Henkilöstörekisteri - Työaika-välilehti
Työaika-välilehdellä määritellään, mihin työryhmään henkilö kuuluu. Tiedot ovat tarpeen silloin, kun henkilö tekee työaikaleimauksia Kello-sovelluksessa.
Työryhmä valitaan työryhmävalikosta. Työryhmät luodaan ja hallitaan Kello-sovelluksen asetuksissa kohdassa: Asetukset > Sovellukset > Kello > Työryhmät.
Liukumamuutokset-kohdassa voidaan syöttää liukuman alkutilanne (esimerkiksi silloin, kun siirrytään toisesta järjestelmästä) tai tehdä liukumatilanteen korjauksia.
Aika-kenttään merkitään, kuinka paljon liukumaa lisätään tai vähennetään (tunnit ja minuutit).
Kuvaus-kenttään kirjataan muutoksen syy.
Kelloleikkurin asetukset näkyvät Työaika-välilehdellä vain, jos organisaatiolla on käytössä Kelloleikkuri-oikeus. Tämä oikeus myönnetään organisaatiokohtaisesti, eikä siihen liittyviä määrityksiä näytetä, jos ominaisuus ei ole käytössä.
Kelloleikkuri-osiossa voidaan asettaa henkilökohtaiset määritykset leikkurin toiminnalle. Vaikka kelloleikkurin asetukset olisi määritelty organisaatiotasolla (Asetukset > Kello > Työajan seuranta ja Asetukset-välilehti), ne voidaan ohittaa määrittämällä henkilökohtaiset asetukset tällä välilehdellä.
Jos henkilökohtaiset asetukset on annettu, ne astuvat voimaan aina – riippumatta siitä, onko organisaatiokohtaisia asetuksia tehty vai ei. Tarvittaessa määritykset voidaan tehdä ainoastaan henkilölle ilman, että kelloleikkuria määritellään organisaation tasolla lainkaan.
Kelloleikkurin määritteleminen
Kelloleikkurilla voidaan asettaa aikarajat, joiden sisällä työaikaleimausten tekeminen on mahdollista. Aikarajojen avulla hallitaan, milloin työntekijä voi leimata sisään tai ulos ja miten leimaus vaikuttaa työajan laskentaan.
Jos Leimausten aikarajat ehdottomat -asetus on valittuna, leimausten on tapahduttava täsmälleen määritettyjen aikojen sisällä. Leimaus ei ole mahdollinen aikarajojen ulkopuolella.
Huom! Tämän asetuksen kanssa on oltava huolellinen, sillä se voi estää leimauksen kokonaan.
Esimerkiksi jos alkuaika on 7:00 ja loppuaika 8:00, ja Leimausten aikarajat ehdottomat -valinta on päällä, sisäänleimaus onnistuu vain tuona aikavälinä. Tällöin esimerkiksi leimaus klo 8:05 ei ole mahdollinen. Vastaavasti jos ulosleimauksen alkuaika on 15:00 ja loppuaika 17:00, käyttäjä voi leimata ulos vain tuon kahden tunnin aikana.
Sisäänleimaus
Alkuaika määrittää kellonajan, jonka jälkeen työntekijä voi leimata sisään. Tämä aika määrittää myös kelloleikkurin käyttämän sisäänleimauksen ajan.
Esimerkki: Jos alkuaika on klo 8:00 ja henkilö leimaa sisään klo 7:30, järjestelmä kirjaa sisäänleimaukseksi klo 8:00. Työajan laskenta alkaa tällöin klo 8:00.
Mikäli sekä alkuaika että loppuaika on asetettu, sisäänleimaus on sallittu vain niiden välisenä aikana.
Ulosleimaus
Loppuaika määrittää kellonajan, jonka jälkeen työntekijä voi leimata ulos. Tämä aika määrittää myös kelloleikkurin käyttämän ulosleimauksen ajan.
Esimerkki: Jos loppuaika on klo 16:00 ja henkilö leimaa ulos klo 16:30, järjestelmä kirjaa ulosleimaukseksi klo 16:00. Työajan laskenta päättyy tällöin klo 16:00.
Työaikapankki
Jos käyttäjän työryhmälle on otettu käyttöön työaikapankki, käyttäjän tietoihin ilmestyvät näkyviin työaikapankin Tilinumero ja Työaikasaldo-kentät. Tilinumero luodaan automaattisesti, kun käyttäjälle muodostuu työajan seurannassa työaikapankin tili. Tilinnumeroa ei voi muuttaa jälkikäteen. Työaikasaldo puolestaan näyttää reaaliaikaisesti senhetkisen työaikapankin saldon. Saldo päivittyy automaattisesti tehtyjen tuntikirjausten ja nostojen perusteella, eikä sitä voi syöttää manuaalisesti.