Poissalotietojen syöttäminen ja muokkaaminen

Palkansaajan Poissaolojaksot-välilehti

Poissaolotietoja voidaan syöttää ja muokata palkansaajan asetuksissa ja palkkalaskelmalta. Muokkaukset päivittyvät molemmista paikoista palkansaajan asetuksiin.

Poissaolojen syöttäminen palkansaajan asetuksissa

Poissaolon kenttien selitykset

Poistettu kohdasta poissaolo voidaan poistaa kokonaan, jos sitä ei ole vielä keretty noutaa tulorekisteri-ilmoitukselle.
Jos poissaolo on jo haettu tulorekisteri-ilmoitukselle, se voidaan ainoastaan merkitä poistetuksi.
Tyyppi-kenttään valitaan poimintalistalta Palkallinen tai Palkaton
Poissaolon syy -kenttään valitaan poimintalistalta poissaolon syy.
Alkupvm-kenttään annetaan poissaolojakson alkupäivä
Loppupvm-kenttään annetaan poissaolojakson loppupäivä. Mikäli loppupäivä ei ole tiedossa, annetaan tieto Arv. päät. pv -kenttään (jos loppupäivä tiedossa, jätetään tyhjäksi).
Pv kpl -kenttään annetaan poissaolon työpäivien määrä.
Palkka (€) -kenttään annetaan poissaolojakson palkkasumma, jos poissaolojakso on palkallinen.
Maksutiedon tyyppi - kenttään annetaan tieto, jos poissaolosta halutaan muodostaa työnantajan korvaushakemus Kelaan
Työantajan korvaushakemusten lähettämisestä poissaolotietoilmoituksen kautta Kelaan käydään tarkemmin ohjeessa Kelan korvaushakemusten lähettämisestä
Viitenumero ja Tarkenne -kenttiin voidaan antaa tietoja seuraavasti
- Kelan korvaushakemukseen liittyvä viitenumero voi olla enintään 20 merkkiä ja saa sisältää vain numeroita.
- Kelan korvaushakemukseen liittyvä tarkenne voi olla enintään 29 merkkiä ja saa sisältää vain numeroita. Tarkenne on vaihtoehtoinen tieto viitenumerolle.
Lisätieto -kenttä
Tähän kirjoitettu teksti menee tiedoksi Kelaan poissaolosta luodun hakemuksen mukana.
Älä syötä Lisätieto-kenttään tietoja, jotka käyvät ilmi poissaolon muista tiedoista, esimerkiksi poissaolon kestoa tai poissaoloajalta maksettua palkkasummaa. Lisätiedon antaminen siirtää hakemuksen manuaaliseen käsittelyyn Kelassa ja siten todennäköisesti hidastaa sen käsittelyä.

Poissaolojen syöttäminen

Uusi poissaolo voidaan syöttää suoraan palkansaajan asetuksissa tyhjälle riville, jolla on -merkki.

Poissaololle syötettävät pakolliset kentät määräytyvät poissalon Tyypin ja Maksutiedon mukaan.

Palkansaajalla ei voi olla päällekkäisiä poissaoloja.
(Poikkeuksena poissaolo, joilla valittuna “Kela, vuosilomakustannuskorvaus” voi olla päällekkäinen muiden poissaolojen kanssa.)

Muutoksien jälkeen tulee muistaa tallentaa.

Poissaolon ilmoitustilat

Poissaolotiedon rivillä näkyy, onko poissaolotieto jo noudettu ilmoitukselle.

Vanhoja poissaoloja ei voi enää viedä tulorekisteri-ilmoituksille. Jos näitä on ilmoitettu tulorekisteriin ja ne vaativat korjausta, tiedot tulee korjata käsin tulorekisterin verkkopalvelussa.

Poissaolotiedon korjaaminen

Poissaolotietoja voi korjata palkansaajan asetuksissa tai lukitsemattomalla palkkalaskelmalla. Jos poissaolo on jo haettu ilmoitukselle, sen muokkaaminen palauttaa sen tilan ilmoittamattomaksi (oranssi pallo). Tällöin poissaolon korjaustieto siirtyy automaattisesti seuraavalle poissaoloilmoitukselle.

Jos korjaat poissaoloa, josta on tehty Kelaan hakemus, lähetä aina myös korjausilmoitus alkuperäisestä ilmoituksesta. |Ohje|

Poissaolotiedon poistaminen

Poissaolotietoa, jota ei ole noudettu ilmoitukselle, voidaan poistaa kolmella tavalla:

Poistamalla poissaolotiedot -painikkeesta
Poistamalla palkkalaskelmarivi, jolla poissaolotieto on kirjattu.
Tyhjentämällä palkkalaskelmariviltä kaikki ko. poissaolon tiedot.

Jos poissaolotieto on jo noudettu tulorekisteri-ilmoitukselle, sitä ei voi poistaa kokonaan. Tällöin se merkitään poistetuksi valitsemalla Poistettu.

Poissaolo voidaan merkitä poistetuksi asettamalla Poistettu-valinta riville
Jos palkkalaskelmarivi, jolla poissaolo on kirjattu poistetaan, tulee poissaololle automaattisesti Poistettu-valinta
Mikäli ko. poissaolon tiedot tyhjennetään palkkalaskelmalta, poissaolo merkitään automaattisesti poistetuksi.

Poissaolojen syöttäminen palkkalaskelmarivin kautta

Palkkalajien asetuksissa määritetään mille palkkalajeille voidaan syöttää poissaolotietoja.

Poissaolotiedot syötetään omalla välilehdellään palkkariveillä.

Kun palkkalaskelma tallennetaan, sillä kirjattu poissaolotieto tulee näkyviin myös palkansaajan asetuksiin.

Poissaolotiedot tallentuvat myös Kesken-tilaisilta palkkalaskelmilta. Tarpeettomien Kesken-tilaisien palkkalaskelmien roikuttamista palkanlaskennassa tulee siis välttää.