Verkkolasku tai suoramaksu yksityishenkilölle

Ennen verkkolaskujen tai suoramaksujen lähettämistä tulee tehdä seuraavat toimenpiteet:

1. Sopimus pankin kanssa
   Pankin kanssa tulee tehdä sopimus verkkolaskujen lähettämisestä.

2. Myyntilaskun asetukset
   Myyntilaskun asetuksiin (Asetukset > Sovelluskohtaiset asetukset > Talous > Myyntilasku > E-laskun laskuttajailmoitus -välilehti) tallennetaan laskutusaiheen koodi ja laskutusaiheen nimi. Lisätietoa asetusten ohjeesta. Huom! Laskutusaihe-kenttään syötetty tieto tarvitaan laskuttajailmoituksen tekemiseen.

3. Laskuttajailmoitus pankkeihin

   • Valitse Talous > Pankki > Verkkolaskut ja sieltä Toiminnot-valikko > E-laskun laskuttajailmoitus -linkki. Pääset tekemään laskuttajailmoituksen.

   • Laskuttajan tarjoamat palvelut valitaan sen mukaan, tehdäänkö ilmoitus E-laskuja vai E-laskuja ja suoramaksua varten.

   • Laskutusaiheen koodi -kenttään syötetään sama tieto kuin myyntilaskun asetuksissa Laskutusaihe-kenttään.

   • Huom! Nordealle menevässä ilmoituksessa Ohje vastaanottajalle -kenttään täytyy lisätä tietoa, jotta aineistoon muodostuu SellerInstructionFreeText-elementti (Nordea vaatii tämän).

   • Laskuttajailmoituksen luomisessa annetaan valinta Lisää, Muuta tai Poista.

     • Jos ilmoitusta ei ole vielä lähetetty tai lähetys on epäonnistunut, käytä Lisää-valintaa.

     • Onnistuneen ilmoituksen voi myöhemmin muuttaa Muuta-valinnalla tai poistaa Poista-valinnalla.

   • Ilmoitukset lähetetään oman pankin kautta kaikille niille pankeille, joiden asiakkaille halutaan lähettää E-laskuja.

     • Valitse Talous > Pankki > Verkkolaskut > Lähtevät

     • Poimi tehdyt laskuttajailmoitukset Lisää tiedosto -painikkeella ja tallenna. Valitut tiedostot tulevat näkyviin Lähettämättä -välilehdelle.

     • Lähettämättä -välilehdellä valitse tiedostot ja klikkaa Lähetä pankkiin -painiketta.

4. Asiakkaan tilaus
   Laskuttajailmoitusten lähettämisen jälkeen laskun vastaanottaja voi tilata E-laskun oman verkkopankin kautta tai tehdä pankin kanssa sopimuksen suoramaksusta. Pankista saadaan vastaanottajailmoitus (löytyy verkkolaskujen Käsittelemättä tai Lataamatta-välilehdeltä), jonka perusteella seuraavat tiedot tallennetaan asiakastietoihin (jos pankkiyhteysasetuksissa on päällä automaattinen käsittely, tiedot tallentuvat automaattisesti):

   • Lisätiedot-välilehti: Verkkolaskujen vastaanottajailmoitus -kohtaan valinta haluttuun laskutusaiheeseen ja tallennetaan verkkolaskutiedot

   • Oletukset-välilehti: valitaan käytettävä laskutusaihe ja tulostuspohjaksi valitaan Finvoice-Suoramaksu (suoramaksu) tai Finvoice (E-lasku)

5. Laskun lähetys
   Seuraava lasku voidaan lähettää valitsemalla Tulosta-valikko > Kohde > Pankki ja Tulosta-valikko > Tulostuspohja > Verkkolasku > Finvoice tai Finvoice-Suoramaksu ja lopuksi Tulosta.

💡 Jos asiakastiedoissa on jo määritelty tulostustavaksi Pankki ja tulostuspohjaksi Finvoice tai Finvoice-Suoramaksu, laskun voi lähettää suoraan klikkaamalla Tulosta-painiketta.

Ennen tulostusta tarkistetaan, että Perustiedot-välilehdellä on valittuna laskutusaihe. Jos se on tallennettu asiakastiedon taakse, se valitaan automaattisesti.

Suoramaksua käytettäessä laskuttaja lähettää maksajalle laskun tiedot sovitulla tavalla.

Kuluttaja-asiakkaille ei voida lähettää hyvityslaskuja tai maksumuistutuslaskuja E-laskuna.

Verkkolaskun vastaanottoilmoitusten automaattinen käsittely

💡 Tämä ohje Liittyy suoramaksuun ja E-laskutukseen yksityishenkilölle.

Kun pankista noudettu vastaanottajailmoitusaineisto käsitellään, järjestelmä tekee sen automaattisesti, jos pankkiyhteysasetuksissa (Asetukset > Sovelluskohtaiset asetukset > Talous > Pankkiyhteydet) Käsittele aineisto automaattisesti -asetus on päällä ja aineistossa oleva verkkolaskuosoite täsmää toimipaikan tietoihin (Rekisterit > Organisaatio > Toimipaikat).

Aineiston voi käsitellä myös manuaalisesti:

1. Siirry verkkolaskujen Etsi-näkymään

2. Avaa Käsittelemättä-välilehti

3. Valitse haluttu aineisto ja klikkaa Suorita-painiketta.

Aineisto käsitellään vain, jos sen sisältämä laskutusaiheen koodi löytyy myös myyntilaskun asetuksista E-Laskun laskuttajailmoitus -välilehdeltä.

Asiakas etsitään aineistossa olevan viitenumeron perusteella myyntilaskuista tai vaihtoehtoisesti asiakasrekisteristä Y-tunnuksen, henkilötunnuksen tai asiakasrekisterin ulkoisen numeron avulla. Yleensä käytetään viimeisimmän laskun viitenumeroa.

Kun asiakas on tunnistettu, valitaan aineiston mukaan joko tietojen päivitys tai poisto.

Tietojen päivitys

Päivitystoiminto muokkaa seuraavia asiakasrekisterin (Rekisterit > Asiakkaat) tietoja:

• Lisätiedot-välilehti:

  • Laskutusaihe asetetaan asiakkaan oletukseksi E-Laskun vastaanottajailmoitukset -kohdassa.

  • Verkkolaskutiedot tallennetaan.

• Oletukset-välilehti:

  • Laskutusaihe asetetaan aineiston mukaiseksi.

  • Tulostustapa asetetaan arvoon Pankki.

  • Tulostuspohja asetetaan Finvoice tai Finvoice-Suoramaksu.

Tietojen poisto

Poistotoiminto poistaa asiakkaalta seuraavat tiedot:

• Lisätiedot-välilehdeltä:

  • Laskutusaihe poistetaan ja oletus-valinta poistetaan, jos kyseessä oli oletuslaskutusaihe.

• Mikäli asiakkaalla ei ole muita aktiivisia laskutusaiheita:

  • Kaikki verkkolaskuosoitteet poistetaan.

  • Laskuntulostustavan tiedot nollataan, jotta asiakkaalle ei enää yritetä lähettää verkkolaskuja.

Aineiston automaattikäsittelyn jälkeen, seuraava lasku asiakkaalle voidaan lähettää joko suoramaksuna tai E-laskuna.

 E-laskun käyttöönoton muistilista:

1. Valitse ja tallenna laskutusaiheen koodi

2. Valitse, otatko E-laskun vai suoramaksun

3. Valitse pankit, joihin lähetät laskuttajailmoitukset ja lähetä ilmoitukset

4. Käsittele vastaanottoilmoitukset tai laita päälle Käsittele aineisto automaattisesti -valinta pankkiyhteysasetuksissa

5. Lähetä seuraava lasku vastaanottajalle joko suoramaksuna tai E-laskuna.

Laskutusilmoituksen poistopyynnön luominen ja lähettäminen pankkiin

Jos laskuttajailmoitus täytyy poistaa pankista, esimerkiksi laskutusohjelmiston vaihtuessa tai kuluttajalaskutuksen päättyessä, toimi seuraavasti:

1. Hae alkuperäinen laskuttajailmoitus
   Siirry kohtaan Talous > Pankki > Verkkolaskut > Lähtevät: Lähetetty-välilehti. Poista päivämäärärajoitukset ja järjestä tiedot Aineisto-sarakkeen mukaan nousevasti. Laskuttajailmoitukset löytyvät tiedostonimellä Laskuttajailmoitus_uusi_xxxxxx.txt.

2. Lataa tiedosto omalle koneelle
   Lataa yksi laskuttajailmoituksista (pankilla ei ole väliä) Lataa tiedosto -painikkeella ja tallenna se haluttuun kansioon.

3. Muodosta poistotiedosto
   Mene kohtaan Talous > Pankki > Verkkolaskut ja valitse Toiminnot > E-laskun laskuttajailmoitus.

   • Lataa palveluun edellisessä vaiheessa tallennettu Laskuttajailmoitus_uusi_xxxxxx.txt.

   • Valitse Poisto-toiminto.

   • Valitse kaikki pankit, joihin poistopyyntö halutaan lähettää.

   • Tallenna tiedosto omalle koneelle. Tiedosto tallentuu nimellä Laskuttajailmoitus_poisto_xxxxxx.txt.

4. Lataa poistotiedosto Netbaroniin
   Siirry kohtaan Talous > Pankki > Verkkolaskut > Lähtevät: Lähettämättä-välilehti.

   • Valitse Lataa tiedosto ja sen jälkeen Lisää tiedosto.

   • Ladattu poistotiedosto tulee näkyviin Lähettämättä-välilehdelle (yksi tiedosto jokaista valittua pankkia kohden).

5. Lähetä poistopyyntö pankkiin
   Valitse lähetettävät tiedostot ja paina Lähetä pankkiin.

Laskutusilmoitusten siirtäminen toisesta järjestelmästä NetBaroniin

Laskutusilmoitusten siirtäminen voidaan tehdä kahdella tavalla.

1. Vanhasta järjestelmästä ladataan käyttöönoton yhteydessä pankkiin lähetetty laskuttajailmoitus (1 kpl) ja kyseisetä ilmoituksesta tehdään muutosilmoitus, joka lähetetään NetBaronista pankkiin. Tällöin asiakkaan sopimukset säilyvät katkeamattomina ja uusia tilauksia ei tarvitse tehdä.

Katso tästä tarkemmat ohjeet

1. Lataa vanhasta järjestelmästä yksi pankkiin lähetty laskuttajailmoitus. Tämän yhden pankin laskuttajailmoituksen avulla voit luoda muutetun laskuttajailmoituksen kaikkiin pankkeihin. Ladattavan tiedoston tulee olla tekstitiedosto (.txt). Mikäli tiedostoa ei ole mahdollista ladata vanhasta järjestelmästä, yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö voi pyytää laskuttajailmoitustiedoston pankista.

2. Siirry NetBaronissa Talous > Pankki > Verkkolaskut-sivulle ja valitse Toiminnot > E-laskun laskuttajailmoitus, jolloin siirryt osoitteeseen laskuttajailmoitus.finanssiala.fi.

3. Poimi kohdassa yksi ladattu tiedosto Valitse tiedosto -painikkeella

4. Klikkaa Muutos-painiketta, jolloin pääset muokkaamaan ilmoituksen tietoja.

5. Täytä lomakkeelle tiedot. Ilmoita uusi ja vanha verkkolaskuosoite. Laskutusaiheen koodi ja nimi säilyvät samana.

6. Tallenna tiedosto omalle koneellesi Tallenna-painikkeella. Pistä muistiin mihin kansioon tallensit tiedoston. Tiedostoja muodostuu yksi kappale, mutta tiedoston sisällä on jokaista valittua pankkia varten uudet tiedot.

7. Palaa NetBaroniin ja mene Talous > Pankki > Verkkolaskut-sivulle

8. Lisää tiedosto -painikkeella lisää kohdassa kuusi luotu tiedosto omalta koneelta.

9. Mene Lähettämättä-välilehdelle, valitse tiedosto ja lähetä se pankkiin (vihreä Lähetä pankkiin -painike).

10. Myyntilaskun asetuksiin (Asetukset > Sovelluskohtaiset asetukset > Talous > Myyntilasku > E-laskun laskuttajailmoitus -välilehti) tallennetaan laskutusaiheen koodi ja laskutusaiheen nimi. Lisätietoa asetusten ohjeesta. Näiden täytyy olla täsmälleen samat kuin laskuttajailmoituksen muutoksessa olleet tiedot (kohta viisi).

2. Vanhassa järjestelmässä poistetaan laskuttajailmoitukset ja NetBaronissa luodaan kokonaan uudet laskuttajailmoitukset. Tällöin asiakkaiden tulee tilata uudelleen E-laskut tai suoramaksut.

Verkkolasku Finago Apix -operaattorin kautta kuluttajalle

Apix Messaging Oy on kehittänyt verkkolaskuosoitteen, joka mahdollistaa kuluttajien, yhdistysten, yksityisten elinkeinonharjoittajien ja kevytyrittäjien verkkolaskujen vastaanoton uusiin mobiilisovelluksiin.

Kuluttajat voivat tilata verkkolaskuosoitteensa Finago Apixilta ja ilmoittaa sen laskuttajilleen.