Jaksotus
Jaksotustyökalulla voidaan jaksottaa järjestelmässä olevat myynti- ja ostolaskut kirjanpitoon halutulle aikajaksolle. Jaksotus tapahtuu suoraan laskulta, myös muistiotositteita ja tiliotteita voidaan jaksottaa samalla tavoin.
Jaksotuksen toiminnallisuus on samanlainen kaikissa sovelluksissa, ohjeessa käytetyt kuvat ovat ostolaskulta.
Tiliotteella jaksotus tehdään rivikohtaisesti, koko tiliotetta ei viedä jaksotettavaksi.
Jaksotus toimii yli tilikausien, mutta tulevien tilikausien tulee olla luotuna.
Huomioitavaa jaksotuksen käytössä:
Jaksotus-ominaisuuden käyttö ostolaskuilla, myyntilaskuilla ja kirjanpidon tositteilla voi estää yrityksen tilikauden pituuden muutoksen. Mikäli tilikauden muutos siirtäisi jo tehdyt jaksotukset toiselle tilikaudelle, täytyy jaksotukset joko poistaa tai katkaista. Mikäli jo kertaalleen katkaistu jaksotus halutaan jaksottaa uudelleen, suosittelemme tekemään uudelleen jaksotuksen käyttäen apuna muistiotositteen jaksotus ominaisuutta. Tällöin jaksotukset voidaan tilikauden muutoksen tapauksessa katkaista, eivätkä ne estä tilikauden muutosta.
NetBaronissa tilikauden pituutta ei ole mahdollista muuttaa, silloin kun se aiheuttaisi tilikaudella jo tehtyjen vientien jäämisen pois tilikaudelta. Tilikautta ei voida myöskään poistaa jos se sisältää kirjanpidon vientejä.
Alla olevissa esimerkeissä on esitetty millaisissa tilanteissa jaksotuksen käyttö muun muassa voi estää tilikauden pituuden muutoksen.
Esimerkki 1:
Yrityksen tilikausi on kalenterivuosi ja kirjanpitoon on tehty jaksotus aikavälille 1.9.2020-31.8.2021. Yritys laatii tilinpäätöksen tilikaudelta 1.1.2020 – 31.12.2020.
Tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen yritys aikaistaa tilikautensa 1.1.2021 - 31.12.2021 päättymään jo 30.6.2021.
Tilikauden muutosta ei voida tehdä NetBaronissa, sillä tilikaudella on jo kirjauksia 30.6.2021 jälkeiselle ajalle.
Esimerkki 2:
Yrityksen tilikausi on kalenterivuosi ja kirjanpitoon on tehty jaksotus aikavälille 30.6.2020 – 31.3.2021 ja täten yritykselle on luotu NetBaroniin jo tilikaudet vuosille 2020 ja 2021.
Yritys muuttaa tilikautensa 1.1. - 31.12.2020 jatkumaan 30.6.2021 saakka.
Tällöin jo perustettua tilikautta 1.1.2021 – 31.12.2021 ei voida poistaa NetBaronista, koska se sisältää tositteita.
Jotta tilikausi 1.1. - 31.12.2020 voidaan jatkaa, tulee ensin poistaa jaksotukset, joista on syntynyt tositteita jo perustetulle tilikaudelle 1.1. - 31.12.2021.
Jaksotusta varten järjestelmässä on oletusprofiileja tai niitä voidaan luoda tarpeiden mukaan. Profiilit luodaan talouden asetuksissa Asetukset > Talous > Kirjanpito > Jaksotus-välilehdellä. Lisätietoa talouden asetuksien ohjeessa.
Jaksotuksien vientiselitteet muodostetaan automaattisesti asetuksien mukaisesti Asetukset > Talous > Kirjanpito > Asetukset-välilehti
Laskulla tulee olla kirjauspäivä ja tuoterivi, jolla on veroton hinta, jonka jälkeen rivitietojen yläpuolelle tulee aktiiviseksi Jaksotus
-valinta.
Jaksotus voidaan tehdä Kesken-tilaiselle myynti- tai ostolaskulle, hyväksytylle ostolaskulle, laskutetulle myyntilaskulle, käsittelemättömälle tai kirjanpitoon viedylle tiliotteelle, sekä kirjanpidon tositteelle.
Kun laskutetaan lasku, hyväksytään ostolasku, tai viedään tiliote kirjanpitoon, niin kaikki tositteesta luodut Kesken-tilassa olevat jaksotukset hyväksytään samalla. Jos jaksotuksissa on tässä vaiheessa lukittuja kausia tai muita virheitä, niin jaksotus jätetään kokonaisuudessaan viemättä kirjanpitoon ja näytetään käyttäjälle ilmoitus. Näissä tapauksissa kirjanpitoon hyväksymättä jääneet jaksotukset nousevat Kirjanpidon tehtävälistalle Jaksotus-otsikon alle tarkastettaviksi.
Muita syitä jaksotuksen virheellisyyteen voivat olla esimerkiksi puutteelliset tositelajisarjat tai laskun kirjauspäivän muokkaaminen toiselle kuukaudelle jaksotuksen tallentamisen jälkeen.
Mikäli koko laskulle halutaan määrittää jaksotus, napsautetaan Jaksotus jolloin siirrytään automaattisesti jaksotuksen määrittämiseen.
Jos laskulla on useita rivejä ja jaksotukseen halutaan siirtää vain osa riveistä, napsautetaan Jaksotus-painikkeen vieressä olevaa poimintapainiketta
ja Valitse rivit valinnalla saadaan näkyville Jaksotus-sarake. Rivin edessä oleva valinta voidaan napsauttaa aktiiviseksi niiden rivien kohdalta, jotka viedään jaksotukseen mukaan.
Jaksotus tehdään oletusprofiilin mukaisesti jos se on määritetty asetuksiin.
Jos asiakkaan tietoihin on syötetty Oletukset-välilehdelle Jaksotusprofiili, muistutetaan käyttäjää jaksotuksen luomisesta asiakkaan laskuilla.
Jaksotusprofiili-valikosta voidaan valita jokin toinen profiili haluttaessa.
Aloituskausi ja Lopetuskausi voidaan halutessa vaihtaa valitsemalla toinen arvo pudotusvalikosta.
Asetuksissa (Asetukset > Sovellukset > Talous > Kirjanpito > Asetukset) voidaan määritellä aikajakson syöttötapa (Syöttötapa-valikko), joka voi olla pelkästään kuukausi, pelkästään päivänmäärä tai sekä kuukausi että päivämäärä.
Jaksotus on mahdollista tehdä vain yhdelle kuukaudelle valitsemalla aloitus ja- lopetuskuukaudeksi sama kuukausi.
Jakosumma-määrittää millä tavoin jaksotettavat summat jaetaan kuukausille. Voidaan valita:
Tasajako = jokaiselle aikajaksolle osuvalle kuukaudelle jaksotetaan yhtä suuri summa
Päiväjako = jokaiselle kuukaudelle jaksotetaan päivien määrää vastaavat summat
Päiväjako (30) = jokaisella kuukaudella jaksotetaan summat siten kuin niissä olisi 30 päivää
Jaksotustili tuodaan profiilin takaa tai se voidaan määrittää poimimalla haluttu tili napsauttamalla poimintapainiketta.
Tuontitapa voidaan valita/poistaa valinta Kustannuspaikan ja/tai Työnumeron osalta mikäli niitä ei haluta tuoda.
Valinta tulee automaattisesti valitun profiilin takaa, mutta niitä voidaan vielä muuttaa jaksotuksessa.
Jos jotain tietoja muutetaan, tyhjenee automaattisesti Jaksotusprofiili-valinta, koska silloin tiedot eivät ole enää profiilin mukaiset.
Vientiselite muodostuu kirjanpidon asetuksissa määritellyn mukaisesti.
Asetukset > Sovellukset > Talous > Kirjanpito > Asetukset on lisätty Jaksotus - Vientiselite -kohta, jossa voidaan määritellä muodostuva vientiselite.
Kaikkien rivien vientiselitteiden muokkaus on mahdollista muokkaamalla Vientiselite-otsikossa tekstiä.
Mikäli laskua ei ole vielä hyväksytty, vientiselite on tyhjänä. Tällöin vientiselite voidaan antaa joko rivikohtaisesti tai syöttämällä otsikkoon, jolloin sama selite tulee jokaiselle riville.
Tili-, Kustannuspaikka- ja Työnumero voidaan muuttaa kaikille riveille kerralla, muuttamalla tieto otsikkokenttään.
Tili-tietoa voidaan muokata siihen saakka kun jaksotus on hyväksytty.
Kustannuspaikka- ja Työnumero-tietoa voidaan muokata myös hyväksymisen jälkeen.
Mikäli tietoja esim. rivien summia muutetaan niin, että summat eivät enää täsmää, näytetään erotus yhteensä ja summat rivillä punaisella, eikä tallennus tai hyväksyntä ole mahdollista, ennen kuin tiedot on korjattu oikeaksi.
Jaksotuksessa tarkistetaan myös onko tilikausi olemassa > jos jaksotus jakautuu useammalle tilikaudelle ja tilikautta ei vielä ole perustettu, tästä annetaan virheilmoitus eikä jaksotuksen tallennus onnistu.
Virheilmoitus annetaan myös silloin, jos jaksotuksen ensimmäinen tosite ja laskun kirjauspäivämäärä ovat eri kuukausilla.
Jaksotukset, joiden päivämäärät eivät täsmää laskun päivämäärään, tai joiden jaksotuksia ei ole voitu luoda (esim. puutteelliset tilikaudet tai numerosarjat), nousevat Kirjanpidon-tehtävälistalle kohtaan Tarkastettavat.
Myös kirjauspäivät tarkistetaan, ettei kirjauspäivä kuulu lukitulle aikajaksolle.
Jaksotukseen voidaan tehdä välitallennus napsauttamalla Tallenna-painiketta.
Laskunäkymässä näytetään silloin jaksotus tilassa Kesken
.
Jaksotusnäkymään päästään takaisin napsauttamalla Jaksotus-painiketta.
Kun jaksotus hyväksytään, napsautetaan Hyväksy painiketta.
Hyväksynnän jälkeen tositteet saavat numeron ja ne lukitaan automaattisesti, rivin edessä näytetään Lukitus-kuvake sekä muodostuneen tositteen numero.
Hyväksynnän jälkeen osto / myyntilaskulle Jaksotus tieto päivittyy kesken tilasta valmiiksi
.
Laskulle syntyy automaattisesti linkit jaksotustositteille.
Jos aikajaksoa ei ole lukittu, voidaan jaksotus poistaa napsauttamalla Poista-painiketta ja tehdä jaksotus tarvittaessa uudelleen.
Jos uudelleen jaksotus tehdään samalla, hyödynnetään samoja tositenumeroita.
Jos jaksotusta ei haluta luoda uudelleen, poistutaan jaksotus näkymästä siten, että tietoja ei tallenneta.
Mikäli jokin jaksotukseen kuuluva aikajakso on lukittu, näytetään Kirjauspäivä kentässä lukituksen kuva eikä jaksotusta ole enää mahdollista poistaa.
Jaksotus-näkymässä tositteen perässä näytetään "Poistettu" tilanteessa, jossa tosite on poistettu kirjanpidosta.
Mikäli laskuun summaan, kirjauspäivään tehdään muutosta näytetään ilmoitus jaksotuksen huomioimisesta, jos sellainen on tehtynä ennen laskutietojen muuttamista.
Tilamuutokset-painikkeella voidaan tarkastella jaksotukseen liittyviä tilamuutoksia. Jaksotuksien tekemisestä ja poistamisesta jää myös merkintä laskujen tilamuutoksiin
Jaksotuksen tulostaminen on mahdollista PDF-muodossa napsauttamalla Tulosta-painiketta.
Hyväksytty jaksotus voidaan katkaista rivillä olevasta -painikkeesta. Kun jaksotus katkaistaan, sen avoin saldo puretaan kokonaisuudessaan katkaisukuukaudelle.
Jaksotuksen voi katkaista vain sellaiselta kaudelta, joka ei ole lukittu, tai sen jälkeisiä jaksotuksen aikaisia kausia ei ole lukittu
Jaksotuksen avoin saldo lasketaan automaattisesti katkaisukuukaudelle.
Katkaistun jaksotuksen katkaisuajankohdan saldon voi jaksottaa uudelleen -painikkeesta. Tällöin katkaisuajankohdan saldosta luodaan kokonaan uusi jaksotus, joka alkaa katkaisukuukaudesta. Suosittelemme tekemään uudelleen jaksotuksen toistaiseksi tekemällä kirjauksen muistiotositteella, ja luomalla jaksotuksen tälle tositteelle. Syy tälle on se, ettei uudelleen jaksotettua jaksotusta voi toistaiseksi katkaista.
Uudelleen jaksotettua jaksotusta ei voida enää katkaista uudelleen.
Uudelleen jaksotettua jaksotusta ei voi jaksottaa enää uudelleen. Mikäli tarvetta vielä uuden jaksotuksen tekemiseen olisi, tulee jaksotus tehdä esimerkiksi muistiotositteella.
Raportti
Jaksotuksien seurantaan on raportti 1866 Talous, Kirjanpito > Jaksotus - Avoimet.
Raportti hakee jaksotuksesta löytyvät avoimet tositteet kirjauspäivämäärän mukaan käyttäen loppupäivää rajauksena.
Raporttia käytetään kirjanpidon jaksotuksen purkutilanteen seurantaan.
Raportille haetaan tiedot:
Tositenumero vientirivin tositenumero
Kirjauspäivä vientirivin kirjauspäivä
Alkupvm Jaksotuksen alkupäivämäärä
Loppupvm Jaksotuksen loppupäivämäärä
Summa Tositteen alkuperäinen summa jaksotukselle
Purettu Jaksotuksesta purettu summa eräpäivään mennessä
Saldo Jaksotuksesta purkamatta oleva avoin saldo
Valitsemalla Näytä kohdasta Vientiselite ja Jaksotustili saa nämä tiedot näkyville omissa sarakkeissaan
