Palkkalaskelmat voidaan muodostaa ulkoisesta aineistosta. Useimmiten aineisto on työajanseurantajärjestelmästä tuotettu tiedosto, joka on tarkoitettu siirrettäväksi suoraan palkanlaskentaohjelmaan. Aineisto voi olla myös esimerkiksi asiakkaan tilitoimistolle toimittama palkkayhteenveto, johon on merkitty palkansaajittain kaikki maksettavat suoritukset.
Siirtotiedoston tulee olla CSV-muodossa. Taulukkolaskentaohjelmassa laadittu tiedosto voidaan tallentaa CSV-muotoon valitsemalla esimerkiksi Excelissä tallennusmuodoksi CSV UTF-8 (luetteloerottimella erotettu) (*.csv) tai muussa ohjelmassa vastaava muoto.
CSV-tuonnin voi käynnistää palkkalaskelmien Etsi-näkymässä valitsemalla Toiminnot > Tuonti > CSV.
Jos tuonnin lopputulos ei vastaa odotuksia, Kesken-tilaiset palkkalaskelmat voidaan poistaa massana palkanlaskennan Etsi-näkymässä. Valitse ensin vasemman reunan valintaruuduista poistettavat Kesken-tilaiset palkkalaskelmat ja sen jälkeen Toiminnot > Poista.
⚠️ Muita kuin Kesken-tilaisia palkkalaskelmia ei voi poistaa massana.
Kaikkia tuotavia tietoja koskevat valinnat
|
Valinta |
Selite |
|---|---|
|
Profiilit |
Valinnalla voit hyödyntää valmiiksi tallennettuja määrityksiä tuotavan aineiston käsittelyyn. Profiiliin voidaan tallentaa kaikki tuonnin yleiset asetukset sekä kenttien kohdistusmäärittelyt ja muut tuontiasetukset. Jos profiilia ei ole valittuna, voit tallentaa tekemäsi CSV-tuonnin asetukset uudeksi profiiliksi klikkaamalla Tallenna. Jos profiili on valittuna, voit päivittää sen vastaamaan tuontinäkymässä tehtyjä muutoksia klikkaamalla Tallenna. |
|
Otsikkorivi |
Siirtotiedoston ensimmäinen rivi on usein otsikkorivi, joka kuvaa sarakkeiden sisältöä. Kun Otsikkorivi-valinta on aktiivinen, tiedoston ensimmäinen rivi tulkitaan otsikkoriviksi ja kohdistus tehdään sen mukaan. Otsikkorivi helpottaa sarakkeiden kohdistamista oikeisiin tietoihin palkanlaskennassa. |
|
Palkkakausi |
Pudotusvalikosta määritetään palkkakausi, jolle tiedot tuodaan. Palkkakausi tulee luoda ennen tietojen tuontia. 💡 Lisäksi palkansaajan tulee kuulua valitun palkkakauden mukaiseen maksuryhmään. |
|
Suorita automaattinen laskenta csv-tuonnin yhteydessä |
Kun valinta on aktiivinen, järjestelmä laskee automaattisesti seuraavat tiedot, jos ne puuttuvat tuontiaineistosta:
Lisäksi mahdollinen pidättämätön palkkaennakko tuodaan automaattisesti laskelmalle, jos tieto löytyy järjestelmästä. |
|
Tuo lisäksi vakiopalkat tulonsaajan asetuksista |
Kun valinta on aktiivinen, palkansaajan vakiopalkoista tuodaan laskelmalle lisäksi ne rivit, joille on asetettu valinta Vie laskelmalle. Tämän toiminnon avulla voidaan tuoda esimerkiksi luontoisedut, ulosotto tai muita lisärivejä tilanteissa, joissa aineistosta tuodaan vain osa tiedoista, kuten tuntien ja ylitöiden määrät. |
Tuotavien tietojen kohdistaminen ja lisäasetukset
Kohdista tuotavat tiedot sarake kerrallaan. Jos sarakkeessa olevaa tietoa ei haluta tuoda, se voidaan jättää kohdistamatta.
Palkansaajan kohdistaminen on pakollinen tieto ja se voidaan tehdä seuraavilla valinnoilla:
-
Ulkoinen työntekijänumero
-
Henkilötunnus
-
Etunimi + Sukunimi (molemmat erikseen omissa sarakkeissaan)
Sarakkeen tuonnin lisäasetukset avautuvat 
Rivikohtaisen tiedon tuonti
Kun tuotava aineisto on kokonaan rivikohtaista, jokaisella kentällä on vain yksi kohdistustieto. Tällainen aineisto on tyypillisesti peräisin esimerkiksi työajanseurantajärjestelmästä.
Jos tuotavassa aineistossa olevat palkkalajit eivät vastaa NetBaronissa käytössä olevia palkkalajeja, ne tulee kohdistaa Kohdistus-välilehdellä.
Voit tuoda aineistossa olevat palkkalajit valmiiksi kohdistusriveiksi klikkaamalla + Tuo palkkalajit aineistosta -painiketta. Tällöin sinun ei tarvitse etsiä kohdistettavia palkkalajeja aineistosta manuaalisesti.
Määritä kohdistuksessa:
-
vasemmalle aineistossa oleva palkkalaji
-
oikealle sitä vastaava NetBaronin palkkalaji
Samalla välilehdellä voit myös valita, yhdistetäänkö samalla palkkalajilla olevat rivit yhdeksi riviksi. Rivien yhdistäminen tehdään silloin, kun saman palkkalajin osalta seuraavat tiedot ovat samat:
-
á-hinta
-
kustannuspaikka
-
työnumero
-
tili ja vastatili
Yhteenvetomuotoisen tiedon tuonti
Tuotava tieto voi olla myös yhteenvetomuotoista. Tällöin yhdessä sarakkeessa on samanaikaisesti palkkalaji ja sen määrä tai á-hinta.
Kun sarake pitää kohdistaa tietyn palkkalajin määrään tai á-hintaan, tee seuraavasti:
-
Valitse pääkohdistus tiedoksi sarakkeelle “Palkkarivi-Palkkalaji”
-
Avaa sarakkeen lisäasetukset
-
Anna palkkalajin numero, johon sarake kohdistuu kohtaan “Sarakkeen oletusarvo”
-
Valitse kohdistuuko tieto palkkalajin määrään vai á-hintaan, valintaan “Vie aineiston arvo kenttään”
-
Tallenna asetukset
Huomaa, että yhteenvetomuotoista tietoa tuotaessa et voi tuoda sekä palkkalajin määrää että á-hintaa. (Jokainen sarake muodostaa oman rivinsä palkkalaskelmalle.)
Yhteenvetomuotoinen aineisto voi sisältää myös erikseen tuotavia yksittäisiä rivejä. Tällöin niiden tulee olla tuotavassa aineistossa omilla riveillään.
Erillisinä riveinä tuotavat poissaolot ja lomapäivät
💡 Esimerkiksi jos palkkakaudelle osuvat maksettavat lomapäivät ja sairauspoissaolot halutaan tuoda palkkalaskelmalle erillisinä riveinä, ne voidaan lisätä tuotavaan aineistoon omina riveinään.
Voit ladata esimerkkitiedoston malliksi siitä, miten tällaiset tiedot voidaan tuoda. NB-Yhteenvetotietoa sekä yksittäisiä rivejä.ods
Yhteenvetotiedon tuonti seurantakohteittain
Jos aineistossa on tarve tuoda yhteenvetotietoa seurantakohteittain, voidaan tieto esittää tuotavassa aineistossa tämän rakenteen mukaisesti: NB-Yhteenvetotietoa sekä yksittäisiä rivejä, kp ja työnumero.ods
Tällöin seurantakohdetieto annetaan kerran yhdelle riville, josta se periytyy kaikille kyseiseltä riviltä kohdistettaville palkkalajeille (esimerkiksi tunnit, iltalisä ja ylityöt). Tämä helpottaa aineiston muodostamista ja vähentää toistuvan tiedon syöttämistä.
Tietojen tuonnin periaatteet ja prioriteetit
Tiedot tuodaan ensisijaisesti tuotavasta aineistosta, jos ne on kohdistettu tuonnissa.
Jos Suorita automaattinen laskenta csv-tuonnin yhteydessä -valinta on käytössä, järjestelmä täydentää tuotaville palkkariveille automaattisesti seuraavat tiedot: