Työryhmät
Yleistä työryhmistä ja laskentasäännöistä
Työryhmien avulla määritetään työpäivän ja työviikon tuntimäärät. Työryhmällä voidaan määrittää erilaisia asetuksia: onko työryhmällä käytössä liukumat, tehdäänkö automaattinen lounasvähennys ja onko työryhmällä käytössä työaikapankki.
Työryhmään voidaan kytkeä laskentasääntö, jolla voidaan ohjata työpäivien tuntien muodostumista eri palkkalajeille. Laskentasääntöihin voidaan ottaa käyttöön perus työaikamäärityksien lisäksi aikapohjaisia sääntöjä kuten ilta- ja yölisä, määrittää ylityökorvaukset ja niiden perusteet sekä tehdä muita tarvittavia sääntöjä.
Laskentasääntöjä voi olla organisaatiossa tarpeen mukaan, ja työryhmiä voi perustaa vastaavasti. Kullekin työryhmälle voidaan liittää vain yksi laskentasääntö. Järjestelmässä on oletuksena 12 valmista työryhmämallia, joita voi muokata, poistaa tarpeettomat ja perustaa uusia.
Jotta työntekijän työpäivien laskenta muodostuu halutulla tavalla, tulee henkilön tiedoissa henkilörekisterissä (Rekisterit > Henkilöstö) Työaika-välilehdellä valita työryhmä. Ilman työryhmää työpäivän leimaukset näkyvät vain sisään- ja ulostilojen sekä leimatun ajan mukaan, mutta palkkalajia ei näytetä. Liukumat ja ylityöt eivät myöskään sisälly laskentaan.
Työryhmän puuttuessa henkilön tiedoista, työpäivän asetukset näytetään *-merkillä, koska työryhmän määrityksiä ei ole saatavilla.
Vastaavasti työpäivän näkymä silloin, kun henkilölle on määritetty työryhmä ja sen taakse on määritetty työaika, lounasvähennys sekä laskentasääntö, jossa on valmiiksi huomioitu erilaiset työpäiviltä maksettavat lisät.
Työryhmät
Työryhmät, joiden perusteella päivälle tehdyt tunnit käsitellään, voidaan määrittää vapaasti.
Lisätään Kuvaus-, Laskentasääntö-, Työaika/Päivä, Työaika/Vko, Minimiaika ja Milloin vähennys tehdään -kenttiin tarvittavat tiedot ja tallennetaan ne napsauttamalla Tallenna-painiketta tai valitsemalla Toiminnot | Tallenna.
Työryhmälle voidaan määrittää laskentasääntö, jonka mukaan päivän tunnit jaetaan tuntilajeihin. Laskentasäännöt määritellään omalla välilehdellään ja ne näkyvät Laskentasääntö-pudotusvalikossa. Jos laskentasääntöä ei valita, päivän tunnit lasketaan Työaika/Päivä-kentän mukaan, mutta tietoihin ei automaattisesti lisätä esimerkiksi käytettävää palkkalajia.
Työajalle voidaan määritellä työaika päivässä ja viikossa. Työaika päivässä arvolla näytetään, kuinka paljon työpäivälle on tunteja määritetty ja sitä käytetään myös liukuman laskemiseen sekä laskentasäännössä määritettyjen lisien ja ylitöidenlaskentaan.
Lounas voidaan vähentää automaattisesti Minimiaika ja Milloin vähennys tehdään -määritysten avulla
Milloin vähennys tehdään -määrityksellä säädetään minimityöaika, joka on kirjattava päivälle ennen kuin Minimiaika-asetuksen mukainen lounasvähennys toteutetaan. Jos minimiajaksi asetetaan 0:30 ja Milloin vähennys tehdään -kenttään 5:00, automaattinen 30 minuutin lounasvähennys tehdään, kun työaikaa on vähintään 5 tuntia. Työpäivän pituuden ollessa 4,5 tuntia vähennystä ei tehdä.
Ennen vähennystä tutkitaan, onko päivälle leimattu Lounas-tyypin leimoja ja mikäli niitä on, lasketaan ensin näiden leimojen aika yhteensä (katso Sisään tilat ohjeesta tyyppien käyttö).
Jos päivälle on tehty lounas-tyypin leimauksia, lasketaan niiden aika. Jos lounasleimausten aika on alle minimiajan, tehdään vähennys minimiajan mukaisesti. Esimerkiksi, jos minimiajaksi on määritetty 30 minuuttia ja leimattu aika on 20 minuuttia, vähennys tehdään 30 minuutin mukaan.
Jos lounasleimauksien yhteenlaskettu aika on vähintään Minimiaika-asetuksen aika, lounasvähennystä ei tehdä erikseen. Esimerkiksi, jos lounasleimauksen aika on 45 minuuttia, vähennetään tämä työajasta ilman erillistä minimiaikaa.
Liukuman laskennan voi ottaa käyttöön valitsemalla Liukuma käytössä työryhmällä -valinta.
Liukuma lasketaan päiväkohtaisesti Työaika/päivä -kentän perusteella.
Työryhmälle määritetään työaikapankki käyttöön laittamalla Työaikapankki aktiivinen -valinta päälle.
Tunteja voidaan siirtää työaikapankkiin käytettäväksi myöhemmin vapaana. Työaikapankista voidaan nostaa tunteja myös vajaalle työpäivälle. Tunnit voidaan tallentaa halutessa myös ylityökorvauksien mukaisesti, esim. 1h 100% ylityökorvauksella, saadaan työaikapankkiin siirrettyä 2h.
Voidaan myös siirtää osa rivin tunneista työaikapankkiin ja osa siirtää palkkalaskelmalle. Esim. ylityötunneista voidaan siirtää perustunnit palkalle ja työaikapankkiin ylityön osuus tai päinvastoin. Työaikapankista tarkemmin omassa ohjeessaan.
Automaattileimaus kohdassa voidaan määritellä kellonajat joita automaattileimauksissa käytetään (loma, sairasloma tai työajan lyhennys).
Oletuksena tulee kelloajat 8:00 ja 15:30, mutta ne voidaan vaihtaa halutunlaisiksi. Täydelle automaattileimauksen tekemälle päivälle tulee päivän pituudeksi tässä määritetyt kellonajat.
Jos leimataan kesken päivän ulos ja sen jälkeen automaattileimauksen suorittava tilalle (loma, sairasloma, työajan lyhennys), päivän ulosleimaus kirjautuu annetun päättymisajan mukaisesti riippumatta käyttäjän työryhmän työajasta.
Työpäivät ja Lomapäivät kohdissa määritellään valitulle työryhmälle työ- ja lomapäivät.
Työpäivien määrittely tarvitaan, jos Asetukset-välilehdellä otetaan käyttöön Automaattinen leimauksien kirjaus (sairausloma, loma, työajan lyhennys) tai Automaattinen nollaleimauksien kirjaus.
Lomapäivien määrittely tarvitaan, jos Asetukset-välilehdellä otetaan käyttöön Automaattinen leimauksien kirjaus lomaleimauksille.
Työpäiviksi on oletuksena määritelty ma-pe ja lomapäiviksi ma-la.
Lisätietoa automaattisista leimauksista löytyy Kello-sovelluksen asetuksien ohjeesta.
Jos halutaan tarkastella tai muokata jotain sääntöä, napsauttamalla sen riviä avautuu viereen Laskentasäännön muokkaus josta nähdään tehdyt määritykset ja voidaan muokata säännön sisältöä.
Mikäli laskentasääntöön tarvitaan uusi sääntö, se tulee tehdä Laskentasäännöt- välilehdellä. Tallennuksen jälkeen uusi sääntö tulee näkyville myös Työryhmät-välilehdelle.
