Ostolaskuja voidaan luoda ohjelmaan tuomalla ne verkkolaskuaineistosta.
Lasku voidaan luoda myös virtuaaliviivakoodin avulla tai lukemalla laskun viivakoodi viivakoodinlukijalla.
Tässä ohjeessa kuvataan verkkolaskujen tuonti sekä se, miten järjestelmä muodostaa ostolaskun verkkolaskuaineiston perusteella.
Verkkolaskun tuonti
Ostoverkkolaskujen automaattinen nouto
Verkkolaskut voidaan noutaa ohjelmaan automaattisesti pankkiyhteyden kautta: Asetukset -> Sovellusasetukset -> Talous -> Pankkiyhteydet. Asetuksissa voidaan määrittää, että verkkolaskut noudetaan ja käsitellään automaattisesti.
Kun automaattinen nouto on käytössä, järjestelmä hakee verkkolaskut automaattisesti ja muodostaa niistä ostolaskut.
Ostoverkkolaskujen manuaalinen tuonti
Verkkolaskuaineiston voi tuoda järjestelmään myös manuaalisesti.
Verkkolasku voidaan tuoda myös suoraan XML-tiedostosta ostolaskujen Etsi-näkymässä.
Valitse Uusi liitetiedostosta.
Valitse tuotava XML-tiedosto.
Tämän jälkeen järjestelmä tarkistaa verkkolaskussa olevan tilinumeron.
XML-tiedoston tuonti NetBaron-organisaatiosta toiseen
Jos XML-tiedosto on luotu toisessa NetBaron-organisaatiossa ja tuodaan toiseen organisaatioon, summia ei lasketa tuonnin yhteydessä uudelleen, vaan hinnat tulevat aineistosta sellaisenaan.
💡 Vinkki: Kommenttien hyödyntäminen verkkolaskun tuonnissa
Verkkolaskun tuonnissa järjestelmä lukee aineistossa olevia kommentteja. Jos kommenteissa on parametroituna nimi ja/tai kirjaustapa, tiedot voidaan hyödyntää ostolaskun luonnissa.
Verkkolaskusta muodostettu ostolasku
Kun verkkolaskuaineistosta muodostetaan ostolasku, järjestelmä tuo laskulle verkkolaskun tiedot ja mahdolliset liitteet.
Ostolaskulla näkyy Luontitapa-kohdassa Verkkolasku-linkki, josta voi avata alkuperäisen laskun tai siihen liittyvän PDF-liitteen.
Huom! Kun vastaanotat verkkolaskuja, tarkista että ostolaskun summa ja laskun tiedot vastaavat Verkkolasku-linkistä avautuvaa laskun kuvaa.
Lisätietoa
Jos verkkolaskun rivitietoja ei voida tuoda, järjestelmä voi muodostaa ostolaskulle rivin nimellä "Järjestelmän korjaussumma". Tarkista tällöin laskun tiedot alkuperäisestä laskusta.
Jos laskua on maksettu osittain jo ennen verkkolaskun tuontia, ostolaskulle lisätään automaattisesti rivi aikaisemmin maksetusta summasta.
Verkkolaskun kohdistaminen järjestelmässä
Kun verkkolasku tuodaan järjestelmään, ohjelma yrittää kohdistaa sen automaattisesti oikeaan toimipaikkaan ja toimittajaan. Alla on kuvattu tarkemmin, miten kohdistus tehdään verkkolaskuaineiston tunnistetietojen perusteella.
Toimipaikan tunnistaminen verkkolaskusta
Kun ostolasku muodostetaan verkkolaskuaineistosta, järjestelmä kohdistaa laskun oikealle toimipaikalle aineistossa olevien tunnistetietojen perusteella. Toimipaikka tunnistetaan ensisijaisesti Y-tunnuksen perusteella. Jos samalla Y-tunnuksella löytyy useita toimipaikkoja, kohdistusta tarkennetaan seuraavasti:
OVT-tunnus, jos se on verkkolaskussa annettu
Postinumero ja toimipaikka, jotka löytyvät verkkolaskuaineistosta
Organisaation nimikentät, jos toimipaikkaa ei pystytä tunnistamaan edellisillä tiedoilla
Jos verkkolaskuaineistossa puuttuu Y-tunnus tai maatunnus, järjestelmä ottaa tiedon ALV-tunnuksesta, jos maatunnus on FI.
Jos aineistosta ei löydy tunnistetietoja, joiden perusteella toimipaikka voidaan tunnistaa, ostolaskua ei muodosteta automaattisesti. Tällöin verkkolaskuaineisto jää käsiteltäväksi näkymään Pankki -> E-laskut -> Käsittelemättä
Toimittajan tunnistaminen verkkolaskusta
Kun ostolasku luodaan verkkolaskuaineistosta, järjestelmä pyrkii kohdistamaan laskun rekisterissä olevaan toimittajaan. Kohdistaminen tapahtuu ensisijaisesti Y-tunnuksen ja ALV-tunnuksen perusteella.
Jos Y-tunnuksella tai ALV-tunnuksella löytyy useita toimittajia, järjestelmä tarkentaa hakua seuraavien tietojen perusteella:
OVT-tunnus
osoite
postinumero
postitoimipaikka
IBAN-tilinumero
toimittajan nimi
toimittajan nimi2
toimittajan yhteyshenkilö
Jos tarkennusten jälkeen useampi toimittaja täsmää tai tarkennus ei löydä yhtään tulosta, järjestelmä toimii seuraavasti:
Valitaan tarkimman tarkennuksen tuottamat hakutulokset. Hakutuloksista kerätään asiakas-ID:t. ID:iden perusteella haetaan asiakkaat, joiden rooli on toimittaja. Tulokset järjestetään asiakas-ID:n mukaan nousevaan järjestykseen ja näistä valitaan ensimmäinen.
Jos tällä tavalla ei löydy toimittajaa: Haetaan asiakkaat, joilla on lisäosoitteena toimitusosoite. Tulokset järjestetään asiakas-ID:n mukaan nousevaan järjestykseen ja näistä valitaan ensimmäinen.
Jos toimittajaa ei vieläkään löydy, järjestelmä käyttää tarkimman tarkennushaun ensimmäistä tulosta.
Uutta asiakasta ei luoda, koska samalla Y-tunnuksella on jo useita asiakkaita rekisterissä.
Jos toimittaja löytyy rekisteristä, mutta verkkolaskussa oleva tilinumero poikkeaa toimittajan oletustilistä, järjestelmä ilmoittaa asiasta käyttäjälle. Käyttäjä voi tällöin päivittää uuden tilinumeron toimittajan oletustiliksi tai jättää nykyisen tilinumeron voimaan. Jos tilinumero päivitetään, uusi tilinumero tallennetaan toimittajan tietoihin sekä ostolaskulle.
Jos verkkolaskuaineiston toimittajaa ei löydy rekisteristä, järjestelmä luo uuden toimittajan automaattisesti. Luodun toimittajan asiakastyyppi määräytyy yleisissä asetuksissa määritetyn oletuksen mukaan. Asetus löytyy kohdasta Asetukset -> Yleiset -> Asiakas -> Asiakastyypit.
Toimittajalle asetetaan se asiakastyyppi, joka on määritelty Toimittaja-oletukseksi.
Verkkolaskusta ostolaskulle siirtyvät tiedot
Kun verkkolasku tuodaan ostolaskuksi, järjestelmä täydentää laskulle tietoja verkkolaskuaineistosta sekä toimittajarekisteristä. Näitä ovat esimerkiksi yhteystiedot, mahdolliset laskutusohjeet sekä muut aineistossa olevat tiedot.
Jos verkkolaskun tiedot poikkeavat odotetusta
Maksuehto verkkolaskutuonnissa
Verkkolaskua tuotaessa maksuehto jää ostolaskulle tyhjäksi. Tämä ei vaikuta laskun maksatukseen, joten maksuehtoa ei tarvitse erikseen valita.
Jos verkkolaskuaineisto sisältää maksuehdon, tieto tallennetaan Tiedonanto-kenttään.
Jos verkkolaskusta puuttuu laskutuspäivä
Jos verkkolaskuaineistossa ei ole laskutuspäivää, järjestelmä muodostaa päivämäärän ostolaskun oletusmaksuehdon tai toimittajan maksuehdon perusteella.
Toimittajarekisteristä tulevat tiedot
Jos toimittajalle on määritelty laskutusohjeita asiakasrekisterissä, ne siirtyvät automaattisesti ostolaskulle.
Erityistilanne: Nordea Business MasterCard
Jos verkkolaskun toimittaja on Nordea Business MasterCard, järjestelmä asettaa laskun syöttötavaksi automaattisesti brutto.
Tilanne, jossa myyjän Y-tunnus puuttuu
Jos verkkolaskuaineistossa:
myyjän Y-tunnus puuttuu, mutta
ALV-tunnus sisältää Y-tunnuksen
järjestelmä muuttaa ALV-tunnuksen Y-tunnukseksi ja muodostaa siitä ALV-tunnuksen.
Tämä tehdään tilanteessa, jossa aineistossa myyjän maakoodiksi on merkitty Suomi (FI).
ALV ja kirjanpitotili verkkolaskulla
Kun verkkolasku tuodaan ostolaskuksi, järjestelmä muodostaa automaattisesti laskurivien ALV-tiedot ja kirjanpitotilit verkkolaskuaineiston, toimittajan oletusten sekä järjestelmän asetusten perusteella.
Tarkempi muodostumislogiikka on kuvattu alla.
Jos verkkolaskuaineistossa ei ole ALV-tietoa tai se poikkeaa kirjanpitotilin asetuksista, järjestelmä käyttää kirjanpitotilille määriteltyä ALV-prosenttia.
ALV-prosentin määräytyminen verkkolaskutuonnissa
Jos toimittajan oletuksissa on määritelty ostotili, jolle on asetettu ALV-prosentti tilikartalla, ja verkkolaskuaineistossa ALV-prosentti on eri tai ALV-prosenttia ei ole annettu, järjestelmä ottaa ALV-prosentin ostolaskulle valitun kirjanpitotilin takaa.
Tällöin rivin ALV-osuus lasketaan kirjanpidon tilille määritellyn ALV-prosentin perusteella.
Jos verkkolaskuaineistossa oleva ALV-prosentti poikkeaa toimittajan tilin ALV-prosentista ja järjestelmä olisi muuttamassa prosenttia tilin perusteella, järjestelmä tarkistaa lisäksi onko muuttuva ALV-prosentti voimassa laskutuspäivänä.
Asiakkaan oletuksista tuleva tili
(Rekisterit -> Asiakkaat -> Oletukset-välilehti)
Aineistosta tuleva tili
NormalProposedAccountIdentifier-elementti
jos tätä ei ole, käytetään ShortProposedAccountIdentifier-elementtiä
Yleisistä asetuksista ALV-prosenttia vastaava oletustili
(Asetukset -> Yleiset -> Talous -> ALV-prosentit)
Ostolaskun riville tallentuva tili
Rivitason tili määräytyy seuraavassa järjestyksessä:
Tuotteen oletuksista tuleva tili
(Rekisterit -> Tuote -> Oletukset-välilehti)
Aineiston rivitiedoissa tuleva tili
RowNormalProposedAccountIdentifier-elementti
jos tätä ei ole, käytetään RowShortProposedAccountIdentifier-elementtiä
Yleisistä asetuksista ALV-prosenttia vastaava tili
(Asetukset -> Yleiset -> Talous -> ALV-prosentit)
Ostolaskun otsikkotili
ALV-koodien muodostuminen
Laskurivin ALV-koodi määräytyy seuraavasti:
Jos rivillä olevalla ALV-koodilla on määritelty veroluokka, käytetään sitä.
Jos veroluokka puuttuu, tieto haetaan ALV-rekisteristä ALV-prosentin perusteella.
Jos veroluokkaa ei löydy myöskään tästä, koodiksi asetetaan:
A (sekalainen ALV-% käyttö)
ALV-koodien muodostuminen Finvoice-aineistossa
ALV-koodirekisteristä tuodaan laskun kuvalle seuraavat ALV-koodit:
Alv-koodi 10 = Z
Alv-koodi 19 = AC
Alv-koodi 47 = AE
Alv-koodi 48 = ZEG
ALV-prosentin veroluokkakoodit
ALV-prosenttirekisterissä käytetään seuraavia veroluokkakoodeja
Alv-% 25,5% = S
Alv-% 13,5% = AA
Alv-% 10% = AA
Verkkolaskurivien käsittely ja lisätarkistukset
Verkkolaskua tuotaessa järjestelmä tekee joitakin automaattisia tarkistuksia laskuriveille.
Yhteensä-rivi
Jos verkkolaskun rivillä lukee “Yhteensä”, kyseinen rivi ei ole laskutettava, vaikka rivillä olisi hintatietoja.
Nollahintaiset rivit
Ostolaskulle voidaan tuoda myös nollahintaisia rivejä, jos rivillä on tuotenumero. Näin voidaan tarkistaa, mistä tiedoista lasku on muodostunut.
Toimittajan pankkitilin automaattitarkistus
Kun verkkolaskusta muodostettu ostolasku avataan, järjestelmä tarkistaa poikkeaako aineistossa oleva IBAN-tilinumero ostolaskulla olevasta IBAN-tilistä tai toimittajan oletuksena olevasta IBAN-tilistä.
Jos tilinumerot poikkeavat toisistaan, käyttäjältä kysytään halutaanko aineistosta tuleva tilinumero päivittää ostolaskulle tai toimittajan oletuspankkitiliksi.
Ilmoitus näytetään kyseisellä laskulla niin kauan, kunnes käyttäjä reagoi siihen päivittämällä tilinumeron tai peruuttamalla päivityksen.
Jos käyttäjä sulkee ilmoituksen Peruuta-painikkeella, ilmoitus näytetään uudelleen kun lasku tallennetaan tai kun lasku avataan uudelleen.
Tämä jatkuu, kunnes käyttäjä tekee päätöksen tilinumeron päivittämisestä tai sen ohittamisesta.
Jos sama tilinumero on käsitelty jo aiemmin ja käyttäjä on valinnut Päivitä tai Älä päivitä, ilmoitusta ei enää näytetä uudelleen kyseiselle tilitiedolle, vaikka verkkolaskun pankkitili poikkeaisi toimittajan tai ostolaskun IBAN-tilistä.
Tuotetietojen tuonti verkkolaskusta
Verkkolaskuaineistosta voidaan tuoda ostolaskulle myös tuotetietoja, kuten EAN-koodi ja valmistajan tuotenumero.
Ostolaskun asetuksissa voidaan määritellä, ovatko kentät näkyvissä.
Nämä tiedot siirtyvät edelleen:
ostolaskusta tehtävälle ostotilaukselle
ostotilauksesta tuoterekisteriin, jos tuote luodaan rekisteriin.
Tuotetietojen lähde verkkolaskuaineistossa
Tiedot tuodaan verkkolaskuaineistosta seuraavista elementeistä:
Aineiston elementti
Ostolaskun kenttä
EANCode
EAN-koodi
RowManufacturerArticleIdentifier
Valmistajan tuotenumero
Tuotenumeroiden kohdistus tuoterekisteriin
Ostolaskun asetuksissa voidaan määritellä myös tuotenumeroiden kohdistuksen tärkeysjärjestys. Tämän avulla voidaan määritellä, minkä tiedon perusteella tuote kohdistetaan tuoterekisteriin.
Esimerkiksi tuotteet voidaan kohdistaa rekisterissä oleviin tuotteisiin EAN-koodin perusteella.
Verkkolaskun liitteet
Verkkolaskuaineisto voi sisältää myös liitteitä, jotka siirtyvät ostolaskulle. Liitteet tulevat verkkolaskuaineistossa yleensä liitelinkkeinä, joista muodostuu automaattisesti liite ostolaskun Liitetiedostot-painikkeen taakse.
Joissakin tilanteissa liitettä ei kuitenkaan pystytä muodostamaan automaattisesti. Tällöin liite voidaan avata verkkolaskun alkuperäisestä näkymästä ja tallentaa tarvittaessa laskun liitteeksi.
Lataa liite ja lisää se tarvittaessa laskun liitteeksi
Verkkolaskuaineiston automaattiset tarkistukset
Jos verkkolaskun tuonnissa havaitaan virheitä, ostolasku siirtyy Tarkastettavat-listalle.
Jos esimerkiksi aineistossa ilmoitettujen rivien summa ei täsmää annettuun summaan, järjestelmä lisää laskulle rivin Korjaussumma-selitteellä. Tämä korjaa laskunrivien tiedot täsmäämään ilmoitettuun laskun kokonaissummaan.
Tällaisessa tilanteessa lasku siirtyy Tarkastettavat-listalle, ja syyksi merkitään "Aineisto virheellistä → Tarkista laskun tiedot". Sama teksti kopioituu myös Sisäistä tietoa -kenttään.
