Verkkolasku tai suoramaksu yksityishenkilölle
Ennen verkkolaskujen tai suoramaksujen lähettämisen aloittamista on tehtävä seuraavat toimenpiteet:
Pankin kanssa täytyy tehdä sopimus verkkolaskujen lähettämisestä.
Myyntilaskun asetuksiin (Asetukset > Sovelluskohtaiset asetukset > Talous > Myyntilasku > E-laskun laskuttajailmoitus -välilehti) tallennetaan laskutusaiheen koodi ja laskutusaiheen nimi. Lisätietoa asetusten ohjeesta. Huom. Laskutusaihe-kenttään syötettyä tietoa tarvitaan laskuttajailmoituksen tekemiseen.
Jokaista pankkia kohden täytyy tehdä oma laskuttajailmoitus finanssialan keskusliiton sivuilla ja lähettää laskuttajailmoitukset pankkiin.
Talous > Pankki > Verkkolaskut ja siellä Toiminnot-valikko > E-Laskun laskuttajailmoitus -linkki, jota napsauttamalla päästään tekemään laskuttajailmoitus.
Laskuttajan tarjoamat palvelut -kohdassa valitaan tehdäänkö laskuttaja ilmoitus E-laskuja vai E-laskuja ja suoramaksua varten.
Laskutusaiheen koodi -kenttään annetaan sama tieto kun annettiin myyntilaskun asetuksissa Laskutusaihe-kenttään.
Huom. Nordealle menevässä ilmoituksessa tulee laittaa Ohje vastaanottajalle -kenttään jotakin tietoa, että aineistoon muodostuu SellerInstructionFreeText-elementti (Nordea vaatii ko. elementin).
Laskuttajailmoituksen teossa annetaan alussa seuraavat valinnat: Lisää, Muuta tai Poista.
Mikäli ilmoitusta ei ole vielä lähetetty tai lähetys on päätynyt virheeseen, tehdään lähetys Lisää-valinnalla.
Kun ilmoitus on onnistuneesta lähetetty, sitä voidaan muuttaa Muuta-valinnalla tai poistaa ilmoitus Poista-valinnalla.
Laskuttajailmoitukset lähetetään oman pankin kautta kaikille niille pankeille, joiden asiakkaille halutaan lähettää E-laskuja.
Laskuttajailmoitus lähetetään menemällä Talous > Pankki > Verkkolaskut > Lähtevät ja siellä Lisää tiedosto -painikkeen avulla poimitaan tehdyt laskuttajailmoitukset ja tallennettaessa ne tallentuvat Lähettämättä -välilehdelle. Lähettämättä -välilehdeltä laskuttajailmoitukset voidaan lähettää pankkiin valitsemalla tiedostot ja napsauttamalla Lähetä pankkiin -painiketta .
Laskuttajailmoitusten lähettämisen jälkeen laskun vastaanottajan on mahdollista tilata oman verkkopankin kautta E-lasku tai tehdä pankin kanssa sopimus suoramaksusta.
Asiakkaan tilatessa verkkopankin kautta E-laskun tai tehdessä pankin kanssa suoramaksusopimuksen, tulee pankista vastaanottajailmoituksen muodossa tiedot laskuttajalle (Vastaanottajailmoitus löytyy verkkolaskujen Käsittelemättä tai Lataamatta-välilehdeltä), jonka perusteella asiakastietoihin tallennetaan seuraavat tiedot (mikäli pankkiyhteysasetuksissa on määritelty aineiston automaattinen käsittely, tallennetaan tiedot automaattisesti. Alla verkkolaskun vastaanottoilmoitusten automaattinen käsittely -kohdassa tarkempaa tietoa automaattikäsittelystä) :
Lisätiedot-välilehdelle verkkolaskujen vastaanottajailmoitus kohtaan laitetaan valinta haluttuun laskutusaihe kohtaan, sekä tallennetaan verkkolaskutiedot.
Oletukset-välilehdellä valitaan Laskutusaihe-vaikosta käytettävä laskutusaihe.
Oletukset-välilehdellä valitaan Tulostuspohja-valikosta Finvoice-Suoramaksu (suoramaksun ollessa kyseessä) tai Finvoice (E-laskujen ollessa kyseessä)
Asetusten tallentamisen jälkeen seuraava lasku voidaan lähettää valitsemalla Tulosta-valikko > Kohde > Pankki, Tulosta-valikko > Tulostuspohja > Verkkolasku > Finvoice tai Finvoice-Suoramaksu ja Tulosta > Tulosta. Mikäli asiakastiedoissa on jo määritelty tulostustavaksi Pankki ja Tulostuspohjaksi Finvoice tai Finvoice-Suoramaksu, voidaan tulostaa napsuttamalla Tulosta-painiketta tai valita Tulosta > Tulosta.Laskulta tarkistetaan ennen tulostamista, että Perustiedot-välilehdellä on Laskutusaihe-kohdassa valittuna laskutusaihe (mikäli tallennettu asiakastiedon taakse, tulee se automaattisesti).Suoramaksun ollessa kyseessä laskuttaja lähettää lisäksi maksajalle laskun tiedot laskuttajan ja maksajan keskenään sopimalla tavalla.Kuluttaja-asiakkaille ei voida lähettää e-laskuna hyvityslaskuja eikä maksumuistutuslaskuja.
Verkkolaskun vastaanottoilmoitusten automaattinen käsittely (liittyy suoramaksuun ja E-laskutukseen yksityishenkilölle)
Pankista noudettaessa vastaanottajailmoitusaineisto käsitellään automaattisesti, mikäli pankkiyhteysasetuksissa (Asetukset > Sovelluskohtaiset asetukset > Talous > Pankkiyhteydet) on Käsittele aineisto automaattisesti -valinta aktiivisena ja verkkolasku osoite on tulevassa aineistossa sama kuin toimipaikan tietoihin (Rekisterit > Organisaatio > Toimipaikat) määritelty.
Manuaalisesti käsittelyn voi tehdä verkkolaskujen Etsi-näkymässä Käsittelemättä-välilehdellä valitsemalla haluttu aineisto ja napsauttamalla Suorita-painiketta.
Aineisto käsitellään vain, jos aineistossa tuleva laskutusaiheen koodi löytyy myös myyntilaskun asetuksista E-Laskun laskuttajailmoitus -välilehdeltä.
Aineistossa tulevan viitenumeron perusteella etsitään asiakas myyntilaskuista tai y-tunnuksella/henkilötunnuksella/asiakasrekisterin ulkoisella numerolla asiakasrekisteristä. Yleensä käytetään viimeisimmän laskun viitenumeroa.
Kun asiakas on tunnistettu, valitaan aineiston perusteella joko tietojen päivitys tai poisto.
Päivitys, päivittää seuraavat asiakasrekisterin tiedot (Rekisterit > Asiakkaat)
Lisätiedot-välilehden E-Laskun vastaanottajailmoitukset -kohdassa laskutusaihe asetetaan oletukseksi ja verkkolaskutiedot tallennetaan.
Oletukset-välilehden Laskutusaihe-valikkoon asetetaan oikea laskutusaihe.
Oletukset-välilehden Tulostustapa-valikkoon asetetaan Pankki ja Tulostuspohja-valikkoon asetetaan Finvoice tai Finvoice-Suoramaksu.
Poisto, poistaa asiakkaalta asiakasrekisteristä seuraavat tiedot:
Lisätiedot-välilehdeltä poistetaan laskutusaihe. Otetaan oletus valinta pois mikäli aineistossa oleva oli oletus laskutusaihe.
Mikäli laskutusaiheita ei ole asiakasrekisterissä aktiivisena kyseisellä asiakkaalla useampaa, otetaan myös asiakkaan verkkolaskuosoitteet pois ja laskuntulostustapa tiedot nollataan, jotta asiakkaalle ei enää yritetä lähettää verkkolaskuja.
Aineiston automaattikäsittelyn jälkeen, seuraava lasku asiakkaalle voidaan lähettää joko suoramaksuna tai E-laskuna.
Laskutusilmoituksen poistopyynnön luominen ja lähettäminen pankkiin
Jos laskuttajailmoitus täytyy poistaa pankista, esimerkiksi laskutusohjelmiston vaihtuessa tai kuluttajalaskutuksen päättyessä, toimi seuraavasti:
Hae alkuperäinen laskuttajailmoitus
Siirry kohtaan Talous > Pankki > Verkkolaskut > Lähtevät: Lähetetty-välilehti. Poista päivämäärärajoitukset ja järjestä tiedot Aineisto-sarakkeen mukaan nousevasti. Laskuttajailmoitukset löytyvät tiedostonimelläLaskuttajailmoitus_uusi_xxxxxx.txt.Lataa tiedosto omalle koneelle
Lataa yksi laskuttajailmoituksista (pankilla ei ole väliä) Lataa tiedosto -painikkeella ja tallenna se haluttuun kansioon.Muodosta poistotiedosto
Mene kohtaan Talous > Pankki > Verkkolaskut ja valitse Toiminnot > E-laskun laskuttajailmoitus.Lataa palveluun edellisessä vaiheessa tallennettu
Laskuttajailmoitus_uusi_xxxxxx.txt.Valitse Poisto-toiminto.
Valitse kaikki pankit, joihin poistopyyntö halutaan lähettää.
Tallenna tiedosto omalle koneelle. Tiedosto tallentuu nimellä
Laskuttajailmoitus_poisto_xxxxxx.txt.
Lataa poistotiedosto Netbaroniin
Siirry kohtaan Talous > Pankki > Verkkolaskut > Lähtevät: Lähettämättä-välilehti.Valitse Lataa tiedosto ja sen jälkeen Lisää tiedosto.
Ladattu poistotiedosto tulee näkyviin Lähettämättä-välilehdelle (yksi tiedosto jokaista valittua pankkia kohden).
Lähetä poistopyyntö pankkiin
Valitse lähetettävät tiedostot ja paina Lähetä pankkiin.
Verkkolasku APIX-operaattorin kautta kuluttajalle
Apix Messaging Oy on kehittänyt verkkolaskuosoitteen, joka mahdollistaa kuluttajien, yhdistysten, yksityisten elinkeinonharjoittajien ja kevytyrittäjien verkkolaskujen vastaanoton uusiin mobiilisovelluksiin.
Kuluttajat voivat tilata verkkolaskuosoitteensa Apixilta ja ilmoittaa sen laskuttajilleen.