Uuden ostolaskun luominen sähköisesti

Ostolaskuja voi luoda sähköisesti tuomalla ne ohjelmaan verkkolaskumuodossa.

Laskun voi luoda myös virtuaaliviivakoodin avulla tai lukemalla laskun viivakoodin viivakoodinlukijalla.

Verkkolaskun tuonti

Ostoverkkolaskujen automaattinen nouto

• Pankkiyhteysasetuksissa (Asetukset > Sovellusasetukset > Talous > Pankkiyhteydet) voidaan määritellä että noudetaan ostoverkkolaskut sekä se, että aineisto noudetaan ja käsitellään automaattisesti.

Mikäli tuotava ostolasku muodostaa uuden korjauskierroksen, siirretään linkit vanhasta laskusta uuteen.

Ostoverkkolaskujen manuaalinen lataaminen

• Verkkolaskuaineiston lataamiseen pääsee valitsemalla Toiminnot-valikko > Tuonti > Verkkolasku tai napsauttamalla E-laskut kuvaketta.

  • Siirrytään Tulevat: Kaikki-välilehdelle ja napsautetaan Lisää tiedosto -painiketta.

  • Etsitään tuotava tiedosto ja tallennetaan se, jonka jälkeen aineisto näkyy Tulevat: Käsittelemättä-välilehdellä.

  • Aineistosta muodostetaan ostolasku valitsemalla Käsittelemättä-välilehdellä aktiiviseksi tuotu aineisto ja napsauttamalla sen jälkeen Luo ostolaskut -painiketta .

• Verkkolaskuaineistosta muodostetulla ostolaskulla näkyy Luontitapa-kohdassa Verkkolasku-linkki, jota napsauttamalla aukeaa alkuperäinen lasku tai liitetiedostojen ensimmäinen pdf-tiedosto avoimeksi näytölle.

  • Mikäli verkkolaskuaineistosta muodostetulla ostolaskulla on virheitä, kerrotaan siitä laskurivien viimeisellä rivillä. Tarvittaessa tiedot tulee korjata.

  • Mikäli Finvoice-verkkolaskuaineiston rivitiedot ovat viallisia, jolloin ei saada tuotua yhtään riviä, ja toimittajan taakse on määritelty rivien tuontitavaksi yhteenveto, tuodaan järjestelmän muodostaman korjausrivin numeroksi toimittajan takana oleva Tuotenumero/otsikko-kentän arvo. Rivin nimikkeeksi tuodaan Järjestelmän korjaussumma -teksti.

  • Jos laskua on maksettu aikaisemmin, verkkolaskuaineistossa voidaan tuoda aikaisemmin maksettu summa InvoicePaidAmount-elementissä, tällöin ostolaskulle lisätään rivi aikaisemmin maksetusta summasta.

Huom.   Verkkolaskuja vastaanottaessa tulee huomioida, että muodostuneen ostolaskun summa ja tiedot vastaavat Verkkolasku-linkistä avautuvaa laskun kuvaa.

• Mikäli ostolaskujen Etsi-näkymässä tuodaan verkkolasku XML-tiedostona napsauttamalla Uusi liitetiedostosta -painiketta , tekee järjestelmä tarkistuksen tiedoston EpiAccountID-elementissä olevalle tilinumerolle.Mikäli tilinumero on eri kuin rekisterissä jo oleva tilinumero kyseiselle toimittajalle, kysytään halutaanko oletustiliä muuttaa.Ikkunaa ei enää näytetä,vaikka verkkolaskusta tuleva pankkitili poikkeaa toimittajan tai ostolaskun IBAN:sta, mikäli samalle tilitiedolle on jo jollain aiemmalla ostolaskulla näytetty kyseinen päivitysikkuna ja se on kuitattu Päivitä tai Alä päivitä -painikkeella. 

Ostoverkkolaskun muodostuminen

• Verkkolaskutuonilla luotu ostolasku kohdistuu toimipaikalle Y-tunnuksen perusteella.

  • Mikäli Y-tunnuksella löytyy monta toimipaikkaa ja OVT tunnus on verkkolaskussa annettu, toimipaikka haetaan lisäksi OVT-tunnuksen perusteella.

  • Mikäli OVT puuttuu tai löytyy edelleen monta toimipaikkaa, mukaan otetaan verkkolaskussa olevat postinumero- ja toimipaikkatiedot hakuperusteeksi.

  • Jos em. tiedoilla ei toimipaikkaa pystytä todentamaan, yhteen ainoaan käytetään vielä Organisaation nimikenttiä.

  • Mikäli Y-tunnus tai maatunnus puuttuvat aineistosta, otetaan se Alv-tunnuksesta silloin jos maatunnus on FI.

  • Mikäli aineistosta ei löydy järjestelmästä löytyviä tunnistetietoja, ostolaskua ei muodosteta automaattisesti. Tällöin aineisto löytyy Pankki > E-Laskut > Käsittelemättä-välilehdeltä.

• Verkkolaskutuonnilla luodun ostolaskun kohdistuminen rekisteristä löytyvään toimittajaan.

  • Kohdistuminen tapahtuu ensisijaisesti Y-tunnuksen ja Alv-tunnuksen perusteella.

  • Mikäli Y-tunnuksella tai alv-tunnuksella löytyy useita toimittajia, tarkennetaan toimittajan hakua seuraavasti.

    1. OVT-tunnuksella.

    2. Osoitteella, postinumerolla ja -toimipaikalla.

    3. IBAN-tilinumerolla

    4. Toimittajan nimellä.

    5. Toimittajan nimi2:lla

    6. Toimittajan yhteyshenkilöllä

  • Mikäli ylläolevien tarkennusten jälkeen on sopivia toimittajia rekisterissä vielä enemmän kuin yksi, tai jokin tarkennus ei löytänyt yhtään tulosta, tehdään seuraavat toimenpiteet:

    1. Otetaan tarkimmat hakutulokset, joita tarkennuksessa löytyi.

    2. Otetaan hakutuloksista asiakasid:t talteen.

    3. Haetaan id:iden perusteella sellaiset asiakkaat, joiden roolina on toimittaja. Tiedot järjestellään asiakkaan id:n perusteella nousevasti ja näistä otetaan ensimmäinen.

    4. Jos kolmas kohta ei tuota tuloksia, haetaan id:illä sellaiset asiakkaat, joiden lisäosoitteena on toimitusosoite. Tiedot lajitellaan asiakasid:llä nousevasti ja otetaan niistä ensimmäinen.

    5. Jos ei vieläkään löytynyt toimittajaa, otetaan tarkimman tarkennuskyselyn tuloksista ensimmäinen, eikä aleta luoda uutta asiakasta, sillä y-tunnuksella on kuitenkin jo useampia asiakkaita rekisterissä.

  • Mikäli toimittajatieto löytyy jo rekisteristä ja tulevan laskun tilinumero poikkeaa toimittajatiedoissa olevasta tilinumerosta, annetaan siitä käyttäjälle ilmoitus ja käyttäjä pystyy asettamaan uuden tilinumeron oletuksesti toimittajan taakse. Samalla tilinumero muutetaan myös laskulle.

    • Käyttäjälle annettava ilmoitus on seuraavanlainen:

      • Asiakkaan oletustilinumero (IBAN) on eri kuin laskulla oleva tilinumeron. Haluatko päivittää laskun tilinumeron oletukseksi? Kyllä

  • Mikäli toimittajatietoa ei löydy rekisteristä, järjestelmä luo toimittajatiedon.

    • Luodun toimittajatiedon tyypiksi (Lisätieto-välilehti) tulee se asiakastyyppi, joka on määritelty yleisissä asetuksissa (Asetukset > Yleiset > Asiakas > Asiakastyypit-välilehti) Toimittaja-oletuksella.

• Verkkolaskuluonti valitsee numerosarjan päivämäärän perusteella silloin, kun se luodaan ostolaskuksi.

• Mikäli tuotavasta verkkolaskusta puuttuu laskutuspäivä, käytetään joko ostolaskun oletuksena tulevaa tai toimittajan takaa tulevaa maksuehtoa ja lasketaan laskutus/kirjauspäivä sen perusteella.

• Ostolaskun verkkolaskutuonnissa maksuehto tulee tyhjänä.

  • Maksuehtovalinta ei vaikuta maksatukseen eikä muihin vastaaviin toimintoihin. Maksuehtoa ei siten tarvitse välttämättä olla valittuna.

  •  Aineistossa tuleva maksuehto tallentuu tekstinä Tiedonanto-kenttään.

  • Toimii käyttäjän, tehokäyttäjän ja ylläpitäjän oikeuksin.

• Verkkolaskulle siirtyy toimitusosoitteen yhteyshenkilö, puhelinnumero ja sähköposti.

• Toimittajarekisteristä tuodaan laskulle mahdolliset laskutusohjeet.

• Mikäli aineistossa toimittajan nimi on Nordea Business MasterCard, laskun syöttötavaksi tulee automaattisesti brutto.

• Mikäli aineistossa ei tule myyjän y-tunnusta, mutta alv-tunnuskentässä tulee y-tunnus, vaihdetaan alv-tunnus y-tunnukseksi ja luodaan siitä alv-tunnus. Tämä tehdään, mikäli aineistossa myyjän maakoodina on Suomi.

• Verkkolaskun tuonti / Alv-käsittely

  • Jos toimittajan oletuksissa on ostotili, jolle on määritelty alv-prosentti tilikartalla ja tuodussa verkkolaskuaineistossa on eri alv-prosentti tai sitä ei ole annettu, Alv-prosenttitieto otetaan ostolaskulle annetun tilin takaa ja riville lasketaan Alv-osuus käyttäen kirjanpidon tilin Alv-prosenttia.

  • Mikäli Alv-prosentti tulevassa aineistossa on poikkeava ja Alv-prosenttitietoa oltaisiin pakottamassa toimittajan tilin perusteella toiseksi, tarkistetaan että muuttuva prosentti on voimassa laskutuspäivän perusteella.

• Verkkolaskutuonnissa tuoterivin kirjanpitotili määräytyy seuraavan prioriteetin mukaan:

  • Ostolaskun otsikolle tallentuva tili:

    1. Asiakkaan oletuksista tuleva tili (Rekisterit > Asiakkaat > Oletukset-välilehti)

    2. Aineistosta tuleva tili. Tili tulee NormalProposedAccountIdentifier-elementissä ja mikäli kyseistä elementtiä ei ole, niin ShortProposedAccountIdentifier-elementistä.

    3. Yleisistä asetuksista oletus arvonlisäveroprosentin mukainen tili (Asetukset > Yleiset > Talous > Alv-prosentit)

  • Ostolaskun riville tallentuva tili:

    1.  Tuotteen oletuksista tuleva tili (Rekisterit > Tuote > Oletukset-välilehti)

    2. Aineiston rivitiedoissa tuleva tili. TIli tulee RowNormalProposedAccountIdentifier-elementissä ja mikäli kyseistä elementtiä ei ole, niin RowShortProposedAccountIdentifier-elementissä

    3.  Yleisistä asetuksista arvonlisäveroprosenttia vastaava tili (Asetukset > Yleiset > Talous > Alv-prosentit)

    4. Ostolaskun otsikon mukainen tili.

• ALV koodiksi tulee laskun rivillä olevan Alv-koodin takaa ohjattuna Veroluokka, jos tämä tieto puuttuu niin tieto otetaan rivin Alv-% perusteella Alv-rekisterin Veroluokka kohdasta. Jos tämäkin puuttuu niin koodiksi tuodaan A eli sekalainen Alv-% käyttö

• Alv koodirekisteristä tuodaan laskun kuvalle Alv-koodit seuraavasti (Finvoice EU-koodisto untdid1001)

  • Alv-koodi 10 = Z

  • Alv-koodi 19 = AC

  • Alv-koodi 47 = AE

  • Alv-koodi 48 = ZEG

• Alv-prosenttirekisterin veroluokkakoodit (Finvoice EU-koodisto untdid1001)

  • Alv-% 24% = S

  • Alv-% 14% = AA

  • Alv-% 10% = AA
     

• Mikäli laskurivin Tuotekentässä lukee suomeksi Yhteensä, kyseisestä rivistä otetaan Laskutetaan -valinta pois, vaikka kyseisellä rivillä olisikin hintatietoja.

• Toimii käyttäjän, tehokäyttäjän ja ylläpitäjän oikeuksilla.

• Nollahintaiset rivit, joissa on pelkästään tuotenumero mukana, tuodaan myös ostolaskunriviksi, jotta voidaan todeta mistä tiedoista lasku muodostuu.

• Verkkolaskusta luodun ostolaskun avauksen yhteydessä on tarkistus, erottaako aineistossa tuleva tilinumero ostolaskulla olevasta IBAN-tilinumerosta tai ostolaskun toimittajan oletuksena olevasta IBAN-tilinumerosta.

  • Mikäli nämä erottavat, kysytään käyttäjältä päivitetäänkö aineistosta tuleva IBAN-tilinumero laskulle tai toimittajan oletuspankkitiliksi.

  • Ilmoitus näytetään siihen asti kyseisellä laskulla, että käyttäjä reagoi joko päivittämällä tilit tai peruuttamalla kysymyksen.

  • Peruuta-painikkeesta kysymyksen saa suljettua, mutta se näytetään uudelleen tallennuksen tai uudelleen avaamisen jälkeen, kunnes käyttäjä on joko päivittänyt tilit tai peruuttanut päivityksen.

  • Huom. Ikkunaa ei enää näytetä, vaikka verkkolaskusta tuleva pankkitili poikkeaa toimittajan tai ostolaskun IBANista, mikäli samalle tilitiedolle on jo jollain aiemmalla ostolaskulla näytetty kyseinen päivitysikkuna ja se on kuitattu Päivitä tai Alä päivitä -painikkeella.

• Verkkolaskuaineistosta voidaan tuoda EAN-koodin ja valmistajan tuotenumeron muodostuvalle ostolaskulle, jotka siirtyvät edelleen ostolaskusta tehtävälle ostotilaukselle ja edelleen tuoterekisteriin tuotteen luonnin yhteydessä.

  • Tiedot tulevat aineistosta EANCode-elementistä EAN koodi-kenttään ja RowManufacturerArticleIdentifier-elementistä Valmistajan tuotenumero -kenttään..

  • Ostolaskun asetuksissa voidaan määritellä ovatko kentät näkyvillä.

  • Ostolaskun asetuksissa voidaan määritellä  tuotenumeroiden kohdistuksen tärkeysjärjestys, jonka avulla voidaan määritellä minkä tiedon mukaan tuote kohdistuu tuoterekisteriin. Tämän avulla saada tuotteet kohdistumaan esimerkiksi EAN koodin avulla tuoterekisterissä oleviin tuotteisiin.

• Mikäli tuotava ostolasku löytyy jo järjestelmästä kesken-tilaisena, samalla laskunnumerolla, samalla toimittajatiedolla ja samalla eräpäivällä, lasku korvaa aikaisemman laskun. 

Liitteet

• Verkkolaskuaineistossa liite tulee liitelinkkinä, josta muodostuu laskun Liitetiedostot-painikkeen taakse liite. Joissakin tapauksissa aineisto on liitelinkin osalta sellainen, ettei siitä voi luoda valmiiksi Liitetiedostot-painikkeen taakse liitettä. Tällöin liitteen saa auki niin, että napsautetaan  Luontitapa-kohdassa Verkkolasku-linkki, jolloin aukeaa alkuperäinen lasku ja laskussa on sinisellä linkki liitteeseen, josta sen voi avata, ladata ja liittää laskun liitteeksi.