Verkkolaskut
NetBaron tukee suomalaista Finvoice-verkkolaskustandardia. Muiden maiden verkkolaskut eivät noudata Suomessa käytettäviä standardeja, joten niitä ei voi lähettää Finvoice-muodossa.
Verkkolaskujen lähettämisessä voidaan käyttää pankkikanavaa tai Apix-operaattoreita. Joillakin operaattoreilla on mahdollista muuntaa aineisto vastaanottajalle sopivaan muotoon, jolloin lasku toimitetaan sähköisenä. Vastaanottajasta riippuen lasku voidaan myös tulostaa operaattorin tai pankin tulostuspalvelussa paperilaskuksi.
Ulkomaille lähetettäessä tulee vastaanottajaoperaattorilta varmistaa, pystyykö operaattori käsittelemään Finvoice-standardin mukaisia sanomia. Jos operaattori ei pysty käsittelyyn, lasku on lähetettävä sähköpostin liitteenä tai postitse paperilaskuna.
Kun useita verkkolaskuja lähetetään Osuuspankkiin kerralla, verkkolaskuaineistot siirtyvät yhtenä nippuna, eivät yksittäisinä lähetyksinä.
Jos lasku tulostetaan Finvoice-muodossa ja sen eräpäivä on kuluvan päivän tai menneisyyden puolella, eräpäivä muutetaan automaattisesti kolmen päivän päähän. Tämä tehdään, jotta pankin järjestelmä pystyy käsittelemään laskun oikein.
Verkkolaskulla käytettävät Finvoice-versiot
Käytössä on Finvoice-standardin tulostusversio 1.3. Verkkolaskussa voi olla enemmän vapaata tekstiä ja laskun Muuta tietoa -välilehdelle syötetyt Tiedonanto, Tiedonanto2 ja Tiedonanto3 -kentät tulostuvat verkkolaskun vapaaseen tekstiosuuteen.
Lasku tulostetaan Finvoice 3.0 -versiona seuraavissa tapauksissa:
Asiakastiedon Oletukset-välilehdellä Laskun käsittely -valikosta on valittu Julkishallinto.
Käytetään rahoitusyhtiö- tai tulostuspalveluominaisuutta, ja asetuksissa Finvoice-versio on valittu 3.0:ksi.
Finvoice-standardia ja verkkolaskutusta koskevia lisätietoja löytyy Finanssialan Keskusliiton sivuilta.
Maksusuoritusten vaikutus verkkolaskun summiin
Jos laskulle on tehty maksusuoritus ja lasku tulostetaan Finvoice-muodossa, näytettävät summat eroavat alkuperäisestä. Laskulla näkyvät seuraavat summat:
Maksettava summa: jäljellä oleva maksettava osuus maksusuorituksen jälkeen.
Maksettu aiemmin: summa, joka laskusta on jo maksettu.
Lasku yhteensä: laskun kokonaissumma ilman maksusuoritusten vähennyksiä.
Verkkolaskun vastaanottajatiedot ja laskuaineiston sisältö
Verkkolaskun tuonnissa voidaan tuoda myös Osoite2-tiedot.
Verkkolaskuaineistoon siirtyvät kaikki vastaanottajan tiedot (laskutus-, vastaanottaja- ja toimitusosoite), toimituspäivä-, toimitusehto- ja toimitustapatiedot, Viitteemme ja Viitteenne. Sarjanumero-kenttä sisältyy myös verkkolaskuun.
Sarjanumero-kentän maksimipituus (SerialNumberIdentifier) Finvoice 1.3:ssa maksimipituus on 35 merkkiä ja Finvoice 3.0:ssa 70 merkkiä; pidemmät arvot katkaistaan maksimimerkkimäärän mukaan.
Lähtevälle verkkolaskulle viedään myös kustannuspaikka ja as.tili (asiakkaalle ehdotettu tiliöinti ja kustannuspaikka).
Laskuttajan puhelinnumero haetaan ensisijaisesti laskulta. Jos se puuttuu, käytetään matkapuhelinnumeroa ja viime kädessä toimipaikan puhelinnumeroa.
Verkkolaskun lähetys: kohteen ja tulostuspohjan valinta
Laskuerää lähetettäessä määritellään lähetyskohde valitsemalla:
Tulosta-valikko > Kohde ja sieltä Pankki tai Operaattori.
Tulosta-valikko > Tulostuspohja > Verkkolasku > Finvoice.
Kuluttaja-asiakkaille (asiakkaalla on valittu Perustiedot-välilehdellä Kuluttaja kohdassa Laskun käsittely) verkkolaskun lähettäminen edellyttää myös laskutusaiheen valintaa. Laskutusaihe valitaan laskun Perustiedot-välilehdellä. Laskutusaiheet määritellään kohdassa Asetukset > Sovellusasetukset > Talous > Myyntilasku > E-laskun laskuttajailmoitus.
Yritysasiakkaille laskutusaihetta ei tarvitse valita.
Lasku lähetetään joko klikkaamalla Tulosta-painiketta tai valitsemalla Tulosta-valikko > Tulosta.
Verkkolaskun liitteet
Myyntilaskulle tallennetut liitteet liitetään mukaan lähetettävään verkkolaskuun, jos ne on valittu liitteet-painikkeesta avautuvassa listassa. Huomaathan, että kaikki operaattorit eivät välitä kaikkia liitetyyppejä, mikä voi johtaa laskun hylkääntymiseen. PDF-liitteet ovat varmin valinta.
Liitteiden käsittely riippuu lähetystavasta:
Pankkikanava: liitteet sisältyvät aineistoon liitelinkkeinä.
Apix: järjestelmä muodostaa erillisen liitetiedoston, joka lähetetään aineiston mukana erillisenä pakettina, Lisäksi aineistossa on liitelinkit.
Oletuksena kaikki liitteet ovat valittuina ja lähtevät laskun vastaanottajalle.
Verkkolasku: maksukehotuslasku ja osittain maksettu lasku
Maksukehotuslaskun tiedot
Kun kyseessä on maksukehotuslasku, laskun otsikkoon tulostuu maksukehotus sekä maksukehotuskerta. Laskulle lisätään myös korot ja maksukehotuskulut omille laskuriveilleen.
Kuluttaja-asiakkailla maksukehotuskuluja ei lisätä, jos asiakkaan perustiedoissa kohtaan Laskun käsittely on valittu Kuluttaja ja laskun eräpäivästä ei ole kulunut Myyntilaskun asetuksissa määriteltyä päivärajaa + 1 päivä (Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku -välilehden asetus Kuluttajan huomautuskulut).
Laskun katselu ja tulostus
Myyntilaskun Etsi -näkymässä Tulostustapa-linkki avaa laskun PDF-muodossa käyttäen Myyntilaskun asetuksissa määriteltyä tulostuspohjaa.
Laskun muokkaustilassa Lähetystapa-linkki avaa laskun kuvan käyttäen laskulle viimeksi tallennettua tulostuspohjaa.
Osittain maksetun laskun käsittely
Jos lasku on osittain maksettu tai kyseessä on maksukehotuslasku:
Maksettava-kenttään tuodaan laskun avoin saldo.
Kenttään lisätään eräpäivästä maksukehotuspäivään kertynyt viivästyskorko sekä kaikki laskulle kertyneet maksukehotusmaksut yhteenlaskettuna.
Sama avoin saldo siirtyy myös viivakoodiin.
Verkkolaskun aineiston muodostus
Verkkolaskuaineiston luonnissa nollahintaiset tiedot, joissa on Laskutetaan valinta päällä, viedään aineistoon mukaan ilman hintatietoja.
Myöskään alennusprosenttia ei viedä, jos sitä ei ole määritelty.
Nämä muutokset yksinkertaistavat laskun ulkonäköä, kun sitä tarkastellaan näytöltä.
Verkkolaskuna tulostettavissa laskuissa rivin tuotenimikkeen pituus saa olla enintään 100 merkkiä.
Jos merkkimäärä ylittyy, käyttäjä saa ilmoituksen tulostusvaiheessa.
Hyvityslaskun tarkistukset
Jos kyseessä on hyvityslasku ja sen summa on positiivinen (> 0), ohjelma antaa tulostettaessa virheilmoituksen:
"Virhe: Hyvityslaskun summa oltava negatiivinen."
Myyntilaskun asetuksiin liittyvät valinnat
Myyntilaskun asetuksissa (Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku > Asetukset) voidaan määritellä:
käytetäänkö asiakkaalle lähetettävässä verkkolaskussa avointa saldoa vai alkuperäistä summaa
näytetäänkö tämä summan valinta yksittäisen verkkolaskun tulostuksen yhteydessä.
Verkkolaskun lähetyksen ja vastaanoton ajastukset
Operaattoriajastukset: Finago Apix
Operaattorin ajastukset toimivat arkipäivisin joka tunti klo 7.00–23.00. Verkkolaskujen käsittelyssä on käytössä seuraavat säännöt:
Verkkolaskujen vastaanotto
Verkkolaskut noudetaan 15 minuuttia yli tasatunnin.
Verkkolaskujen lähetys
Verkkolaskut lähetetään operaattorille 15 minuuttia ennen tasatuntia.
Jokainen lähtevä verkkolasku on vähintään kaksi tuntia jonossa ennen kuin se siirtyy lähetykseen.
Verkkolaskun uudelleen lähettäminen (Finago Apix)
Verkkolaskun voi lähettää uudelleen seuraavana päivänä, ellei Finago Apixin tuplalaskujen tarkastus ole käytössä.
Finago Apixin tuplalaskujen tarkastus
Apix tarkistaa, onko sama lasku lähetetty aiemmin. Tarkistus tehdään seuraavien tietojen perusteella:
Apix-tili
Laskuttajan Y-tunnus
Laskunumero
Jos nämä tiedot vastaavat aiemmin lähetettyä laskua, Apix palauttaa laskun takaisin virheilmoituksella “Duplikaatti”.
Tuplalaskut tarkistetaan 7 vuorokauden kuluttua laskun lähettämisestä. Tämä tarkoittaa, että 8 vuorokauden kuluttua ensimmäisestä lähetyksestä lasku on mahdollista lähettää uudelleen.
💡 Tuplalaskujen tarkistus voidaan kytkeä yrityskohtaisesti pois päältä. Jos haluatte tämän muutoksen, ottakaa yhteyttä NetBaronin tukeen järjestelmästä Kirjekuori-kuvakkeen kautta.
Verkkolaskun kuva ja linkki
Verkkolaskuaineiston linkki ja aineiston mukaan lähtevä kuvatiedosto riippuvat siitä, tulostetaanko lasku pankkikanavaan vai operaattorille (Finago Apix):
Pankkikanavaan tulostettaessa verkkolaskuaineistoon sisältyy ainoastaan Finvoice-XML -tiedosto, joka sisältää linkin laskun kuvaan. Laskun kuvassa käytetty PDF-pohja noudetaan seuraavan prioriteetin mukaan:
Asiakkaan laskutusosoitteelle määritelty oletustulostuspohja
Laskutusosoitteen asiakastyypille määritelty oletustulostuspohja
Asiakkaalle määritelty oletustulostuspohja
Asiakkaan asiakastyypille määritelty oletustulostuspohja
Myyntilaskun asetuksiin määritelty oletustulostuspohja
Laskulle määritelty tulostuspohja
Finago Apix-operaattorille tulostettaessa verkkolaskuaineistossa on Finvoice-XML -tiedosto ja PDF-kuva.
PDF-kuva muodostetaan laskulla tulostushetkellä valittuna olevasta PDF-pohjasta.
XML-aineistossa olevasta linkistä aukeava kuva muodostuu seuraavan prioriteetin mukaan:
Asiakkaan laskutusosoitteelle määritelty oletustulostuspohja
Laskutusosoitteen asiakastyypille määritelty oletustulostuspohja
Asiakkaalle määritelty oletustulostuspohja
Asiakkaan asiakastyypille määritelty oletustulostuspohja
Myyntilaskun asetuksiin määritelty oletustulostuspohja
Laskulle määritelty tulostuspohja
Jos laskulle ei ole määritetty PDF-tulostuspohjaa, PDF-tiedosto muodostetaan Finvoice-aineiston perusteella.
Verkkolaskun lähettäminen rahoitusyhtiön kautta
Kun verkkolasku lähetetään rahoitusyhtiön kautta, rahoitusyhtiön tiedot määritellään Toimipaikan taakse Rahoitusyhtiö-välilehdelle (Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Rahoitusyhtiö-välilehti). Samassa kohdassa voidaan antaa myös tulostuspalvelun tiedot, joihin verkkolasku lähetetään.
Myyntilaskun asetuksissa (Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku) valitaan oletustulostuskohteeksi Operaattori. Oletustulostuspohjaksi asetetaan Toimipaikan taakse määritelty Rahoitusyhtiön tieto.
Verkkolaskuaineiston maksun saajatiedot noudetaan yrityksen takaa löytyvistä Rahoitusyhtiö-välilehden asetuksista (Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Rahoitusyhtiö-välilehti). Lisätietoa Rahoitusyhtiö-välilehdestä.
Jos rahoitusyhtiön tietoihin on määritetty verkkolaskuosoitteet, niitä käytetään vain silloin, kun asiakkaan takana ei ole omia verkkolaskuosoitteita. Tällöin lasku lähetetään suoraan asiakkaalle aina kun se on mahdollista. Jos sen sijaan käytetään organisaation takana olevalla Tulostuspalvelu-välilehdellä määritettyä verkkolaskuosoitetta, verkkolaskuosoite haetaan asiakkaan takaa. Mikäli asiakkaalla ei ole verkkolaskuosoitetta, osoite noudetaan organisaation Tulostuspalvelu-välilehdeltä.
Tulostustapa päivittyy laskulle tilanteen mukaan, vaikka tulostuksen aikana valittaisiin esimerkiksi Tulostuspalvelu-Nordea. Jos asiakkaalle on määritetty verkkolaskuosoitteet, laskun tulostustavaksi merkitään Verkkolasku. Mikäli lasku lähetetään tulostuspalveluun, laskulle päivittyy tulostustavaksi esimerkiksi Tulostuspalvelu-Nordea.
Verkkolaskujen tulostuspalvelu, pankki
Tulostuspalvelun käyttö edellyttää sopimusta verkkolaskun lähetyspalvelusta pankin kanssa. Yrityksen takana olevilla asetuksilla määritellään tulostuspalvelu, johon laskut halutaan lähettää (Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Tulostuspalvelu-välilehti). Lähetetyistä laskuista jää tilatieto, josta näkyy, mihin laskut on lähetetty. Tämä ominaisuus toimii sekä laskun Etsi-näkymässä että laskun sisällä.
Verkkolaskun tulostus Etsi-näkymästä
Tulostus tehdään valitsemalla ensin halutut rivit aktivoimalla rivin valintaruutu ja valitsemalla sen jälkeen Tulosta-valikosta:
Kohde → valitaan, minne laskut halutaan lähettää
Tulostuspohja → Verkkolasku > Finvoice
💡 Kaikki laskurivit voidaan valita kerralla klikkaamalla sarakeotsikon alapuolella olevaa poimintapainiketta. Painiketta uudelleen klikkaamalla valinta poistuu kaikista riveistä yhtä aikaa.
Tulostus laskun sisällä
Laskun sisällä tulostuspalvelun valinta tehdään samalla tavalla: Tulosta-valikko > Kohde → valitaan lähetyskohde ja Tulostuspohja → Verkkolasku > Finvoice.
Asetukset verkkolaskun tulostuspalvelussa
Oletus-valinta on aina aktiivinen, jos käytössä on vain yksi tulostuspalvelu.
Kuvaus-kenttä tulee täyttää tulostuspalvelun kuvauksella. Tämä tieto auttaa tunnistamaan, mikä tulostuspalvelu on käytössä tulostuksen aikana.
Lisää tietoa tulostuspalveluasetuksista.
Pankkikohtaiset tiedot, kuten vastaanottajan e-laskuosoite ja välittäjän tunnus, on määritelty tulostuspalvelussa. Tarkistakaa aina sopimuksestanne oman pankkinne verkkolaskutunnus ja -operaattori ennen käyttöä.
Nordea
Verkkolaskutunnus: tuloste
Verkkolaskuoperaattori: NDEAFIHH
Danske Bank
Verkkolaskutunnus: 003718062728810P
Verkkolaskuoperaattori: DABAFIHH
OP
Verkkolaskutunnus: TULOSTUSPALVELU tai VARITULOSTUSPALVELU
Verkkolaskuoperaattori: OKOYFIHH
Aktia
Verkkolaskutunnus: TULOSTUSPALVELU
Verkkolaskuoperaattori: HELSFIHH
Handelsbanken
Verkkolaskutunnus: TULOSTUSPALVELU
Verkkolaskuoperaattori: HANDFIHH
Ålandsbanken
Ei ole tulostuspalvelua.
Verkkolaskuoperaattorin tulostuspalvelu
Jos verkkolaskuosoite sisältää sanat tuloste, tulostus, tulostuspalvelu, väritulostuspalvelu tai palvelu, tai jos verkkolaskutietoja ei anneta lainkaan, lasku lähetetään tulostuspalvelun kautta.
Finago Apix-operaattorilla tulostuspalvelussa käytettävä pohja määräytyy laskulla valitun tulostuspohjan mukaan: valitaan Tulosta > Tulostuspohja > PDF > Valittu pohja.
Oletustulostuspohjalla on kenttä Sopimusnumero, johon siirtyy laskun Lisätiedot-välilehdeltä löytyvä sopimusnumerotieto. Aineistossa tieto näkyy agreementidentifier-elementissä. Tämä kenttä on käytössä ainoastaan tavallisen laskun oletustulostuspohjalla, ei maksukehotus-, hyvitys- tai korkolaskun pohjalla.
Jos verkkolaskutulostuksessa pankkiin lähetettävän laskun tiedoissa on puutteita, järjestelmä ilmoittaa niistä käyttäjälle.
Asiakastietoihin voi oletustiedoksi määrittää tulostustavaksi Pankki (mihin lasku lähetetään) ja tulostuspohjaksi Verkkolasku > Finvoice, kun kyseessä on verkkolaskutus. Oletukset määritetään asetuksissa: Rekisterit > Asiakkaat > Asiakkaan Oletus-välilehti.
Pankkiyhteyden ollessa käytössä, onnistuneesti muodostetut verkkolaskut lähetetään pankkiin klikkaamalla Lähetä- tai Lähetä pankkiin -painiketta. Lähetettävän verkkolaskun voi avata näytölle klikkaamalla riviä.
Verkkolasku voidaan myös tulostaa tiedostoon valitsemalla Tulosta-valikko > Kohde > Tiedostoon ja Tulostuspohja > Verkkolasku > Finvoice.
Kun ohjelma tulostaa verkkolaskuaineiston, siihen lisätään kommenttitietueina ohjelman nimi sekä käytetty kirjaustapa. Verkkolaskustandardissa ei ole olemassa erillisiä elementtejä näille tiedoille, joten ne tallennetaan kommenttina aineistoon.
OVT-tunnus verkkolaskulla
Verkkolaskua lähetettäessä on tärkeää tarkistaa, että seuraavat tiedot ovat oikein:
Asiakasrekisterissä verkkolaskuosoite ja operaattori tulee olla määriteltynä Oletukset-välilehdellä.
Lisäksi asiakkaan Y-tunnus ja OVT-tunnus tulee syöttää asiakasrekisterin Lisätiedot-välilehdelle (Rekisterit > Asiakkaat > Lisätiedot-välilehti), erityisesti silloin, kun käytössä on verkkolaskuoperaattorit kuten Basware, TietoEVRY tai muut kuin pankit.
Jos asiakkaalla on erillinen laskutusosoite, yllä mainitut tiedot tulee määrittää myös kyseisen osoitteen Oletukset-välilehdelle.
OVT-tunnuksen automaattinen muodostus
Kun laskusta muodostetaan verkkolaskuaineisto, ohjelma luo OVT-tunnuksen automaattisesti (jos sitä ei ole syötetty asiakkaan tietoihin) seuraavassa tapauksessa:
Maksaja on Suomesta
Hänellä on Y-tunnus
Y-tunnus on 9 merkkiä pitkä
OVT-tunnus muodostuu yhdistämällä maatunnus ja Y-tunnus ilman väliviivaa. Huomaathan, että myös Y-tunnus kirjoitetaan kokonaisena ilman väliviivaa, kun OVT-tunnus luodaan.
Suomen maatunnus on 0037
Esimerkki:
Y-tunnus on 1234567-8
OVT-tunnus: 003712345678
E-laskutuksesta ja suoramaksusta yksityishenkilölle löytyy lisätietoa ohjeessa Verkkolasku tai suoramaksu yksityishenkilölle.