Työryhmät ja Laskentasäännöt
Yleistä työryhmistä ja laskentasäännöistä
Työryhmien avulla määritetään työpäivän ja työviikon tuntimäärät. Työryhmällä voidaan määrittää erilaisia asetuksia: onko työryhmällä käytössä liukumat, tehdäänkö automaattinen lounasvähennys ja onko työryhmällä käytössä työaikapankki.
Työryhmään voidaan kytkeä laskentasääntö, jolla voidaan ohjata työpäivien tuntien muodostumista eri palkkalajeille. Laskentasääntöihin voidaan ottaa käyttöön perus työaikamäärityksien lisäksi aikapohjaisia sääntöjä kuten ilta- ja yölisä, määrittää ylityökorvaukset ja niiden perusteet sekä tehdä muita tarvittavia sääntöjä.
Laskentasääntöjä voi olla niin paljon kuin niitä omassa organisaatiossa tarvitaan, myös työryhmiä voidaan perustaa organisaation tarpeiden mukaisesti. Kuhunkin työryhmään voidaan kytkeä vain yksi laskentasääntö. Valmiita työryhmämalleja on oletuksena järjestelmässä 12 erilaista työryhmää. Näitä voidaan muokata vapaasti, poistaa tarpeettomat sekä perustaa tarvittaessa uusia työryhmiä.
Jotta työntekijän työpäivien laskenta muodostuu halutulla tavalla, tulee kunkin työntekijän tietoihin henkilörekisterissä (Rekisterit > Henkilöstö) Työaika-välilehdellä valita työryhmä, johon kyseinen työntekijä halutaan liittää. Mikäli työntekijälle ei määritetä työryhmää käyttöön, työpäivän leimaukset näytetään vain sisään-ulostilojen ja leimatun ajan mukaisesti, mutta esimerkiksi palkkalajia ei työpäivän osalta näy. Myöskään mahdolliset liukumat ja ylityöt jäävät pois työpäivän laskennasta.
Työryhmän puuttuessa henkilön tiedoista, näytetään työpäivän asetukset *-merkillä, koska määrityksiä tietojen noutamiseksi työryhmän takaa ei ole saatavilla.
Vastaavasti työpäivän näkymä silloin, kun henkilölle on määritetty työryhmä ja sen taakse on määritetty työaika, lounasvähennys sekä laskentasääntö, jossa on valmiiksi huomioitu erilaiset työpäiviltä maksettavat lisät.
Työryhmät
Työryhmät, joiden perusteella päivälle tehdyt tunnit käsitellään, voidaan määrittää vapaasti.
Lisätään Kuvaus-, Laskentasääntö-, Työaika/Päivä, Työaika/Vko, Minimiaika ja Milloin vähennys tehdään -kenttiin tarvittavat tiedot ja tallennetaan ne napsauttamalla Tallenna-painiketta tai valitsemalla Toiminnot | Tallenna.
Työryhmälle voidaan valita laskentasääntö, jonka mukaan päivän tehdyt tunnit jaetaan tuntilajeiksi. Laskentasäännöt määritellään omalla välilehdellään ja ne tulevat poimittavaksi Laskentasääntö-pudotusvalikkoon. Jos laskentasääntöä ei valita, päivän tunnit lasketaan annetun Työaika/Päivä kentän mukaan, mutta tietoihin ei automaattisesti tuoda esim. käytettävää palkkalajia.
Työajalle voidaan määritellä työaika päivässä ja viikossa.
Työaika päivässä arvolla näytetään, kuinka paljon työpäivälle on tunteja määritetty ja sitä käytetään myös liukuman laskemiseen sekä laskentasäännössä määritettyjen lisien ja ylitöidenlaskentaan.
Lounas voidaan vähentää automaattisesti Minimiaika ja Milloin vähennys tehdään -määritysten avulla
Milloin vähennys tehdään -määrityksellä kontrolloidaan minimityöaikaa, joka päivälle täytyy olla kirjattuna, ennen kuin Minimiaika-asetuksen mukainen lounasvähennys tehdään. Esim. jos minimiaikaan määritetään 0:30 ja Milloin vähennys tehdään kenttään laitetaan 5:00, tehdään automaattinen lounasvähennys 30 minuuttia, kun leimattu työaika on 5 tuntia tai enemmän. Mikäli työpäivän pituudeksi tulee 4,5 tuntia, vähennystä ei tehdä.
Ennen vähennystä tutkitaan, onko päivälle leimattu Lounas-tyypin leimoja ja mikäli niitä on, lasketaan ensin näiden leimojen aika yhteensä.
Mikäli lounas-tyypin leimauksia on päivälle tehty, lasketaan näiden aika ja mikäli lounasleimausten aika on vähemmän kuin minimiaika, tehdään vähennys minimiajaksi määritellyn ajan mukaisesti. Esim. jos on määritetty 30 minuuttia, leimattua aikaa lounaalle on 20 minuuttia > vähennys tehdään 30 minuutin mukaisesti.
Mikäli lounas-leimauksien yhteenlaskettu aika ylittää tai on sama kuin Minimiaika-asetuksen aika, ei lounasvähennystä tehdä enää erikseen. Esim. lounasleimauksen aika on 45 minuuttia, vähennetään tämä työajasta, mutta ei enää erillistä määritettyä minimiaikaa.
Liukuman laskennan voi ottaa käyttöön valitsemalla Liukuma käytössä työryhmällä -valinta.
Liukuma lasketaan päiväkohtaisesti Työaika/päivä -kentän perusteella.
Työryhmälle määritetään työaikapankki käyttöön laittamalla Työaikapankki aktiivinen -valinta päälle.
Tunteja voidaan siirtää työaikapankkiin käytettäväksi myöhemmin vapaana. Työaikapankista voidaan nostaa tunteja myös vajaalle työpäivälle. Tunnit voidaan tallentaa halutessa myös ylityökorvauksien mukaisesti, esim. 1h 100% ylityökorvauksella, saadaan työaikapankkiin siirrettyä 2h.
Voidaan myös siirtää osa rivin tunneista työaikapankkiin ja osa siirtää palkkalaskelmalle. Esim. ylityötunneista voidaan siirtää perustunnit palkalle ja työaikapankkiin ylityön osuus tai päinvastoin. Työaikapankista tarkemmin omassa ohjeessaan.
Automaattileimaus kohdassa voidaan määritellä kellonajat joita automaattileimauksissa käytetään (loma, sairasloma tai työajan lyhennys).
Oletuksena tulee kelloajat 8:00 ja 15:30, mutta ne voidaan vaihtaa halutunlaisiksi.
Täydelle automaattileimauksen tekemälle päivälle tulee päivän pituudeksi tässä määritetyt kellonajat.
Mikäli leimataan kesken päivän ulos ja sen jälkeen tilalle, joka suorittaa automaattileimauksen, leimataan tämän päivän ulosleimaus tässä annetun päättymisajankohdan mukaisesti riippumatta käyttäjän työryhmän työajasta.
Työpäivät ja Lomapäivät kohdissa määritellään valitulle työryhmälle työ- ja lomapäivät.
Työpäivien määrittelyä tarvitaan, mikäli Asetukset-välilehdellä otetaan käyttöön Automaattinen leimauksien kirjaus (sairausloma, loma, työajan lyhennys) tai Automaattinen nollaleimauksien kirjaus.
Lomapäivien määrittelyä tarvitaan, mikäli Asetukset-välilehdellä otetaan käyttöön Automaattinen leimauksien kirjaus lomaleimauksille.
Työpäiviksi on oletuksena määritelty ma-pe ja lomapäiviksi ma-la.
Lisätietoa automaattisista leimauksista löytyy Kello-sovelluksen ohjeesta.
Napsauttamalla työryhmä aktiiviseksi näytetään sille valittuun laskentasääntöön kuuluvat rivit Säännöt- kohdassa.
Jos halutaan tarkastella tai muokata jotain sääntöä, napsauttamalla sen riviä avautuu viereen Laskentasäännön muokkaus josta nähdään tehdyt määritykset ja voidaan muokata säännön sisältöä.
Mikäli laskentasääntöön tarvitaan uusi sääntö, se tulee tehdä Laskentasäännöt- välilehdellä. Tallennuksen jälkeen uusi sääntö tulee näkyville myös Työryhmät-välilehdelle.
Laskentasäännöt
Laskentasäännöt, joiden perusteella työtunnit jaetaan tuntilajeiksi, voidaan määritellä vapaasti.
Palkkalaji pudotusvalikosta valitaan se palkkalaji mitä kyseiselle säännölle halutaan käyttää.
Lisärivin palkkalaji kohdassa voidaan määrittää mitä palkkalajia käytetään määritettävien ehtojen mukaisesti. Esim. palkkalaji on 10 tuntipalkka ja maksettava lisä on vuorokautinen ylityö 50 %, valitaan lisärivin palkkalajikenttään ylityön palkkalaji. Lisärivin avulla jaetaan ylityön osuus päivän yhteenvetoon kahdelle riville > ylityön perustunnit sekä ylityön osa. Näin saadaan automaattisesti siirtymään rivit Palkka-Baroniin palkkalaskelmalle oikeilla palkkalajeilla ja tulorekisterin ilmoituksella käytetään palkkalajin taakse määritettyä tulolajia.
Esim. ylityön määrittämiseen vaikuttaa se, kuinka sitä varten tehdyt palkkalajit on määritetty Palkka-Baronissa. Mikäli ylitöiden palkkalajit on muodostettu niin, että peruspalkkaan lisätään ylityön prosenttiosuus suoraan, ei käytetä lisäriviä vaan valitaan ainoastaan se palkkalaji, jossa ylityö on jo laskettu mukaan peruspalkkaan. Silloin tulee huomioida, että tiedot eivät automaattisesti mene tulorekisteri-ilmoitukselle oikeilla tulolajeilla vaan ne joudutaan käsin määrittelemään.
Päivän tunnit valikosta voidaan valita käytetäänkö kyseistä sääntöä päivän leimattujen tuntien mukaisesti koko päivälle (Tehdyt tunnit) vai maksetaanko määritetty lisä vain työryhmälle määritettyjen työpäivän perustuntien ylittävältä osata (>Työaika/Päivä).
Voidaan määrittää myös päivän tyyppi jolloin laskentasääntöä halutaan käyttää, valittavana on Normaali eli perustyöpäivät tai Arkipyhä. Jos valitaan arkipyhä, käytetään kyseistä sääntöä vain jos leimattu työpäivä on arkipyhäksi määritelty päivä. Uutta sääntöä luotaessa oletuksena on määritys Normaali.
Sääntöjä voidaan tehdä viikonpäiväkohtaisesti, arkipäiville tai oletuksena kaikille päiville.
Seuraava järjestys on voimassa valittaessa sääntöä laskennassa Päivä-pudotusvalikosta: valittu viikonpäivä (Ma, Ti, Ke, To, Pe, La tai Su), Ma-Pe, Oletus. Eli ensin katsotaan, onko annettu sääntöä kyseiselle viikonpäivälle. Mikäli sääntöä ei löydy, etsitään sääntöä seuraavaksi Ma-Pe-kohdasta. Mikäli sieltäkään ei löydy sääntöä, käytetään sitä sääntöä joka on määritetty oletukseksi.
Halutessa voidaan valita mitä sisääntiloja annettu sääntö koskee valitsemalla tilat Sisäänleimauksen tila valikosta, jolloin kyseistä laskentasääntöä käytetään vain silloin, kun tehdään leimaus jollekin valitulle sisäänleimauksen tyypille. Jos mitään tiloja ei erikseen määritetä, käytetään sääntöä kaikille sisäänleimauksen tiloille.
Voidaan määrittää sääntö, joka on riippuvainen annetuista kellonajoista niin, että kyseinen sääntö otetaan käyttöön vain silloin, kun leimaus on annettujen aikarajojen sisällä
Leimauksen alkuaika kohdassa tällöin annetaan kellonaika, josta eteenpäin sääntö otetaan käyttöön.
Leimauksen loppuaika kohdassa määritetään kellonaika johon saakka kyseinen sääntö on voimassa.
Esimerkki iltalisä: iltalisä maksetaan työpäivälle klo 18:00-22:00 välisenä aikana.
Valitaan Lisärivin palkkalaji valikosta iltatyötä/lisää vastaava palkkalaji.
Leimauksen alkuaika kenttään annetaan kellonaika 18:00.
Leimauksen loppuaika kenttään annetaan kellonaika 22:00.
Työpäivän leimaus on klo 11:00-19:00 > maksetaan iltalisää 1h klo 18-19:00 väliseltä ajalta.
Työpäivän leimaus on klo 15:00-22:00 > maksetaan iltalisää 4h klo 18-22:00 väliseltä ajalta.
Esimerkki ylityö: maksetaan työpäivän perustuntien jälkeen kahdelta seuraavalta tunnilta ylityökorvausta 50% (työryhmälle on määritetty työaika 8h):
Valitaan palkkalaji, esim. 10 tuntipalkka. Päivän tunnit kohdasta valitaan Tehdyt tunnit, jolloin käytetään tähän palkkalajiin työryhmän taakse määritettyä perustyöaikaa.
Valitaan Lisärivin palkkalaji valikosta kyseistä ylityötä vastaava palkkalaji. Valitaan Päivän tunnit kohdasta >Työaika/Päivä, jolloin tämä palkkalaji astuu voimaan, kun työaika ylittää päivälle määritetyn perustyöajan.
Lisätään Päivän säännöllisen työajan ylityskenttään 2:00.
Tehdään leimaus 7:00-17:00 > klo 7-15:00 maksetaan tunnit sen mukaan kuin Palkkalaji kohdassa on määritetty > esim. 10 tuntipalkka.
Lisäpalkkalajiin on valittu esim. 50-Vrk. ylityö 50 > maksetaan tunneista klo 15-17:00 perustuntipalkka sekä lisäksi 50% ylityökorvaus.
Päivän Työaika kohdassa voidaan määrittää tunteina työaika päivälle, kuinka paljon työpäivän pituuden tulee olla ennen kuin sääntö toteutetaan. Pudotusvalikosta valitaan arvo, tuleeko annettu aika olla suurempi, pienempi, yhtä suuri, suurempi tai yhtä suuri, pienempi tai yhtä suuri.
Esimerkiksi jos halutaan määrittää lisä ateriakorvaus ja työpäivän pitää olla tietyn pituinen ennen kuin korvaus maksetaan.
Salli leimauksen palkkalaji ja Salli leimauksen lisärivin palkkalaji valinnoilla voidaan ottaa kantaa sallitaanko työpäivälle lisättävän leimausriville palkkalaji, joka on mahdollisesti määritetty Sisään-tilat välilehdellä esim. töihin leimauksen taakse.
Ehtojen toteutuessa
Muuta palkkalaji kohdassa voidaan valita mikä palkkalaji halutaan työpäivän leimaukselle muuttaa mikäli laskentasääntöön merkityt ehdot täyttyvät.
Leimauksen lisärivi keston perusteella kenttään laitetaan 1 mikäli maksettava lisä on aikaperusteinen (iltalisä, yölisä jne.) Mikäli lisä halutaan maksaa esim. puolitoista kertaisena, laitetaan kenttään 1.5.
Leimauksen lisärivi kappaleena kenttään laitetaan 1 jos kyseinen määritetty lisä maksetaan ehtojen täyttyessä x1. Jos lisä kuitenkin on sellainen, että tehdyn säännön perusteella lisää maksettaisiin esim. kaksinkertaisesti (esim. aterialisä tietyn tuntimäärän ylittyessä) laitetaan kenttään arvo 2.
Laskentasääntöjen tarkistaminen työpäivän aikakirjaukselle etenee ylhäältä alaspäin.
Esimerkkinä olevassa kuvassa laskentasääntö etenee niin, että ensin huomioidaan työryhmän taakse määritetty työpäivän tuntien määrä, josta maksetaan perus tuntipalkka.
Seuraavana tarkistetaan onko päivään kuuluvia ylitöitä 50% ja 100%.
Tämän jälkeen tarkistetaan onko työpäivän tunnit ajoittuneet sellaiselle aikajaksolle, mistä kuuluisi maksaa iltalisää ja/tai yölisää.
Esimerkki: Yllä olevan esimerkin mukaisesti henkilön työpäivä näyttää tältä silloin, kun työaika ajoittuu määritettyjen lisien piiriin ja päivään kuuluu ylityötä:
Samalla laskentasäännöllä työpäivä, jossa työaika ei ole lisien piirissä eikä työpäivä ylitä sille määritettyä pituutta:
