusvalikolla.

Tuoterivin tyypit

Tuoteriville voidaan valita yksi seuraavista tyypeistä:

Rivi

• Toimii normaalina laskurivinä

• Käyttäytyy ennakkolaskuissa ja loppulaskuissa samalla tavalla kuin muissakin sovelluksissa

Ennakko

• Käytetään varsinaisille ennakkosuorituksille

• Rivin hintaa ei lasketa mukaan merkinnän yhteensä-summaan

• Ennakkorivi vähennetään loppulaskulla loppusummasta (ennakko maksetaan asiakkaalle takaisin hinnan muodossa)

Infoennakko

• Käytetään riveille, joita ei laskuteta ennakkolaskulla, mutta jotka halutaan näyttää asiakkaalle ennakkolaskussa informatiivisena tietona

• Ennakkolaskulla rivit näkyvät hintoineen, mutta määrät ovat nollia

• Varsinainen laskutus tapahtuu vasta loppulaskussa, jolloin määrät tulevat normaalisti mukaan

Tilamuutokset ja laskurivien seuranta

Muista sovelluksista tehtävässä laskutuksessa toisen sovelluksen tilamuutoksiin viedään vain laskutukseen vietyjen rivien kappalemäärät. Jos yksittäinen rivi poistetaan laskulta tai koko lasku poistetaan, tieto lisätään tilamuutoksiin rivikohtaisesti.