Talous - asetukset: Myyntilasku
Asetukset-välilehdillä voidaan muuttaa myyntilaskujen oletusasetuksia, näytettäviä kenttiä sekä hälytysrajoja. Asetuksissa tehtävät muutoksien tallentaminen tapahtuu napsauttamalla Tallenna-painiketta .
 |  |
|---|
Asetukset
Pakkotiliöinti-valinnalla määritellään, onko myyntilaskun rivit tiliöitävä ennen laskuttamista.
Jos valinta on aktiivinen, järjestelmä antaa laskun muokkausnäkymässä ilmoituksen puutteellisesta tiliöinnistä seuraavasti:
Jos kirjanpidon tili puuttuu, ohjelma ilmoittaa siitä punaisella ja laskurivin Tili-kenttä muuttuu punaiseksi.
Jos vastatili puuttuu, ohjelma ilmoittaa siitä keltaisella ja laskurivin Tili-kenttä muuttuu keltaiseksi.
Jos Alv-tili puuttuu, ohjelma ilmoittaa siitä sinisellä ja laskurivin Tili-kenttä muuttuu siniseksi.
Rajoita asiakastyypin käyttöä -valinnalla voidaan rajoittaa asiakastyypin käyttö. Jos valinta on aktiivinen, käyttäjä näkee asiakkaan poimintaikkunassa vain ne asiakkaat, joihin hänelle on asetuksissa (Asetukset -> Ylläpito -> Henkilöstö -> Oikeudet-välilehti) määritelty oikeus. Rajoitus ei koske tehokäyttäjiä tai ylempiä oikeustasoja.
Varastokulutus-valinnalla määritetään, kulutetaanko varastoa laskulle lisätyillä tuotteilla. Varastokulutus edellyttää myös Varasto-sovelluksen käyttöä.
Viitenumero ja RF-viitenumero voidaan ottaa käyttöön laittamalla valinnat aktiiviseksi.
Hyvityslaskua luodessa näytä asetusten valintaikkuna -valinnan ollessa aktiivinen avautuu valintaikkuna, jossa voi tehdä seuraavat valinnat:
Määritellään, käyttääkö hyvityslasku alkuperäisen laskun päiväyksiä.
Valitaan, muodostuuko maksusuoritukset automaattisesti ja onko maksusuorituksen päivämäärä eräpäivä vai kuluvan päivän mukaan.
Päätetään, käytetäänkö suorituksessa alkuperäisen laskun maksuehdon suoritustiliä toimipaikan oletuksista.
Lukitse suorituksen tullessa pankista -valinnan ollessa päällä, järjestelmä lukitsee tositteen automaattisesti maksusuorituksen vastaanotettaessa.
Sekä lasku että suoritus lukitaan reskontrassa, jos suorituksen jälkeen saldo on nolla eikä tiliöinneissä ole selkeää virhettä.
Jaa kp. ja työnro pankkitilille suorituksen tullessa pankista -valinnan ollessa aktiivinen suoritusrivit jaetaan pankkitilille suhteessa kp:n ja työnumeroiden kesken. Oletuksena valintaa ei ole, jolloin pankkitilille tuodaan vain yksi kirjaus.
Luottotietojen tarkistus
Luottotiedot pakolliset -valinnan ollessa aktiivinen järjestelmä tarkistaa asiakasta poimiessa ja laskutettaessa, onko asiakasrekisterin Sertifiointi-välilehdellä asiakastieto hyväksytty ja ovatko luottotiedot täydelliset. Tarvittaessa järjestelmä antaa varoituksen puutteellisista luottotiedoista, mutta laskutusta ei estetä. Oletuksena valinta ei ole aktiivinen, eli luottotiedot eivät ole pakollisia.
Luottoraja käytössä -valinnan ollessa aktiivinen järjestelmä tarkistaa asiakasta poimiessa ja laskutettaessa, onko Sertifiointi-välilehdellä määritelty luottorajat ja onko ylittäminen sallittu. Käyttäjälle annetaan varoitus, jos luottoraja (yhden kaupan tai kokonaisluottoraja) ylittyy eikä ylitys ole sallittu. Laskutusta ei estetä. Oletuksena valinta ei ole aktiivinen, eli luottorajat eivät ole käytössä.
Jos luottoraja on käytössä, voidaan määrittää, onko luottorajan ylitys sallittu. Luottorajan ylitys sallittu -valinta on oletuksena päällä.
Luottotietojen tarkistuskohde -valinnalla määritellään, minkä asiakkaan osoitteen (Vastaanottajan osoite / Laskutusosoite / Toimitusosoite) mukaan luottotietojen tarkistus tehdään. Lisätietoa asiakasrekisterin ohjeessa asiakkaan sertifioinnista ja luottotietojen määrittelemisestä.
Kuluttajan huomautuskulut voidaan määrittää numeroarvona, joka kertoo, kuinka monta päivää eräpäivästä on kuluttava ennen kulujen perimistä. Järjestelmä ei lisää maksumuistutukseen kuluja asiakkaille, joiden perustiedoissa Laskun käsittely -kohdassa on valittu Kuluttaja.
Ylisuoritusraja-kenttään määritetään rahasumma, jonka ylittäessä suoritukset kirjautuvat automaattisesti ylisuorituksiksi.
Automaattinen arkistointi -kenttään määritetään, kuinka monen päivän kuluttua maksupäivästä lasku arkistoidaan automaattisesti.
Kysy lisärivit laskutettaessa -valinnan ollessa aktiivinen laskutettaessa kysytään varmistus lisärivien lisäämisestä. Jos valinta ei ole aktiivinen, rivit lisätään automaattisesti.
Laskutuslisä-kenttään syötetään laskuille automaattisesti lisättävä laskutuslisä nettona.
Poimimalla Laskutuslisätuote voidaan muotoilla itse laskutuslisäriville tulevat tiedot.
Laskutuslisätuote on ensin määriteltävä tuoterekisteriin. Tuotteen tiedot tulevat laskutuslisäriville.
Mikäli Laskutuslisä-kentässä ei ole arvoa, käytetään Laskutuslisä-tuotteelle määriteltyä hintaa laskutuslisärivillä.
Mikäli myyntilasku tehdään jossakin muussa valuutassa kuin euroissa ja laskutetaan se, muuttuu muodostuvan laskutuslisärivin summa laskun valuuttaan, kun laskutuslisärivi lisätään vahvistusikkunan kautta.
Poimimalla Pyöristystuote voidaan muotoilla itse pyöristysriville tulevat tiedot.
Pyöristystuote on ensin määriteltävä tuoterekisteriin, jonka mukaiset tiedot tulevat pyöristysriville. Pyöristysrivi muodostuu mikäli laskulla käytetään maksuehtoa, jonka asetuksiin on määritelty pyöristys.
Käyttäjälle ja Tehokäyttäjälle voi määritellä erikseen, mitkä laskut näytetään Talous-sovelluksen Etsi-näkymässä. Ylläpitäjälle näkyy kaikki tiedot asetuksesta riippumatta.
Etsi-näkymä
Etsi laskuja, Käyttäjä ja Etsi laskuja, Tehokäyttäjä -kohdissa tehtävät valinnat:
Henkilökohtainen: näytetään vain omat laskut.
Toimipaikka: näytetään vain oman toimipaikan laskut.
Organisaatio: näytetään vain oman organisaation laskut, hakua ei ole siis rajattu tällä parametrilla.
Lisää tietoa myyntilaskujen etsimisestä.
Korkolista raja: summa, jonka jälkeen asiakkaan laskut näkyvät korkolistalla.
Summalla tarkoitetaan asiakkaan korkosaatavien yhteissummaa. Oletusarvo on 5. Rajaksi voi asettaa 0, jolloin kaikki laskut tulevat heti korkolistalle. Esim.
Jos asiakkaalla on kaksi laskua, joissa kummassakin on 2 EUR korkosaatavia, laskut eivät tule korkolistalle.
Jos asiakkaalla on kolme vastaavaa laskua, kaikki kolme tulevat korkolistalle.
Jos jonkin kolmen laskun maksupäivä on vanhentunut yli päivärajan, laskut eivät tule korkolistalle.
Korkolista päiväraja: määrittää, kuinka kauan lasku on korkolistalla maksupäivästä alkaen.
Oletuspäiväraja on 365. Päiväraja voi olla nolla, jolloin mikään lasku ei tule korkolistalle. Jos päiväraja jätetään tyhjäksi, kaikki laskut tulevat korkolistalle maksupäivästä riippumatta.
Kun lasku vanhenee tarpeeksi, se poistuu korkolistalta eikä vaikuta enää asiakkaan kokonaiskorkosaldoon, jonka perusteella laskut tulevat listalle.
Huom. Kun päivärajaa muutetaan, laskenta suoritetaan kaikille asiakkaille, joten muutoslaskenta voi kestää pitkään. Muutoslaskennan aikana laskuttaminen ei ole mahdollista. Suosittelemme tekemään muutoksen esimerkiksi ilta-aikaan, jolloin laskutuksella on vähemmän käyttöä.
Hälytysrajat näyttävät värikoodilla erääntyvät ja myöhässä olevat laskut Myyntilaskun Etsi-näkymässä.
Punainen hälytysraja määrittää, milloin lasku on myöhässä. Myyntilaskun Etsi-näkymässä valittaessa Myöhässä-tila näytetään laskut, joiden eräpäivä on yhtä suuri tai pienempi kuin kuluva päivä plus punaiseen hälytysrajaan syötetty määrä.
Oranssi hälytysraja määrittää, milloin lasku on erääntymässä. Myyntilaskun Etsi-näkymässä valittaessa Erääntymässä-tila näytetään laskut, joiden eräpäivä tai kassa-alepäivä on kuluvan päivän ja kuluvan päivän plus oranssiin hälytysrajaan syötetty määrä välillä.
Muokkaa-Näkymä kohdassa voidaan määritellä kenttien leveyksiä ja varakenttien otsikoita.
Tuotenumero-, Tuote- ja Tiliselite-kentän leveys voidaan määritellä halutuksi.
Varakenttien otsikot kohdassa voidaan määritellä varakentille omat otsikot. Varakentät näkyvät myyntilaskulla Lisätiedot-välilehdellä, jos erikseen ei otsikoita määritellä, näytetään kentät näillä oletusnimillä.
Maksukehotusmaksut
Maksukehotusmaksun suuruus sekä huomautusaika voidaan erikseen määrittää Kuluttajalle ja Yritykselle.
Oletukset
Oletukset ovat tietoja tai määrityksiä, jotka lisätään automaattisesti uudelle myyntilaskulle. Kaikkia oletuksia voi muuttaa laskulla.
Oletukseksi voidaan määrittää Toimittaja, Yhteyshenkilö, Sähköpostiosoite, Puhelin, Matkapuhelin, Syöttötapa, Rivin syöttötapa, Maksuehto, Viivästyskorko, Huomautusaika ja Maksukehotusmaksu, sekä tulostuspohjaoletukset ja oletusoperaattorivalinta.
Syöttötavoissa A-hinta-valinnalla määritellään syötetäänkö oletuksena hinta arvonlisäverollisena (brutto) vai arvonlisäverottomana (netto).
Tuotenumero -valinnalla valitaan käytettäväksi syöttötavaksi joko Normaali tai Viivakoodi.
Normaali-syöttötavalla enterin napsautuksen jälkeen tuote poimitaan riville ja kursori seuraavalle riville.
Viivakoodi-syöttötavalla tuotenumeron syötön jälkeen enter siirtää kursorin Määrä-kenttään (jos tuote löytyy rekisteristä), jolloin voidaan syöttää määrä. Kun Määrä-kentässä napsautetaan enter, siirrytään uudelle tuoteriville.
Tulostuspohja
Oletustulostuspohja kohdassa määritetään myyntilaskun, maksukehotusten, korkolaskun ja hyvityslaskun oletustulostuspohjat. Jos valikosta ei valita tulostuspohjaa eikä laskulle tule sitä muualta (asiakastiedon tai asiakastyypin perusteella), käytetään oletuksena valikon ensimmäistä tulostuspohjaa.
Jos korkolaskulle ei ole määritelty tulostuspohjaa, käytetään aloittavaa tulostuspohjaa. Korkolaskun tulostuspohja otetaan automaattisesti käyttöön, kun luodaan korkolasku, koontikorkolasku tai uusi korkolasku Etsi-näkymästä (Toiminnot -> Uusi -> Korkolasku).
Hyvityslasku-asetusta käytetään, kun luodaan myyntilaskusta hyvityslasku, eikä laskun tulostuspohja ole Finvoice.
Operaattori-valikosta valitaan oletus operaattori laskujen lähetykseen.
Verkkolasku
Siirtyvät kentät -valinnoilla määritetään, mitkä tiedot siirtyvät verkkolaskuun.
Tuotenumero ja tuotenimeke ovat oletuksena valittuna.
Valittuna olevat varakentät siirtyvät Finvoice-verkkolaskuaineistoon InvoiceFreeText-elementteinä.
Lähetys -> Uudelleenlähetyksen viive (minuuttia) -arvolla määritetään verkkolaskun uudelleenlähetyksen minimiaika.
Oletusminimiaika on 3 minuuttia. Jos verkkolaskun uudelleenlähetystä yritetään ennen minimiajan kulumista edellisestä lähetyksestä, käyttäjälle ilmoitetaan, että lasku on jo lähetetty.
Ilmoituksessa kerrotaan myös aika, jolloin uudelleenlähetys on mahdollista.
Asiakkaalle lähtevän verkkolaskun summaksi voidaan määrittää joko avoin saldo tai alkuperäinen summa.
Näytä lähetettävän summan valinnalla yksittäisen verkkolaskun tulostuksessa voidaan määrittää, näytetäänkö lähetettävä summa laskun tulostuksessa.
Perintätoimisto automatiikka
Kun perintä otetaan käyttöön automatiikka menee automaattisesti päälle (Aktiivinen-valinta päälle).
Laskuja ei siirretä automaattisesti perintään alla lueteltuina päivinä
- maanantaisin
- päivinä, jotka eivät ole pankkipäiviä (lauantait, sunnuntait, kansalliset juhlapyhät)
- välittömästi sellaisia päiviä seuraavina päivinä, jotka eivät ole pankkipäiviä (esimerkiksi pääsiäisen jälkeisenä tiistaina myyntilaskut eivät lähde perintään automaattisesti)
Laskuja ei lähetetä perintään sellaisina päivinä, jotka eivät ole pankkipäiviä tai niiden jälkeisinä päivinä. Tämän tarkoitus on vähentää aiheettomasti perintään lähetettyjen myyntilaskujen määrää. Käyttäjällä on siis aina yksi työpäivä aikaa käsitellä pyhistä riippumatta sellaisten päivien suoritukset, joilta pankki ei muodosta tiliotetta tai viiteluetteloita.
Myyntilaskujen lähetys perintään tapahtuu klo 17:00 - 18:00 välisenä aikana.
Perintäluokitus-valinnalla määritellään minkä luokan asiakkaiden laskut lähetetään automaattisesti perintään. Automaattiseen perintään siirretään kaikki laskut, joiden asiakkaan luokka on tässä valittu tai sitä alhaisempi.
Jos esimerkiksi valitaan 2, niin silloin luokitukseltaan 2 ja 3 asiakkaiden laskut siirretään automaattisesti perintään.
Oletuksena valinta on 2, jolloin perintään ei siirretä perintäluokituksella 1 määriteltyjen asiakkaiden laskuja.
Asiakkaan perintäluokitus määritellään asiakasrekisterin Perustiedot 2 -välilehdellä Perintäluokitus-kohdassa.
Asiakkaalle, jota ei ole perustettu rekisteriin, käytetään oletuksena 2 - perintäluokitusta.
Laskun tila -valikosta valitaan minkä tilaiset laskut siirretään perintään automaattisesti (Avoin/Maksukehotus 1/Maksukehotus 2/Maksukehotus 3).
Avoin-valinta ottaa mukaan kaikki määritetyn verran myöhässä olevat laskut
Maksukehotus 1 -valinta ottaa mukaan kaikki määritetyn verran myöhässä olevat maksukehotus 1. ja 2. ja 3. laskut.
Maksukehotus 2 -valinta ottaa mukaan kaikki määritetyn verran myöhässä olevat maksukehotus 2. ja 3. laskut.
Maksukehotus 3 -valinta ottaa mukaan kaikki määritetyn verran myöhässä olevat maksukehotus 3. laskut.
Yrityksille ja kuluttajille voidaan määritellä erikseen kuinka monta päivää myöhässä olevat laskut lähetetään automaattisesti perintään.
Jos laskulle on jo lähetetty maksumuistutus laskuttajan toimesta, verrataan silloin myöhässä olevien päivien määrää laskulla olevaan Maksukehotuspvm. -tietoon. Myyntilaskua ei siis lähetetä automaattisesti perintään jos lasku on myöhässä asetuksissa annetun päivämäärän verran, mutta viimeisimmästä maksumuistutuksesta ei ole vielä kulunut myös asetuksissa annetun päivien määrää.
Lähetä tieto eteenpäin ohisuorituksista -valinnan ollessa päällä, lähetetään automaattisesti tieto suorituksista, jotka on merkitty laskun maksusuorituksella Perintä ohimaksu -valinnalla.
Lisätietoa perinnän käyttöönotosta, käytöstä ja automatiikasta.
Näytettävät kentät
Näytettävät kentät kohdassa voidaan valita kentät, jotka laskulla halutaan näkyvän. Jos kentän kohdalta valinta poistetaan, sitä ei enää näytetä sovelluksessa.
Salli viittauksen poistaminen tuoterekisteriin -valinnalla määritetään tuoterivien viittaukset tuoterekisteriin.
Poista viittaus tuoterekisteriin X -painike ilmestyy laskunriville asetusvalinnan perusteella. Tuoterekisteristä poimitun tuotteen rivin taustaväri on vaaleanvihreä. Kun viittaus poistetaan, rivin taustaväri muuttuu vaaleansiniseksi. Tuotteen käsittely vastaa käsin lisättyä tuotetta, eikä varastokulutusta tapahdu.
Lasku-Laskutusosoite -kohdassa voi aktivoida Verkkolaskuosoite-valinnan. Tällöin myyntilaskun Laskutusosoite-välilehdellä näkyvät laskun saajan verkkolaskuoperaattori ja -tunnus. Tiedot haetaan suoraan asiakasrekisteristä, eikä niitä tallenneta laskulle.
Etsi-näkymä-kohdassa voi määrittää, näytetäänkö Laskutus-, Toimitus- ja Kuljetusohjeet myyntilaskun Etsi-näkymässä, kun hiiren kohdistin on Ohje-sarakkeen huomiomerkin päällä
Tiliöinti
Aseta oletustiliöinnit napsauttamalla poimintapainiketta ja valitsemalla haluttu tili. Järjestelmä käyttää näitä oletustilejä automaattitiliöinneissä. Suositeltavaa on määrittää oletustilit ainakin Korkolaskulle, Huomautuskuluille ja Hyvityslaskun maksusuorituskohtiin.
Vastatili-kenttään poimittua tiliä käytetään myyntilaskun rivin vastatilinä, jos rivin tilille ei ole tilikartalla määritelty vastatiliä.
Myyntitilin on oltava määritelty tulotiliksi (Asetukset -> Sovellukset -> Talous -> Tilikartta -> Kohde-valikko), jotta vastatilin nouto myyntilaskun asetuksista toimii.
Vastatiliautomatiikka toimii seuraavasti:
Vastatili otetaan ensisijaisesti tilin takaa
Jos kohde on määritelty, haetaan vastatili kohteen perusteella
Jos kohde on määritelty, mutta vastatiliä ei löydy, haetaan se sovelluksen perusteella
Jos kohdetta ei ole ja sovellus on määritelty, haetaan vastatili sovelluksen perusteella
Sisäinen lasku -ominaisuudella määritellään sisäisessä laskutuksessa käytettävä tili. Kun luot uuden myyntilaskun valitsemalla Toiminnot -> Uusi -> Sisäinen lasku, tiliöinti käyttää määriteltyä tiliä.
Korkolasku-kenttään poimittu tili toimii korkojen tilinä luotavalla korkolaskulla.
Huomautuskulut-kenttään poimittu tili toimii huomautuskulujen tilinä luotavalla korkolaskulla.
Pyöristys-kenttään poimittua tiliä käytetään myyntilaskun automaattisesti muodostetun pyöristysrivin tilinä. Pyöristysrivi luodaan, jos maksuehto määrittää loppusumman pyöristettäväksi lähimpään 5 senttiin.
Laskutuslisä-kenttään valittu tili toimii laskutuslisän tilinä.
Korttiprovisio-kenttään valittu tili toimii korttiprovisioiden tilinä.
Jos hyvityslaskun maksusuoritusta ei ole määritelty, hyvityslasku ei kuittaa alkuperäistä laskua maksetuksi, vaan se tulee suorittaa käsin.
Suorituksen oikaisu - valikkoon tulee määrittää suoritusten osalta mm. maksukehotuskulujen, korkojen ja alennusten automaattikäsittelylle kirjanpidon tilit.
Eräajolaskut
Eräajolaskulla oletuksena käytettävät Toimittajatiedot, syöttötapa, rivin syöttötapa, maksuehto, viivästyskorko, huomautusaika ja maksukehotusmaksu syötetään asetuksiin.
Toimittajatiedot voidaan kopioida myyntilaskun toimittajatiedoista napsauttamalla Kopioi-painiketta.
Jos eräajolaskun asetukset ovat tyhjät, käytetään laskun asetuksia.
Huom. Viivästyskorko-kenttää ei saa jättää tyhjäksi, koska se on numeerinen kenttä; siihen tallentuu vähintään 0. Nollaa käytetään arvona, ja se siirtyy laskulle eräajolaskun suoritusvaiheessa, ellei käyttäjä muuta sitä muokkausnäkymässä ennen suoritusta.
Muuta suorituspäivä arkipäivälle -valinnalla siirretään juhlapäivälle tai viikonlopulle sattuva suorituspäivä. Kun asetus valitaan, näytetään Laskentatapa-valikko, josta voi valita seuraavat:
Oletus
Jos suorituspäivä osuu lauantaille tai erikoispäivälle, se siirretään edelliselle arkipäivälle.
Jos suorituspäivä osuu sunnuntaille tai erikoispäivälle, se siirretään seuraavalle arkipäivälle.
Jos suorituspäivä osuu vuoden ensimmäiselle päivälle, se siirretään aina seuraavalle arkipäivälle.
Aina edelliselle arkipäivälle → Jos suorituspäivä osuu viikonlopulle tai erikoispäivälle, se siirretään edelliselle arkipäivälle. Poikkeuksena vuoden ensimmäinen päivä, jolloin suorituspäivä siirretään seuraavalle arkipäivälle
Aina seuraavalle arkipäivälle → Mikäli suorituspäivä osuu viikonlopulle tai erikoispäivälle, muutetaan se aina seuraavalle arkipäivälle. Huom. Vuoden viimeinen päivä korjataan aina taaksepäin edelliseen arkipäivään riippumatta siitä, mikä laskentatapa on valittuna korjatun suorituspäivän laskennassa.
Käytä asiakkaan kustannuspaikkaa -valinta käyttää eräajolaskusta luotavilla laskuilla asiakkaan oletusmyyntikustannuspaikkaa. Jos kustannuspaikkaa ei ole määritelty tai valinta ei ole aktiivinen, käytetään eräajolaskun kustannuspaikkoja.
Luo laskut Kesken-tilaan valinnan ollessa aktiivinen, ajastettu eräajolaskujen suoritus siirtää laskut kesken-tilaan myyntireskontraan. Laskuja ei lähetetä automaattisesti, vaan ne on käsiteltävä ja lähetettävä manuaalisesti reskontrassa.
Syöttötavat
A-hinta-valinnalla määritellään syötetäänkö hinta arvonlisäverollisena (brutto) vai arvonlisäverottomana (netto).
Tuotenumero -valinnalla valitaan käytettäväksi syöttötavaksi joko Normaali tai Viivakoodi.
Normaali-syöttötavalla enterin napsautuksen jälkeen tuote poimitaan riville ja kursori seuraavalle riville.
Viivakoodi-syöttötavalla tuotenumeron syötön jälkeen enter siirtää kursorin Määrä-kenttään (jos tuote löytyy rekisteristä), jolloin voidaan syöttää määrä. Kun Määrä-kentässä napsautetaan enter, siirrytään uudelle tuoteriville.
Lähetä eräajoajastuksen logi sähköpostiosoitteeseen: kenttään syötetään sähköpostiosoite, johon halutaan ajastetun eräajojen suorituksen lähettävän login ajastuksen aikaisista tapahtumista.
Laskutusjaksokohde-pudotusvalikosta voi määrittää, mihin kenttään laskulla erän laskutusjakso lisätään erää suoritettaessa.
Pankki-pudotusvalikosta valitaan pankkiyhteys, jos eräajolaskujen lähetys tapahtuu pankin kautta.
Järjestelmä antaa huomautuksen, jos aktiivinen-valinta poistetaan pankkiyhteydeltä, joka on määritelty eräajolaskujen operaattoriksi.
Operaattori-pudotusvalikkoa käytetään eräajon aikana lähetettäviin verkkolaskuihin. Valikko sisältää operaattorit, joiden verkkolaskulähetys on aktiivinen.
Laskujen luonnissa käytettävä numerosarja -valinta.
Eräajolaskuista luotaville laskuille muodostetaan laskunumerot valitun sarjan perusteella. Sarja voi olla valittuna vain yksi kerrallaan. Jos laskuja halutaan luoda useammalle numerosarjalle eräajona, valinta tulee jättää tyhjäksi. Tällöin eräajosta luotavien laskujen numerot muodostetaan kirjauspäivän perusteella.
Huom. Muistathan vaihtaa voimassaolevan numerosarjan, entisen numerosarjan voimassaoloajan päätyttyä.
Eräajolaskulla olevat ohjeet voidaan siirtää muodostettavalle laskulle laittamalla seuraavat valinnat aktiivisiksi:
Siirrä laskutusohjeet laskulle, Siirrä toimitusohjeet laskulle, Siirrä kuljetusohjeet laskulle
Tiedonannot-välilehti
Määritellyt tiedonannot voi poimia laskun Muuta tietoa -välilehdellä. Oletustiedonanto lisätään automaattisesti uudelle laskulle.
Poimittaessa tiedonantotekstejä laskulla, avautuu ikkuna poimintapainikkeen viereen ja siinä näytetään pelkät otsikot.
Sähköpostitekstit
Sähköpostitekstit-välilehdellä voidaan määrittää automaattisia sähköpostitekstejä.
Uusi vaihtoehto lisätään napsauttamalla Uusi-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Uusi.
Sähköpostiteksti määritellään aktiiviseksi valitsemalla Aktiivinen-valinta, kun se halutaan ottaa käyttöön.
Laskun tyyppi valinnalla määritetään, mitä laskutyyppiä sähköpostiteksti koskee.
Valitsemalla kaikki sähköpostiteksti koskee kaikkia laskutyyppejä: (normaali) lasku, korkolasku, ennakkolasku, hyvityslasku, suoravelotus, sisäinen lasku, pano ja otto.
Valitsemalla korkolasku, ennakkolasku tai hyvityslasku sähköpostiteksti koskee vain kyseistä laskutyyppiä. Näitä viestejä käytetään ensisijaisena asetuksena kyseiselle laskutyypille. Esimerkiksi korkolaskulle määritetty sähköpostiteksti korvaa kaikille laskutyypeille määritetyn tekstin.
Laskun tila määrittää, minkä tilan laskuihin sähköpostiteksti kohdistuu. Valinta koskee laskutyyppiä, joka on valittu Laskun tyyppi -valikosta.
Valitsemalla kaikki sähköpostiteksti koskee kaikkia laskun tiloja: normaali (ei maksumuistutus tai perintä), maksumuistutustilat 1-3 ja perintä.
Jokaiselle maksumuistutustilalle ja perintätilalle voi asettaa oman sähköpostitekstinsä. Lisäksi voi määrittää yhteisen viestin kaikille maksumuistutustiloille ja perintätilalle valitsemalla maksumuistutus tai perintä.
Hyvityslaskulla ei ole maksumuistutus- tai perintätiloja.
Kirjoita viestin tiedot Otsikko- ja Teksti -kenttiin. Voit lisätä elementtejä otsikkoon ja tekstiin napsauttamalla kentän vieressä olevaa poimintapainiketta. Elementit noutavat tiedot laskulta:
Toimittaja: [SENDERNAME]
Toimittajan sähköposti: [SENDEREMAIL]
Laskunumero: [BILLNUMBER]
Virtuaaliviivakoodi: [VIRTUALBARCODE]
Laskun viitenumero: [REFERENCENUMBER]
Eräpäivä: [DUEDATE]
Verollinen summa: [AMOUNT]
Maksutili: [IBAN]
Veroton summa: [VATEXCLUDEDAMOUNT]
Laskutuspäivä: [INVOICEDATE]
Toimituspäivä: [DELIVERYDATE]
Kassa-alepäivä: [CASHDISCOUNTDATE]
Tiedot tallennetaan napsauttamalla Tallenna-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Tallenna.
Listassa olevien valmisviestien värien merkitys:
Aktiivinen sähköpostiteksti näkyy sinisellä laskun tyypillä. Perintä-tilalla on punainen taustaväri, ja muut tilat näkyvät keltaisella, kuten maksukehotukset.
Eiaktiiviset sähköpostitekstit näkyvät harmaalla laskun tyypillä ja -tilalla.
Muokataksesi vaihtoehtoa, valitse se listalta, kirjoita muutos viereisiin kenttiin ja napsauta Tallenna-painiketta tai valitse Toiminnot-valikko > Tallenna.
Poista valmisviesti valitsemalla se listalta ja napsauttamalla Poista-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Poista.
Jos viestiä ei ole määritetty ja lasku lähetetään sähköpostin liitteenä, oletusviesti on kuvassa alla:
Esimerkkejä
Tapaus 1: lasku, joka on maksumuistutus- tai perintätilassa
Ensisijaisesti käytetään sähköpostitekstinä sitä, joka on asetuksissa määritetty aktiiviseksi juuri kyseiselle laskutyypille ja tilalle.
Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään kyseisen laskutyypin "Maksumuistutus tai perintä" -kohtaan määritettyä sähköpostitekstiä.
Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään kaikkien laskutyyppien kyseiselle tilalle määritettyä sähköpostitekstiä.
Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään käytetään kaikkien laskutyyppien "Maksumuistutus tai perintä" -kohtaan määritettyä sähköpostitekstiä.
Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään kyseisen laskutyypin kaikille tiloille määriteltyä sähköpostitekstiä.
Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään kaikkien laskutyyppien kaikille tiloille määriteltyä sähköpostitekstiä.
Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään järjestelmän oletussähköpostitekstiä, jota ei voi määrittää näissä asetuksissa.
Tapaus 2: lasku, joka ei ole maksumuistutus- tai perintätilassa
Ensisijaisesti käytetään kyseisen laskutyypin kaikille tiloille määriteltyä sähköpostitekstiä.
Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään kaikkien laskutyyppien kaikille tiloille määriteltyä sähköpostitekstiä.
Mikäli em. asetusta ei ole (aktiivisena), käytetään järjestelmän oletussähköpostitekstiä, jota ei voi määrittää näissä asetuksissa.
E-laskun laskuttajailmoitus -välilehti
Tätä välilehteä tarvitaan ainoastaan kuluttajien verkkolaskutuksesta. Verkkolasku tai suoramaksu yksityishenkilölle käydään läpi omassa ohjeessaan.
Laskutusaihe-kenttään tallennetaan laskutusaihe, joka voi olla esimerkiksi numero tai teksti. Kenttään tallennetaan sama tieto, joka on ilmoitettu E-laskun laskuttajailmoituksella kohdassa Laskutusaiheen koodi (Finanssialan laskuttajailmoitus).
Tämä tieto poimitaan asiakastiedon taakse Oletukset-välilehdelle Laskutusaihe-valikosta. Tieto valitaan myös Lisätiedot-välilehdellä E-laskun vastaanottajailmoitus -kohdassa.
Laskutusaiheen nimi -kenttään tallennetaan laskutusaihetta kuvaava nimi.
Aktiivinen-valinnalla Laskutusaiheen koodista tulee aktiivinen ja sitä voidaan käyttää
Kaikki muutokset astuvat voimaan vasta tallennuksen jälkeen, mikä tehdään napsauttamalla Tallenna-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko -> Tallenna.
Napsauttamalla Poista-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko -> Poista, valittu laskutusaiheen koodi voidaan poistaa.
Napsauttamalla Uusi-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko -> Uusi, voidaan luoda uusi laskutusaiheen koodi.
Lisätietoa E-laskuista yksityishenkilöille löytyy Myyntilaskun tulostaminen -ohjeesta.
Numerot-välilehti
Numerot-välilehden näkyminen edellyttää, että käyttäjälle on annettu oikeudet numerosarjojen ylläpitoon. Oikeus annetaan Rekisterit > Henkilöstö > Oikeudet-välilehdellä, laajennetaan sovelluksen oikeudet ja valitaan aktiiviseksi Lasku-Numerosarjat.
Tässä määritellyt numerosarjat ovat käytössä Talous-sovelluksen myyntilaskuilla sekä Lasku-sovelluksen laskuilla ja kassoilla. Kassan numerosarjat luodaan erikseen, sillä kassa ei käytä samoja numerosarjoja kuin lasku.
Numerosarjoja voidaan ylläpitää myös keskitetysti Asetukset > Yleiset > Numerosarjat-välilehdellä. Yleisissä asetuksissa laskunumerot voidaan luoda automaattisesti seuraavalle vuodelle Asetukset > Yleiset > Numerosarjat > Asetukset-välilehdellä.
Laskunumeroiden voimassaoloaika on pakollinen.
Määritä voimassaoloaika kaikille numerosarjoille, vaikka käytössä olisi vain yksi sarja.
Myyntilaskuja ei voi kirjata järjestelmään ilman voimassa olevaa numerosarjaa. Järjestelmä ilmoittaa puuttuvasta voimassaolosta, jos laskunumerosarjan aikaväli ei ole voimassa.
Laskunumerot ja Laskun maksusuoritus.
Laskujen ja maksusuoritusten numerosarjoille on määritettävä voimassaoloaika erikseen.
Huom. Tarkista muuttaessasi voimassaoloaikaa, ettei numerosarjat vaihdu laskutus- tai tilikauden aikana, ellei se ole tarkoituksen mukaista. Numerosarjoja ei voi muuttaa jälkikäteen, jos numero on jo muodostunut laskulle.
Laskut ja maksusuoritukset hakevat numerosarjansa voimassaolopäivän, esimerkiksi maksusuoritukselle annetun kirjauspäivän, mukaan.
Samaa numerosarjaa voi käyttää jatkuvasti, mutta voimassaolon loppupäiväksi on annettava riittävän kaukainen päivämäärä, esimerkiksi 01.01.2025–31.12.2050.
Järjestelmän oletukset: myyntilaskun tunnistaa 3000-sarjan numeroista ja laskunumeron viimeinen numero muodostuu vuosiluvun mukaan.
Laskunumeroiden alku on muotoa 308, 309, 3010 jne.
Laskun maksusuoritusnumeroiden alku on muotoa 358, 359, 3510 jne.
Laskua luodessa ehdotetaan oletusvalinnan lisäksi kirjauspäivän mukaista numerosarjaa, joka sille kuuluisi voimassaolopäivän mukaan. Sarjan voi vaihtaa aina laskua luodessa.
Perusosa-kenttään määritellään perusluku, joka tulee jokaisen laskunnumeron alkuun. Järjestelmän oletuksena käytetään peruslukuna 3000-sarjaa, jonka viimeiset numerot kertovat vuosiluvun. Esimerkiksi 3026 alusta voi päätellä, että kyseessä on 2026 vuoden lasku.
Alkuluku voidaan määritellä, jos halutaan numeroinnin alkavan jostakin tietystä numerosta. Alkuluku määritellään esimerkiksi siirryttäessä toisesta järjestelmästä, jolloin ei haluta numerosarjaan katkosta.
Kiinteä perusosa viitenumeroon -kenttään voidaan antaa kiinteä viitenumeron perusosa. Viitenumeron perusosa määritellään esimerkiksi silloin, jos halutaan rahoitusyhtiötä varten tietty perusosa. Kenttä voidaan jättää myös tyhjäksi.
Jos yritetään luoda reskontrassa jo olemassa oleva numerosarja, ohjelma antaa virheilmoituksen eikä tallenna numerosarjaa.
Jos asetuksiin on luotu kaksi numerosarjaa, joissa on sama voimassaoloaika, järjestelmä käyttää numerosarjaa, jonka voimassaolon alkupäivämäärä on aiempi. Jos alkupäivämäärät ovat samat, käytetään numerosarjaa, jossa on Oletus-valinta aktiivisena.
Numerosarja voidaan asettaa ei-aktiiviseksi. Valitse numerosarja Numerot-sarakkeesta, poista valinta Aktiivinen ja tallenna.
Numerosarjan edessä näkyy -merkki osoittamassa, että se ei ole aktiivinen. Ei-aktiivinen numerosarja siirtyy listauksen loppuun.
Jos numerosarja on merkitty ei-aktiiviseksi, mutta on edelleen voimassa, sovelluksissa voi valita sen pudotusvalikosta ja luoda tapahtuman numeron sille.
Numerosarjojen järjestystä voi muuttaa.
Pidä siirrettävää riviä hiiren vasen painike alhaalla, vedä haluttuun kohtaan ja vapauta painike. Ei-aktiivisia numerosarjoja ei voi siirtää aktiivisten väliin, eikä aktiivisia ei-aktiivisten väliin.
Luo uusi numerosarja valitsemalla Kohde-listasta tarkoituksen mukaan joko Laskunumerot tai Laskun maksusuoritusnumerot. Napsauta Uusi-painiketta ja syötä tiedot Numerot-listan vieressä oleviin kenttiin.
Uusi numerosarja näkyy Numerot-listalla tallennuksen jälkeen.
Muokkaa vanhaa numerosarjaa valitsemalla se ja tekemällä muutokset Numerot-listan vieressä oleviin kenttiin. Muutokset astuvat voimaan tallennuksen jälkeen.
Kun muokkaat olemassa olevan numerosarjan kiinteää perusosaa, suorita seuraavat tarkistukset:
Onko perusosa jo käytössä toisessa numerosarjassa
Onko uusi perusosa käytössä sovelluksessa
Oliko vanha perusosa käytössä sovelluksissa
Jos jokin tarkistus epäonnistuu, järjestelmä antaa virheilmoituksen.
Jos haluat ottaa käyttöön aiemmin käytetyn ja myöhemmin poistetun perusosan, luo uusi numerosarja kyseiselle perusosalle.
Rahoitusyhtiöillä on omat vaatimuksensa numerosarjoille. Lisätietoja löytyy ohjeesta Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Rahoitusyhtiöt-välilehti.