Talous - asetukset: Myyntilasku

• Asetukset-välilehdillä voidaan muuttaa myyntilaskujen oletusasetuksia, näytettäviä kenttiä sekä hälytysrajoja.

• Muutosten tallentaminen tapahtuu napsauttamalla Tallenna-painiketta .

Asetukset

• Pakkotiliöinti-valinnalla määritellään onko myyntilaskun rivit tiliöitävä ennen kuin laskuttaminen on mahdollista.

  • Mikäli valinta on aktiivinen, antaa järjestelmä laskun muokkausnäkymässä ilmoituksen puutteellisesta tiliöinnistä seuraavasti:

    • Mikäli kirjanpidon tili puuttuu, antaa ohjelma ilmoituksen siitä punaisella värillä ja laskurivin Tili-kenttä muuttuu punaiseksi.

    • Mikäli vastatili puuttuu, antaa ohjelma ilmoituksen siitä keltaisella värillä ja laskurivin Tili-kenttä muuttuu keltaiseksi.

    • Mikäli Alv-tili puuttuu, antaa ohjelma ilmoituksen sinisellä värillä ja laskurivin Tili-kenttä muuttuu siniseksi.

• Rajoita asiakastyypin käyttöä -valinnalla voidaan rajoittaa asiakastyypin käyttöä.

  • Mikäli valinta on aktiivinen, käyttäjällä näkyy asiakkaan poimintaikkunassa pelkästään ne asiakkaat, joihin käyttäjälle on asetuksissa (Asetukset | Ylläpito | Henkilöstö | Oikeudet-välilehti) määritelty oikeus.

  • Rajoitus ei ole koskaan päällä tehokäyttäjää ylemmillä oikeustasoilla.

• Voidaan määritellä onko varastonkulutus, viitenumero, RF-viitenumero ja pakkotiliöinti käytössä.

  • On oltava Varastonkulutus-valinnan lisäksi myös Varasto-sovellus käytössä, että varastonkulutus tapahtuu.

• Hyvityslaskua luodessa näytä asetusten valintaikkuna -valinnan ollessa aktiivinen avautuu hyvityslaskua tehdessä valintaikkuna, jossa voidaan tehdä seuraavat valinnat:

  • Voidaan määritellä käyttääkö hyvityslaskulla alkuperäisen laskun päiväyksiä

  • Voidaan määritellä muodostuuko maksusuoritukset automaattisesti ja muodostuuko maksusuorituksen päivänmäärä eräpäivän vai kuluvanpäivän mukaan.

  • Voidaan määritellä käyttääkö suorituksessa alkuperäisen laskun maksuehdon suoritustiliä toimipaikan oletuksista

• Lukitse suorituksen tullessa pankista -valinta

  • Valinnan ollessa aktiivinen, tehdään automaattinen tositteen lukitus maksusuorituksen tullessa.

  • Sekä lasku että suoritus laitetaan lukittu tilaan reskontrassa, mikäli suorituksen jälkeen saldo on nolla, eikä tiliöinneissä huomata selkeää virhettä.

• Jaa kp. ja työnro pankkitilille suorituksen tullessa pankista -valinnan ollessa aktiivinen suoritusrivit jaetaan pankkitilille suhteessa kp ja työnumeroiden kesken.

  • Oletuksena valintaa ei ole tehty, jolloin pankkitilille tuodaan vain yksi kirjaus.
     

Luottotietojen tarkistus

• Luottotiedot pakolliset -valinnan ollessa aktiivinen, tarkistetaan asiakasta poimiessa ja laskutettaessa, onko asiakasrekisterissä Sertifiointi-välilehdellä asiakastieto hyväksytty vai ei ja onko luottotiedot puutteelliset, tarvittaessa järjestelmä antaa varoituksen puutteellisista luottotiedoista. Tämä ei kuitenkaan estä laskuttamista.

  • Oletuksena valinta ei ole aktiivinen, eli luottotiedot eivät ole pakollisia.

• Luottoraja käytössä -valinnan ollessa aktiivinen, tarkistetaan  asiakasta poimiessa ja laskutettaessa, onko asiakasrekisterissä Sertifiointi-välilehdellä määritelty luottorajat ja onko ylittäminen sallittua vai ei. Käyttäjälle annetaan varoitus, mikäli luottoraja (yhdenkaupan- tai kokonaisluottoraja) ylittyy ja ylitys ei ole sallittu. Tämä ei kuitenkaan estä laskuttamista.

  • Oletuksena valinta ei ole aktiivinen, eli luottorajat eivät ole käytössä.

  • Mikäli luottoraja on käytössä, voidaan lisäksi määritellä onko luottorajan ylitys sallittu vai ei. Luottorajan ylitys sallittu -valinta on oletuksena päällä.

• Luottotietojen tarkistuskohde -valinnalla määritellään, minkä asiakkaan osoitteen (Vastaanottajan osoite / Laskutusosoite / Toimitusosoite) mukaan luottotietojen tarkistus tehdään.

  • Lisätietoa asiakkaan sertifioinnista ja luottotietojen määrittelemisestä.

• Kuluttajan huomautuskulut kohtaan  voi antaa numeroarvona, montako päivää täytyy kulua eräpäivästä ennen kuin huomautuskuluja saa periä. Järjestelmä ei lisää maksumuistutukseen kuluja niille asiakkaille, joiden perustiedoissa on Laskun käsittely kohdassa valinta Kuluttaja.

• Ylisuoritusraja-kenttään voidaan määrittää haluttu rahasumma, jonka ylityttyä suoritukset kirjautuvat automaattisesti ylisuorituksiin.

• Automaattinen arkistointi -kenttään voidaan määrittää, kuinka monen päivän kuluttua maksupäivästä lasku arkistoidaan automaattisesti.

• Kysy lisärivit laskutettaessa -valinnan ollessa aktiivinen laskutettaessa kysytään varmistus lisärivien lisäämisestä. Mikäli valinta ei ole aktiivinen, rivit lisätään automaattisesti.

• Laskutuslisä-kenttään syötetään laskuille automaattisesti lisättävä laskutuslisä nettona.

• Poimimalla Laskutuslisätuote voidaan muotoilla itse laskutuslisäriville tulevat tiedot.

  • Laskutuslisätuote on ensin määriteltävä tuoterekisteriin. Tuotteen tiedot tulevat laskutuslisäriville.

  • Mikäli Laskutuslisä-kentässä ei ole arvoa, käytetään Laskutuslisä-tuotteelle määriteltyä hintaa laskutuslisärivillä.

  • Mikäli myyntilasku tehdään jossakin muussa valuutassa kuin euroissa ja laskutetaan se, muuttuu muodostuvan laskutuslisärivin summa laskun valuuttaan, kun laskutuslisärivi lisätään vahvistusikkunan kautta.

• Poimimalla Pyöristystuote voidaan muotoilla itse pyöristysriville tulevat tiedot.

  • Pyöristystuote on ensin määriteltävä tuoterekisteriin, jonka mukaiset tiedot tulevat pyöristysriville.

  • Pyöristysrivi muodostuu mikäli laskulla käytetään maksuehtoa, jonka asetuksiin on määritelty pyöristys.

• Käyttäjälle ja Tehokäyttäjälle voi määritellä erikseen, mitkä laskut näytetään Talous-sovelluksen Etsi-näkymässä.

  • Asetus:

    • Etsi laskuja, Käyttäjä

    • Etsi laskuja, Tehokäyttäjä

  • Parametri:

    • Henkilökohtainen: näytetään vain omat laskut.

    • Toimipaikka: näytetään vain oman toimipaikan laskut.

    • Organisaatio: näytetään vain oman organisaation laskut, hakua ei ole siis rajattu tällä parametrilla.

  • Ylläpitäjälle näkyy kaikki asetuksesta riippumatta.

  • Lisää tietoa myyntilaskujen etsimisestä.

• Korkolista raja: tällä määritellään summa, jonka jälkeen asiakkaan laskut näytetään korkolistalla.

  • Summalla tarkoitetaan asiakkaan korkosaatavia yhteensä. Oletusrajana on 5. Rajaksi voidaan asettaa 0, jolloin kaikki laskut tulevat heti korkolistalle.

  • Esim.

    • Mikäli asiakkaalla on kaksi laskua ja niissä on korkosaatavia 2 EUR kummassakin, eivät laskut tule korkolistalle.

    • Mikäli asiakkaalle olisi vastaavia laskuja kolme, tulisivat kaikki kolme laskua korkolistalle.

    • Mikäli jonkin kolmen laskun maksupäivä on vanhentunut päivärajan yli, eivät laskut tule korkolistalle.

• Korkolista päiväraja: tällä määritetään kuinka kauan lasku on korkolistalla maksupäivästä alkaen.

  • Oletuspäivärajana on 365.

  • Kun lasku vanhenee tarpeeksi, poistuu se korkolistalta, eikä vaikuta enää asiakkaan kokonaiskorkosaldoon, jonka perusteella laskut tulevat listalle.

  • Päivärajan voi asettaa nollaksi, jolloin mikään lasku ei tule korkolistalle.

  • Asettamalla päivärajan tyhjäksi, tulevat kaikki laskut korkolistalle maksupäivästä riippumatta.

  • Huom. Kun päivärajaa muutetaan, laskenta tehdään kaikille asiakkaille, joten muutoslaskenta voi kestää pitkäänkin. Muutoslaskennan ajan laskuttaminen ei ole mahdollista. Suosittelemme tekemään muutoksen esimerkiksi ilta-aikaa, jolloin laskutuksella todennäköisesti on vähemmän käyttöä.

• Hälytysrajat voidaan määrittää asetuksissa.

  • Punaisella hälytysrajalla määritellään, milloin lasku tulkitaan myöhässä olevaksi. Mikäli myyntilaskun Etsi-näkymässä valitaan Myöhässä-tila, niin silloin näytetään laskut, joiden eräpäivä on yhtä suuri tai pienempi kuin kuluva päivä + punaiseen hälytysrajakenttään syötetty määrä.

  • Oranssilla hälytysrajalla määritellään, milloin lasku on erääntymässä. Mikäli myyntilaskun Etsi-näkymässä valitaan Erääntymässä-tila, niin silloin näytetään laskut, joiden eräpäivä tai kassa-alepäivä on kuluvan päivän ja kuluvan päivän + oranssiin hälytysrajakenttään syötetty määrä.

•  Muokkaa-Näkymä kohdassa voidaan määritellä kenttien leveyksiä ja varakenttien otsikoita.

• Tuotenumero-, Tuote- ja Tiliselite-kentän leveys voidaan määritellä halutuksi.

• Varakenttien otsikot -kenttiin voidaan määrittää, jolloin määritetyt otsikot näkyvät myynti laskulla Lisätiedot-välilehdellä.

• Mikäli tulostuspohjaa ei ole valikosta valittu lainkaan, eikä laskulle tule muualta (asiakastiedon tai asiakastyypin takaa) tulostuspohja-asetusta, käytetään oletuksena valikon listassa ensimmäisenä olevaa tulostuspohjaa.

Oletukset

• Oletukset ovat tietoja, jotka tulevat automaattisesti uudelle myyntilaskulle.

• Oletukseksi voidaan määrittää Toimittaja, Yhteyshenkilö, Sähköpostiosoite, Puhelin, Matkapuhelin, Syöttötapa, Rivin syöttötapa, Maksuehto, Viivästyskorko, Huomautusaika ja Maksukehotusmaksu, sekä tulostuspohjaoletukset ja oletusoperaattorivalinta.

• A-hinta-valinnalla määritellään syötetäänkö hinta arvonlisäverollisena (brutto) vai arvonlisäverottomana (netto).

• Tuotenumero -valinnalla valitaan käytettäväksi syöttötavaksi joko Normaali tai Viivakoodi.

  • Normaali-syöttötavalla enterin napsauttamisen jälkeen tuote poimiutuu riville ja kursori siirtyy seuraavalle riville.

  • Viivakoodi-syöttötavalla tuotenumeron syöttämisen jälkeen enterin napsautus siirtää kursorin Määrä-kenttään (mikäli tuote löytyy rekisteristä), jolloin voidaan syöttää haluttu määrä. Kun määrä kentässä napsautetaan enteriä, siirrytään uudelle tuoteriville.

• Oletustulostuspohja kohdassa voidaan määrittää, mikä on myyntilaskulla käytettävä oletustulostuspohja, maksukehotusten tulostuspohja, korkolaskun tulostuspohja ja hyvityslaskun tulostuspohja.

  • Mikäli korkolaskulle ei ole määritelty käytettävää tulostuspohjaa, käytetään korkolaskulla tulostuspohjaa joka on määritelty aloittavaksi tulostuspohjaksi. Korkolaskulle tulostuspohja otetaan automaattisesti käyttöön, kun luodaan korkolasku, koontikorkolasku tai Etsi-näkymästä luodaan uusi korkolasku (Toiminnot | Uusi | Korkolasku).

  • Hyvityslasku-asetusta käytetään luotaessa myyntilaskusta hyvityslasku ja laskun tulostuspohja ei ole Finvoice.

  • Lähetystapa -valikosta voidaan valita tapa jolla lasku oletuksena lähetetään.

• Kaikkia oletuksia voi halutessaan muuttaa laskulla.

Verkkolasku

• Siirtyvät kentät -valinnoilla voidaan määrittää, mitkä tiedon siirtyvät verkkolaskuun.

• Tuotenumero ja tuotenimeke ovat oletuksena valittuna.

•  Valitut varakentät siirtyvät Finvoice-verkkolaskuaineistoon InvoiceFreeText-elementeiksi.

• Lähetys | Uudelleenlähetyksen viive (minuuttia) -arvolla määritetään verkkolaskun uudelleenlähetyksen minimiaika.

  • Oletusminimiaika on 3 minuuttia

  • Mikäli verkkolaskun uudelleenlähetystä yritetään ennen kuin minimiaika on kulunut edellisestä lähetyksestä, käyttäjälle annetaan ilmoitus, että lasku on jo lähetetty.

  • ilmoituksessa kerrotaan myös aika, milloin uudelleenlähetys on mahdollista.

• Asiakkaalle lähtevän verkkolaskun summaksi voidaan määritellä joko avoin saldo tai alkuperäinen summa.

• Näytä lähetettävän summan valinta yksittäisen verkkolaskun tulostuksessa -valinnalla voidaan määritellä näytetäänkö lähetettävän summan valinta laskun tulostuksessa vai ei. 

Perintätoimisto automatiikka

• Kun perintä otetaan käyttöön automatiikka menee automaattisesti päälle (Aktiivinen-valinta päälle).

  • Laskuja ei siirretä automaattisesti perintään alla lueteltuina päivinä
    - maanantaisin
    - päivinä, jotka eivät ole pankkipäiviä (lauantait, sunnuntait, kansalliset juhlapyhät)
    - välittömästi sellaisia päiviä seuraavina päivinä, jotka eivät ole pankkipäiviä (esimerkiksi pääsiäisen jälkeisenä tiistaina myyntilaskut eivät lähde perintään automaattisesti)

    Laskuja ei lähetetä perintään sellaisina päivinä, jotka eivät ole pankkipäiviä tai niiden jälkeisinä päivinä. Tämän tarkoitus on vähentää aiheettomasti perintään lähetettyjen myyntilaskujen määrää. Käyttäjällä on siis aina yksi työpäivä aikaa käsitellä pyhistä riippumatta sellaisten päivien suoritukset, joilta pankki ei muodosta tiliotetta tai viiteluetteloita.
     

  • Myyntilaskujen lähetys perintään tapahtuu klo 17:00 - 18:00 välisenä aikana.
     

• Perintäluokitus-valinnalla määritellään minkä luokan asiakkaiden laskut lähetetään automaattisesti perintään. Automaattiseen perintään siirretään kaikki laskut, joiden asiakkaan luokka on tässä valittu tai sitä alhaisempi.
  Jos esimerkiksi valitaan 2, niin silloin luokitukseltaan 2 ja 3 asiakkaiden laskut siirretään automaattisesti perintään.
  Oletuksena valinta on 2, jolloin perintään ei siirretä perintäluokituksella 1 määriteltyjen asiakkaiden laskuja.
  Asiakkaan perintäluokitus määritellään asiakasrekisterin Perustiedot 2 -välilehdellä Perintäluokitus-kohdassa.
  Asiakkaalle, jota ei ole perustettu rekisteriin, käytetään oletuksena 2 - perintäluokitusta.
   

• Laskun tila -valikosta valitaan minkä tilaiset laskut siirretään perintään automaattisesti (Avoin/Maksukehotus 1/Maksukehotus 2/Maksukehotus 3).

  • Avoin-valinta ottaa mukaan kaikki määritetyn verran myöhässä olevat laskut

  • Maksukehotus 1 -valinta ottaa mukaan kaikki määritetyn verran myöhässä olevat maksukehotus 1. ja 2. ja 3. laskut.

  • Maksukehotus 2 -valinta ottaa mukaan kaikki määritetyn verran myöhässä olevat maksukehotus 2. ja 3. laskut.

  • Maksukehotus 3 -valinta ottaa mukaan kaikki määritetyn verran myöhässä olevat maksukehotus 3. laskut.
     

• Yrityksille ja kuluttajille voidaan määritellä erikseen kuinka monta päivää myöhässä olevat laskut lähetetään automaattisesti perintään. 

  • Jos laskulle on jo lähetetty maksumuistutus laskuttajan toimesta, verrataan silloin myöhässä olevien päivien määrää laskulla olevaan Maksukehotuspvm. -tietoon. Myyntilaskua ei siis lähetetä automaattisesti perintään jos lasku on myöhässä asetuksissa annetun päivämäärän verran, mutta viimeisimmästä maksumuistutuksesta ei ole vielä kulunut myös asetuksissa annetun päivien määrää. 
     

• Lähetä tieto eteenpäin ohisuorituksista -valinnan ollessa päällä, lähetetään automaattisesti tieto suorituksista, jotka on merkitty laskun maksusuorituksella Perintä ohimaksu -valinnalla. 

• Lisätietoa perinnän käyttöönotosta, käytöstä ja automatiikasta.

Näytettävät kentät

• Laskulla näytettäviä kenttiä voi määrittää myös itse.

• Salli viittauksen poistaminen tuoterekisteriin -valinnalla määritetään tuoterivien viittaukset tuoterekisteriin.

  • Poista viittaus tuoterekisteriin -painike  ilmestyy laskun laskunriville asetusvalinnan perusteella.

  • Mikäli viittaus tuoterekisteriin poistetaan, tuoterivin tiedot vastaavat käsin kirjoitettuja tuotetietoja.

• Lasku-Laskutusosoite  -kohdassa voidaan laittaa aktiiviseksi Verkkolaskuosoite -valinta, jolloin myyntilaskulla Laskutusosoite-välilehdellä näytetään myös laskun saajan verkkolaskuoperaattori ja -tunnus. Tiedot noudetaan suoraan asiakasrekisteristä, eikä niitä tallenneta laskulle.

• Etsi-näkymä -kohdassa voidaan määritellä näytetäänkö Laskutus-, Toimitus- ja Kuljetusohjeet myyntilaskun Etsi-näkymäsä vietäessä hiiren kohdistin Sisäistä tietoa -sarakkeessa olevan huomiomerkin päälle.

Tiliöinti

• Oletustiliöinnit voidaan asettaa napsauttamalla poimintapainiketta  ja valitsemalla haluttu tili.Järjestelmä käyttää määritettyjä oletustilejä automaattitiliöinneissä.Oletuksiin on suositeltavaa laittaa oletustili ainakin Korkolasku, Huomautuskulut ja Hyvityslaskun maksusuorituskohtiin.

• Vastatili-kenttään poimittua tiliä käytetään myyntilaskun rivillä vastatilinä, mikäli rivillä olevalle tilille ei ole tilikartalla määritelty vastatiliä.

  • Myyntitili on oltava määriteltynä tulotiliksi (Asetukset | Sovellukset | Talous | Tilikartta | Kohde-valikko), että vastatilin nouto myyntilaskun asetuksista toimii.

  • Vastatiliautomatiikka toimii seuraavasti:

    • Ensisijaisesti vastatili otetaan tilin takaa

    • Jos kohde on määritelty, haetaan vastatili kohteen perusteella

    • Jos kohde on määritelty, mutta sillä ei löydy vastatiliä, haetaan sovelluksen perusteella

    • Jos kohdetta ei ole ja sovellus on määritelty, haetaan vastatili sovelluksen perusteella

• Sisäinen lasku -ominaisuudella määritellään sisäisessä laskutuksessa käytettävä tili.

  • Kun uusi myyntilasku luodaan valitsemalla Toiminnot | Uusi | Sisäinen lasku, tulee tiliöinniksi määrittelyn mukainen tili.

• Korkolasku-kenttään poimittua tiliä käytetään luotavalla korkolaskulla tilinä koroissa.

• Huomautuskulut-kenttään poimittua tiliä käytetään luotavalla korkolaskulla tilinä huomautuskuluissa.

• Pyöristys-kenttään poimittua tiliä käytetään myyntilaskulle automaattisesti muodostetun pyöristysrivin tilinä.

  • Pyöristysrivi muodostetaan, mikäli maksuehto on asetuksissa määritelty niin, että loppusumma pyöristetään lähimpään 5 senttiin.

• Laskutuslisä-kenttään poimittua tiliä käytetään laskulla laskutuslisän tilinä.

• Korttiprovisio-kenttään poimittua tiliä käytetään korttiprovisioiden tilinä.

• Mikäli hyvityslaskun maksusuoritusta ei ole määritelty, ei hyvityslasku kuittaa alkuperäistä laskua maksetuksi vaan se tulee suorittaa käsin.

• Suorituksen oikaisu -oletusta käytetään, mikäli suoritus ei vastaa laskun summaa.

  • Jokaiselle oikaisulajille voi valita vielä oman tilinsä. 

Eräajolaskut

• Eräajolaskulla oletuksena käytettävät Toimittajatiedot, syöttötapa, rivin syöttötapa, maksuehto, viivästyskorko, huomautusaika ja maksukehotusmaksu voidaan syöttää asetuksiin.

  • Jos eräajolaskun em. asetukset on tyhjät, käytetään laskun asetuksia.

  • Huom. Viivästyskorko-kenttää ei saa tyhjäksi, koska se on numeerinen kenttä, vaan siihen tallentuu vähintään 0. Tuo nollakin tulkitaan arvoksi, ja sitä käytetään. Tällöin se siirtyy laskulle asti, kun eräajolasku suoritetaan, jos käyttäjä ei sitä ennen suoritusta muuta eräajolaskun muokkausnäkymässä

• Muuta suorituspäivä arkipäivälle -valinnalla siirretään juhlapäivälle tai viikonlopulle sattuva suorituspäivä.

  • Kun asetus valitaan, näytetään Laskentatapa-valikko, josta on valittavissa seuraavat:

    • Oletus

      • Mikäli suorituspäivä osuu lauantaille tai erikoispäivälle, muutetaan se edelliselle arkipäivälle.

      • Mikäli suorituspäivä osuu sunnuntaille tai erikoispäivälle, muutetaan se seuraavalle arkipäivälle.

      • Mikäli suorituspäivä osuu vuoden ensimmäiselle päivälle, muutetaan se aina seuraavalle arkipäivälle.

    • Aina edelliselle arkipäivälle

      • Mikäli suorituspäivä osuu viikonlopulle tai erikoispäivälle, muutetaan se aina edelliselle arkipäivälle.

      • Poikkeuksena on vuoden ensimmäinen päivä, jolloin suorituspäivä muutetaan aina seuraavalle arkipäivälle

    • Aina seuraavalle arkipäivälle

      • Mikäli suorituspäivä osuu viikonlopulle tai erikoispäivälle, muutetaan se aina seuraavalle arkipäivälle.

  • Huom. Vuoden viimeinen päivä korjataan aina taaksepäin edelliseen arkipäivään riippumatta siitä, mikä laskentatapa on valittuna korjatun suorituspäivän laskennassa.

• Käytä asiakkaan kustannuspaikkaa -valinnalla  käytetään eräajolaskusta luotavilla laskuilla kustannuspaikkana asiakkaan takana olevaa oletusmyyntikustannuspaikkaa.

  • Ellei kustannuspaikkaa ole määritelty tai valinta ei ole aktiivinen käytetään eräajolaskulla olevia kustannuspaikkoja.

• Kun Luo laskut Kesken-tilaan -valinta on aktiivinen, luo eräajolaskujen automaattinen suoritus laskut Kesken-tilaan, eikä lähetä niitä automaattisesti eteenpäin.

• A-hinta-valinnalla määritellään syötetäänkö hinta arvonlisäverollisena (brutto) vai arvonlisäverottomana (netto).

• Tuotenumero -valinnalla valitaan käytettäväksi syöttötavaksi joko Normaali tai Viivakoodi.

  • Normaali-syöttötavalla enterin napsauttamisen jälkeen tuote poimiutuu riville ja kursori siirtyy seuraavalle riville.

  • Viivakoodi-syöttötavalla tuotenumeron syöttämisen jälkeen enterin napsautus siirtää kursorin Määrä-kenttään (mikäli tuote löytyy rekisteristä), jolloin voidaan syöttää haluttu määrä. Kun määrä kentässä napsautetaan enteriä, siirrytään uudelle tuoteriville.

• Toimittajatiedot voidaan kopioida myyntilaskun toimittajatiedoista napsauttamalla Kopioi-painiketta .

• Lähetä eräajoajastuksen logi sähköpostiosoitteeseen: kenttään syötetään sähköpostiosoite, johon halutaan ajastetun eräajojen suorituksen lähettävän login ajastuksen aikaisista tapahtumista.

• Laskutusjaksokohde-pudotusvalikosta voi määrittää, mihin kenttään laskulla erän laskutusjakso lisätään erää suoritettaessa.

• Operaattori-pudotusvalikkoa käytetään eräajon suorituksen aikana lähetettäviin verkkolaskuihin.

  • Valikkoon haetaan sellaiset operaattorit, joissa verkkolaskulähetys on aktiivinen.

  • Järjestelmä antaa huomautuksen, mikäli aktiivinen-valinta poistetaan pankkiyhteydeltä, joka on määritelty eräajolaskujen operaattoriksi

• Laskujen luonnissa käytettävä numerosarja -valinta.

  • Mikäli numerosarja on valittuna, käytetään eräajojen suorituksen aikana muodostettaville laskuille valittua numerosarjaa.

  • Mikäli valintaa ei ole, haetaan käytettävä numerosarja kirjauspäivän perusteella.

  • Huom. Muistathan vaihtaa voimassaolevan numerosarjan, entisen numerosarjan voimassaoloajan päätyttyä.

• Eräajolaskulla olevat ohjeet voidaan siirtää muodostettavalle laskulle laittamalla seuraavat valinnat aktiivisiksi:

  • Siirrä laskutusohjeet laskulle

  • Siirrä toimitusohjeet laskulle

  • Siirrä kuljetusohjeet laskulle

Tiedonannot-välilehti

• Mikäli Otsikko-kenttä on tyhjä, mutta tiedonantoteksti on luotu, laitetaan otsikoksi neljä (4) ensimmäistä sanaa tekstistä.

  • Poimittaessa tiedonantotekstejä laskulla, avautuu ikkuna poimintapainikkeen viereen ja siinä näytetään pelkät otsikot.

Sähköpostitekstit

• Sähköpostitekstit-välilehdellä voidaan määrittää automaattisia sähköpostitekstejä.

• Uusi vaihtoehto lisätään napsauttamalla Uusi-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Uusi.

  • Sähköpostiteksti määritellään aktiiviseksi valitsemalla Aktiivinen-valinta, kun se halutaan ottaa käyttöön.

  • Laskun tyyppi valinnalla määritetään, mitä laskutyyppiä kyseinen sähköpostiteksti koskee.

    • Valitsemalla kaikki sähköpostiteksti koskee kaikkia laskutyyppejä: (normaali) lasku, korkolasku, ennakkolasku, hyvityslasku, suoravelotus, sisäinen lasku, pano ja otto.

    • Valitsemalla korkolasku, ennakkolasku tai hyvityslasku, sähköpostiteksti koskee ainoastaan kyseistä laskutyyppiä. Näin määriteltyjä sähköpostiviestejä käytetään ensisijaisena asetuksena kyseisen laskutyypin kohdalla. Esim. korkolaskulle määritettyä sähköpostitekstiä käytetään kyseisen laskutyypin kohdalla, kaikille laskutyypeille määritetyn sähköpostitekstin sijaan.

  • Laskun tila valinnalla määritetään, missä tilassa olevia laskuja kyseinen sähköpostiteksti koskee. Valinta koskee sitä laskutyyppiä, mikä on valittu Laskun tyyppi valikosta.

    • Valitsemalla kaikki sähköpostiteksti koskee kaikkia laskun tiloja: normaali (ei maksumuistutus tai perintä), maksumuistutustilat 1-3 ja perintä. 

    • Kullekin maksumuistutustilalle ja perintätilalle voi asettaa oman sähköpostitekstinsä. Lisäksi on mahdollista määrittää yhteinen viesti koskien kaikkia maksumuistutustiloja ja perintätilaa, valitsemalla maksumuistutus tai perintä.

    • Hyvityslaskulla ei ole maksumuistutus- ja perintätiloja.

  • Kirjoitetaan tiedot Otsikko- ja Teksti-kenttiin.

    • Otsikkoon ja varsinaiseen tekstiin voidaan lisätä elementtejä napsauttamalla halutun kentän vieressä olevaa poimintapainiketta , jotka noutavat tiedot laskulta:

      • Toimittaja: [SENDERNAME]    

      • Toimittajan sähköposti: [SENDEREMAIL]    

      • Laskunumero: [BILLNUMBER]    

      • Virtuaaliviivakoodi: [VIRTUALBARCODE]

      • Laskun viitenumero: [REFERENCENUMBER]

      • Eräpäivä: [DUEDATE]

      • Verollinen summa: [AMOUNT]

      • Maksutili: [IBAN]

      • Veroton summa: [VATEXCLUDEDAMOUNT]

      • Laskutuspäivä: [INVOICEDATE]

      • Toimituspäivä: [DELIVERYDATE]

      • Kassa-alepäivä: [CASHDISCOUNTDATE]

  • Tiedot tallennetaan napsauttamalla Tallenna-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Tallenna.

• Listassa olevien värien merkitys

  • Aktiivinen sähköpostiteksti näytetään sinisellä laskuntyypillä, esimerkiksi  ja Perintä-tilalle punaisella laskuntilalla , muut tilat näytetään keltaisella, esimerkiksi .

  • Ei aktiiviset sähköpostitekstit näytetään harmaalla laskuntyypillä ja -tilalla, esimerkiksi .

• Mikäli halutaan muokata olemassa olevaa vaihtoehtoa, valitaan se listalta, kirjoitetaan muutettu versio viereisiin kenttiin ja napsautetaan Tallenna-painiketta  tai valitaan Toiminnot-valikko > Tallenna.

• Mikäli halutaan poistaa vaihtoehto, valitaan se listalta ja napsautetaan Poista-painiketta  tai valitaan Toiminnot-valikko | Poista.

• Mikäli viestiä ei ole määritetty ja lähetetään lasku sähköpostin liitteenä, oletusviestin muoto on kuten kuvassa alla:

Esimerkkejä

Tapaus 1: lasku, joka on maksumuistutus- tai perintätilassa

1. Ensisijaisesti käytetään sähköpostitekstinä sitä, joka on asetuksissa määritetty aktiiviseksi juuri kyseiselle laskutyypille ja tilalle.

2. Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään kyseisen laskutyypin "Maksumuistutus tai perintä" -kohtaan määritettyä sähköpostitekstiä.

3. Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään kaikkien laskutyyppien kyseiselle tilalle määritettyä sähköpostitekstiä. 

4. Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään käytetään kaikkien laskutyyppien "Maksumuistutus tai perintä" -kohtaan määritettyä sähköpostitekstiä.

5. Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään kyseisen laskutyypin kaikille tiloille määriteltyä sähköpostitekstiä.

6. Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään kaikkien laskutyyppien kaikille tiloille määriteltyä sähköpostitekstiä.

7. Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään järjestelmän oletussähköpostitekstiä, jota ei voi määrittää näissä asetuksissa.

Tapaus 2: lasku, joka ei ole maksumuistutus- tai perintätilassa

1. Ensisijaisesti käytetään kyseisen laskutyypin kaikille tiloille määriteltyä sähköpostitekstiä.

2. Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään kaikkien laskutyyppien kaikille tiloille määriteltyä sähköpostitekstiä.

3. Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään järjestelmän oletussähköpostitekstiä, jota ei voi määrittää näissä asetuksissa.

E-laskun laskuttajailmoitus -välilehti

• Laskutusaihe-kenttään tallennetaan laskutusaihe, joka voi olla esimerkiksi numero tai teksti.

  • Kenttään tallennetaan sama tieto, joka on ilmoitettu laskuttajailmoituksella kohdassa Laskutusaiheen koodi.

  • Tämä tieto poimitaan asiakastiedon taakse Oletukset-välilehdelle Laskutusaihe-valikosta. Tieto valitaan myös Lisätiedot-välilehdellä E-laskun vastaanottajailmoitus -kohdassa.

• Laskutusaiheen nimi -kenttään tallennetaan laskutusaihetta kuvaava nimi.

• Aktiivinen-valinnalla Laskutusaiheen koodista tulee aktiivinen ja sitä voidaan käyttää

• Kaikki muutokset astuvat voimaan vasta tallennuksen jälkeen, mikä tehdään napsauttamalla Tallenna-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko | Tallenna.

• Napsauttamalla Poista-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko | Poista,  valittu laskutusaiheen koodi voidaan poistaa.

• Napsauttamalla Uusi-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko | Uusi, voidaan luoda uusi laskutusaiheen koodi.

• Lisätietoa E-laskuista yksityishenkilöille löytyy Myyntilaskun tulostaminen -ohjeesta.

Numerot-välilehti

• Numerot-välilehden näkyminen edellyttää, että käyttäjälle on annettu oikeudet numerosarjojen ylläpitoon.

  • Oikeus annetaan Rekisterit > Henkilöstö > Oikeudet-välilehdellä, laajennetaan sovelluksen oikeudet ja valitaan aktiiviseksi Lasku-Numerosarjat.

• Numerosarjoja voidaan ylläpitää keskitetysti myös Asetukset > Yleiset > Numerosarjat-välilehdellä.

  • Laskunumerot voidaan luoda automaattisesti seuraavalle vuodelle Asetukset > Yleiset > Numerosarjat > Asetukset-välilehdellä.

• Laskunumeroiden voimassaoloaika on pakollinen.

  • Kaikille numerosarjoille tulee määrittää voimassaoloaika, vaikka käytössä olisikin vain yksi sarja.

  • Myynti- ja ostolaskuja ei voi kirjata järjestelmään, jos voimassa olevaa numerosarjaa ei ole määritelty.

  • Järjestelmä ilmoittaa numerosarjan voimassaolon puuttumisesta, jos laskunumerosarjojen aikaväli ei ole voimassa.

  • Laskuille ja maksusuorituksille pitää laittaa numerosarjojen voimassaoloaika erikseen.

    • Myyntilasku: Laskunumerot ja Laskun maksusuoritus.

Huom. Tarkista muuttaessa voimassaoloaikaa, ettei numerosarjat vaihdu kesken laskutus-/tilikauden, ellei se ole tarkoituksen mukaista. Numerosarjoja ei voi muuttaa enää jälkikäteen, jos numero ko. laskulle on jo muodostunut.

• Laskut ja maksusuoritukset hakevat numerosarjansa voimassaolopäivän mukaan eli esim. maksusuoritukselle annetun kirjauspäivän mukaan.

  • Samaa numerosarjaa voi käyttää koko ajan, mutta tällöin voimassaolon loppupäiväksi on annettava tarpeeksi kaukana tulevaisuudessa oleva päivämäärä, esimerkiksi 01.01.2008 - 31.12.2025.

• Myyntilasku-välilehti | Numerot-välilehti (kuvat alla)

  • Huom! Tässä määritellyt numerosarjat ovat käytössä Talous-sovelluksen myyntilaskulla, Lasku-sovelluksen laskulla ja kassalla.

  • Järjestelmän oletukset: myyntilaskun tunnistaa 3000-sarjan numeroista ja laskunumeron viimeinen numero muodostuu vuosiluvun mukaan.

    • Laskunumeroiden alku on muotoa 308, 309, 3010 jne.

    • Laskun maksusuoritusnumeroiden alku on muotoa 358, 359, 3510 jne.

  • Laskua luodessa ehdotetaan oletusvalinnan lisäksi kirjauspäivän mukaista numerosarjaa, joka sille kuuluisi voimassaolopäivän mukaan.

    • Sarjan voi vaihtaa aina laskua luodessa.

  • Mikäli numerosarjan perusosa puuttuu, huomautetaan siitä ja kysytään varmistus.

    • Mikäli yritetään luoda numerosarjaa, joka on jo olemassa reskontrassa, annetaan virheilmoitus.

  • Ohjelma antaa virheilmoituksen eikä numerosarjaa luoda mikäli:

    • lisätään myyntilaskun numerosarjoihin numerosarja, joka sisältää olemassa olevan numerosarjan alkuosan ja jonka loppuosa on kokonaisluku

    • lisätään myyntilaskun numerosarjoihin numerosarja joka on olemassa olevan numerosarjan alkuosa

  • Laskunumerot määritellään asetuksissa.

    • Asetukset | Sovellukset | Lasku-välilehti | Numerot-välilehti

    • Asetukset | Sovellukset | Talous | Myyntilasku-välilehti | Numerot-välilehti

• Mikäli asetuksiin on luotu kaksi numerosarjaa, joissa on sama voimassaoloaika, järjestelmä käyttää:

  • Numerosarjaa, jonka voimassaolopäivän alkupäivämäärä on aikaisempi.

  • Mikäli voimassaolopäivien alkupäivämäärä on sama, käytetään sitä numerosarjaa, jossa on Oletus-valinta aktiivinen.

• Numerosarja on mahdollista laittaa ei-aktiiviseksi.

  • Valitaan haluttu numerosarja Numerot sarakkeesta, napsautetaan valinta Aktiivinen pois ja tallennetaan.

  • Numerosarjan eteen tulee -merkki kertomaan, että numerosarja ei ole aktiivinen.

  • Ei-aktiivinen numerosarja siirtyy listauksen loppuun.

  • Jos numerosarja määritetään ei-aktiiviseksi, mutta numerosarja on edelleen voimassa, on sovelluksissa mahdollista valita pudotusvalikosta myös ei-aktiivinen numerosarja ja luoda tapahtuman numero sille.

• Numerosarjojen järjestystä voidaan muuttaa haluttuun järjestykseen.

  • Tartutaan siirrettävään riviin hiiren vasen painike alhaalla, vedetään rivi haluttuun kohtaan ja päästetään hiiren painikkeesta irti.

  • Ei-aktiivisia numerosarjoja ei voi siirtää aktiivisten väliin eikä aktiivisia ei-aktiivisten väliin.

• Uuden numerosarjan voi luoda kun Kohde-listasta on valittuna tarkoituksen mukaan Laskunumerot/Tositenumerot tai Laskun/Ostolaskun maksusuoritus.

  • Napsautetaan Uusi-painiketta  ja syötetään tiedot Numerot-listan vieressä oleviin kenttiin.

  • Uusi numerosarja ilmestyy Numerot-listalle tallennuksen jälkeen.

• Vanhaa numerosarjaa voi muuttaa napsauttamalla valittua numerosarjaa ja tekemällä muutokset Numerot-listan vieressä oleviin kenttiin.

  • Muutokset astuvat voimaan tallennuksen jälkeen.

• Mikäli muokataan olemassa olevan numerosarjan kiinteää perusosaa, tehdään seuraavat tarkistukset:

  • Onko perusosa olemassa jollain toisella numerosarjalla

  • Onko uusi perusosa käytössä sovelluksessa

  • Oliko vanha perusosa käytössä sovelluksissa

  • Jos jokin näistä tarkistuksista epäonnistuu, järjestelmä antaa virheilmoituksen.

• Jos halutaan ottaa käyttöön sellainen perusosa, jota on joskus käytetty, mutta myöhemmin poistettu, täytyy tehdä uusi numerosarja, jolla on kyseinen perusosa.

• Kaikki muutokset astuvat voimaan vasta tallennuksen jälkeen, mikä tehdään napsauttamalla Tallenna-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko | Tallenna.

Rahoitusyhtiöt

• Tietoa Nordea-rahoituksesta ja rahoitusyhtiöistä löytyy yleisistä asetuksista (Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Rahoitusyhtiöt- välilehti).

  • Lisää tietoa rahoitusyhtiöistä.