Lue myös ohje Verkkolaskutus.
Ostolaskuja voidaan luoda ohjelmaan tuomalla ne verkkolaskuaineistosta.
Lasku voidaan luoda myös virtuaaliviivakoodin avulla tai lukemalla laskun viivakoodi viivakoodinlukijalla.
Tässä ohjeessa kuvataan verkkolaskujen tuonti sekä se, miten järjestelmä muodostaa ostolaskun verkkolaskuaineiston perusteella.
Verkkolaskun tuonti
Ostoverkkolaskujen automaattinen nouto
Verkkolaskut voidaan noutaa ohjelmaan automaattisesti pankkiyhteyden tai operaattorin kautta.
Operaattorin kautta automaattinen nouto ei vaadi erikseen asetusten määrittämistä.
Pankkikanavaa käytettäessä asetuksissa tulee määrittää, että verkkolaskut noudetaan ja käsitellään automaattisesti: Asetukset -> Sovellusasetukset -> Talous -> Pankkiyhteydet.
Ostoverkkolaskujen manuaalinen tuonti
Verkkolaskuaineiston voi tuoda järjestelmään myös manuaalisesti suoraan XML-tiedostosta kahdella tavalla.
Tapa 1: Yhden laskun tuonti kerrallaan
-
Klikkaa ostolaskujen Etsi-näkymässä Lisää tiedosto -kuvaketta
-
Valitse Uusi liitetiedostosta.
-
Valitse tuotava XML-tiedosto.
Tämän jälkeen järjestelmä tarkistaa verkkolaskussa olevan tilinumeron.
Tapa 2: Usean laskun tuonti kerrallaan
-
Avaa verkkolaskujen tuonti:
-
Ostolaskujen Etsi-näkymä → Toiminnot -> Tuonti -> Verkkolasku
-
tai E-laskut-kuvakkeesta.
-
-
Siirry välilehdelle Tulevat: Käsittelemättä.
-
Lisää aineisto Lisää tiedosto -painikkeesta.
-
Valitse tuotavat tiedostot ja tallenna. Tallennuksen jälkeen aineisto näkyy välilehdellä Tulevat: Käsittelemättä.
-
Valitse Käsittelemättä-välilehdeltä tuotavat aineistot aktiiviseksi.
-
Luo ostolasku painikkeesta Luo ostolaskut. Tämän jälkeen luodut ostolaskut löytyvät Kesken-tilaisista ostolaskuista.
XML-tiedoston tuonti NetBaron-organisaatiosta toiseen
Jos XML-tiedosto on luotu toisessa NetBaron-organisaatiossa ja tuodaan toiseen organisaatioon, summia ei lasketa tuonnin yhteydessä uudelleen, vaan hinnat tulevat aineistosta sellaisenaan.
💡 Vinkki: Kommenttien hyödyntäminen verkkolaskun tuonnissa
Verkkolaskun tuonnissa järjestelmä lukee aineistossa olevia kommentteja. Jos kommenteissa on parametroituna nimi ja/tai kirjaustapa, tiedot voidaan hyödyntää ostolaskun luonnissa.
Verkkolaskusta muodostettu ostolasku
Kun verkkolaskuaineistosta muodostetaan ostolasku, järjestelmä tuo laskulle verkkolaskun tiedot ja mahdolliset liitteet.
Ostolaskulla näkyy Luontitapa-kohdassa Verkkolasku-linkki, josta voi avata alkuperäisen laskun tai siihen liittyvän PDF-liitteen.
Huom! Kun vastaanotat verkkolaskuja, tarkista että ostolaskun summa ja laskun tiedot vastaavat Verkkolasku-linkistä avautuvaa laskun kuvaa.
Lisätietoa
-
Jos verkkolaskun rivitietoja ei voida tuoda, järjestelmä voi muodostaa ostolaskulle rivin nimellä "Järjestelmän korjaussumma". Tarkista tällöin laskun tiedot alkuperäisestä laskusta.
-
Jos laskua on maksettu osittain jo ennen verkkolaskun tuontia, ostolaskulle lisätään automaattisesti rivi aikaisemmin maksetusta summasta.
Verkkolaskun kohdistaminen järjestelmässä
Kun verkkolasku tuodaan järjestelmään, ohjelma yrittää kohdistaa sen automaattisesti oikeaan toimipaikkaan ja toimittajaan. Alla on kuvattu tarkemmin, miten kohdistus tehdään verkkolaskuaineiston tunnistetietojen perusteella.
Verkkolaskusta ostolaskulle siirtyvät tiedot
Kun verkkolasku tuodaan ostolaskuksi, järjestelmä täydentää laskulle tietoja verkkolaskuaineistosta sekä toimittajarekisteristä. Näitä ovat esimerkiksi yhteystiedot, mahdolliset laskutusohjeet sekä muut aineistossa olevat tiedot.
ALV ja kirjanpitotili verkkolaskulla
Kun verkkolasku tuodaan ostolaskuksi, järjestelmä muodostaa automaattisesti laskurivien ALV-tiedot ja kirjanpitotilit verkkolaskuaineiston, toimittajan oletusten sekä järjestelmän asetusten perusteella.
Tarkempi muodostumislogiikka on kuvattu alla.
Jos verkkolaskuaineistossa ei ole ALV-tietoa tai se poikkeaa kirjanpitotilin asetuksista, järjestelmä käyttää kirjanpitotilille määriteltyä ALV-prosenttia.
Pyöristyksen tiliöinti verkkolaskun rivillä
Ostolaskun asetuksissa voidaan määritellä pyöristysraja ja pyöristystili, jolloin pyöristysrajan suuruiset tai sitä pienemmät erot tiliöidään automaattisesti määritellylle tilille. Tätä suuremmat erot ohjataan tarkistettaviksi, jolloin lasku siirtyy tarkistettavien ostolaskujen listalle virheellisenä.
Lisätietoa ostolaskun asetusten ohjeesta.
Verkkolaskurivien käsittely ja lisätarkistukset
Verkkolaskua tuotaessa järjestelmä tekee joitakin automaattisia tarkistuksia laskuriveille.
Yhteensä-rivi
Jos verkkolaskun rivillä lukee “Yhteensä”, kyseinen rivi ei ole laskutettava, vaikka rivillä olisi hintatietoja.
Nollahintaiset rivit
Ostolaskulle voidaan tuoda myös nollahintaisia rivejä, jos rivillä on tuotenumero. Näin voidaan tarkistaa, mistä tiedoista lasku on muodostunut.
Pankkitili, jolle lasku maksetaan
Pankkitili, jolle ostolasku maksetaan, tulee sähköisissä ostolaskuissa aina ostoverkkolaskun tiedoista. Sähköinen ostolasku maksetaan oletuksena aina sille tilille, jonka laskuttaja on ilmoittanut laskulla oletustilikseen.
Jos toimittaja lähettää ostolaskun, jonka maksutiliä ei löydy NetBaronin toimittajarekisteristä, tästä ilmoitetaan käyttäjälle. Ilmoituksen yhteydessä käyttäjä voi valita, lisätäänkö pankkitili toimittajan asetuksiin vai ei.
Jos ostolaskulla ilmoitettu maksutili löytyy jo toimittajan asetuksista, ei ilmoituksia pankkitileistä näytetä.
Verkkolaskun liitteet
Verkkolaskuaineisto voi sisältää myös liitteitä, jotka siirtyvät ostolaskulle. Liitteet tulevat verkkolaskuaineistossa yleensä liitelinkkeinä, joista muodostuu automaattisesti liite ostolaskun Liitetiedostot-painikkeen taakse.
Joissakin tilanteissa liitettä ei kuitenkaan pystytä muodostamaan automaattisesti. Tällöin liite voidaan avata verkkolaskun alkuperäisestä näkymästä ja tallentaa tarvittaessa laskun liitteeksi.
Verkkolaskuaineiston automaattiset tarkistukset
Jos verkkolaskun tuonnissa havaitaan virheitä, ostolasku siirtyy Tarkastettavat-listalle.
Jos esimerkiksi aineistossa ilmoitettujen rivien summa ei täsmää annettuun summaan, järjestelmä lisää laskulle rivin Korjaussumma-selitteellä. Tämä korjaa laskunrivien tiedot täsmäämään ilmoitettuun laskun kokonaissummaan.
Tällaisessa tilanteessa lasku siirtyy Tarkastettavat-listalle, ja syyksi merkitään "Aineisto virheellistä → Tarkista laskun tiedot". Sama teksti kopioituu myös Sisäistä tietoa -kenttään.
Virheilmoitus ostoverkkolaskun ja NetBaronin laskusumman erotuksesta voidaan kuitata käsitellyksi
Jos toimittajan ilmoittamana verkkolaskun summa on eri kuin NetBaronin ostolaskulle annettu summa, niin ohjelma ilmoittaa asiasta virheviestillä.
Virheilmoitus on mahdollista kuitata pois laskukohtaisesti, jolloin kyseisellä laskulla ilmoitusta ei enää näytetä. Virheilmoituksen kuittauksesta jää tieto laskun tilamuutoksiin. Toiminto ei poista tai täsmäytä erotusta, vaan poistaa ainoastaan varoituksen.
Verkkolasku aineisto voi olla virheellistä, jolloin lasku on joskus pakko kirjata eri summalla NetBaroniin. Perintäyhtiö voi myös lähettää laskun, ja alkuperäinen lasku on jo kirjattu koko summaltaan lukitulle kaudelle ja se on ehditty juuri maksaa toimittajalle. Tällöin perintälaskusta tulee saada maksettua kuitenkin perintäkulujen osuus perintäyhtiölle - poikkeustilanteita on monia. Kun virheilmoitus voidaan kuitata käsitellyksi, niin lasku saadaan eteenpäin kierrossa ja hyväksyttyä, vaikka normaalisti erotus estäisi nämä toimet.