Eräseuranta myyntitilauksella
Eräseuranta on lisäominaisuus, joka otetaan käyttöön erikseen organisaatiokohtaisesti. Sen käyttö edellyttää, että organisaatiolla on käytössä Varasto-moduuli. Lisätietoja käyttöönotosta saat asiakaspalvelustamme.
Eräseurantaa voidaan hyödyntää Osto- ja Myyntitilauksella, Varasto-Saldomuutoksella sekä Tuotannossa.
Eräseurannan avulla tuotteille tallennetaan erätiedot ja myyntitilauksella voidaan valita, mistä erästä tuotetta halutaan myydä. Eräseuranta otetaan käyttöön tuotekohtaisesti niille tuotteille, joille seuranta halutaan. Oletusarvoisesti eräseuranta ei ole käytössä tuotteilla.
Eräseurannan toimintatavat:
Manuaalinen erävalinta: Käyttäjä valitsee tilauksella käsin, mistä erästä tuotetta myydään.
FIFO (First In - First Out): Järjestelmä valitsee automaattisesti vanhimman erän käytettäväksi. Jos vanhin erä ei riitä, järjestelmä täydentää määrän seuraavien erien perusteella päivämäärien mukaan.
Ohje tuotekohtaisen eräseurannan määrittämisestä löytyy ohjeesta Eräseuranta tuotetiedoissa.
Myyntitilaus - eräseurantatuotteen lisääminen tilaukselle
Rivitiedoissa Eränumero-kentän poimintapainiketta klikkaamalla avautuu näkymä, jossa voi tarkastella tuotteelle tallennettuja erätietoja.
Eräseuranta-ikkunassa näytetään kaikki ne kentät, jotka on määritetty tuotteelle käyttöön. Erätietoja ei voi muokata myyntitilauksen kautta.
Jos tuotteella on käytössä manuaalinen eräseuranta, toimitettava määrä syötetään käsin Toim. määrä-kenttään eräkohtaisesti. Tuotetta voidaan jakaa useammalle erälle: jos yhden erän vapaa saldo ei riitä, puuttuva määrä voidaan myydä toisesta erästä.
Kun tuotteelle on valittu eränumerot myyntitilauksella, tuoterekisterin Eräseuranta-välilehden Varattu-sarakkeessa näytetään myyntitilauksella varattu kappalemäärä.
Myyntitilauksen toimituksen yhteydessä tuotteet kulutetaan varastosta ja Eräseuranta-näkymän Määrä-kentän arvo päivittyy automaattisesti vastaamaan ajantasaista varastomäärää.
Jos tuotteen eräseurannassa on käytössä FIFO – määrä vapaana tai FIFO – määrä varastossa, järjestelmä valitsee automaattisesti oikeat erät asetusten mukaisesti. Mikäli vanhimman erän määrä ei riitä tilattuun määrään, järjestelmä täydentää tarvittavan määrän seuraavista eristä.
Ohjelma ilmoittaa, kuinka monesta erästä tuotteita varataan tai myydään, kuinka monta kappaletta kustakin erästä kulutetaan, sekä näyttää eränumerot ja viimeiset käyttöpäivämäärät.
Jos tuotteet halutaan myydä muista eristä kuin järjestelmän automaattisesti valitsemista, voidaan eräkohtaisia kappalemääriä muuttaa. Tämä tehdään klikkaamalla Eränumero-kentän poimintapainiketta rivillä ja syöttämällä haluttu määrä käsin kyseisen erän kohdalle.
Jos myytävä kappalemäärä ylittää erässä tai erissä olevan määrän, ohjelma antaa ilmoituksen, jossa näytetään eränumero ja kyseisen erän kappalemäärä.
Mikäli Eränumero-taulukossa toimitettavaksi määritetään muutetaan suurempi määrä kuin mitä kyseisessä erässä on, eränumeron saldo menee negatiiviseksi (miinukselle).
Tämä mahdollistaa tilanteet, joissa tilausvahvistus on jo annettu ja samasta erästä on tulossa lisätoimitus. Tällöin tuotteita voidaan toimittaa kyseisestä erästä myyntitilauksella jo ennen kuin ostotilauksen varastoon saavutus on kirjattu varastoon. Kun ostotilaus myöhemmin kirjataan saapuneeksi, erän saldo päivittyy automaattisesti huomioiden aiemmat varaukset.
Ennen kuin tilaus voidaan toimittaa, on myytävien tuotteiden kohdalla rivitiedoissa määritettävä, mistä erästä tuotteet toimitetaan. Jos tuotteella on käytössä FIFO-asetus, järjestelmä valitsee erät automaattisesti niin, että vanhimmat erät kulutetaan ensin.
Mikäli tuotteelle on asetettu Manuaalinen eräseuranta ja tilausriveillä ei ole valittu erää, josta tuote toimitetaan, antaa ohjelma virheilmoituksen, kun Toimita-painiketta klikataan. Ilmoituksessa osoitetaan ne rivit, joilta eränumero puuttuu.
Jos tuotteella on käytössä eräseuranta, tuotetta ei voida toimittaa ilman eränumeron määrittämistä.
Varasto > Saldomuutos -sovelluksessa voidaan lisätä erätiedot myös sellaiselle tuotteen varastomäärälle, jolta ne puuttuvat.
Kun myyntitilaus toimitetaan, tuotteet vähennetään normaalisti varastosaldosta sekä niistä eristä, jotka on rivillä määritetty toimitettaviksi.
Alla olevassa esimerkissä tilattu määrä ylittää yksittäisten erien määrät. Tämän vuoksi järjestelmä kulutti tuotteet useammasta erästä tuotteen FIFO-asetuksen mukaisesti (FIFO – määrä vapaana tai FIFO – määrä varastossa). Samalla tavalla erät voidaan valita myös manuaalisesti, jos tuotteella on käytössä manuaalinen eräseuranta.
