Ostolaskun rivejä voidaan kohdistaa ostotilausriveihin erillisen kohdistusikkunan kautta. Kohdistuksen avulla ostolasku voidaan yhdistää sitä vastaavaan ostotilaukseen. Kohdistus voidaan tehdä automaattisesti tai manuaalisesti.
Yhteen ostolaskuriviin voidaan kohdistaa vain yksi ostotilausrivi.
Kohdistusikkuna otetaan käyttöön ostolaskun asetuksista: Asetukset -> Sovellukset -> Talous -> Ostolasku
-
Aktivoi asetus: Ostotilauksiin kohdistaminen käytössä
-
Automaattinen kohdistus voidaan ottaa käyttöön asetuksella: Salli automaattinen kohdistus tuoterekisteristä poimituille riveille
💡 Kohdistusikkuna avataan ostolaskun muokkausnäkymässä Tuonti-otsikon alla olevasta Kohdistus-painikkeesta.
Jos hakuehdoilla löytyy tilauksia, järjestelmä suorittaa automaattisen kohdistuksen.
Kohdistusikkunan rakenne ja hakutoiminnot
Valikkorivin painikkeet
Ikkunan yläreunassa on seuraavat painikkeet:
-
Sulje – sulkee kohdistusikkunan
-
Etsi – hakee ostotilausrivejä annetuilla hakuehdoilla
-
Kohdista – kohdistaa valitut rivit
-
Poista kohdistus – poistaa valittujen rivien kohdistuksen
-
Vahvista kohdistus – vahvistaa automaattisesti ehdotetut sekä käsin tehdyt kohdistukset
Ikkunan näkymä
Kohdistusikkunassa:
Vasemmalla puolella näytetään ostolaskun tiedot, Kohdistetut ostolaskurivit ja Kohdistamattomat ostolaskurivit. Taulukossa näkyvät sen ostolaskun rivit, josta kohdistusikkunaan on siirrytty.
Oikealla puolella näytetään löydetyt ostotilaukset ja ostotilausrivit.
Hakukentät
Tilauksia haetaan kohdistusikkunaan asetuksissa määriteltyjen oletushakuehtojen perusteella.
Kohdistusikkunassa voidaan hakea tilauksia esimerkiksi seuraavien tietojen perusteella:
-
Toimittaja
-
Kokonaissumma
-
Tilausnumero
-
Tuotenumero
-
Tuotenimike
Hakukentät voidaan tyhjentää Poista-painikkeella.
Jos hakukenttä on tyhjennetty, kaksoisklikkaus palauttaa siihen saman arvon, joka siihen tuotiin kohdistusikkunan avauksen yhteydessä.
Hakusanojen käyttö haussa
Hakukenttiin voidaan syöttää useita hakusanoja välilyönnillä eroteltuina. Tällöin haku suoritetaan jokaisen annetun hakusanan perusteella.
Esimerkiksi jos Tilausnumero-kenttään kirjoitetaan:
ot202621 ot202648
järjestelmä hakee tilauksia, joiden tilausnumero on OT202621 tai OT202648.
Jos hakusana sisältää välilyönnin, se tulee kirjoittaa lainausmerkkeihin.
Esimerkiksi:
"blu-ray soitin 3d"
Tällöin haku suoritetaan koko lauseen perusteella.
Oletuksena haussa riittää, että hakusana sisältyy hakukentän arvoon.
Jos Tarkennettu haku on aktiivinen, hakuehdon täytyy vastata kentän arvoa täsmälleen.
Toimittajahaku
Toimittaja-hakukenttään voidaan syöttää useita arvoja suoraan. Järjestelmä erottaa annetut hakusanat automaattisesti omiksi hakuehdoikseen.
Toimittajan voi myös valita poimintapainikkeen kautta.
Toimittaja-kenttään voidaan hakea myös tietoja laskulla olevan toimittajan aikaisemmista ostolaskuista ja niihin kohdistetuista ostotilauksista. Näiden perusteella järjestelmä hakee myös kyseisten tilausten toimittajatiedot.
Huom! Jos kyseisen toimittajan ostotilauksia ei ole aiemmin kohdistettu ostolaskuihin, toimittajatietoa ei tuoda.
Kokonaissumman haku
Kokonaissumma-haku toimii raja-arvohaun periaatteella, eli tilauksia haetaan annetun summavälin perusteella.
Kentän perässä olevasta pudotusvalikosta valitaan, haetaanko tilauksia verottoman vai verollisen summan perusteella
Tilauksen haku ja tarkastelu
Tilauksia voidaan hakea kohdistusikkunassa tilausnumeron ja tilauksen tietojen perusteella.
Hakua voidaan tehdä esimerkiksi seuraavilla tiedoilla:
-
tilausnumero
-
tuotenumero
-
tuotenimike
-
määrä
-
á-hinta
-
toimittaja
Oletuksena haetaan vain sellaisia tilausrivejä, joissa on vielä kohdistamatonta määrää.
Valinnalla Hae myös kohdistetuista ostotilausriveistä voidaan halutessa hakea myös jo kohdistettuja rivejä.
Valinnalla Hae myös maksetuista ostotilauksista voidaan hakea myös tilausrivejä, joiden tila on maksettu.
Tilauksen voi avata tarkasteltavaksi klikkaamalla rivillä olevaa tilausnumeroa.
Näkymän tiivistäminen
Jos kohdistettuja rivejä on paljon, näkymän lohkoja voidaan pienentää klikkaamalla otsikkorivin 
Painike muuttuu tällöin laajenna-painikkeeksi, josta tiedot saa takaisin näkyviin.
Automaattinen kohdistus
Ostolaskurivit voidaan kohdistaa ostotilausriveihin automaattisesti, jos automaattinen kohdistus on otettu käyttöön asetuksissa ja rivien tiedot täsmäävät määritettyjen sääntöjen mukaisesti.
Automaattisen kohdistuksen käyttöönotto
-
Aktivoi asetus Salli automaattinen kohdistus tuoterekisteristä poimituille riveille
-
Määritä asetuksissa:
-
mitkä ostolaskurivin tiedot täsmäytetään automaattikohdistuksessa
-
kuinka suuri poikkeama rivisummissa sallitaan
-
Jos automaattinen kohdistus ei kohdista kaikkia rivejä, loput rivit voidaan kohdistaa manuaalisesti.
Automaattisen kohdistuksen tarkastelu ja puuttuvien rivien kohdistaminen
Kohdistetut ostolaskurivit -osiossa näytetään rivit, jotka on kohdistettu automaattisesti.
Klikkaamalla rivin edessä olevaa +-painiketta näet, mihin ostotilausriviin kohdistus on tehty.
Kohdistamattomat ostolaskurivit -osiossa näytetään ostolaskun rivit, joita automaattinen kohdistus ei ole kohdistanut.
Puuttuvat kohdistukset voidaan tehdä manuaalisesti (kts. seuraava luku).
Manuaalinen kohdistaminen
Jos rivit eivät kohdistu automaattisesti tai automaattinen kohdistus ei ole käytössä, ostolaskurivit voidaan kohdistaa manuaalisesti.
Kohdistuksen tekeminen
-
Valitse ostolaskurivi, joka halutaan kohdistaa.
-
Hae ostotilausrivi, jolle laskurivi kohdistetaan.
-
Klikkaa Kohdista-painiketta.
Valittu ostolaskurivi ja tilausrivi saavat oranssin taustavärin, joka kertoo että kohdistus on tehty, mutta sitä ei ole vielä vahvistettu.
Kohdistus vahvistetaan klikkaamalla Vahvista kohdistus. Kun kohdistus vahvistetaan kohdistusikkuna sulkeutuu ja rivin taustaväri muuttuu ikkunassa vihreäksi.
Samalla ostolaskun ja ostotilauksen välille muodostuu linkki, joka näkyy Linkit-valikossa. Linkin kautta voidaan siirtyä suoraan ostotilaukselle.
💡 Vinkki: Rivejä voidaan kohdistaa tai poistaa kohdistuksesta myös raahaamalla hiirellä:
-
Ostotilausrivi voidaan raahata kohdistamattoman ostolaskurivin päälle (tai päinvastoin), jolloin kohdistus tehdään.
-
Jos kohdistus halutaan poistaa, rivi voidaan raahata kohdistetuista riveistä kohdistamattomiin.
-
Kun kohdistusta ollaan tekemässä, kohdistettavan rivin ympärille ilmestyy katkoviiva, joka osoittaa kohdistuskohdan.
Osakohdistus
Sama ostotilausrivi voidaan kohdistaa usealle eri ostolaskulle niin kauan kuin ostotilausrivillä on vielä kohdistamatonta määrää.
Esimerkiksi vuokria voidaan laskuttaa useassa erässä. Jos ostotilauksella on yksi rivi, jonka määrä on 12 (esimerkiksi 12 kuukauden vuokra), ostolaskulla voi olla yhden kuukauden vuokra määrällä 1. Kun tällainen laskurivi kohdistetaan ostotilaukseen, ostotilausrivin kohdistamatta oleva määrä pienenee yhdellä. Ostotilaus muuttuu laskutetuksi vasta siinä vaiheessa, kun koko rivin määrä on kohdistunut ostolaskuille.
Kohdistuksen purkaminen
Ostolaskurivien kohdistus voidaan tarvittaessa purkaa.
Kohdistus voidaan purkaa vain sellaisilta riveiltä, joiden kohdistus on vahvistettu. Tällaiset rivit näkyvät näkymässä vihreällä taustavärillä.
Kohdistus voidaan purkaa kohdistusikkunassa joko yksittäiseltä riviltä tai usealta riviltä kerralla. Valitse ensin halutut rivit ja klikkaa sen jälkeen Poista kohdistus -painiketta. Tämän jälkeen järjestelmä pyytää vahvistamaan kohdistuksen poistamisen.
Kohdistus voidaan purkaa myös raahaamalla rivi hiirellä. Kohdistetut ostolaskurivit -osiossa oleva rivi voidaan raahata kohdistamattomiin riveihin, jolloin kohdistus poistuu.
Kun kohdistus ostolaskun ja ostotilauksen välillä puretaan, myös niiden välinen linkki poistuu. Linkki on lasku- ja tilauskohtainen, joten se poistuu vasta silloin, kun kaikkien kyseisen laskun ja tilauksen välisten rivien kohdistus on purettu.