Talous - asetukset: Myyntilasku

Oletukseksi voidaan määrittää Toimittaja, Yhteyshenkilö, Sähköpostiosoite, Puhelin, Matkapuhelin, Syöttötapa, Rivin syöttötapa, Maksuehto, Viivästyskorko, Huomautusaika ja Maksukehotusmaksu, sekä tulostuspohjaoletukset ja oletusoperaattorivalinta.

Syöttötavoissa A-hinta-valinnalla määritellään syötetäänkö oletuksena hinta arvonlisäverollisena (brutto) vai arvonlisäverottomana (netto).

Tuotenumero -valinnalla valitaan käytettäväksi syöttötavaksi joko Normaali tai Viivakoodi.

• Normaali-syöttötavalla enterin napsautuksen jälkeen tuote poimitaan riville ja kursori seuraavalle riville.

• Viivakoodi-syöttötavalla tuotenumeron syötön jälkeen enter siirtää kursorin Määrä-kenttään (jos tuote löytyy rekisteristä), jolloin voidaan syöttää määrä. Kun Määrä-kentässä napsautetaan enter, siirrytään uudelle tuoteriville.

Tulostuspohja

Oletustulostuspohja kohdassa määritetään myyntilaskun, maksukehotusten, korkolaskun ja hyvityslaskun oletustulostuspohjat. Jos valikosta ei valita tulostuspohjaa eikä laskulle tule sitä muualta (asiakastiedon tai asiakastyypin perusteella), käytetään oletuksena valikon ensimmäistä tulostuspohjaa.

Jos korkolaskulle ei ole määritelty tulostuspohjaa, käytetään aloittavaa tulostuspohjaa. Korkolaskun tulostuspohja otetaan automaattisesti käyttöön, kun luodaan korkolasku, koontikorkolasku tai uusi korkolasku Etsi-näkymästä (Toiminnot -> Uusi -> Korkolasku).

Hyvityslasku-asetusta käytetään, kun luodaan myyntilaskusta hyvityslasku, eikä laskun tulostuspohja ole Finvoice.

Operaattori-valikosta valitaan oletus operaattori laskujen lähetykseen.

Siirtyvät kentät -valinnoilla määritetään, mitkä tiedot siirtyvät verkkolaskuun.

Tuotenumero ja tuotenimeke ovat oletuksena valittuna. Valittuna olevat varakentät siirtyvät Finvoice-verkkolaskuaineistoon InvoiceFreeText-elementteinä.

Lähetys -> Uudelleenlähetyksen viive (minuuttia) -arvolla määritetään verkkolaskun uudelleenlähetyksen minimiaika.

Oletusminimiaika on 3 minuuttia. Jos verkkolaskun uudelleenlähetystä yritetään ennen minimiajan kulumista edellisestä lähetyksestä, käyttäjälle ilmoitetaan, että lasku on jo lähetetty. Ilmoituksessa kerrotaan myös aika, jolloin uudelleenlähetys on mahdollista.

Asiakkaalle lähtevän verkkolaskun summaksi voidaan määrittää joko avoin saldo tai alkuperäinen summa.

Näytä lähetettävän summan valinnalla yksittäisen verkkolaskun tulostuksessa voidaan määrittää, näytetäänkö lähetettävä summa laskun tulostuksessa.

Kun perintä otetaan käyttöön automatiikka menee automaattisesti päälle (Aktiivinen-valinta päälle).

Laskuja ei siirretä automaattisesti perintään alla lueteltuina päivinä

• maanantaisin

• päivinä, jotka eivät ole pankkipäiviä (lauantait, sunnuntait, kansalliset juhlapyhät)

• välittömästi sellaisia päiviä seuraavina päivinä, jotka eivät ole pankkipäiviä (esimerkiksi pääsiäisen jälkeisenä tiistaina myyntilaskut eivät lähde perintään automaattisesti)

1. Laskuja ei lähetetä perintään sellaisina päivinä, jotka eivät ole pankkipäiviä tai niiden jälkeisinä päivinä. Tämän tarkoitus on vähentää aiheettomasti perintään lähetettyjen myyntilaskujen määrää. Käyttäjällä on siis aina yksi työpäivä aikaa käsitellä pyhistä riippumatta sellaisten päivien suoritukset, joilta pankki ei muodosta tiliotetta tai viiteluetteloita.
    

2. Myyntilaskujen lähetys perintään tapahtuu klo 17:00 - 18:00 välisenä aikana.
    

Perintäluokitus-valinnalla määritellään minkä luokan asiakkaiden laskut lähetetään automaattisesti perintään.

Automaattiseen perintään siirretään kaikki laskut, joiden asiakkaan luokka on tässä valittu tai sitä alhaisempi.
Jos esimerkiksi valitaan 2, niin silloin luokitukseltaan 2 ja 3 asiakkaiden laskut siirretään automaattisesti perintään.
Oletuksena valinta on 2, jolloin perintään ei siirretä perintäluokituksella 1 määriteltyjen asiakkaiden laskuja.
Asiakkaan perintäluokitus määritellään asiakasrekisterin Perustiedot 2 -välilehdellä Perintäluokitus-kohdassa.
Asiakkaalle, jota ei ole perustettu rekisteriin, käytetään oletuksena 2 - perintäluokitusta.
 

Laskun tila -valikosta valitaan minkä tilaiset laskut siirretään perintään automaattisesti (Avoin/Maksukehotus 1/Maksukehotus 2/Maksukehotus 3).

Avoin-valinta ottaa mukaan kaikki määritetyn verran myöhässä olevat laskut

1. Maksukehotus 1 -valinta ottaa mukaan kaikki määritetyn verran myöhässä olevat maksukehotus 1. ja 2. ja 3. laskut.

   • Maksukehotus 2 -valinta ottaa mukaan kaikki määritetyn verran myöhässä olevat maksukehotus 2. ja 3. laskut.

   • Maksukehotus 3 -valinta ottaa mukaan kaikki määritetyn verran myöhässä olevat maksukehotus 3. laskut.
      

2. Yrityksille ja kuluttajille voidaan määritellä erikseen kuinka monta päivää myöhässä olevat laskut lähetetään automaattisesti perintään. 

   • Jos laskulle on jo lähetetty maksumuistutus laskuttajan toimesta, verrataan silloin myöhässä olevien päivien määrää laskulla olevaan Maksukehotuspvm. -tietoon. Myyntilaskua ei siis lähetetä automaattisesti perintään jos lasku on myöhässä asetuksissa annetun päivämäärän verran, mutta viimeisimmästä maksumuistutuksesta ei ole vielä kulunut myös asetuksissa annetun päivien määrää. 
      

3. Lähetä tieto eteenpäin ohisuorituksista -valinnan ollessa päällä, lähetetään automaattisesti tieto suorituksista, jotka on merkitty laskun maksusuorituksella Perintä ohimaksu -valinnalla. 

Salli viittauksen poistaminen tuoterekisteriin -valinnalla määritetään tuoterivien viittaukset tuoterekisteriin.

• Poista viittaus tuoterekisteriin X -painike ilmestyy laskunriville asetusvalinnan perusteella. Tuoterekisteristä poimitun tuotteen rivin taustaväri on vaaleanvihreä. Kun viittaus poistetaan, rivin taustaväri muuttuu vaaleansiniseksi. Tuotteen käsittely vastaa käsin lisättyä tuotetta, eikä varastokulutusta tapahdu.

Lasku-Laskutusosoite -kohdassa voi aktivoida Verkkolaskuosoite-valinnan. Tällöin myyntilaskun Laskutusosoite-välilehdellä näkyvät laskun saajan verkkolaskuoperaattori ja -tunnus. Tiedot haetaan suoraan asiakasrekisteristä, eikä niitä tallenneta laskulle.

Etsi-näkymä-kohdassa voi määrittää, näytetäänkö Laskutus-, Toimitus- ja Kuljetusohjeet myyntilaskun Etsi-näkymässä, kun hiiren kohdistin on Ohje-sarakkeen huomiomerkin päällä

Aseta oletustiliöinnit klikkaamalla poimintapainiketta ja valitsemalla haluttu tili. Järjestelmä käyttää näitä oletustilejä automaattitiliöinneissä. Suositeltavaa on määrittää oletustilit ainakin Korkolaskulle, Huomautuskuluille ja Hyvityslaskun maksusuorituskohtiin.

Vastatili-kenttään poimittua tiliä käytetään myyntilaskun rivin vastatilinä, jos rivin tilille ei ole tilikartalla määritelty vastatiliä.

Sisäinen lasku -ominaisuudella määritellään sisäisessä laskutuksessa käytettävä tili. Kun luot uuden myyntilaskun valitsemalla Toiminnot -> Uusi -> Sisäinen lasku, tiliöinti käyttää määriteltyä tiliä.

Korkolasku-kenttään poimittu tili toimii korkojen tilinä luotavalla korkolaskulla.

Huomautuskulut-kenttään poimittu tili toimii huomautuskulujen tilinä luotavalla korkolaskulla.

Pyöristys-kenttään poimittua tiliä käytetään myyntilaskun automaattisesti muodostetun pyöristysrivin tilinä. Pyöristysrivi luodaan, jos maksuehto määrittää loppusumman pyöristettäväksi lähimpään 5 senttiin.

Laskutuslisä-kenttään valittu tili toimii laskutuslisän tilinä.

Korttiprovisio-kenttään valittu tili toimii korttiprovisioiden tilinä.

Suorituksen oikaisu - valikkoon tulee määrittää suoritusten osalta mm. maksukehotuskulujen, korkojen ja alennusten automaattikäsittelylle kirjanpidon tilit.

Eräajolaskulla oletuksena käytettävät Toimittajatiedot, syöttötapa, rivin syöttötapa, maksuehto, viivästyskorko, huomautusaika ja maksukehotusmaksu syötetään asetuksiin.

Toimittajatiedot voidaan kopioida myyntilaskun toimittajatiedoista napsauttamalla Kopioi-painiketta.

Jos eräajolaskun asetukset ovat tyhjät, käytetään laskun asetuksia.

Muuta suorituspäivä arkipäivälle -valinnalla siirretään juhlapäivälle tai viikonlopulle sattuva suorituspäivä. Kun asetus valitaan, näytetään Laskentatapa-valikko, josta voi valita seuraavat:

Oletus

• Jos suorituspäivä osuu lauantaille tai erikoispäivälle, se siirretään edelliselle arkipäivälle.

• Jos suorituspäivä osuu sunnuntaille tai erikoispäivälle, se siirretään seuraavalle arkipäivälle.

• Jos suorituspäivä osuu vuoden ensimmäiselle päivälle, se siirretään aina seuraavalle arkipäivälle.

Aina edelliselle arkipäivälle → Jos suorituspäivä osuu viikonlopulle tai erikoispäivälle, se siirretään edelliselle arkipäivälle. Poikkeuksena vuoden ensimmäinen päivä, jolloin suorituspäivä siirretään seuraavalle arkipäivälle

Aina seuraavalle arkipäivälle → Mikäli suorituspäivä osuu viikonlopulle tai erikoispäivälle, muutetaan se aina seuraavalle arkipäivälle. Huom. Vuoden viimeinen päivä korjataan aina taaksepäin edelliseen arkipäivään riippumatta siitä, mikä laskentatapa on valittuna korjatun suorituspäivän laskennassa.

Käytä asiakkaan kustannuspaikkaa -valinta käyttää eräajolaskusta luotavilla laskuilla asiakkaan oletusmyyntikustannuspaikkaa. Jos kustannuspaikkaa ei ole määritelty tai valinta ei ole aktiivinen, käytetään eräajolaskun kustannuspaikkoja.

Luo laskut Kesken-tilaan valinnan ollessa aktiivinen, ajastettu eräajolaskujen suoritus siirtää laskut kesken-tilaan myyntireskontraan. Laskuja ei lähetetä automaattisesti, vaan ne on käsiteltävä ja lähetettävä manuaalisesti reskontrassa.

Syöttötavat

A-hinta-valinnalla määritellään syötetäänkö hinta arvonlisäverollisena (brutto) vai arvonlisäverottomana (netto).

Tuotenumero -valinnalla valitaan käytettäväksi syöttötavaksi joko Normaali tai Viivakoodi.

• Normaali-syöttötavalla enterin napsautuksen jälkeen tuote poimitaan riville ja kursori seuraavalle riville.

• Viivakoodi-syöttötavalla tuotenumeron syötön jälkeen enter siirtää kursorin Määrä-kenttään (jos tuote löytyy rekisteristä), jolloin voidaan syöttää määrä. Kun Määrä-kentässä napsautetaan enter, siirrytään uudelle tuoteriville.

Eräajoajastuslogi: kenttään syötetään sähköpostiosoite, johon halutaan ajastetun eräajojen suorituksen lähettävän login ajastuksen aikaisista tapahtumista.

Laskutusjaksokohde-pudotusvalikosta voi määrittää, mihin kenttään laskulla erän laskutusjakso lisätään erää suoritettaessa.

Pankki-pudotusvalikosta valitaan pankkiyhteys, jos eräajolaskujen lähetys tapahtuu pankin kautta.

• Järjestelmä antaa huomautuksen, jos aktiivinen-valinta poistetaan pankkiyhteydeltä, joka on määritelty eräajolaskujen operaattoriksi.

Operaattori-pudotusvalikkoa käytetään eräajon aikana lähetettäviin verkkolaskuihin. Valikko sisältää operaattorit, joiden verkkolaskulähetys on aktiivinen.

Laskujen luonnissa käytettävä numerosarja -valinta.

Eräajolaskuista luotaville laskuille muodostetaan laskunumerot valitun sarjan perusteella. Sarja voi olla valittuna vain yksi kerrallaan. Jos laskuja halutaan luoda useammalle numerosarjalle eräajona, valinta tulee jättää tyhjäksi. Tällöin eräajosta luotavien laskujen numerot muodostetaan kirjauspäivän perusteella.

Eräajolaskulla olevat ohjeet voidaan siirtää muodostettavalle laskulle laittamalla seuraavat valinnat aktiivisiksi:

• Siirrä laskutusohjeet laskulle

• Siirrä toimitusohjeet laskulle

• Siirrä kuljetusohjeet laskulle

Ota sähköpostiteksti käyttöön aktivoimalla Aktiivinen-valinta.

Laskun tyyppi määrittää, mitä laskutyyppejä sähköpostiteksti koskee.

• Valinta Kaikki käyttää samaa viestiä kaikille laskutyypeille (normaali lasku, korkolasku, ennakkolasku, hyvityslasku, suoravelotus, sisäinen lasku, pano ja otto).

• Jos valitset esimerkiksi korkolaskun, ennakkolaskun tai hyvityslaskun, viesti koskee vain kyseistä laskutyyppiä.
  Tällöin tämä viesti toimii ensisijaisena ja korvaa kaikille laskutyypeille määritetyn tekstin.

Laskun tila määrittää, missä tilanteessa sähköpostitekstiä käytetään.

Valinta Kaikki kattaa kaikki laskun tilat:

• normaali lasku (ei maksumuistutusta tai perintää)

• maksumuistutustilat 1–3

• perintä

Voit määrittää:

• oman viestin jokaiselle maksumuistutustilalle ja perintätilalle

• tai yhteisen viestin kaikille maksumuistutuksille ja perintätilalle valitsemalla Maksumuistutus tai Perintä.

Kirjoita viestin sisältö Otsikko- ja Teksti-kenttiin. Kenttien vierestä voit valita poimintapainikkeella valmiita elementtejä, jotka lisätään automaattisesti viestiin.
Elementit noutavat tiedot laskulta:

• Toimittaja: [SENDERNAME]    

• Toimittajan sähköposti: [SENDEREMAIL]    

• Laskunumero: [BILLNUMBER]    

• Virtuaaliviivakoodi: [VIRTUALBARCODE]

• Laskun viitenumero: [REFERENCENUMBER]

• Eräpäivä: [DUEDATE]

• Verollinen summa: [AMOUNT]

• Maksutili: [IBAN]

• Veroton summa: [VATEXCLUDEDAMOUNT]

• Laskutuspäivä: [INVOICEDATE]

• Toimituspäivä: [DELIVERYDATE]

• Kassa-alepäivä: [CASHDISCOUNTDATE]

Valmisviestien värien merkitys listassa

• Aktiivinen sähköpostiteksti näkyy sinisellä laskutyypillä.

• Perintä-tilaan liittyvät viestit näkyvät punaisella taustalla, ja muut tilat (esim. maksumuistutukset) keltaisella.

• Ei-aktiiviset sähköpostitekstit näkyvät harmaalla laskutyypillä ja tilalla.

Valmisviestin muokkaaminen
Valitse viesti listalta, tee tarvittavat muutokset viereisiin kenttiin ja tallenna valitsemalla Tallenna tai Toiminnot → Tallenna.

Valmisviestin poistaminen
Valitse viesti listalta ja poista se valitsemalla Poista tai Toiminnot → Poista.

Jos sähköpostiviestiä ei ole määritetty ja lasku lähetetään sähköpostin liitteenä, käytetään järjestelmän oletusviestiä:

Järjestelmä käyttää aina mahdollisimman tarkasti määriteltyä aktiivista sähköpostitekstiä. Valinta etenee seuraavassa järjestyksessä:

1. Ensisijaisesti käytetään valmisviestiä, joka on määritetty juuri kyseiselle laskutyypille ja laskun tilalle.

2. Jos tätä ei ole, käytetään kyseisen laskutyypin Maksumuistutus tai perintä -viestiä.

3. Jos sitäkään ei ole, käytetään kaikille laskutyypeille määritettyä viestiä kyseiselle tilalle.

4. Jos tätä ei ole, käytetään kaikkien laskutyyppien Maksumuistutus tai perintä -viestiä.

5. Seuraavaksi käytetään kyseisen laskutyypin viestiä, joka on määritetty kaikille tiloille.

6. Jos tätä ei ole, käytetään kaikkien laskutyyppien yhteistä viestiä kaikille tiloille.

7. Jos mitään aktiivista viestiä ei löydy, käytetään järjestelmän oletussähköpostitekstiä (sitä ei voi muokata näissä asetuksissa).

Sähköpostiteksti valitaan seuraavassa järjestyksessä:

1. Ensisijaisesti käytetään kyseisen laskutyypin viestiä, joka on määritetty kaikille tiloille.

2. Jos tätä ei ole, käytetään kaikkien laskutyyppien yhteistä viestiä kaikille tiloille.

3. Jos kumpaakaan ei ole, käytetään järjestelmän oletussähköpostitekstiä (sitä ei voi määrittää näissä asetuksissa).

Laskutusaihe-kenttään tallennetaan laskutusaihe, joka voi olla esimerkiksi numero tai teksti. Kenttään tallennetaan sama tieto, joka on ilmoitettu E-laskun laskuttajailmoituksella kohdassa Laskutusaiheen koodi (Finanssialan laskuttajailmoitus).

• Tämä tieto poimitaan asiakastiedon taakse Oletukset-välilehdelle Laskutusaihe-valikosta. Tieto valitaan myös Lisätiedot-välilehdellä E-laskun vastaanottajailmoitus -kohdassa.

Laskutusaiheen nimi -kenttään tallennetaan laskutusaihetta kuvaava nimi.

Aktiivinen-valinnalla Laskutusaiheen koodista tulee aktiivinen ja sitä voidaan käyttää

• Kaikki muutokset astuvat voimaan vasta tallennuksen jälkeen, mikä tehdään napsauttamalla Tallenna-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko -> Tallenna.

• Napsauttamalla Poista-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko -> Poista,  valittu laskutusaiheen koodi voidaan poistaa.

• Napsauttamalla Uusi-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko -> Uusi, voidaan luoda uusi laskutusaiheen koodi.

Laskunumeroiden voimassaoloaika on pakollinen. Määritä voimassaoloaika kaikille numerosarjoille, vaikka käytössä olisi vain yksi sarja. Myyntilaskuja ei voi luoda ilman voimassa olevaa numerosarjaa, ja järjestelmä ilmoittaa, jos numerosarjan voimassaoloaika ei kata tapahtuman päivää.

Laskunumerot ja laskun maksusuoritusnumerot

Laskuille ja maksusuorituksille määritetään omat numerosarjat ja niiden voimassaoloajat erikseen. Numerosarja valitaan aina voimassaolopäivän perusteella (esimerkiksi maksusuorituksen kirjauspäivä).

Samaa numerosarjaa voi käyttää jatkuvasti, kun voimassaolon loppupäiväksi määritetään riittävän kaukainen päivämäärä (esim. 01.01.2025–31.12.2050).

Järjestelmän oletukset

Myyntilaskut tunnistetaan oletuksena 3000-sarjan numeroista, ja numeron loppuosa kertoo vuosiluvun.
Esimerkkejä:

• laskunumerot: 3025, 3026, 3027 jne.

• maksusuoritusnumerot: 3525, 3526, 3527 jne.

💡 Laskua luotaessa järjestelmä ehdottaa kirjauspäivän mukaista numerosarjaa, mutta sarjan voi tarvittaessa vaihtaa.

Numerosarjan rakenne

• Perusosa määrittää numeron alkuosan. Oletuksena käytetään 3000-sarjaa (esim. 3026 = vuoden 2026 lasku).

• Alkuluku määrittää, mistä numerosta sarja alkaa. Tätä käytetään esimerkiksi siirryttäessä toisesta järjestelmästä, jotta numerointi jatkuu ilman katkosta.

• Kiinteä perusosa viitenumeroon voidaan määrittää esimerkiksi rahoitusyhtiön vaatimuksia varten. Kentän voi jättää myös tyhjäksi.

Numerosarjojen aktiivisuus ja järjestys

Numerosarjan voi merkitä ei-aktiiviseksi poistamalla Aktiivinen-valinnan. Ei-aktiivinen numerosarja siirtyy listan loppuun ja sen edessä näkyy merkintä.
Vaikka sarja olisi ei-aktiivinen, sitä voi edelleen käyttää valitsemalla sen sovelluksen pudotusvalikosta, jos sarja on yhä voimassa.

Numerosarjojen järjestystä voi muuttaa siirtämällä hiirellä rivejä listassa. Aktiivisia ja ei-aktiivisia sarjoja ei voi sekoittaa keskenään.

Numerosarjan luonti ja muokkaus

Uusi numerosarja:

1. Valitse Kohde-listasta joko Laskunumerot tai Laskun maksusuoritusnumerot

2. Paina Uusi-painiketta

3. Lisäämällä tiedot ja tallenna. Tallennuksen jälkeen sarja näkyy Numerot-listassa.

Olemassa olevaa numerosarjaa voi muokata valitsemalla sen listalta, tekemällä muutokset ja tallentamalla.

Kun muokkaat olemassa olevan numerosarjan kiinteää perusosaa, tarkista että:

1. perusosa ei ole käytössä toisessa numerosarjassa

2. uusi perusosa ei ole jo käytössä sovelluksessa

3. vanha perusosa ei ole käytössä sovelluksissa

Jos jokin tarkistuksista epäonnistuu, järjestelmä näyttää virheilmoituksen. Jos haluat ottaa uudelleen käyttöön aiemmin poistetun perusosan, luo sitä varten uusi numerosarja.