Yleiset asetukset: Talous | NetBaron instructions

Yleisissä asetuksissa Talous-välilehdellä voit määrittää laskutuksessa ja tilauksissa käytettäviä perustietoja sekä hallita kustannusten ja tuottojen kohdistamista eri seurantakohteille.

Asetuksissa voit esimerkiksi:

Määrittää maksuehtoja ja toimitustietoja laskuille ja tilauksille.
Hallita kustannuspaikkoja ja työnumeroita kulujen ja tuottojen seurantaa varten.
Luoda jakosuhdeprofiileja, joilla ostolaskujen kustannuksia voidaan jakaa automaattisesti.
Määrittää dimensioita ja dimensioprofiileja sisäisen laskennan tarpeisiin.
Hallita ALV-prosentteja, niiden oletusarvoja, voimassaoloaikoja ja tiliöintiasetuksia.

Asetusten sijainti: Asetukset → Yleiset → Talous

Maksuehdot

Maksuehdoilla määritetään esimerkiksi laskun maksuaika, eräpäivän muodostuminen ja mahdollinen kassa-alennus. Samoja maksuehtoja voidaan käyttää osto- ja myyntilaskuilla sekä tilauksilla.

Maksuehdon lisääminen tai muokkaaminen

Avaa Maksuehdot-välilehti.
Valitse Uusi tai avaa olemassa oleva maksuehto listalta.
Anna maksuehdolle nimi ja määritä tarvittavat asetukset.
Valitse Aktiivinen, jotta maksuehto on käytettävissä.
Tallenna muutokset.

Vain aktiiviset maksuehdot näkyvät laskujen ja tilausten Maksuehto-pudotusvalikossa. Maksuehtojen valikkojärjestystä voit muuttaa Ylös- ja Alas-painikkeilla.

Maksuehtoja ei voi poistaa itse, mutta tarpeettoman maksuehdon voi poistaa käytöstä poistamalla Aktiivinen-valinnan. Ei-aktiiviset maksuehdot näkyvät listalla miinusmerkillä (-) merkittyinä.

Maksuehdon asetukset

Kenttä	Selite
Kuvaus	Maksuehdon nimi, esimerkiksi 14 pv netto. Enimmäispituus on 250 merkkiä.
Lisättävä määrä	Eräpäivän laskennassa käytettävä aika. Eräpäivä muodostuu lisäämällä kentän arvon laskun päivämäärään.
Yksikkö	Valitse, lasketaanko maksuaika päivinä vai kuukausina.
Kassa-ale
Alennuspäivät	Kuinka monta päivää laskutuspäivästä kassa-alennus on voimassa. Alennuspäivä näkyy laskulla kassa-alennuspäivämäärän kohdalla.
Alennusprosentit	Kassa-alennuksen prosentti, enintään kahden desimaalin tarkkuudella. Vaikuttaa myynti-, osto- ja eräajolaskuihin.

Kassalla käytettävät maksuehdot

Maksuehdolle voidaan määrittää myös Kassa-sovelluksessa käytettäviä asetuksia.

Asetus	Vaikutus
Käytössä	Maksuehto on käytettävissä kassamaksuissa.
Pyöristys (0.05)	Käteismaksun kuittiin lisätään tarvittaessa pyöristysrivi lähimpään viiteen senttiin.
Maksutapa	Maksuehtoon liitettävä maksutapa, jonka perusteella maksupäätteeltä palautuva tapahtuma tunnistetaan.

Esimerkki: Luottokorttimaksun määrittäminen

Luo uusi maksuehto ja anna nimeksi esimerkiksi Luottokortti.
Valitse Kohde-kenttään Luotto.
Aktivoi Kassamaksusuoritus.
Tallenna muutokset.

Maksutavalle voidaan määrittää oletustili kohdassa Rekisterit → Toimipaikat → Oletukset-välilehti.

Toimitustavat ja toimitusehdot

Toimitustapojen ja toimitusehtojen avulla voit määrittää laskuilla ja tilauksilla käytettävät toimitustiedot.

Toimitustapa kertoo, miten tuote toimitetaan, esimerkiksi Nouto tai Posti.
Toimitusehto määrittää toimitukseen liittyvät sovitut ehdot.

Uuden toimitustavan tai toimitusehdon lisääminen

Avaa Toimitustavat- tai Toimitusehdot-välilehti.
Valitse Uusi.
Anna toimitustavalle tai toimitusehdolle nimi.
Valitse Aktiivinen, jotta tieto näkyy laskujen ja tilausten valintalistoissa.
Tallenna muutokset.

Voit muokata olemassa olevaa toimitustapaa tai toimitusehtoa valitsemalla sen listalta ja päivittämällä tiedot.

Huom! Toimitustapoja ja toimitusehtoja ei voi poistaa itse. Tarpeettomat vaihtoehdot voi poistaa käytöstä poistamalla Aktiivinen-valinnan. Ei-aktiiviset vaihtoehdot näkyvät asetuslistalla miinusmerkillä (-) merkittyinä.

Kustannuspaikat – kulujen ja tuottojen seuranta

Kustannuspaikkojen avulla voit kohdistaa yrityksen kuluja ja tuottoja esimerkiksi eri osastoille tai liiketoimintayksiköille.

Voit myös määrittää kustannuspaikkakohtaisesti, ketkä käyttäjät voivat tarkastaa ja hyväksyä kyseiselle kustannuspaikalle kohdistettuja ostolaskuja.

Kustannuspaikan lisääminen ja muokkaaminen

Avaa Kustannuspaikat-välilehti.
Valitse Uusi tai avaa olemassa oleva kustannuspaikka listalta.
Anna kustannuspaikan numero ja selite.
Määritä tarvittaessa muut asetukset sekä tarkastajat ja hyväksyjät.
Tallenna muutokset.

Kustannuspaikat näkyvät listalla nousevassa numerojärjestyksessä. Kustannuspaikkaa ei voi tallentaa, jos pakollisia tietoja puuttuu tai käytössä on jo sama kustannuspaikkanumero. Muutoksista tallentuu tieto tilamuutoksiin.

bulb Kustannuspaikkoja voi myös tuoda ja viedä CSV-tiedostona valitsemalla Toiminnot → Tuonti/Vienti.

Mistä laskulle tuleva kustannuspaikka määräytyy?

Esimerkiksi myyntilaskulla kustannuspaikka poimitaan automaattisesti seuraavassa järjestyksessä:

Tuote – tuotteelle määritetty kustannuspaikka.
Asiakas – asiakkaalle määritetty kustannuspaikka, jos tuotteella ei ole määritystä.
Toimipaikka – toimipaikan oletuskustannuspaikka, jos edellisistä ei löydy määritystä.

Kustannuspaikan voi tarvittaessa valita tai vaihtaa myös käsin.

Vinkki: Jos laskulle tulee väärä kustannuspaikka, tarkista ensin tuotteen kustannuspaikka-asetus ja sen jälkeen asiakkaan ja toimipaikan oletukset.

Huom. Kustannuspaikkatiedot voidaan rajata pois raportilta asettamalla hakuehdoissa kustannuspaikan arvoksi “-” (miinusmerkki). Tämä toimii raporteilla, joissa kustannuspaikkatieto on käytettävissä.

Yhteiset kustannukset -asetus

Kustannuspaikalle voidaan määrittää Yhteiset kustannukset -valinta.

Sen avulla kustannuspaikalle voidaan kerätä esimerkiksi yrityksen yhteisiä vuokrakuluja. Tietoja voidaan hyödyntää kirjanpidon raporteilla 281, 361, 362 ja 363.

Lisätietoa: Kirjanpitoraportit.

Kustannuspaikan ostolaskujen tarkastajien ja hyväksyjien määrittäminen

Voit määrittää kustannuspaikalle käyttäjät, jotka saavat tarkastaa tai hyväksyä sille kohdistettuja ostolaskuja.

Valitse kustannuspaikka listalta.
Etsi Tarkastajat- tai Hyväksyjät-osio.
Valitse käyttäjä Henkilöt-listalta.
Siirrä käyttäjä Valitut-listalle nuolipainikkeella.
Tallenna muutokset.

Tarkastajat ja hyväksyjät määritetään erikseen.

Jos käyttäjä ei näy valintalistalla, tarkista henkilöstörekisteristä, että hänelle on annettu tarvittava Ostoreskontra-Tarkastusoikeus tai Ostoreskontra-Hyväksyntä-oikeus.

Lisäksi käyttäjällä tulee olla valittuna asetus Ostoreskontra – Näytä tarkastajien/hyväksyjien poiminnoissa.

Määritykset vaikuttavat sovelluksiin, joissa kustannuspaikka on käytössä.

Jakosuhdeprofiilit – ostolaskun rivien jakaminen

Jakosuhdeprofiilin avulla voit luoda valmiin jakomallin ostolaskun rivin kustannusten kohdistamiseen usealle kustannuspaikalle tai työnumerolle.

Esimerkki: Yrityksen toimitilakulujen jakaminen

Yrityksen toimitilakulut halutaan jakaa Hallinnon ja Myynnin kustannuspaikoille seuraavasti:

Kustannuspaikka	Jakosuhde
Hallinto	0,60 (60 %)
Myynti	0,40 (40 %)
Yhteensä	1,00 (100 %)

Kun profiilia käytetään 1 000 euron ostolaskurivillä, kustannuksista kohdistetaan 600 euroa Hallinnolle ja 400 euroa Myynnille.

Jakosuhdeprofiilin luominen

Avaa Jakosuhdeprofiilit-välilehti.
Luo uusi profiili ja anna sille kuvaava nimi.
Valitse kustannuspaikat tai työnumerot, joille kustannukset jaetaan.
Määritä kullekin jakosuhde.
Varmista, että jakosuhteiden summa on 1,00.
Tallenna profiili.

Huom! Jakosuhdeprofiilin voi poistaa vain, jos sitä ei ole määritetty minkään toimittajan oletusprofiiliksi.

Kuva: Jakosuhdeprofiilit ostolaskulla

Työnumerot – tapahtumien kohdistaminen ja seuranta

Työnumeroiden avulla voit kohdistaa tapahtumia tietylle työlle tai muulle seurattavalle kokonaisuudelle.

Työnumeroita käytetään esimerkiksi Lasku-, Tilaus- ja Kello-moduuleissa. Myös Projekti-, Huolto- ja Tuotanto-moduulien työnumerot näkyvät työnumerovalinnoissa Talouden työnumeroiden rinnalla.

Työnumeron lisääminen

Avaa Työnumerot-välilehti.
Valitse Uusi.
Anna työnumero ja sitä kuvaava selite.
Määritä tarvittaessa alku- ja loppupäivä.
Tallenna muutokset.

Voit hakea olemassa olevia työnumeroita Etsi-kentästä numeron, kuvauksen tai niiden osan perusteella.
Työnumeroita voi myös tuoda ja viedä CSV-tiedostona valitsemalla Toiminnot → Tuonti/Vienti.
Peruuta -painikkeella työnumero voidaan merkitä peruutetuksi.

Työnumeron asetukset ja rajoitukset

Kenttä	Selite
Työnumero	Yksilöllinen tunniste, joka voi sisältää kirjaimia ja numeroita.
Kuvaus	Työnumeroa kuvaava teksti.
Alkupäivä	Työnumeron näkyvyyden alkupäivä hakunäkymässä. Kuluvan päivän saa kaksoisklikkaamalla.
Loppupäivä	Työnumeron näkyvyyden päättymispäivä hakunäkymässä.

Työnumeron tulee olla yksilöllinen. Jos haluat käyttää samantapaista tunnistetta usealle työlle, lisää siihen erottava osa, esimerkiksi TM20567 ja TM20567-2.

Työnumeron muotoilussa huomioitavaa:

Työnumero voi sisältää kirjaimia ja numeroita, mutta ei pilkkua.
Ohjelma tulkitsee työnumeron kaksiosaisena siten, että kirjaimet tulevat ennen numeroita.
Jos syötät esimerkiksi 6A, ohjelma tallentaa sen muodossa A6.

bulb Vinkki: Jos haluat tulostaa raportin ilman työnumerotietoja, syötä raportin hakuehtoihin työnumerokenttään merkki - (miinusmerkki).

Työnumeron näkyvyys ja käyttöoikeudet

Alku- ja loppupäivä rajaavat työnumeron näkyvyyttä hakunäkymässä, mutta eivät estä työnumeron käyttöä.

Käsin luodulle työnumerolle annetaan automaattisesti kirjoitusoikeus sen luoneelle käyttäjälle käyttäjätasosta riippumatta. Uusien työnumeroiden luominen edellyttää kuitenkin oikeuksia Yleisiin asetuksiin. Ilman niitä käyttäjä ei voi lisätä työnumeroita myöskään moduulien työnumeropoiminnoista.

Dimensiorekisterit ja dimensioprofiilit – tarkempi kustannusseuranta

Dimensioiden avulla voit seurata yrityksen kustannuksia ja tuottoja myös muiden seurantakohteiden kuin kustannuspaikkojen ja työnumeroiden perusteella.

Voit esimerkiksi luoda oman seurantakohteen liiketoiminta-alueille tai muille organisaatiosi tarvitsemille kokonaisuuksille.

Huom! Dimensiot ovat toistaiseksi käytössä rajatulla asiakasjoukolla. Jos haluat ottaa ominaisuuden käyttöön, ota yhteyttä NetBaronin asiakastukeen.

Mitä dimensiot ja nimikkeet tarkoittavat?

Dimensio (rekisteri) tarkoittaa seurattavaa kokonaisuutta, useita nimikkeitä.
Nimike on dimension yksittäinen seurantakohde, esimerkiksi ostolaskun riville kohdistettava dimensio.
Dimensioprofiili on valmis jakomalli, jonka avulla kustannuksia voidaan kohdistaa automaattisesti eri seurantakohteille.

Kustannuspaikat ja työnumerot toimivat käytännössä samalla periaatteella: rekisteri sisältää yksittäisiä seurantakohteita.

Tärkeä ero: Dimensioiden mukaiset jaot on tarkoitettu sisäiseen laskentaan, eivätkä ne siirry kirjanpidon tositteille samalla tavalla kuin kustannuspaikka- ja työnumerokohdistukset.

Dimensioita voidaan hyödyntää Talous- ja Palkka-sovelluksissa.

Dimensiorekisterin luominen

Avaa Dimensiorekisterit-välilehti.
Valitse Uusi.
Määritä rekisterin tyyppi, nimi ja tarvittavat asetukset.
Lisää rekisteriin haluamasi nimikkeet.
Tallenna muutokset.

Dimensiorekisterin asetukset

Kenttä	Selite
Rekisterit	Näyttää määritetyt dimensiorekisterit. Voit muuttaa niiden järjestystä vetämällä. Usein käytetyt rekisterit kannattaa sijoittaa listan alkuun, sillä järjestys näkyy myös sovelluksissa ja raporteilla.
Aktiivinen	Aktiiviseksi määritellyt seurantakohteet/jakorivit näkyvät sovelluksessa ja raporteilla.
Tyyppi	Valikosta voi valita rekisterin tyypin seuraavista vaihtoehdoista: Omat: Vapaasti muokattava seurantakohde. Kustannuspaikka: Viittaa Kustannuspaikat-välilehdellä oleviin kustannuspaikkoihin. Näitä ei voi muokata Dimensiorekisterit-näkymässä. Sovelluskohtaiset valinnat (esim. Projekti, Myyntitilaus, Ostotilaus, Huolto, Tuotanto, Tuotekortti): Viittaavat kyseisen sovelluksen tapahtumanumeroon (esim. tilausnumero). Näitä ei voi muokata Dimensiorekisterit-näkymässä.
Kuvaus	Seurantakohteen nimi tai tunniste. Kuvauksen kannattaa olla lyhyt ja informatiivinen, jotta se mahtuu hyvin näkyviin eri näkymissä. Vinkki: Laita tärkein tieto heti kuvauksen alkuun. Voit ajatella, että Kuvaus vastaa kustannuspaikan tai työnumeron koodia, kun taas Lisätieto toimii niiden selitteenä.
Aloitusmäärä	Tähän kenttään määritellään, kuinka monta jakoriviä seurantakohteelle luodaan sen perustamisen yhteydessä. Voit lisätä myöhemmin lisää rivejä, mutta aloitusmääräksi laitetaan vähintään 1. Annettu rivimäärä toimii oletuksena myös silloin, kun luodaan dimensioprofiileja.

Dimensiorekisterin nimikkeiden hallinta

Voit lisätä, muokata, kopioida ja järjestää dimensiorekisterin nimikkeitä.

Kuvaus toimii nimikkeen lyhyenä tunnisteena, jolla sitä voidaan myös hakea.
Lisätieto täydentää nimikkeen kuvausta.
Nimikkeiden järjestystä voi muuttaa vetämällä niitä Nro-sarakkeen kohdalta.
Nimikerivin Muokkaa-toiminnolla voit esimerkiksi lisätä tai kopioida nimikkeitä.

Rekisterien järjestystä voi muuttaa tarttumalla rekisterin nimeen ja vetämällä sitä uuteen paikkaan Rekisterit-ikkunassa. Rekisterit näkyvät sovelluksessa ja raporteissa samassa järjestyksessä kuin tässä näkymässä, joten usein käytetyt rekisterit kannattaa sijoittaa listan alkuun.

Usein käytetyt rekisterit kannattaa sijoittaa listan alkuun, sillä järjestys näkyy myös sovelluksissa ja raporteilla.

Huom! Käytössä olevaa dimensiorekisteriä tai nimikettä ei voi poistaa ennen kuin siihen tehdyt kohdistukset on poistettu.

Nimikkeen voi poistaa klikkaamalla ensin rivin aktiiviseksi ja sen jälkeen Poista valitut -painiketta.

Nimikkeitä voi hakea Kuvaus- ja Lisätieto-kenttien avulla.

Dimensiojaon tärkeät periaatteet

Dimensiojaossa koko laskurivin summa on kohdistettava nimikkeille.

Esimerkki: Jos laskurivin summa on 100 euroa ja haluat kohdistaa siitä 60 euroa tietylle liiketoiminta-alueelle, myös jäljelle jäävälle 40 eurolle tulee määrittää kohdistus. Voit esimerkiksi luoda nimikkeen Ei kohdistusta, jolle loppusumma kohdistetaan.

Dimensioille kohdistettuja summia voi tarkastella seuraavilla raporteilla:

Pääkirja (294)
Päiväkirja (304) (Raportin lopussa on myös yhteenveto)
Dimensio (2086)
Projekti tuloslaskelma (1602)

Rivikohtaisen kustannusjaon ohjeet löytyvät Dimensio-ohjeesta.

Dimensiojaossa nimikkeitä haetaan ensisijaisesti Kuvaus-kentän perusteella. Jos nimikkeen kuvaus on esimerkiksi ”10”, voit poimia sen kirjoittamalla ”10” suoraan poimintakenttään.

Kuvaus toimii nimikkeen koodina (esim. kustannuspaikka- tai työnumero) ja Lisätieto sen tarkempana selitteenä tai nimenä. Koodien käyttö nopeuttaa nimikkeiden poimintaa, kun ne ovat käyttäjälle tuttuja.

Dimensioprofiilit – valmiit jakomallit

Dimensioprofiilien avulla voit luoda valmiita kustannusten ja tuottojen jakomalleja.

Voit esimerkiksi määrittää toimittajalle oletusprofiilin, jolloin kyseisen toimittajan laskut jakautuvat automaattisesti valitun mallin mukaan.

Uuden dimensioprofiilin luominen

Avaa Dimensioprofiilit-välilehti.
Valitse Uusi ja anna profiilille nimi.
Valitse Lisää rekisteri.
Lisää haluamasi nimikkeet ja määritä niiden jakosuhteet.
Määritä profiilin käyttöasetukset.
Tallenna muutokset.

Dimensiorekisterit luodaan ennen profiilien määrittämistä Dimensiorekisterit-välilehdellä.

Rivien jakaminen dimensiorekisterin mukaan on kuvattu tarkemmin Dimensio-ohjeessa.

Dimensioprofiilin asetukset

Kenttä	Kuvaus
Profiilit	Näyttää luodut dimensioprofiilit. Valitse profiili sen muokkaamiseksi.
Asetukset - Käytössä	Määrittää, missä sovelluksissa profiilia voidaan käyttää.
Asetukset - Oletus	Määrittää, missä sovelluksessa profiilia käytetään automaattisesti.
Kuvaus	Profiilin nimi.

Huom! Yhdellä sovelluksella voi olla kerrallaan vain yksi oletusdimensioprofiili. Oletukseksi jää viimeksi tallennettu profiili.

Asiakas- tai toimittajakohtainen oletusdimensio voidaan määrittää Asiakasrekisterissä, kyseisen asiakkaan tai toimittajan Oletukset-välilehdellä.

ALV-prosentit – arvonlisäverokantojen hallinta

ALV-prosentit-välilehdellä voit hallita NetBaronin sovelluksissa käytettäviä arvonlisäveroprosentteja sekä määrittää niiden oletusarvot, voimassaoloajat ja tiliöintiasetukset.

Määritetyt ALV-prosentit ovat käytettävissä esimerkiksi laskurivien ALV-%-valintalistalla.

ALV-prosentin lisääminen tai muokkaaminen

Avaa ALV-prosentit-välilehti.
Valitse Uusi tai avaa olemassa oleva ALV-prosentti listalta.
Anna ALV-prosentti numeromuodossa.
Määritä tarvittaessa oletuskäyttö, voimassaoloaika ja tiliöintiasetukset.
Tallenna muutokset.

ALV-prosenttien asetukset

Kenttä	Selite
Alv-prosentit	Käytettävissä olevat arvonlisäveroprosentit.
Perustiedot
Alv-prosentti	Uuden arvonlisäveroprosentin lisääminen tai olemassa olevan muokkaaminen. Syötä prosenttiluku numeromuodossa.
Voimassaoloaika	Määrittää ajanjakson, jolloin prosenttikantaa voidaan käyttää. Alv-prosenttien voimassaoloajat perustuvat nykyisiin arvonlisäverolainsäädännön päivämääriin, mutta niitä voi tarvittaessa muuttaa. Jos alv-prosentti on valittu voimassaoloajan ulkopuolelta, tallennettaessa tulee virheilmoitus. Vinkki: Jos saat virheilmoituksen ALV-prosentin voimassaolosta, tarkista tapahtuman päivämäärä sekä käytettävän ALV-prosentin voimassaoloaika. Voimassaoloaikaa tarkistetaan reskontrassa laskutuspäivän ja kirjanpidossa kirjauspäivän perusteella. Virheilmoitukset näkyvät laskuilla, eräajoilla, myynti- ja ostolaskuilla sekä kirjanpidon tositteilla ja tiliotteen tuonnissa.
Oletus myynti / Oletus osto	Asettaa prosenttikannan myynnin tai oston oletukseksi. Oletukseksi valittu prosentti valitaan automaattisesti uusille tapahtumille kaikissa sovelluksissa, kuten myynti- ja ostolaskuille, tilauksille, tarjouksille, huoltotöille, tuotantotöille sekä työajan ja kalenterin laskutusriveille.
Tiliöinti	Voidaan määrittää oletustilit valitulle ALV-prosentille myyntiä, ennakkomyyntiä ja ostoja varten.