Toimipaikka-asetukset: Rahoitusyhtiö-välilehti

Rekisterit > Organisaatio > Toimipaikat > Rahoitusyhtiö-välilehti

Yleisiä ohjeita rahoitusyhtiön käyttöönottoon ja käyttöön

Huom! Jos laskujen lähettämisessä käytetään operaattorina Apixia, rahoitusyhtiötoiminto ei ole käytettävissä. Toiminto toimii vain, kun aineistot lähetetään pankkikanavan kautta.
Apixin kautta voi kuitenkin lähettää aineistoja niille rahoitusyhtiöille, joiden kanssa Apix tekee yhteistyötä. Tiedot yhteistyökumppaneista löytyvät Apixin verkkosivuilta.

Toiminnon käyttötarkoitus

Rahoitusyhtiötoiminto on tarkoitettu Finvoice-muotoisen laskuaineiston lähettämiseen rahoitusyhtiölle, kun käytössä on laskusaatavarahoitus (factoring).

Tulostusvaiheessa voidaan valita tulostuskohteeksi esimerkiksi Rahoitusyhtiö–[nimi] Rahoitus. Tämä tulostustapa on käytettävissä yksittäisellä laskulla, eräajolaskutuksessa, kontaktikohtaisesti ja asiakasrekisterissä.

Laskuaineiston lähettäminen

Kun lasku lähetetään verkkolaskuna rahoitusyhtiön asetuksia käyttäen, lasku välittyy yhdellä tulostuksella sekä rahoitusyhtiölle että asiakkaalle.

Asiakkaalle lähtevä lasku lähetetään verkkolaskuna asiakkaan verkkolaskuosoitteeseen, jos se on määritetty. Mikäli osoitetta ei ole, aineisto toimitetaan tulostuspalvelun osoitteeseen, joka on määritelty tällä välilehdellä. Tällöin lasku toimitetaan asiakkaalle paperilaskuna.

Jos halutaan lähettää lasku vain asiakkaalle, mutta käyttää silti rahoitusyhtiön tulostusasetuksia:

Älä tallenna rahoitusyhtiön verkkolaskutietoja.
Valitse tulostustavaksi rahoitusyhtiötulostus. Tällöin maksutiedot ja siirtolauseke haetaan rahoitusyhtiön tiedoista, mutta lasku lähetetään vain asiakkaalle.

Paperilaskun lähetys asiakkaalle

Jos asiakkaalle lähetetään paperilasku (esim. sähköpostin liitteenä), käytä muokattua laskupohjaa, johon on tallennettu rahoitusyhtiön tilinumero ja siirtolauseke.
Lisäksi laskupohjaan voidaan lisätä tarvittaessa kenttiä (esim. asiakkaan Y-tunnus) rahoitusyhtiön ohjeiden mukaisesti.

Laskupohjaan voidaan lisätä rahoitusyhtiön tilinumeron sisältävä pankkiviivakoodi elementillä [financingBarCode].

Jos tulostuspohjalla on kenttä [barCode], siihen tulostuu viivakoodin tilinumeroksi toimipaikan oletuspankkitilinumero.
Rahoitusyhtiön tilinumeroa käytetään, mikäli rahoitusyhtiön tilinumero on määritetty ja rahoitusyhtiö on valittu oletukseksi.
[financingBarCode]-elementti korvaa yrityksen tilinumeron vaikka se olisi määritelty.
Viivakoodin sijainti säilyy kiinteästi sivun alareunassa, kuten normaalistikin.

Lisätietoja löytyy ohjeesta Laskupohjan muokkaus.

Verkkolaskuna lähetettävän myyntilaskun tulostus

Asiakkaalle lähtevässä versiossa kenttä BuyerOrganisationUnitNumber muodostetaan asiakkaan OVT-tunnuksen perusteella (kuten normaalisti).
Rahoitusyhtiölle menevässä versiossa sama kenttä muodostetaan asiakkaan ulkoinen ID:n perusteella.

Kirjanpidon vastatilin määrittely

Jos rahoitusyhtiölle lähtevät laskut halutaan kirjata eri vastatilille kuin normaalisti:

Käytä laskuilla eri myyntitiliä, jolle tilikartassa on määritetty haluttu vastatili
Vaihtoehtoisesti voit muuttaa vastatilin manuaalisesti: avaa kaksoisklikkauksella laskurivin Tili-kenttä ja muuta vastatili avautuvassa ikkunassa halutuksi.

Kenttien selitteet

Rahoitusyhtiöt

Määritellään käytettävät rahoitusyhtiöt laskujen Finvoice-lähetyksessä.

Kenttä	Selite
Oletus	Määrittää, onko kyseinen rahoitusyhtiö oletuksena käytössä myyntilaskuilla. Valitaan tämä, jos halutaan käyttää rahoitusyhtiötä ensisijaisesti.
Rahoitusyhtiö	Rahoitusyhtiön kuvaus tai nimi.
Sopimusnumero	Rahoitusyhtiön kanssa tehdystä sopimuksesta löytyvä sopimusnumero.
Tyyppikoodi	Rahoitusyhtiöltä saatava tyyppikoodi, mikäli sellaista tarvitaan aineistossa.
Siirtoluettelon numerointi käytössä	Valitaan, jos siirtoluettelon numerointi on organisaation käytössä. Huom! Järjestelmässä ei ole mahdollista muodostaa eikä lähettää siirtoluettelon kantta, vaan on käytettävä rahoitusyhtiön omaa lomaketta.
Alkuluku	Numeroinnin aloitusarvo. Ensimmäiseen aineistoon tulee alkulukua seuraava numero. Nordea Rahoituksella numerot ovat väliltä 1-9999, minkä jälkeen numerointi aloitetaan alusta.
Siirtoluettelonumeroiden kierrätys	Määrittää, aloitetaanko numerointi uudelleen loppulukuarvon jälkeen. Esimerkiksi Nordea Rahoituksella kierrätys (1–9999) on pakollinen.
Loppulukuarvo	Siirtoluettelonumeroinnin suurin sallittu arvo, jonka jälkeen numerointi alkaa alusta.
Finvoice-Versio	Määrittää käytettävän Finvoice-version. Tulevaisuudessa tällä voidaan pakottaa aineiston muodostus vanhaan versioon.
Tulostuspohja	Jos Tulostuspohja-valikosta on valittu tulostuspohja, käytetään sitä rahoitusyhtiölle muodostettavan Finvoice-aineiston kuvalinkissä. Jos tulostuspohjaa ei ole valittu, kuvalinkki muodostetaan xml-aineiston perusteella. Rahoitusyhtiöön menevän verkkolaskun kuvalinkissä käytetään siis aina joko valittua tulostuspohjaa tai xml-muotoista kuvaa. Asiakkaalle menevän verkkolaskun kuvalinkkiin valikoituu tulostuspohja seuraavassa järjestyksessä: Asiakkaan taakse määritelty oletustulostuspohja Asiakastyypin taakse määritelty oletustulostuspohja Myyntilaskun asetuksissa määritelty oletustulostuspohja Jos mitään näistä ei ole määritelty, käytetään asiakkaan verkkolaskuaineistossa rahoitusyhtiön taakse määriteltyä tulostuspohjaa.

Maksun saajatiedot

Rahoitusyhtiötietoja voi käyttää pelkkien maksunsaajatietojen antamiseen lähetettävällä verkkolaskulla.

Jätetään Rahoitusyhtiön reskontra ja Tulostuspalvelu tiedot antamatta ja lähetetään laskut verkkolaskuna omalle verkkolaskuoperaattorille.
Maksunsaajaksi laskuille tulee Rahoitusyhtiö-välilehdellä annetut tiedot, ei toimipaikan asetuksissa olevia tietoja.

Kenttä	Selite
Yritys	Maksunsaajan nimi.
BIC	Maksunsaajan pankin BIC-koodi.
IBAN	Maksunsaajan IBAN-tilinumero. Kun myyntilaskulla valitaan tulostuksen kohteeksi rahoitusyhtiö, niin tilinumeroksi tulee ainoastaan Rahoitusyhtiöt-välilehdeltä tuleva tilinumero.
Y-tunnus	Y-tunnus, joka tulostuu rahoitusyhtiön tietoihin maksajalle.

Rahoitusyhtiön reskontra

Rahoitusyhtiön tietoihin voidaan tarvittaessa määritellä myös tulostuspalvelun verkkolaskutiedot, joihin lasku toimitetaan. Kun nämä tiedot on annettu, liitetään asiakkaalle menevän verkkolaskun jatkoksi samaan tiedostoon myös rahoitusyhtiön reskontraan menevä lasku. Molemmat laskut lähetetään lopuksi yhtenä verkkolaskutiedostona pankkiin.

Kenttä	Selite
Operaattoritunnus	Verkkolaskuoperaattorin tunnus rahoitusyhtiön reskontraan menevää laskua varten.
Verkkolaskuosoite	Verkkolaskuosoite reskontraan menevälle laskulle.
OVT-tunnus	Valitaan, mitä tunnusta käytetään rahoitusyhtiölle menevässä Finvoice-aineistossa: OVT-tunnus tai ulkoinen asiakasnumero. Oletuksena on Ulkoinen ID. OP Factoringia käytettäessä valitaan OVT-tunnus.

Tulostuspalvelu

Rahoitusyhtiön tietoihin voidaan tarvittaessa määritellä myös tulostuspalvelun verkkolaskutiedot, joihin lasku toimitetaan. Kun nämä tiedot on annettu, liitetään asiakkaalle menevän verkkolaskun jatkoksi samaan tiedostoon myös rahoitusyhtiön reskontraan menevä lasku. Molemmat laskut lähetetään lopuksi yhtenä verkkolaskutiedostona pankkiin.

Kenttä	Selite
Operaattoritunnus	Tulostuspalvelun verkkolaskuoperaattorin tunnus.
Verkkolaskuosoite	Tulostuspalvelun verkkolaskuosoite.

Siirtolauseke

Kenttään syötetään vapaamuotoinen siirtolauseke, joka tulostuu rahoitusyhtiön tietoihin maksajalle. Tieto kopioituu automaattisesti laskulle.

Rahoitusyhtiökohtaiset ohjeet

Nordea rahoitus

Kun käytössä on Nordea Rahoitus, on tärkeää ottaa käyttöön sekä Siirtoluettelon numerointi käytössä -asetus että Siirtoluettelonumeroiden kierrätys.

Nordea Rahoituksen siirtoluettelonumerot ovat välillä 1–9999, minkä jälkeen numerointi alkaa alusta.
Jos alkuluvuksi määritetään 0, ensimmäinen aineisto saa numeroksi 1. Huomioithan, että loppuluku ei saa ylittää arvoa 9999.

Rahoitusyhtiöön lähteville laskuille voidaan määritellä erillinen laskunnumerosarja kohdassa Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku > Numerot.

Huomioi, että numerointiin liittyy pankkikohtaisia vaatimuksia. Varmista tarvittaessa oikea määrittely pankkisi ohjeistuksesta.

Nordea rahoituksen laskunumerosarjat

Nordea Rahoituksen laskulle muodostettava viitenumero koostuu seuraavista osista:

Asiakas- tai sopimusnumero (1–4 merkkiä), joka on saatu Nordea Rahoitukselta.
– Tarkista, että sama numero on syötetty toimipaikan asetuksiin Rahoitusyhtiö-välilehdelle.
Pakollinen välinolla (1 merkki).
– Toimii erottimena asiakasnumeron ja laskunumeron välillä.
Laskunumero (8 merkkiä).
– Viitenumerossa käytetään järjestelmän laskunumeroa ja se täydennetään tarvittaessa edestä nollilla, jotta merkkejä on yhteensä kahdeksan.
Tarkiste (1 merkki).
– Viimeinen merkki toimii tarkisteena, jonka tarkoitus on estää viitenumeron näppäilyvirheitä.

Viitenumero muodostetaan automaattisesti näiden sääntöjen mukaan.

Esimerkki: 1234 0 0000 3081 1 (yhteensä 14 merkkiä), jossa

1234 = asiakasnumero
0 = pakollinen välinolla
0000 = täydentää 3081 laskunnumeron yhteensä 8 merkkiin
1 = tarkiste.

Osuuspankki

Osuuspankin laskunumerosarjat

Osuuspankin viitenumero laskulle muodostetaan seuraavasti:

Myyjänumero: 5 merkkiä (esimerkkikuvassa: 33355)
Sopimustunnus: 3 merkkiä (esimerkkikuvassa 555)
Laskunumero: 11 merkkiä (täytetään etunollilla, laskunumero max. 10 merkkiä)
Tarkiste (1 merkki)
Yhteensä 20 merkkiä
Ylläolevilla tiedoilla muodostuu laskulle viite: 33355 55513 01700 10001 (viimeinen numero/numerot muuttuu laskujen määrän mukaan)

Aktia Yritysrahoitus Oy

Aktia Yritysrahoitus Oy:n laskunumerosarjat

Laskuille tuleva maksuviite muodostetaan Aktian käyttämän kaavan mukaisesti.
- 6 ensimmäistä merkkiä ovat factoringsopimuksen numero,
- Seuraavat 10 merkkiä ovat tilaa laskunumerolle (tarvittaessa käytetään etunollia)
- Tarkiste (1 merkki)
- Yhteensä 17 merkkiä

Uuva rahoitus

Rahoitusyhtiön tiedot (Rahoitusyhtiö-välilehti)

Rahoitusyhtiö
Kirjoita kenttään vapaavalintainen nimi, esimerkiksi Uuva Oy. Tämä nimi näkyy laskulla kohdassa Tulosta > Tulostuspohja > Finvoice-valikossa.
Tyyppikoodi
Aseta arvoksi R, joka Uuva Oy:llä tarkoittaa rahoituspalvelua (R = rahoitus).
Finvoice-versio
Valitse 1.3
Maksun saajatiedot
Täytä kenttään Uuva Oy:ltä saamasi maksun saajan tiedot.
Siirtolauseke
Syötä Uuva Oy:ltä saatu siirtolauseke tähän kenttään.
Rahoitusyhtiön reskontra
Tähän voidaan syöttää:
- BIC-koodiksi sama arvo kuin maksun saajatiedoissa
- Verkkolaskutunnukseksi maksun saajan IBAN
  Nämä tiedot tulevat muodostettavan xml-laskuaineiston vastaanottajan verkkolaskutiedoiksi. Vaikka tiedosto toimitetaan Uuvalle erillisesti (esimerkiksi sähköpostitse tai tiedostona ladattuna heidän palveluun), vaatii aineiston muodostus nämä verkkolaskutiedot.
Tulostuspalvelu
Kentän voi jättää tyhjäksi, ellei Uuvan kanssa ole erikseen sovittu, että lasku lähetetään asiakkaalle heidän puolestaan. Oletuksena Uuva hoitaa laskun lähetyksen.
Muut kentät Voidaan jättää tyhjiksi.

Laskunnumerosarjat (Talouden asetukset)

Siirry kohtaan Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku > Numerot-välilehti.

Laskunumero
Uuva ei edellytä erityistä numerointia, joten voit käyttää normaalia laskunumerosarjaa.
Kiinteä perusosa viitenumeroon
Syötä tähän Uuva Oy:ltä saamasi yrityskohtainen numerosarja.

Rahoitusyhtiötä varten voi luoda oman numerosarjan tai sitten viitenumeron perusosa lisätään olemassa olevaan numerosarjaan.

Uuva perintä

Rahoitusyhtiön tiedot (Rahoitusyhtiö-välilehti)

Rahoitusyhtiö
Kirjoita kenttään vapaavalintainen nimi, esimerkiksi Uuva Oy perintä. Tämä nimi näkyy laskulla kohdassa Tulosta > Tulostuspohja > Finvoice-valikkoon.

Tyyppikoodi
Syötä arvoksi P, joka Uuva Oy:llä tarkoittaa perintäpalvelua (P = perintä).

Maksun saajatiedot
Täytä kenttään oman yrityksesi maksutiedot.

Rahoitusyhtiön reskontra
Anna seuraavat arvot:

Verkkolaskuoperaattori: PERINTÄ
Verkkolaskutunnus: PERINTÄ

Muut kentät Voidaan jättää tyhjiksi.

Laskunnumerosarjat (Talouden asetukset)

Laskunumerolle ei ole annettu määrityksiä, joten se voi olla normaalin numerosarjan mukainen.

Laskun tulostaminen

Laskun tila tulee olla Perintä, ennen kuin se lähetetään Uuva Oy:n perintään.
Tulostus tehdään seuraavasti:

Valitse Tulosta > Kohde > Tiedosto
Valitse Tulosta > Tulostuspohja > Verkkolasku > Uuva Oy perintä