Yleiset asetukset Automaatiosäännöt

Automaatio sääntöjen ajamisen ja käsittelyn ohjeet ostolaskulla löydät ohjeesta Ostolaskun automaatiosäännöt.

Automaatiosääntöjen avulla voit automatisoida ostolaskujen kirjanpitotilien, kustannuspaikkojen ja työnumeroiden määrittämisen, mikä säästää aikaa ja vähentää manuaalista työtä. Automaation avulla voit esimerkiksi:

Etsiä viivästyskorot ja maksukehotusmaksut ostolaskuilta ja kirjata ne automaattisesti omille kirjanpitotileilleen.
Automatisoida eri vakuutusmaksujen tiliöinnin omille kirjanpitotileilleen, vaikka ne tulisivat samalta toimittajalta.
Määrittää mistä ostolaskun kentistä kustannuspaikkoja ja työnumeroita tulisi etsiä.
Siirtää laskun kirjauspäivää, asettaa maksukiellon tai muokata laskutusohjetta tarpeen mukaan.

Automaatiosääntöjen oikeudet

Automaatiosäännöt koostuvat kahdesta eri osiosta

Tiliöintisäännöt
Käsittelysäännöt

Tiliöintisäännöillä voidaan muokata kirjanpitoon vaikuttavia tietoja, esimerkiksi ostolaskun tiliöintiin ja kirjauspäivään. Oikeudet käyttäjälle tiliöintisääntöihin annetaan Talouden oikeusasetuksista kohdassa "Ostoreskontra-Tiliöintisäännöt".
Käsittelysäännöillä voidaan muokata muita tietoja, esimerkiksi seurantakohteita tai laskun laskutusohjeita. Oikeudet käyttäjälle käsittelysääntöihin annetaan Talouden oikeusasetuksista kohdassa "Ostoreskontra-Käsittelysäännöt".
Oikeudet sisältävät automaatiosääntöjen luomisen, muokkaamisen ja ajamisen.

Automaatiosääntöjen käyttöönotto

Vanhoissa organisaatioissa on valmiiksi tiliöintisääntöjä, jotka tulee asettaa aktiiviseksi, ennen kuin ne alkavat toimia. Tämä tehdään asettamalla sääntökohtaisesti Aktiivinen-valinta päälle ja tallentamalla.
Uusissa organisaatioissa NetBaronin oletus-tiliöintisäännöt ovat jo valmiiksi aktiivisena.

Automaatiosääntöjen ajamisjärjestys

Automaatiosäännöt jakautuvat seuraavasti:
Tiliöintisäännöt-välilehti: Tiliöintisääntöprofiilit, jotka voivat kukin sisältää useita sääntöjä.
Käsittelysäännöt-välilehti: Käsittelysääntöprofiilit, jotka voivat kukin sisältää useita sääntöjä.
Säännöt: Kukin sääntö voi sisältää useita ehtoja ja useita toimintoja.

Automaatiosääntöjen ajo

Kun sähköinen ostolasku saapuu järjestelmään, sille ajetaan automaattisesti Tiliöintisäännöt ja Käsittelysäännöt. Säännöt voidaan ajaa myös käsin ostolaskun muokkausnäkymässä.
Automaatiosäännöt ajetaan siten, että automaatioprofiilit ajetaan järjestyksessä ylhäältä alas. Kunkin profiilin sisällä yksittäiset säännöt ajetaan järjestyksessä ylhäältä alas.

Jos aikaisempi sääntö on jo asettanut ostolaskun riville kirjanpitotilin, kustannuspaikan tai työnumeron, ei myöhemmin järjestyksessä tuleva sääntö enää muuta syötettyä arvoa. Tällä tavoin listassa ylempänä oleva profiili tai yksittäinen sääntö on vahvempi, jos useampi tiliöintisääntö toteutuisi rivin osalta.

Poikkeus tähän yleiseen "ylhäältä alas" logiikkaan voidaan antaa -valinnalla, joka sallii toiminnon ylikirjoittaa kentän tiedon, vaikka aikaisempi sääntö olisi sen jo asettanut.

Profiilien järjestystä voidaan muokata raahaamalla niitä profiililistauksessa. Tämä vaikuttaa profiilien ajojärjestykseen.

Sääntöjen järjestystä profiilissa voidaan muokata raahaamalla niitä -painikkeesta. Tämä vaikuttaa sääntöjen ajojärjestykseen.

Automaatioprofiilien etsiminen

Automaatioprofiileja voidaan etsiä vasemmalla puolella näytettävästä listauksessa yläpalkissa olevilla hakuehdoilla.

Automaatioprofiilien muokkaaminen

Automaatioprofiilien muokkaamisessa määritellään, miten ja milloin automaatiot toimivat. Profiilin asetuksilla hallitaan esimerkiksi profiilin käyttötarkoitusta, aktiivisuutta ja ajojärjestystä, kun taas sääntöjen asetuksilla määritellään, millä ehdoilla toimintoja suoritetaan ja miten ne vaikuttavat laskun tietoihin.

Profiilin asetukset

Nimi: Tähän annetaan profiilin nimi. Jos profiili tulee käyttöön vain yhdelle toimittajalle, kannattaa profiili nimetä toimittajan mukaan.

Käyttö: Valinnalla valitaan onko automaatioprofiili käytössä kaikilla toimittajilla vai pelkästään erikseen valituilla. Kun valitaan "Käytetään valituilla asiakkailla" niin profiilille tulee näkyviin "Asiakkaat (valitut)" välilehti. Tällä välilehdelle valitaan millä toimittajilla sääntöprofiili on käytössä.

Ohjeet: Profiilille voidaan antaa vapaamuotoinen selitys sen tarkoituksesta. Tämä helpottaa profiilien käsittelyä kun niitä on paljon tai profiililla on paljon sääntöjä.

Aktiivinen: Valinnan ollessa pois päältä, sääntöprofiilia ei ajeta. Tämän avulla profiilin voi ottaa pois väliaikaisesti käytöstä ilman, että sitä tarvitsee poistaa.

Salli automaattiset päivitykset: Valinnalla annetaan lupa NetBaronin päivittää profiilia automaattisesti.

Profiilien järjestystä voidaan muokata raahaamalla niitä vasemmalla puolella olevassa profiililistauksessa. Tämä vaikuttaa profiilien ajojärjestykseen.

Sääntöjen asetukset

Sääntöjen järjestyksen muokkaaminen: Sääntöjen järjestystä voidaan muokata raahaamalla niitä -painikkeesta. Tämä vaikuttaa sääntöjen ajojärjestykseen.

Aktiivinen:
Valinnan ollessa pois päältä, sääntöä ei ajeta. Tämän avulla säännön voi voi ottaa pois väliaikaisesti käytöstä ilman, että sitä tarvitsee poistaa.

Suorita toiminnot aina:
Valinnan ollessa päällä, sille asetettu toiminto ajetaan aina. Tällöin siis ehtoja ei tutkita eikä ehtoja säännölle voi muokata.

Ehto toteutuu kun:

Ensimmäisessä pudotusvalikossa valitaan mistä kentästä ehto etsii tietoa
Toisessa pudotusvalikossa valitaan millä tavoin esittävän tiedon tulee täsmätä
Kolmannessa kentässä annetaan arvo, jota ehdon etsinnässä käytetään

Ehdon lisäasetukset:

Ehdolle voidaan antaa lisäasetuksia -painikkeesta. Näitä tarvitaan kun halutaan käyttää laskurivillä oleva arvonlisäveroprosenttia ehtona tai etsiä kustannuspaikkoja ja työnumeroita laskulta.

Lisätietoa lisäasetuksista on alempana kohdassa Ehdon lisäasetukset.

Ehdon pakollisuus ja valinnaisuus: Ehdot voivat olla "ja" sekä "tai" perusteisia. Kaikkien "ja" tyyppisten ehtojen tulee toteutua, jotta säännön mukainen toiminto suoritetaan. "tai" tyyppisten ehtojen osalta, riittää kun yksi niistä toteutuu.
Jos säännössä on esimerkiksi useita ja-tyyppisiä ehtoja sekä useampia tai-tyyppisiä ehtoja

tulee kaikkien ja-ehtojen toteutua
tulee lisäksi toteutua yksi tai-ehto

Ja-ehto tarkistetaan aina ensimmäisenä, sen vuoksi ja-ehto nousee tallennettaessa listan ylimmäiseksi.

Jolloin suoritetaan toiminto: Tähän määritellään pudotusvalikosta toiminto, joka suoritetaan ja sille annettava arvo.

Pudotusvalikosta valitaan suoritettava toiminto
Sen jälkeen valita tieto, jonka ohjelma syöttää
-Valinta: Valinnalla voidaan määrätä, että sääntö ylikirjoittaa jo aikaisemman säännön kenttään antaman arvon. Esimerkiksi jos ajojärjestyksessä aikaisempi sääntö on jo tiliöinyt rivin tilille 4000, niin tästä huolimatta ajojärjestyksessä myöhäisemmälle säännölle annetaan lupa muuttaa kirjanpidon tili.

Ehdon lisäasetukset laskurivin Alv-prosentin käyttöön

Silloin kun laskurivillä oleva arvonlisäveroprosenttia halutaan käyttää ehtona, määritellään arvonlisäveroprosentti Alv-luokituksen avulla.

Esimerkki, kun saman toimittajan ostolaskuilta eri alv-kannat kirjataan omille kirjanpitotileilleen- alv 25,5 % rivit halutaan tilille "4000 - Ostot 24/25,5%"- alv 14 % rivit halutaan kirjata tilille "7111 - Kahvitarvikkeet 24/25,5%"Tällöin säännöt luodaan alla olevien kuvien mukaisesti:

Kun arvonlisäveroprosentti määritellään Alv-luokituksen mukaan, niin säännöt toimivat myös arvonlisäveroprosenttien muutostilanteissa. Yleinen arvonlisäverokanta nousi 1.9.2024 24 % -> 25,5 %. Vastaavissa tilanteissa sääntö siis osaa valita kirjanpitotilin oikein huolimatta siitä, onko alv 24 % tai 25,5 %.

Joissakin erityistapauksissa arvonlisäveroprosentti halutaan määritellä täsmällisesti, esimerkiksi silloin kun toimittajan laskuilla on muu kuin suomalainen arvonlisäveroprosentti. Tällöin ehdoksi voidaan antaa esim. Rivi: Alv-prosentti --> on täsmälleen -> 19

Ehdon lisäasetukset kustannuspaikka- ja työnumerohakuun

Seurantakohteiden etsintään voidaan antaa merkit, joiden kohdalta etsintä katkaistaan. Jos toimittaja ilmoittaa vaikkapa kustannuspaikka ja työnumero tiedot muodossa "KP200/TN65841" voidaan lisäehdot antaa alla olevan kuvan mukaisesti. Tällöin ohjelma tietää, että kustannuspaikkaa tulee etsiä merkkien "KP" jälkeen ja etsintä katkaistaan /-merkkiin. Työnumeroa taasen etsitään kaikkien erikoismerkkien jälkeen, johon kuuluu myös /-merkki.

Automaatioprofiilien tuonti ja vienti

Tiliöinti- ja käsittelysääntöprofiileja voidaan tuoda toisista moniyritysorganisaatioista, joiden automaatiosääntöihin käyttäjällä on käyttöoikeus. Profiilin voi tuoda toisesta organisaatiosta tai siirtää CSV-tiedostona.

Toimintavaiheet

Avaa automaatiosääntöjen yläpalkin -painikkeesta.
Valitse tuotavan profiilin tyyppi ja mistä organisaatiosta sääntö tuodaan.
Klikkaa sääntölistauksesta -painiketta tuotavan säännön kohdalta
Määritä tarvittaessa profiilin linkitys lähdeorganisaatioon.
Tuo profiili tai vie profiili CSV-tiedostona.

Profiilien tuonnin ja viennin lisätiedot

Jos lähdeorganisaatiossa profiilille on määritetty toimittajia, tarkistetaan tuonnin yhteydessä löytyykö kohdeorganisaatiosta toimittajia samalla Y-tunnuksella. Löytyneet toimittajat lisätään automaattisesti profiilin valittuihin toimittajiin.

Tuonnin yhteydessä profiili voidaan linkittää lähdeorganisaatioon valinnalla “Hallinnoi tuotavan profiilin päivityksiä lähdeorganisaatiosta”.

Kun linkitys on käytössä:

profiilin muutokset lähdeorganisaatiossa päivittyvät myös kohdeorganisaatioon
tuodun profiilin muokkaaminen kohdeorganisaatiossa ei ole mahdollista

Linkitys voidaan poistaa milloin tahansa, jonka jälkeen profiilia voidaan muokata normaalisti.

💡 Profiileja voidaan -painikkeista myös viedä ja tuoda CSV-tiedostoina organisaatioiden tai palvelimien välillä.

Ehtojen ja toimintojen selitykset

Ostolaskun Otsikkotasosta etsittävät tiedot
Otsikko-listauksen alla olevat kentät ovat koko ostolaskua koskevia tietoja. Nämä löytyvät ostolaskun yläosan tiedoista.
Tila (id) = Ostolaskun tila, esimerkiksi "Kesken" tai "Avoin"
Tiliöintiehdotus = Ostolaskulle toimittajan antama tiliöintiehdotus. Tämä on finvoice-aineistossa -kenttä

Ostolaskun Otsikkotasosta riveiltä etsittävät tiedot
Rivi-listauksen alla olevat kentät ovat ostolaskun rivitietokenttiä. Jos ehto koskee ostolaskun riviä, niin silloin myös toiminnossa annettu kirjanpitotili tai seurantakohde syötetään vain ehtoa vastaaville riveille.

Etsittävän tiedon täsmäävyydet

Ehdolle määritellään millä tasolla tiedon tulee täsmätä annettuun arvoon.

on täsmälleen = kentässä olevan tiedon tulee täsmätä tarkalleen
sisältää = riittää kun kentässä jossakin kohdassa löytyy haettava merkkijono. Jos etsitään esim. "vakuutus" niin osuma saadaan jos etsittävässä kentässä lukee vaikkapa "vastuuvakuutusmaksu"
ei sisällä = etsittävässä kentässä ei saa löytyä mistään kohdasta annettua merkkijonoa
löytyy kustannuspaikkarekisteristä = Kentässä löytyy merkkijono joka vastaa kustannuspaikkarekisterissä olevaa kustannuspaikka. ks. Ehdon lisäasetukset
löytyy työnumerorekisteristä = Kentässä löytyy merkkijono, joka vastaa työnumerorekisterissä olevaa kustannuspaikkaa. ks. Ehdon lisäasetukset

Seuraavat ehtojen täsmäävyysvalinnat ovat numeerisia tietoja varten, eli ostolaskurivin à-hinta- ja Määrä-kenttiä varten:
on yhtä kuin
on eri kuin
on suurempi kuin
on pienempi kuin
on suurempi tai yhtä suuri kuin
on pienempi tai yhtä suuri kuin

Ehdon toteutuessa suoritettavat toiminnot

Aseta kirjauspäivä x kuukautta laskutuspäivää aikaisempi = Annetaan kuukausien määrä, jonka verran laskun kirjauspäivää muutetaan laskutuspäivää aikaisemmaksi.

Aseta kirjauspäivä x kuukautta laskutuspäivää myöhäisemmäksi = Annetaan kuukausien määrä, jonka verran laskun kirjauspäivää muutetaan laskutuspäivää myöhäisemmäksi.

Aseta eräpäivä kirjauspäiväksi = Laskun kirjauspäiväksi asetetaan laskun eräpäivä.

Rivi: Aseta kirjanpitotili = Annetaan kirjanpitotili, joka ehdon toteutuessa syötetään.

Rivi: Käytä tiliöintiehdotusta = Käytetään ostolaskun riville toimittajan ilmoittamaa tiliöintiehdotusta.

Käytä tuotteen oletustiliä = Jos ostolaskurivillä oleva tuote löytyy tuoterekisteristä, ja sille on asetettu kirjanpidon oletusostotili, käytetään tätä tiliä. Jotta tiliä käytetään, tulee ostolaskun asetuksissa tai toimittajan asetuksissa olla määritelty, että ostolaskulla olevat tuotteet linkitetään tuoterekisteriin.

Aseta laskutusohje = Asetetaan Lisätiedot-välilehdelle Laskutusohje-kenttään toiminnossa annettu teksti

Aseta maksukieltoon = Asetetaan "Estä maksuun lähetys" valinta ostolaskun Lisätiedot-välilehdelle

Rivi: Aseta kustannuspaikka = Annetaan kustannuspaikka, joka riville asetetaan

Rivi: Aseta työnumero = Annetaan työnumero, joka riville asetetaan

Rivi: Aseta kustannuspaikka rekisteristä = Tätä toimintoa käytetään yhdessä ehdon "löytyy kustannuspaikkarekisteristä" kanssa. Eli jos annetuilla hakuehdoilla löytyy osuma kustannuspaikkarekisteristä, löytynyt kustannuspaikka asetetaan riville.

Rivi: Aseta työnumero rekisteristä = Tätä toimintoa käytetään yhdessä ehdon "löytyy työnumerorekisteristä" kanssa. Eli jos annetuilla hakuehdoilla löytyy osuma työnumerorekisteristä, löytynyt työnumero asetetaan riville.

Rivi: Käytä kustannuspaikka ehdotusta = Käytetään ostolaskun riville toimittajan ilmoittamaa kustannuspaikkaehdotusta.