Tällä välilehdellä määritellään ostolaskujen käsittelyyn liittyvät keskeiset asetukset, kuten oletustiliöinnit, käsittely- ja hyväksyntälogiikka sekä ostolaskujen automaatiota ohjaavat valinnat.
Asetukset-välilehti
Perustiedot-välilehti
Asetukset-osion selitteet ja ohjeet
|
Asetus |
Selite |
|---|---|
|
Pakkotiliöinti |
Pakkotiliöinti-asetuksella määritetään, onko ostolasku tiliöitävä ennen kuin se voidaan laittaa kiertoon tai hyväksyä. Kun asetus on käytössä, laskua ei voi lähettää eteenpäin ennen kuin tiliöinti on kunnossa. Laskun muokkausnäkymässä järjestelmä ilmoittaa puutteista värikoodeilla:
Samalla laskurivin Tili-kenttä muuttuu vastaavan väriseksi, jotta puute löytyy helposti. Jos organisaatiossa on kierrätys käytössä, tämä valinta näkyy harmaana eikä sitä voi muuttaa. Tällöin tiliöinnin pakollisuus määritellään kierron eri vaiheisiin erikseen Kierto-välilehdellä. |
|
Alv-koodin tarkistus |
Tällä asetuksella määritetään, varoitetaanko käyttäjää puuttuvasta tai mahdollisesti väärästä ALV-koodista ostolaskun riveillä. Tarkistus tehdään vain silloin, kun laskurivillä on kirjanpidon tili. Asetus kannattaa pitää päällä ja poistaa käytöstä vain erityistapauksissa. Virheilmoitus näytetään, jos:
Jos organisaatiossa on kierrätys käytössä, tämä valinta näkyy harmaana eikä sitä voi muuttaa. Tällöin tiliöinnin pakollisuus määritellään kierron eri vaiheisiin erikseen Kierto-välilehdellä. |
|
Tarkista toimittajan ennakkoperintärekisterin voimassaolo |
Kun tämä valinta on aktiivinen, järjestelmä tarkistaa ostolaskulla automaattisesti toimittajan ennakkoperintärekisterin voimassaolon. Tarkistus tehdään, kun toimittaja on asiakasrekisterissä ja toimittajalle on määritelty Y-tunnus. Tarkistus perustuu sertifiointitietoihin (Rekisterit → Asiakkaat → Sertifiointi). |
|
Täytä tyhjä kirjauspäivä päivällä |
Asetuksella määritetään, muodostuuko kirjauspäivä automaattisesti laskutuspäivän vai toimituspäivän perusteella silloin, kun kirjauspäivää ei ole syötetty käsin. |
|
Maksuaineiston luonti: Eräpäivän mukaan |
Määrittää, onko maksuaineiston luontinäkymässä Eräpäivän mukaan -valinta oletuksena aktiivinen. |
|
Lukitse suorituksen tullessa pankista |
Kun asetus on käytössä, lasku lukitaan automaattisesti heti, kun maksu saapuu pankista. |
|
Jaa kp. ja työnro pankkitilille suorituksen tullessa pankista |
Kun valinta on aktiivinen, suoritusrivit jaetaan pankkitilille kirjanpitotilien ja työnumeroiden suhteessa. Jos valintaa ei ole tehty (oletus), pankkitilille muodostuu vain yksi kirjausrivi. |
|
Automaattinen arkistointi |
Tähän kenttään määritetään, kuinka monen päivän kuluttua maksupäivästä lasku arkistoidaan automaattisesti. |
|
Tehtävälista, sähköpostiosoitteet |
Voit määrittää sähköpostiosoitteet, joihin lähetetään automaattinen tehtävälista. Sähköposti lähetetään arkisin klo 00:30, ja listan sisältö vastaa ajastushetken tilannetta. |
|
Lähetä sähköposti erääntyvistä, maksamatta olevista ostolaskuista |
Voit määrittää, kuinka monta päivää ennen eräpäivää järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen maksamatta olevista laskuista Sähköpostiosoitteet-kentässä määriteltyihin osoitteisiin. |
|
Hälytysrajat |
Hälytysrajoilla määritellään, milloin ostolaskut korostetaan Etsi-näkymässä eräpäivän perusteella. Punainen hälytysraja kertoo, milloin lasku tulkitaan myöhässä olevaksi.
Oranssi hälytysraja kertoo, milloin lasku on erääntymässä.
Hälytysrajat auttavat tunnistamaan nopeasti sekä myöhässä olevat että lähiaikoina erääntyvät laskut. |
Oletukset-osion selitteet ja ohjeet
Oletuksilla määritellään tiedot, jotka lisätään laskulle automaattisesti, jotta manuaalista syöttöä tarvitaan vähemmän.
|
Syöttötavat |
|
|---|---|
|
Asetus |
Selite |
|
á-hinta |
Valitaan, syötetäänkö hinta oletuksena arvonlisäverollisena (brutto) vai arvonlisäverottomana (netto). |
|
Tuotenumero |
Valitaan oletuksena käytettävä syöttötapa: Normaali
Viivakoodi
💡 Viivakoodi-syöttötapa nopeuttaa erityisesti tilanteita, joissa tuotteita lisätään useita peräkkäin. |
|
Tulostuspohja Tässä määritettyjä oletuksia voi halutessaan vaihtaa laskukohtaisesti. |
|
|
Asetus |
Selite |
|
Lähetystapa |
Määritetään, miten lasku oletuksena tulostetaan (näytölle, tulostimeen, tiedostoon tai liitteenä sähköpostilla). |
|
Oletustulostuspohja |
Valitaan, mitä tulostuspohjaa uusilla laskuilla käytetään oletuksena. |
|
Ostolaskujen jakaminen |
Tällä asetuksella otetaan käyttöön mahdollisuus jakaa ostolaskurivejä esimerkiksi kustannuspaikoittain tai työnumeroittain. Kun jakaminen on käytössä:
Kun rivien jakaminen aktivoidaan, Pakkotiliöinti kytkeytyy automaattisesti päälle. Sen voi halutessaan poistaa myöhemmin. |
|
Ostolaskusta myyntilasku |
|
|
Asetus |
Selite |
|
Oletuskatekerroin laskulle |
Määrittää käytettävän kateprosentin. |
|
Oletusteksti uudelle kateriville |
Lisää kenttään syötetyn tekstin laskulle. |
|
Ostolaskut palkan tilityksistä Lisätietoa palkan tilityksistä löytyy Palkan tilitykset -ohjeesta. |
|
|
Asetus |
Selite |
|
Tila, johon tilitykset luodaan |
Asetuksella määritetään, mihin tilaan palkan tilityksistä luotu ostolasku muodostuu.
|
Näytettävät kentät -osion selitteet ja ohjeet
Asetuksissa voit valita, mitkä lisätietokentät näytetään ostolaskuilla ja Etsi-näkymässä.
Kun Laskutusohjeet, Toimitusohjeet tai Kuljetusohjeet on aktivoitu, se näkyy ostolaskujen Etsi-näkymässä lisätietoina. Tiedot avautuvat, kun viet hiiren Sisäistä tietoa -pallon päälle
Sisäistä tietoa -pallo näkyy Etsi-näkymässä vain silloin, kun kentässä on sisältöä ja kyseinen kenttä on asetuksissa otettu käyttöön.
Näin voit tuoda tärkeät lisätiedot helposti näkyville ilman, että näkymä kuormittuu turhilla tiedoilla.
Tarkistukset-osion selitteet ja ohjeet
Tarkistusasetuksilla määritetään, mitä tietoja verrataan olemassa oleviin ostolaskuihin silloin, kun uutta laskua tallennetaan. Tavoitteena on auttaa tunnistamaan mahdolliset tuplalaskut.
Voit valita, tarkistetaanko toimittajalta jo löytyviä laskuja laskun summan, viitenumeron tai laskunumeron perusteella.
Miten tarkistus toimii
Vertailu tehdään aina toimittajan perusteella (toimittaja on pakollinen tieto).
Muiden kenttien osalta tarkistus tehdään vain, jos kentässä on arvo ja kyseinen tarkistus on asetuksissa valittu käyttöön.
Tarkistettavat tiedot:
-
Laskunumero – verrataan, jos kentässä on arvo ja tarkistus on valittu
-
Viitenumero – verrataan, jos kentässä on arvo ja tarkistus on valittu
-
Laskun summa – verrataan, jos kentässä on arvo ja tarkistus on valittu
Valinnat ovat tarkistusta kiristäviä.
Mitä useampi tarkistus on käytössä, sitä tarkemmin tietojen on vastattava toisiaan ennen kuin järjestelmä antaa ilmoituksen mahdollisesta olemassa olevasta laskusta.
-
enemmän valintoja → ilmoitus harvemmin
-
vähemmän valintoja → ilmoitus herkemmin
Esimerkki 1:
Jos tarkistukseen on valittu vain viitenumero, järjestelmä ilmoittaa, jos samalle toimittajalle löytyy lasku samalla viitenumerolla. Laskunumero tai summa voivat olla eri.
Esimerkki 2:
Jos tarkistukseen on valittu summa ja laskunumero, ilmoitus näytetään vain silloin, kun molemmat täsmäävät olemassa olevaan laskuun. Viitenumero voi tällöin olla eri.
Ostolaskurivien kohdistus -osion selitteet ja ohjeet
Näillä asetuksilla määritetään, miten ostolaskun rivejä voidaan kohdistaa ostotilauksiin ja millä ehdoilla automaattinen kohdistus toimii.
|
Asetus |
Selite |
|---|---|
|
Ostotilauksiin kohdistaminen käytössä |
Kun asetus on aktiivinen, ostolaskun riveillä näkyy kohdistusikkunan painike, jonka avulla rivit voidaan kohdistaa ostotilauksiin. Lisää tietoa ohjeesta Ostotilausrivien kohdistaminen ostolaskulla. |
|
Salli automaattinen kohdistus tuoterekisteristä poimituille riveille |
Määritetään, onko automaattinen kohdistus käytössä ostolaskun kohdistusnäkymässä niille riveille, jotka on poimittu tuoterekisteristä. |
|
Oletushakuehdot, joilla tilauksia haetaan kohdistusikkunaa avattaessa |
Asetuksella määritetään, millä tiedoilla ostotilauksia haetaan automaattisesti, kun kohdistusikkuna avataan ensimmäistä kertaa. Oletuksena käytössä on toimittaja, jolloin tilauksia haetaan ostolaskun toimittajan perusteella. 💡 Toimittajahaussa on lisäksi älykäs logiikka: jos aiemmissa kohdistuksissa on käytetty eri nimellä olevaa toimittajaa, järjestelmä osaa jatkossa hakea tilauksia automaattisesti molempien toimittajatietojen perusteella. |
|
Kokonaissumman oletushakukohdekenttä |
Määrittää, tuodaanko kohdistusikkunan kokonaissumma-hakuun oletuksena veroton vai verollinen summa. |
|
Ostolaskun kentät, joita käytetään oletuksena tilausnumerohaussa |
Tällä asetuksella valitaan, mitkä ostolaskun kentät lisätään automaattisesti Tilausnumero-kenttään hakuehdoiksi ikkunaa avattaessa. Oletuksena käytössä ovat viitteemme ja viitteenne. |
|
Automaattikohdistuksessa täsmättävät kentät |
Valitse kentät, joiden tietojen on täsmättävä, jotta automaattinen kohdistus voidaan tehdä. Kohdistus tapahtuu vain, jos kaikki valitut tiedot täsmäävät. |
|
Sallittu negatiivinen erotus |
Kenttään voidaan määrittää, kuinka paljon ostolaskurivin summa saa olla ostotilausriviä pienempi, jotta automaattinen kohdistus tehdään. |
|
Sallittu positiivinen erotus |
Kenttään voidaan määrittää, kuinka paljon ostolaskurivin summa saa olla ostotilausriviä suurempi, jotta automaattinen kohdistus tehdään. Esimerkki Jos á-hinta on valittu täsmättäväksi kentäksi, voit sallia esimerkiksi ±0,05 € erotuksen ostolaskurivin ja ostotilausrivin välillä. Tällöin rivi kohdistuu automaattisesti, vaikka hinnassa olisi pieni ero. |
Tiliöinti-osion selitteet ja ohjeet
Tiliöinti-asetuksissa määritetään oletustilit, joita käytetään automaattisesti ostolaskujen käsittelyssä. Oletustiliöinnit valitaan poimintapainikkeen kautta.
Vastatili-kenttään valittua tiliä käytetään ostolaskurivin vastatilinä silloin, kun vastatiliä ei ole määritelty suoraan tilikartalla kyseiselle tilille.
Vastatili määrittyy seuraavassa järjestyksessä:
-
ensisijaisesti tilin omista asetuksista
-
kohteen perusteella (jos kohde on määritelty)
-
jos kohteelta ei löydy vastatiliä, sovelluksen perusteella
-
jos kohdetta ei ole, mutta sovellus on määritelty, vastatili haetaan sovelluksen mukaan
Näin järjestelmä pyrkii löytämään sopivan vastatilin mahdollisimman automaattisesti.
Sisäinen lasku -kenttään valittua tiliä käytetään sisäisen laskutuksen tiliöinnissä.
Hyvityslaskun maksusuoritus -kenttään valittua tiliä käytetään hyvityslaskujen maksusuoritusten tiliöinnissä.
Kierto-välilehti
Tuo kierron asetukset malliorganisaatiosta -painikkeella voit tuoda järjestelmän malliorganisaation oletusasetukset.
Perustiedot-osion selitteet ja ohjeet
|
Asetus |
Selite |
|---|---|
|
Kierto ja kommentointi käytössä |
Määritetään, voidaanko ostolaskuja lähettää kiertoon ja kommentoida organisaatiossa. Jos asetus ei ole käytössä, kierron painikkeita ei näytetä ostolaskulla eikä kommentointi ole mahdollista. |
|
Pakollinen kierrätys |
Määritetään, onko ostolasku pakollista laittaa kiertoon ennen jatkokäsittelyä. |
|
Automaattinen kierto |
Kun automaattinen kierto on käytössä:
Huom!
|
|
Rivikohtainen kierrätys käytössä |
Tällä asetuksella voidaan ottaa käyttöön rivikohtainen kierrätys. Myös Kierto ja kommentointi käytössä -asetuksen tulee olla aktiivinen. Kun rivikohtainen kierrätys on käytössä:
Tämä sopii erityisesti tilanteisiin, joissa saman laskun eri rivit kuuluvat eri vastuuhenkilöille. |
Viestit-osion selitteet ja ohjeet
Viestit-asetuksilla määritetään, miten kierrossa olevat ostolaskut näkyvät tehtävälistoilla ja milloin niistä lähetetään sähköposti-ilmoituksia käyttäjille.
|
Asetus |
Selite |
|---|---|
|
Lähetä kierrätyksestä sähköposti välittömästi |
Kun tämä asetus on käytössä, ostolaskua kiertoon lähetettäessä avautuvassa ikkunassa sähköpostin lähetys on valmiiksi valittuna. 💡 Valinnan voi halutessaan poistaa yksittäisen laskun kiertoon lähetyksen yhteydessä. |
|
Nosta tehtävälistalle tieto erääntyvistä kierrossa olevista laskuista |
Määritetään, kuinka monta päivää ennen eräpäivää lasku näkyy tehtävälistalla erääntymässä olevana. |
|
Lähetä sähköposti erääntyvistä kierrossa olevista laskuista |
Asetuksella järjestelmä lähettää automaattisesti muistutussähköpostin valituille käyttäjille, kun laskun eräpäivä lähestyy määritetyn ajan sisällä. |
|
Nosta tehtävälistalle tieto myöhässä olevista kierrossa olevista laskuista |
Määritetään, kuinka monta päivää eräpäivän jälkeen lasku näkyy tehtävälistalla myöhässä olevana. |
|
Lähetä sähköposti myöhässä olevista kierrossa olevista laskuista |
Asetuksella järjestelmä lähettää automaattisen muistutuksen valituille käyttäjille, kun lasku on ollut erääntyneenä määritetyn ajan. |
Tarkastus ja hyväksyntä -osion selitteet ja ohjeet
Näillä asetuksilla määritetään, kuinka monta tarkastajaa ja hyväksyjää tarvitaan ennen kuin ostolasku voi edetä kierron seuraavaan vaiheeseen.
|
Asetus |
Selite |
|---|---|
|
Monenko henkilön tarkastus vaaditaan kierron edistämiseen |
Voit määrittää, vaaditaanko kaikkien tarkastajien tarkastus vai tietty määrä tai prosenttiosuus tarkastajista. Kaikki
Vähintään
|
|
Monenko henkilön hyväksyntä vaaditaan kierron päättämiseen |
Vastaavasti voidaan määrittää, kuinka monta hyväksyntää tarvitaan ennen kuin lasku katsotaan hyväksytyksi. Kts. edellinen kohta, logiikka on sama. |
|
Muistuta käyttäjää, jos ostolasku jää odottamaan toisia kierron käyttäjiä |
Asetuksella voidaan näyttää ilmoitus tilanteissa, joissa laskulla on useita tarkastajia ja/tai hyväksyjiä. Kun asetus on käytössä (Tarkastettavat, Hyväksyttävät tai Kaikki):
💡 Tämä auttaa hahmottamaan, miksi lasku jää vielä odottamaan kierron seuraavaa vaihetta. |
Pakolliset tiedot, tarkistukset ja toiminnot -osion selitteet ja ohjeet
Näillä valinnoilla määritetään, mitä tietoja ostolaskulla on oltava ennen kuin lasku voidaan laittaa kiertoon, tarkastaa tai hyväksyä. Näin varmistetaan, että laskulla on käsittelyn kannalta tarvittavat tiedot ja että kierto etenee hallitusti.
Valintojen selitteet
Huom!
Jos ostolasku lähetetään kiertoon ilman tarkastajaa ja tarkastusvaiheeseen on määritelty pakollisia kenttiä, tarkistukset tehdään jo kiertoon laittamisen yhteydessä.
Tällöin kiertoon lähetys voi estyä, jos pakollisia tietoja puuttuu.
Varoittavat tiedot, tarkistukset ja toiminnot
Näillä asetuksilla määritetään, mistä puuttuvista tai poikkeavista tiedoista käyttäjälle näytetään varoitus kiertoon laittamisen, tarkastuksen tai hyväksynnän yhteydessä.
💡 Varoitus ei estä laskun käsittelyn etenemistä, mutta auttaa huomaamaan mahdolliset puutteet ennen jatkoa.
Valintojen selitteet
Tarkastaja- ja hyväksyjätietojen hakeminen automaattisen kierrätyksen yhteydessä
Tällä asetuksella määritetään, mistä järjestelmä hakee automaattisesti ostolaskun tarkastaja- ja hyväksyjätiedot, kun lasku viedään automaattiseen kiertoon.
Tiedot haetaan aina samassa järjestyksessä:
-
ensisijaisesti laskurivin kustannuspaikan asetuksista
-
jos tietoja ei löydy, toimittajan asetuksista
-
jos tietoja ei löydy myöskään sieltä, toimipaikan asetuksista
💡 Voit ohittaa jonkin hakukohteen poistamalla sen valinnan. Tällöin tarkastaja- ja hyväksyjätiedot haetaan automaattisesti seuraavaksi valitusta kohteesta.
Tietojen näyttäminen
Kun tämä asetus on käytössä, ostolaskun Sisäistä tietoa -kenttä näkyy myös pikakierrätysnäkymässä omana välilehtenään kommenttiosion yläpuolella.
Välilehden väri kertoo tiedon tilanteen:
-
keltainen → laskulla on sisäistä tietoa
-
vihreä → sisäinen tieto on merkitty käsitellyksi (Sisäistä tietoa käsitelty -valinta käytössä)
Tämän avulla tärkeät sisäiset huomiot on helppo nähdä myös kierron aikana.
Numerot-välilehti
Numerot-välilehdellä ylläpidetään ostolaskujen ja maksusuoritusten numerosarjoja.
Numerosarjoja voidaan hallita myös keskitetysti Asetukset > Yleiset > Numerosarjat-välilehdellä. Yleisissä asetuksissa laskunumerot voidaan luoda automaattisesti seuraavalle vuodelle Asetukset > Yleiset > Numerosarjat > Asetukset-välilehdellä.
💡 Välilehti näkyy vain käyttäjille, joille on annettu oikeus numerosarjojen ylläpitoon. Oikeus asetetaan kohdassa Rekisterit → Henkilöstö → Oikeudet, jossa sovelluksen oikeuksista aktivoidaan Lasku – Numerosarjat.
Numerosarjojen selitteet ja ohjeet
Numerosarjojen voimassaoloaika
Jokaiselle numerosarjalle on määritettävä voimassaoloaika. Tämä on pakollinen tieto, vaikka käytössä olisi vain yksi numerosarja. Ostolaskuja ei voi kirjata, jos voimassa olevaa numerosarjaa ei ole määritelty. Järjestelmä ilmoittaa, jos numerosarjan voimassaoloaika puuttuu tai ei ole voimassa.
Laskuille ja maksusuorituksille määritetään voimassaoloaika erikseen:
-
Tositenumerot
-
Ostolaskun maksusuoritus
Kun muutat voimassaoloaikoja, varmista että numerosarja ei vaihdu kesken laskutus- tai tilikauden, ellei se ole tarkoituksellista. Numerosarjaa ei voi muuttaa jälkikäteen, jos numero on jo muodostunut laskulle.
Laskut ja maksusuoritukset hakevat numerosarjan voimassaolopäivän perusteella (esim. kirjauspäivä).
Samaa numerosarjaa voi käyttää koko ajan, kun voimassaolon loppupäivä asetetaan riittävän pitkälle tulevaisuuteen, esimerkiksi 01.01.2025–31.12.2050.
Järjestelmän oletukset
Oletuksena ostolaskut tunnistetaan 4000-sarjan numeroista, ja laskunumeron viimeinen osa määräytyy vuosiluvun mukaan.
Esimerkkejä:
-
laskunumerot: 4025, 4026, 4027 jne.
-
maksusuoritusnumerot: 4525, 4526, 4527 jne.
💡 Laskua luotaessa järjestelmä ehdottaa oletusnumerosarjan lisäksi kirjauspäivän perusteella voimassa olevaa numerosarjaa. Sarjan voi vaihtaa laskua luodessa.
Jos asetuksissa on useita numerosarjoja samalla voimassaoloajalla, järjestelmä käyttää:
-
numerosarjaa, jonka voimassaolon alkupäivä on aikaisempi
-
jos alkupäivä on sama, sarjaa jossa Oletus-valinta on aktiivinen
Numerosarjojen aktiivisuus ja järjestys
Numerosarjan voi määrittää ei-aktiiviseksi poistamalla Aktiivinen-valinnan ja tallentamalla muutoksen.
-
Ei-aktiivisen numerosarjan eteen näkyy miinusmerkki
-
Ei-aktiiviset sarjat siirtyvät listan loppuun
💡 Vaikka sarja olisi ei-aktiivinen, sitä voidaan edelleen valita sovellusten pudotusvalikoista, jos se on voimassa.
Numerosarjojen järjestystä voi muuttaa siirtämällä hiirellä rivejä listassa. Aktiivisia ja ei-aktiivisia sarjoja ei voi sekoittaa listassa keskenään.
Numerosarjan luonti ja muokkaus
Uusi numerosarja:
-
Valitse Kohde-listasta joko Tositenumerot tai Ostolaskun maksusuoritusnrot
-
Paina Uusi-painiketta
-
Lisää tiedot ja tallenna. Tallennuksen jälkeen sarja näkyy Numerot-listassa.
Olemassa olevaa numerosarjaa voi muokata valitsemalla sen listalta, tekemällä muutokset ja tallentamalla.
Kun muokkaat olemassa olevan numerosarjan kiinteää perusosaa, tarkista että:
-
perusosa ei ole käytössä toisessa numerosarjassa
-
uusi perusosa ei ole jo käytössä sovelluksessa
-
vanha perusosa ei ole käytössä sovelluksissa
Jos jokin tarkistuksista epäonnistuu, järjestelmä näyttää virheilmoituksen. Jos haluat ottaa uudelleen käyttöön aiemmin poistetun perusosan, luo sitä varten uusi numerosarja.
Rahoitusyhtiöillä voi olla omia numerosarjavaatimuksia. Lisätietoja löytyy ohjeesta Rahoitusyhtiökohtaiset ohjeet.
Rekisterit → Toimipaikat → Rahoitusyhtiö.