Työryhmä
Työaika-välilehdellä määritellään henkilön työryhmään kuuluminen. Nämä tiedot tarvitaan, kun henkilö tekee työaikaleimauksia Kello-sovelluksessa. Pudotusvalikosta valitaan henkilön työryhmä.
Ilman valittua työryhmää kellon leimaukset syntyvät aloitus- ja lopetusajan mukaan, mutta päivän yhteenvedon laskentaa ohjelma ei pysty suorittamaan ilman työryhmän ja siihen kuuluvien laskentasääntöjen määrittelyä.
Työryhmät luodaan ja hallitaan Kello-sovelluksen asetuksissa kohdassa: Asetukset > Sovellukset > Kello > Työryhmät.
Liukumat
Jos henkilön työryhmässä on liukumat käytössä, niitä voi tarvittaessa korjata Liukumamuutokset-kohdassa.
Liukuman alkutilanne voidaan syöttää (esim. siirtyessä toisesta järjestelmästä) tai tehdä korjauksia liukumatilanteeseen.
-
Aika-kenttään merkitään liukuman lisäys tai vähennys (tunnit ja minuutit).
-
Kuvaus-kenttään kirjataan muutoksen syy.
Liukumat muuttuvat automaattisesti leimatun päivittäisen työajan mukaan. Ohjelma tarkistaa työryhmän päivälle määritetyn tuntimäärän ja laskee työaikasaldon. Työtuntien ylityksestä liukumat lisääntyvät, vajaasta työpäivästä ne vähenevät.
Jos liukumia pitää vähentää, merkitään annetun ajan eteen miinusmerkki, joka vähentää liukumasaldoa.
Kelloleikkuri
Huomioitavaa: Työehtosopimuksesta on varmistettava, että leikkuri/pyöristys noudattaa sen ehtoja. Työaikalaki edellyttää todellisen työajan seurantaa, joten leikkuri ei saa aiheuttaa alipalkkausta.
Jos leikkuria otetaan käyttöön organisaatiossa ensimmäistä kertaa, työntekijöille on tiedotettava muutoksista ajoissa. Yhteistoimintamenettelyt voivat olla tarpeen, jos leikkuri muuttaa merkittävästi työaikakäytäntöjä.
Kelloleikkurin asetukset näkyvät Työaika-välilehdellä vain, jos organisaatiolla on käytössä Kelloleikkuri-oikeus. Tämä oikeus myönnetään organisaatiokohtaisesti, eikä siihen liittyviä määrityksiä näytetä, jos ominaisuus ei ole käytössä.
Kelloleikkuri-osiossa voidaan asettaa henkilökohtaiset määritykset leikkurin toiminnalle. Vaikka kelloleikkurin asetukset olisi määritelty organisaatiotasolla (Asetukset > Kello > Työajan seuranta ja Asetukset-välilehti), ne voidaan ohittaa määrittämällä henkilökohtaiset asetukset tällä välilehdellä.
Jos henkilökohtaiset asetukset on annettu, ne astuvat voimaan aina – riippumatta siitä, onko organisaatiokohtaisia asetuksia tehty vai ei. Tarvittaessa määritykset voidaan tehdä ainoastaan henkilölle ilman, että kelloleikkuria määritellään organisaation tasolla lainkaan.
Henkilökohtaiset leikkurimääritykset mahdollistavat yleisistä asetuksista poikkeavat säädöt tarpeen mukaan.
Kelloleikkurin määritteleminen
Kelloleikkurilla voidaan asettaa aikarajat, joiden sisällä työaikaleimausten tekeminen on mahdollista. Aikarajojen avulla hallitaan, milloin työntekijä voi leimata sisään tai ulos ja miten leimaus vaikuttaa työajan laskentaan.
Jos Leimausten aikarajat ehdottomat -asetus on valittuna, leimausten on tapahduttava täsmälleen määritettyjen aikojen sisällä. Leimaus ei ole mahdollinen aikarajojen ulkopuolella. Valinnassa on oltava tarkka, jotta päivän leimaukset eivät esty (asetuksen käyttöönottoa suositellaan vain erityistilanteissa).
Huom! Tämän asetuksen kanssa on oltava huolellinen, sillä se voi estää leimauksen kokonaan.
Esimerkiksi jos alkuaika on 7:00 ja loppuaika 8:00, ja Leimausten aikarajat ehdottomat -valinta on päällä, sisäänleimaus onnistuu vain tuona aikavälinä. Tällöin esimerkiksi leimaus klo 8:05 ei ole mahdollinen. Vastaavasti jos ulosleimauksen alkuaika on 15:00 ja loppuaika 17:00, käyttäjä voi leimata ulos vain tuon kahden tunnin aikana.
Sisäänleimaus
Alkuaika määrittää kellonajan, jonka jälkeen työntekijä voi leimata sisään. Tämä aika määrittää myös kelloleikkurin käyttämän sisäänleimauksen ajan.
Esimerkki: Jos alkuaika on klo 8:00 ja henkilö leimaa sisään klo 7:30, järjestelmä kirjaa sisäänleimaukseksi klo 8:00. Työajan laskenta alkaa tällöin klo 8:00.
Mikäli sekä alkuaika että loppuaika on asetettu, sisäänleimaus on sallittu vain niiden välisenä aikana.
Ulosleimaus
Loppuaika määrittää kellonajan, jonka jälkeen työntekijä voi leimata ulos. Tämä aika määrittää myös kelloleikkurin käyttämän ulosleimauksen ajan.
Esimerkki: Jos loppuaika on klo 16:00 ja henkilö leimaa ulos klo 16:30, järjestelmä kirjaa ulosleimaukseksi klo 16:00. Työajan laskenta päättyy tällöin klo 16:00.
Jos rajoituksia on asetettu, ohjelma ilmoittaa muutetusta leimausajasta leimauksen yhteydessä.
Työaikapankki
Jos käyttäjän työryhmälle on otettu käyttöön työaikapankki, käyttäjän tietoihin ilmestyvät näkyviin työaikapankin Tilinumero ja Työaikasaldo-kentät. Tilinumero luodaan automaattisesti, kun käyttäjälle muodostuu työajan seurannassa työaikapankin tili. Tilinnumeroa ei voi muuttaa jälkikäteen. Työaikasaldo puolestaan näyttää reaaliaikaisesti senhetkisen työaikapankin saldon. Saldo päivittyy automaattisesti tehtyjen tuntikirjausten ja nostojen perusteella, eikä sitä voi syöttää manuaalisesti.
Työaikapankkikorjauksilla asetetaan työaikapankille alkusaldo, esimerkiksi siirryttäessä toisesta sovelluksesta, jossa käyttäjällä on kertynyttä saldoa.
Korjauksilla oikaistaan työaikapankin saldoa jälkikäteen yksittäisellä käyttäjällä. Saldoa lisättäessä annetaan aika kenttään tunti/minuuttimäärä, ja saldoa vähennettäessä ajan eteen lisätään miinusmerkki.
