Yleiset asetukset Automaatiosäännöt
Automaatio sääntöjen ajamisen ja käsittelyn ohjeet ostolaskulla löydät ohjeesta Ostolaskun automaatiosäännöt.
Automaatiosääntöjen avulla voit automatisoida ostolaskujen kirjanpitotilien, kustannuspaikkojen ja työnumeroiden määrittämisen, mikä säästää aikaa ja vähentää manuaalista työtä. Automaation avulla voit esimerkiksi:
Etsiä viivästyskorot ja maksukehotusmaksut ostolaskuilta ja kirjata ne automaattisesti omille kirjanpitotileilleen.
Automatisoida eri vakuutusmaksujen tiliöinnin omille kirjanpitotileilleen, vaikka ne tulisivat samalta toimittajalta.
Määrittää mistä ostolaskun kentistä kustannuspaikkoja ja työnumeroita tulisi etsiä.
Siirtää laskun kirjauspäivää, asettaa maksukiellon tai muokata laskutusohjetta tarpeen mukaan.
Automaatiosääntöjen oikeudet
Automaatiosäännöt koostuvat kahdesta eri osiosta
Tiliöintisäännöt
Käsittelysäännöt
Tiliöintisäännöillä voidaan muokata kirjanpitoon vaikuttavia tietoja, esimerkiksi ostolaskun tiliöintiin ja kirjauspäivään. Oikeudet käyttäjälle tiliöintisääntöihin annetaan Talouden oikeusasetuksista kohdassa "Ostoreskontra-Tiliöintisäännöt".
Käsittelysäännöillä voidaan muokata muita tietoja, esimerkiksi seurantakohteita tai laskun laskutusohjeita. Oikeudet käyttäjälle käsittelysääntöihin annetaan Talouden oikeusasetuksista kohdassa "Ostoreskontra-Käsittelysäännöt".
Oikeudet sisältävät automaatiosääntöjen luomisen, muokkaamisen ja ajamisen.
Automaatiosääntöjen käyttöönotto
Vanhoissa organisaatioissa on valmiiksi tiliöintisääntöjä, jotka tulee asettaa aktiiviseksi, ennen kuin ne alkavat toimia. Tämä tehdään asettamalla sääntökohtaisesti Aktiivinen-valinta päälle ja tallentamalla.
Uusissa organisaatioissa NetBaronin oletus-tiliöintisäännöt ovat jo valmiiksi aktiivisena.
Automaatiosääntöjen ajamisjärjestys
Automaatiosäännöt jakautuvat seuraavasti:
Tiliöintisäännöt-välilehti: Tiliöintisääntöprofiilit, jotka voivat kukin sisältää useita sääntöjä.
Käsittelysäännöt-välilehti: Käsittelysääntöprofiilit, jotka voivat kukin sisältää useita sääntöjä.
Säännöt: Kukin sääntö voi sisältää useita ehtoja ja useita toimintoja.
Automaatiosääntöjen ajo
Kun sähköinen ostolasku saapuu järjestelmään, sille ajetaan automaattisesti Tiliöintisäännöt ja Käsittelysäännöt. Säännöt voidaan ajaa myös käsin ostolaskun muokkausnäkymässä.
Automaatiosäännöt ajetaan siten, että automaatioprofiilit ajetaan järjestyksessä ylhäältä alas. Kunkin profiilin sisällä yksittäiset säännöt ajetaan järjestyksessä ylhäältä alas.
Jos aikaisempi sääntö on jo asettanut ostolaskun riville kirjanpitotilin, kustannuspaikan tai työnumeron, ei myöhemmin järjestyksessä tuleva sääntö enää muuta syötettyä arvoa. Tällä tavoin listassa ylempänä oleva profiili tai yksittäinen sääntö on vahvempi, jos useampi tiliöintisääntö toteutuisi rivin osalta.
Poikkeus tähän yleiseen "ylhäältä alas" logiikkaan voidaan antaa 
-valinnalla, joka sallii toiminnon ylikirjoittaa kentän tiedon, vaikka aikaisempi sääntö olisi sen jo asettanut.
Profiilien järjestystä voidaan muokata raahaamalla niitä profiililistauksessa. Tämä vaikuttaa profiilien ajojärjestykseen.
Sääntöjen järjestystä profiilissa voidaan muokata raahaamalla niitä 
-painikkeesta. Tämä vaikuttaa sääntöjen ajojärjestykseen.
Automaatioprofiilien etsiminen
Automaatioprofiileja voidaan etsiä vasemmalla puolella näytettävästä listauksessa yläpalkissa olevilla hakuehdoilla.
Automaatioprofiilien muokkaaminen
Profiilin asetukset
Nimi: Tähän annetaan profiilin nimi. Jos profiili tulee käyttöön vain yhdelle toimittajalle, kannattaa profiili nimetä toimittajan mukaan.
Käyttö: Valinnalla valitaan onko automaatioprofiili käytössä kaikilla toimittajilla vai pelkästään erikseen valituilla. Kun valitaan "Käytetään valituilla asiakkailla" niin profiilille tulee näkyviin "Asiakkaat (valitut)" välilehti. Tällä välilehdelle valitaan millä toimittajilla sääntöprofiili on käytössä.
Ohjeet: Profiilille voidaan antaa vapaamuotoinen selitys sen tarkoituksesta. Tämä helpottaa profiilien käsittelyä kun niitä on paljon tai profiililla on paljon sääntöjä.
Aktiivinen: Valinnan ollessa pois päältä, sääntöprofiilia ei ajeta. Tämän avulla profiilin voi ottaa pois väliaikaisesti käytöstä ilman, että sitä tarvitsee poistaa.
Salli automaattiset päivitykset: Valinnalla annetaan lupa NetBaronin päivittää profiilia automaattisesti.
Profiilien järjestystä voidaan muokata raahaamalla niitä vasemmalla puolella olevassa profiililistauksessa. Tämä vaikuttaa profiilien ajojärjestykseen.
Sääntöjen asetukset
Sääntöjen järjestyksen muokkaaminen: Sääntöjen järjestystä voidaan muokata raahaamalla niitä -painikkeesta. Tämä vaikuttaa sääntöjen ajojärjestykseen.
Aktiivinen:
Valinnan ollessa pois päältä, sääntöä ei ajeta. Tämän avulla säännön voi voi ottaa pois väliaikaisesti käytöstä ilman, että sitä tarvitsee poistaa.
Suorita toiminnot aina:
Valinnan ollessa päällä, sille asetettu toiminto ajetaan aina. Tällöin siis ehtoja ei tutkita eikä ehtoja säännölle voi muokata.
Ehto toteutuu kun:
Ensimmäisessä pudotusvalikossa valitaan mistä kentästä ehto etsii tietoa
Toisessa pudotusvalikossa valitaan millä tavoin esittävän tiedon tulee täsmätä
Kolmannessa kentässä annetaan arvo, jota ehdon etsinnässä käytetään
Ehdon lisäasetukset:
Ehdolle voidaan antaa lisäasetuksia 
-painikkeesta. Näitä tarvitaan kun halutaan käyttää laskurivillä oleva arvonlisäveroprosenttia ehtona tai etsiä kustannuspaikkoja ja työnumeroita laskulta.
Lisätietoa lisäasetuksista on alempana kohdassa Ehdon lisäasetukset.
Ehdon pakollisuus ja valinnaisuus: Ehdot voivat olla "ja" sekä "tai" perusteisia. Kaikkien "ja" tyyppisten ehtojen tulee toteutua, jotta säännön mukainen toiminto suoritetaan. "tai" tyyppisten ehtojen osalta, riittää kun yksi niistä toteutuu.
Jos säännössä on esimerkiksi useita ja-tyyppisiä ehtoja sekä useampia tai-tyyppisiä ehtoja
tulee kaikkien ja-ehtojen toteutua
tulee lisäksi toteutua yksi tai-ehto
Ja-ehto tarkistetaan aina ensimmäisenä, sen vuoksi ja-ehto nousee tallennettaessa listan ylimmäiseksi.
Jolloin suoritetaan toiminto: Tähän määritellään pudotusvalikosta toiminto, joka suoritetaan ja sille annettava arvo.
Pudotusvalikosta valitaan suoritettava toiminto
Sen jälkeen valita tieto, jonka ohjelma syöttää
- -Valinta: Valinnalla voidaan määrätä, että sääntö ylikirjoittaa jo aikaisemman säännön kenttään antaman arvon. Esimerkiksi jos ajojärjestyksessä aikaisempi sääntö on jo tiliöinyt rivin tilille 4000, niin tästä huolimatta ajojärjestyksessä myöhäisemmälle säännölle annetaan lupa muuttaa kirjanpidon tili.
Ehdon lisäasetukset
Ehdon lisäasetukset: laskurivin Alv-prosentin käyttö
Silloin kun laskurivillä oleva arvonlisäveroprosenttia halutaan käyttää ehtona, määritellään arvonlisäveroprosentti Alv-luokituksen avulla.
Esimerkki, kun saman toimittajan ostolaskuilta eri alv-kannat kirjataan omille kirjanpitotileilleen- alv 25,5 % rivit halutaan tilille "4000 - Ostot 24/25,5%"- alv 14 % rivit halutaan kirjata tilille "7111 - Kahvitarvikkeet 24/25,5%"Tällöin säännöt luodaan alla olevien kuvien mukaisesti:
Kun arvonlisäveroprosentti määritellään Alv-luokituksen mukaan, niin säännöt toimivat myös arvonlisäveroprosenttien muutostilanteissa. Yleinen arvonlisäverokanta nousi 1.9.2024 24 % -> 25,5 %. Vastaavissa tilanteissa sääntö siis osaa valita kirjanpitotilin oikein huolimatta siitä, onko alv 24 % tai 25,5 %.
Joissakin erityistapauksissa arvonlisäveroprosentti halutaan määritellä täsmällisesti, esimerkiksi silloin kun toimittajan laskuilla on muu kuin suomalainen arvonlisäveroprosentti. Tällöin ehdoksi voidaan antaa esim. Rivi: Alv-prosentti --> on täsmälleen -> 19
Ehdon lisäasetukset kustannuspaikka- ja työnumerohakuun
Seurantakohteiden etsintään voidaan antaa merkit, joiden kohdalta etsintä katkaistaan. Jos toimittaja ilmoittaa vaikkapa kustannuspaikka ja työnumero tiedot muodossa "KP200/TN65841" voidaan lisäehdot antaa alla olevan kuvan mukaisesti. Tällöin ohjelma tietää, että kustannuspaikkaa tulee etsiä merkkien "KP" jälkeen ja etsintä katkaistaan /-merkkiin. Työnumeroa taasen etsitään kaikkien erikoismerkkien jälkeen, johon kuuluu myös /-merkki.
Automaatioprofiilien tuonti ja vienti
Tiliöinti- ja käsittelysääntöprofiileja on mahdollista tuoda toisista moniyritysorganisaatioista, joidenka automaatiosääntöihin käyttäjällä on oikeus.
Napsauta ensin automaatiosääntöjen yläpalkin
-painikkeesta.Sen jälkeen valitse tuotavan profiilin tyyppi ja mistä organisaatiosta sääntö tuodaan.
Napsauta sääntölistauksesta
-painiketta tuotavan säännön kohdalta
Mikäli lähdeorganisaatiossa profiilille on valittu toimittajia, joilla profiilia käytetään niin tuonnin yhteydessä tutkitaan löytyykö tuonnin kohdeorganisaatiosta samalla y-tunnuksella toimittajia. Jos toimittajia löytyy ne lisätään automaattisesti säännölle valittuihin toimittajiin.
Tuonnin yhteydessä on mahdollista jättää yhteys tuodun profiilin ja sen organisaation välille, josta profiili tuotiin. Tällöin profiilin muokkaaminen lähdeorganisaatiossa muokkaa sääntöä myös siinä organisaatiossa, johon se on tehty.
Tämä profiilin periytyvyys voidaan kytkeä päälle säännön tuonnin yhteydessä valitsemalla "Hallinnoi tuotavan profiilin päivityksiä lähdeorganisaatiosta.
Silloin kun profiili on linkitetty lähdeorganisaatioon, sitä ei voida muokata laisinkaan siinä organisaatiossa, johon se on tuotu. Säännön linkitys voidaan poistaa milloin tahansa, jolloin sitä voidaan myös muokata.
Profiileja voidaan 
-painikkeista myös viedä ja tuoda CSV-tiedostossa organisaatiosta toiseen, tai palvelimelta toiselle.
Ehtojen ja toimintojen selitykset
Ostolaskun Otsikkotasosta etsittävät tiedot
Otsikko-listauksen alla olevat kentät ovat koko ostolaskua koskevia tietoja. Nämä löytyvät ostolaskun yläosan tiedoista.
Tila (id) = Ostolaskun tila, esimerkiksi "Kesken" tai "Avoin"
Tiliöintiehdotus = Ostolaskulle toimittajan antama tiliöintiehdotus. Tämä on finvoice-aineistossa -kenttä
Ostolaskun Otsikkotasosta riveiltä etsittävät tiedot
Rivi-listauksen alla olevat kentät ovat ostolaskun rivitietokenttiä. Jos ehto koskee ostolaskun riviä, niin silloin myös toiminnossa annettu kirjanpitotili tai seurantakohde syötetään vain ehtoa vastaaville riveille.
Etsittävän tiedon täsmäävyydet
Ehdolle määritellään millä tasolla tiedon tulee täsmätä annettuun arvoon.
on täsmälleen = kentässä olevan tiedon tulee täsmätä tarkalleen
sisältää = riittää kun kentässä jossakin kohdassa löytyy haettava merkkijono. Jos etsitään esim. "vakuutus" niin osuma saadaan jos etsittävässä kentässä lukee vaikkapa "vastuuvakuutusmaksu"
ei sisällä = etsittävässä kentässä ei saa löytyä mistään kohdasta annettua merkkijonoa
löytyy kustannuspaikkarekisteristä = Kentässä löytyy merkkijono joka vastaa kustannuspaikkarekisterissä olevaa kustannuspaikka. ks. Ehdon lisäasetukset
löytyy työnumerorekisteristä = Kentässä löytyy merkkijono, joka vastaa työnumerorekisterissä olevaa kustannuspaikkaa. ks. Ehdon lisäasetukset
Seuraavat ehtojen täsmäävyysvalinnat ovat numeerisia tietoja varten, eli ostolaskurivin à-hinta- ja Määrä-kenttiä varten:
on yhtä kuin
on eri kuin
on suurempi kuin
on pienempi kuin
on suurempi tai yhtä suuri kuin
on pienempi tai yhtä suuri kuin
Ehdon toteutuessa suoritettavat toiminnot
Aseta kirjauspäivä x kuukautta laskutuspäivää aikaisempi = Annetaan kuukausien määrä, jonka verran laskun kirjauspäivää muutetaan laskutuspäivää aikaisemmaksi.
Aseta kirjauspäivä x kuukautta laskutuspäivää myöhäisemmäksi = Annetaan kuukausien määrä, jonka verran laskun kirjauspäivää muutetaan laskutuspäivää myöhäisemmäksi.
Aseta eräpäivä kirjauspäiväksi = Laskun kirjauspäiväksi asetetaan laskun eräpäivä.
Rivi: Aseta kirjanpitotili = Annetaan kirjanpitotili, joka ehdon toteutuessa syötetään.
Rivi: Käytä tiliöintiehdotusta = Käytetään ostolaskun riville toimittajan ilmoittamaa tiliöintiehdotusta.
Käytä tuotteen oletustiliä = Jos ostolaskurivillä oleva tuote löytyy tuoterekisteristä, ja sille on asetettu kirjanpidon oletusostotili, käytetään tätä tiliä. Jotta tiliä käytetään, tulee ostolaskun asetuksissa tai toimittajan asetuksissa olla määritelty, että ostolaskulla olevat tuotteet linkitetään tuoterekisteriin.
Aseta laskutusohje = Asetetaan Lisätiedot-välilehdelle Laskutusohje-kenttään toiminnossa annettu teksti
Aseta maksukieltoon = Asetetaan "Estä maksuun lähetys" valinta ostolaskun Lisätiedot-välilehdelle
Rivi: Aseta kustannuspaikka = Annetaan kustannuspaikka, joka riville asetetaan
Rivi: Aseta työnumero = Annetaan työnumero, joka riville asetetaan
Rivi: Aseta kustannuspaikka rekisteristä = Tätä toimintoa käytetään yhdessä ehdon "löytyy kustannuspaikkarekisteristä" kanssa. Eli jos annetuilla hakuehdoilla löytyy osuma kustannuspaikkarekisteristä, löytynyt kustannuspaikka asetetaan riville.
Rivi: Aseta työnumero rekisteristä = Tätä toimintoa käytetään yhdessä ehdon "löytyy työnumerorekisteristä" kanssa. Eli jos annetuilla hakuehdoilla löytyy osuma työnumerorekisteristä, löytynyt työnumero asetetaan riville.
Rivi: Käytä kustannuspaikka ehdotusta = Käytetään ostolaskun riville toimittajan ilmoittamaa kustannuspaikkaehdotusta.