Kirjanpito-välilehden asetuksissa määritellään kirjanpidon keskeiset toimintaperiaatteet ja järjestelmän oletukset. Alivälilehdillä tehdään tarkemmat määrittelyt esimerkiksi kirjanpidon oletuksiin, tositelajeihin, tase-erittelyihin, jaksotuksiin sekä muihin kirjanpidon taustamäärityksiin. Tässä ohjeessa käydään läpi kunkin alivälilehden käyttötarkoitus ja tärkeimmät asetukset.
Asetukset-välilehti
Asetukset-välilehdellä määritellään kirjanpidon perusasetukset, kuten tilikauden pituus, mahdollinen poikkeava tilikausi, oletussyöttötapa sekä se, mitä tietoja tositteella näytetään.
Asetukset-osion selitteet
Asetus
Selite
Pakollinen tositetasapaino
Kun valinta on käytössä, tositetta ei voi tallentaa ennen kuin debet ja kredit ovat tasapainossa.
Siirrä Tositelaji-kenttä otsikkoriville
Valinta siirtää tositelajin kentän tositteen yläosaan helpottamaan käyttöä.
Automaattinen kirjanpito
Tässä kohdassa määritellään, mistä sovelluksista tiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon.
Myynti- ja ostoreskontran voi ottaa käyttöön automaattiselle siirrolle. Jos valinta ei ole aktiivinen, tiedot siirretään kirjanpitoon manuaalisesti.
Myynti- ja ostoreskontran toiminta on rakennettu siten, että kirjanpidon tositteet syntyvät samalla, kun laskuja syötetään järjestelmään. Tositteet voidaan siirtää kirjanpitoon joko automaattisesti laskun tallennuksen yhteydessä tai eräsiirtona valitulta ajanjaksolta.
💡 Palkkalaskelma- ja Palkkasuoritus-valinnat ovat oletuksena aktiivisina.
Uusissa organisaatioissa mikään automaattinen siirto ei kuitenkaan ole oletuksena päällä.
Vientiselitteeksi reskontrasta
Näillä asetuksilla määritetään, mitä tietoa siirtyy kirjanpidon vientiselitteeksi.
Suorituksen vientiselite vastatilille
Kun valinta on käytössä, reskontran suoritustositteilla vientiselitteeseen tuodaan vastatilille (oletus 2871 ja 1701) oletuksena laskun numero. Tämä parantaa pääkirjan luettavuutta, koska laskun tiedot näkyvät ilman erillistä porautumista.
Tuo työnumero muista sovelluksista
Valinnalla määritetään, tuodaanko työnumerot muista sovelluksista kirjanpitoon. Oletuksena valinta ei ole käytössä, jolloin kirjanpitoon tuodaan vain työnumerorekisteristä tai Projekti-sovelluksesta löytyvät työnumerot.
Tuo kustannuspaikka ja työnumero tasetileiltä palkkalaskelmalta
Kun asetus on aktiivinen, palkkalaskelmalta tuodaan myös tasetilit kustannuspaikoittain ja työnumeroittain ryhmiteltynä. Muussa tapauksessa ryhmittely tehdään vain tulostileille.
Käännä etumerkit
Valinta muuttaa tiliotteen etumerkit kirjanpidossa päinvastaisiksi (+ → – ja – → +).
Kenttään määritetään normaalin tilikauden pituus. Kun uusi tilikausi luodaan Kirjanpidon Etsi-näkymässä, järjestelmä käyttää tätä oletuksena.
Tilikauden muutospituus
Tällä asetuksella määritetään, kuinka paljon tilikausi voi poiketa normaalista pituudesta. Jos luotu tilikausi ylittää tämän rajan, ohjelma antaa siitä ilmoituksen.
💡 Esimerkki: yrityksen ensimmäinen tilikausi on 1.9.20X5–31.12.20X6 ja jatkossa tilikausi on kalenterivuosi. Tällöin tilikauden pituus on 12 kk ja muutospituus 4 kk.
Tässä kohdassa määritellään ilmoituksen maksamiseen liittyvät asetukset. Toimittajaksi valitaan Verottajan toimittajatiedot, jolloin veroista syntyvät maksut voidaan käsitellä suoraan järjestelmässä.
Rekisterit → Asiakas → toimittajan Oletukset-välilehdelle voidaan tallentaa viitenumero, jota käytetään verottajalle tehtävissä maksuissa. Viite tallennetaan Laskun viitenumero -kenttään. Lisäksi määritellään verotuote sekä oletusmaksupäivä.
Näitä tietoja käytetään silloin, kun ilmoitukselta muodostetaan ostolasku tai maksuaineisto maksettavia veroja varten.
Jaksotus-osion selitteet ja ohjeet
Syöttötapa
Syöttötapa-valikosta valitaan, millä tavalla jaksotuksen aloitus- ja lopetuskuukausi voidaan määrittää jaksotuksen muokkausnäkymässä. Oletuksena käytössä on Kuukausi.
Vientiselite
Tässä määritellään, mitä tietoja jaksotuksen vientiselitteeseen tuodaan. Valinnat ovat oletuksena aktiivisina:
Jaksotus (Sana) – lisää vientiselitteeseen tekstin ”Jaksotus”
Asiakas – tuo asiakkaan nimen vientiselitteeseen; Pituus-kentässä voidaan määrittää nimen enimmäispituus. Tyhjällä kentällä tuodaan koko nimi.
Tositenumero – tuo alkuperäisen tositteen numeron
Aikaväli – lisää jaksotuksen ajanjakson vientiselitteeseen
Näytettävät kentät -osion selitteet ja ohjeet
Tässä kohdassa määritellään, mitkä kentät näkyvät kirjanpidon näkymissä.
Yleiset: Kustannuspaikka ja työnumero
Budjetti: Tiliselite-sarake
Tosite:
Kun Erittelyt-tieto on käytössä, tositteella näkyy Erittelyssä-rivi, joka on oletuksena valittuna.
⚠️ Huom!Erittelyssä-rivin näkyminen edellyttää, että organisaatiolla on käytössä Tase-erittely- tai Minireskontra-ominaisuus (lisäominaisuudet, ole tarvittaessa yhteydessä tukeen) sekä käyttäjällä oikeudet kyseiseen toimintoon.
Kun ilmoitettava Alv-valinta on aktiivinen, järjestelmä näyttää ilmoitettavan ALV-osuuden sekä otsikko- että rivitasolla.
Tositelajit-välilehti
Tositelajit-välilehdellä määritellään tilikaudella käytettävät tositelajit ja niiden numerointiin liittyvät asetukset. Tositelajit ohjaavat sitä, miten järjestelmä muodostaa kirjanpidon tositteet ja miten tositenumerointi etenee.
Tositelajit uusilla tilikausilla
Kun uusi tilikausi luodaan, tositelajit kopioidaan automaattisesti edelliseltä tilikaudelta. Ensimmäistä tilikautta luotaessa käytetään järjestelmän oletusmallin mukaisia tositelajeja Tilikausi-ruudun luettelossa - kohdasta.
Asetusten selitteet
Tositelaji
Tähän määritetään tositelajin tunnus, jota käytetään tositteiden tunnistamiseen ja numeroinnissa.
Kuvaus
Kuvaus kertoo selkeästi, mihin käyttötarkoitukseen tositelajia käytetään.
Oletus
Pudotusvalikosta valitaan tositelajin oletuskohde, jota järjestelmä käyttää tositteita muodostettaessa.
Huom! Tositelaji täytyy olla määriteltynä, jotta järjestelmä voi muodostaa kirjanpidon tositteita automaattisesti.
Alkuluku
Määrittää numeroinnin lähtökohdan. Järjestelmä kasvattaa numeroa automaattisesti uusia tositteita luotaessa.
Uuden luontitunnus
Tällä määritellään tunnus, jonka perusteella järjestelmä muodostaa uuden tositenumeron numerointisarjaan.
Tase-erittely-välilehti
Tase-erittely-välilehdellä määritellään, miten tase-erittelyryhmät toimivat ja miten kirjaukset yhdistellään tase-erittelyille. Sama ryhmä yhdistää viennit tase-erittelyllä kirjanpitotilikohtaisesti ja erittelykohteittain, mikä helpottaa taseen seurantaa ja raportointia.
Ryhmien asetukset
Ryhmän voi valita yksittäiselle vientiriville kirjanpidon tositteella tai muissa sovelluksissa. Kun ryhmä on merkitty aktiiviseksi, se on käytettävissä myös sovellusten puolella.
Erittele aina
Kun tämä valinta on käytössä, ohjelma lisää kirjauksen yhteydessä automaattisesti “Erittele aina” -asetuksen vientiriville. Tällöin rivejä ei yhdistetä tase-erittelyllä, vaan ne näkyvät erillisinä.
Ryhmät näkyvät tase-erittelyillä samassa järjestyksessä kuin ne on asetuksissa määritelty. Järjestystä voi muuttaa helposti raahaamalla ryhmiä haluttuun kohtaan.
Alkusaldo-ryhmän tulee olla listan ensimmäisenä, koska sitä käytetään tase-erittelyä muodostettaessa tilien ja erittelykohteiden alkusaldojen erittelyyn.
Jaksotus-välilehti
Jaksotus-välilehdellä hallitaan jaksotusprofiileja, joiden avulla myynti- ja ostolaskut sekä kirjanpidon tapahtumat voidaan jaksottaa automaattisesti halutulle ajanjaksolle.
Jaksotustyökalu mahdollistaa sen, että tapahtuman vaikutus kirjautuu oikeille kuukausille ilman manuaalista kirjaamista.
Jaksotus-välilehden näkyminen edellyttää, että organisaatiolla on oikeudet Talous-Kirjanpito.
Jaksotusprofiilien asetukset
Uusille organisaatioille järjestelmään luodaan valmiit oletusprofiilit, joita voidaan tarvittaessa muokata tai poistaa. Oletuksena myyntilaskuille, ostolaskuille ja kirjanpidolle on käytössä profiili, jossa jaksotus tehdään kolmelle kuukaudelle ja jaksotus alkaa kirjanpitopäivästä. Vanhoihin organisaatioihin profiilit luodaan tarvittaessa manuaalisesti.
Asetus
Selite
Käytössä
Määrittää, missä sovelluksessa profiilia käytetään.
Oletus
Profiilin voi asettaa sovelluksen oletukseksi. Yhdellä sovelluksella voi olla yksi oletusprofiili ja oletusprofiili näkyy listassa *-merkinnällä.
Kuvaus
Profiilin nimi, jolla se tunnistetaan listassa.
Aloituskuukausi
Määrittää, kuinka monta kuukautta kirjanpitopäivän tapahtumasta eteenpäin jaksotus alkaa (0–12 kk).
Jaksojen määrä
Määrittää, kuinka monelle kuukaudelle tapahtuma jaksotetaan aloituskuukaudesta eteenpäin (enintään 60 kk).
💡 Jaksotus voi ulottua usean tilikauden yli, kunhan tulevat tilikaudet on luotu järjestelmään.
Jakosumma
Valitaan, miten summa jaetaan jakokuukausille:
Tasajako – jakaa summan tasaisesti kaikille kuukausille (oletus)
Päiväjako – jakaa summan kuukausien todellisten päivien mukaan
Päiväjako (30) – jakaa summan oletuksella, että jokaisessa kuukaudessa on 30 päivää
Varmenteet-välilehdellä hallitaan Verohallinnon rajapintavarmenteita, joita tarvitaan ilmoitusten sähköiseen lähettämiseen. Välilehti näkyy käyttäjille, joilla on henkilöstörekisterissä (Rekisterit -> Henkilöstö) Talous-Kirjanpito- tai Palkka-oikeus.
Jos organisaatiolla on jo tulorekisteriä varten hankittu varmenne, sitä voidaan käyttää myös muiden verottajalle lähetettävien ilmoitusten lähettämiseen lisäämällä se tälle välilehdelle. Ennen käyttöönottoa kannattaa varmistaa Suomi.fi-palvelusta, että organisaatiolla on tarvittavat valtuudet aineistojen lähettämiseen.
Moniyritysympäristössä ilmoitusten lähettäminen voi edellyttää erillisiä valtuuksia aliorganisaatioille http://suomi.fi -palvelussa.
Ennen varmenteen käyttöönottoa
Ennen varmenteen noutamista tulee tehdä hakemus teknisen rajapinnan käytöstä. Hakemus voidaan tehdä esimerkiksi:
Varmenne noudetaan siihen organisaatioon, jonka nimissä ilmoituksia jatkossa lähetetään. Moniyritysympäristössä varmenne noudetaan yleensä pääorganisaatioon. Jos pääorganisaatiolla ei kuitenkaan ole valtuutusta lähettää aliorganisaation palkka-aineistoja, varmenne tulee noutaa suoraan aliorganisaatioon.
Varmenteen käyttöönotto
Varmenteen voi ottaa käyttöön kahdella tavalla:
1. Käytetään pääorganisaation varmennetta
Valitse listasta se pääorganisaatio, jonka varmennetta halutaan käyttää rajapintaliikenteessä.
💡 Valikossa listataan kaikki sellaiset pääorganisaatiot, joille on myönnetyt Moniyritysliitännät-välilehdellä Talous-Kirjanpito-oikeus ja jotka ovat aktiivisia.
2. Käytetään omaa varmennetta
Aktivoi varmenne ja valitse käyttöympäristöksi Tuotanto.
Lisää teknisen rajapinnan sopimuksesta löytyvät tiedot:
Asiakkaan tunniste (CustomerId)
Asiakkaan nimi (CustomerName)
Tallenna tiedot.
Luo avaimet.
Syötä teknisen yhteyshenkilön suojasähköpostiin saamasi Siirtoavain ja kertakäyttöinen salasana (voimassa 14 vrk). Sähköposti saadaan avattua viestissä olevasta Avaa viesti -linkistä.
Syötä tekstiviestillä saatu PIN-koodi ja jatka. Viesti avautuu ja saadaan kopioitua Siirtotunnus ja Kertakäyttösalasana.
Lähetä varmennepyyntö.
Kun pyyntö onnistuu, varmenteen tiedot ja voimassaoloaika näkyvät Varmenteet-osiossa. Varmenne on voimassa kaksi vuotta.
Varmenteen uusiminen
Varmenteet uusiutuvat automaattisesti, kun niiden vanhenemiseen on alle 30 päivää.
Tarvittaessa varmenteen voi uusia myös manuaalisesti varmennerivin Uudista varmenne -toiminnolla. Manuaalinen uusiminen on mahdollista 60 päivää ennen varmenteen vanhenemista.
