Ulkomaille lähetettäessä tulee vastaanottajaoperaattorilta varmistaa, pystyykö operaattori käsittelemään Finvoice-standardin mukaisia sanomia. Jos operaattori ei pysty käsittelyyn, lasku on lähetettävä sähköpostin liitteenä tai postitse paperilaskuna.
Kun useita verkkolaskuja lähetetään Osuuspankkiin kerralla, verkkolaskuaineistot siirtyvät yhtenä nippuna, eivät yksittäisinä lähetyksinä.
Jos lasku tulostetaan Finvoice-muodossa ja sen eräpäivä on kuluvan päivän tai menneisyyden puolella, eräpäivä muutetaan automaattisesti kolmen päivän päähän. Tämä tehdään, jotta pankin järjestelmä pystyy käsittelemään laskun oikein.
Verkkolaskun lähetys: kohteen ja tulostuspohjan valinta
Laskuerää lähetettäessä määritellään lähetyskohde valitsemalla:
-
Tulosta-valikko > Kohde ja sieltä Pankki.
-
Tulosta-valikko > Tulostuspohja > Verkkolasku > Finvoice.
Kuluttaja-asiakkaille (asiakkaalla on valittu Perustiedot-välilehdellä Kuluttaja kohdassa Laskun käsittely) verkkolaskun lähettäminen edellyttää myös laskutusaiheen valintaa. Laskutusaihe valitaan laskun Perustiedot-välilehdellä. Laskutusaiheet määritellään kohdassa Asetukset > Sovellusasetukset > Talous > Myyntilasku > E-laskun laskuttajailmoitus.
Yritysasiakkaille laskutusaihetta ei tarvitse valita.
Lasku lähetetään joko klikkaamalla Tulosta-painiketta tai valitsemalla Tulosta-valikko > Tulosta.
Asiakastietoihin voi oletustiedoksi määrittää tulostustavaksi Pankki (mihin lasku lähetetään) ja tulostuspohjaksi Verkkolasku -> Finvoice, kun kyseessä on verkkolaskutus. Oletukset määritetään asetuksissa: Rekisterit -> Asiakkaat -> Asiakkaan Oletus-välilehti.
Pankkiyhteyden ollessa käytössä, onnistuneesti muodostetut verkkolaskut lähetetään pankkiin klikkaamalla Lähetä- tai Lähetä pankkiin -painiketta. Lähetettävän verkkolaskun voi avata näytölle klikkaamalla riviä.
Jos verkkolaskutulostuksessa pankkiin lähetettävän laskun tiedoissa on puutteita, järjestelmä ilmoittaa niistä käyttäjälle.
Verkkolasku voidaan myös tulostaa tiedostoon valitsemalla Tulosta-valikko -> Kohde -> Tiedostoon ja Tulostuspohja -> Verkkolasku -> Finvoice.
Kun ohjelma tulostaa verkkolaskuaineiston, siihen lisätään kommenttitietueina ohjelman nimi sekä käytetty kirjaustapa. Verkkolaskustandardissa ei ole olemassa erillisiä elementtejä näille tiedoille, joten ne tallennetaan kommenttina aineistoon.
Verkkolaskun liitteet
Myyntilaskulle tallennetut liitteet liitetään mukaan lähetettävään verkkolaskuun, jos ne on valittu liitteet-painikkeesta avautuvassa listassa. Huomaathan, että kaikki operaattorit eivät välitä kaikkia liitetyyppejä, mikä voi johtaa laskun hylkääntymiseen. PDF-liitteet ovat varmin valinta.
Pankkikanavassa liitteet sisältyvät aineistoon liitelinkkeinä.
Oletuksena kaikki liitteet ovat valittuina ja lähtevät laskun vastaanottajalle.
Verkkolaskun kuva ja linkki pankkikanavaan tulostettaessa
Pankkikanavaan tulostettaessa verkkolaskuaineistoon sisältyy ainoastaan Finvoice-XML -tiedosto, joka sisältää linkin laskun kuvaan. Laskun kuvassa käytetty PDF-pohja noudetaan seuraavan prioriteetin mukaan:
-
Asiakkaan laskutusosoitteelle määritelty oletustulostuspohja
-
Laskutusosoitteen asiakastyypille määritelty oletustulostuspohja
-
Asiakkaalle määritelty oletustulostuspohja
-
Asiakkaan asiakastyypille määritelty oletustulostuspohja
-
Myyntilaskun asetuksiin määritelty oletustulostuspohja
-
Laskulle määritelty tulostuspohja
Jos laskulle ei ole määritetty PDF-tulostuspohjaa, PDF-tiedosto muodostetaan Finvoice-aineiston perusteella.
Verkkolaskun lähettäminen rahoitusyhtiön kautta
Käytä tätä toimintoa, kun laskujen maksun saajana toimii rahoitusyhtiö. Rahoitusyhtiön tiedot määritellään toimipaikan asetuksissa, ja niitä käytetään verkkolaskuaineiston muodostuksessa automaattisesti.
Verkkolaskujen tulostuspalvelu, pankki
Tulostuspalvelun käyttö edellyttää sopimusta verkkolaskun lähetyspalvelusta pankin kanssa. Yrityksen takana olevilla asetuksilla määritellään tulostuspalvelu, johon laskut halutaan lähettää (Rekisterit -> Toimipaikat -> Tulostuspalvelu-välilehti). Lähetetyistä laskuista jää tilatieto, josta näkyy, mihin laskut on lähetetty. Tämä ominaisuus toimii sekä laskun Etsi-näkymässä että laskun sisällä.
OVT-tunnus verkkolaskulla
Verkkolaskua lähetettäessä on tärkeää tarkistaa, että seuraavat tiedot ovat oikein:
-
Asiakasrekisterissä verkkolaskuosoite ja operaattori tulee olla määriteltynä Oletukset-välilehdellä.
-
Lisäksi asiakkaan Y-tunnus ja OVT-tunnus tulee syöttää asiakasrekisterin Lisätiedot-välilehdelle (Rekisterit -> Asiakkaat -> Lisätiedot-välilehti), erityisesti silloin, kun käytössä on verkkolaskuoperaattorit kuten Basware, TietoEVRY tai muut kuin pankit.
Jos asiakkaalla on erillinen laskutusosoite, yllä mainitut tiedot tulee määrittää myös kyseisen osoitteen Oletukset-välilehdelle.