Ulkoisen sähköpostijärjestelmän käyttö Webmail-toiminnolla
Viesti-sovelluksen Webmail-toiminnon avulla voi käyttää ulkoisia sähköpostijärjestelmiä IMAP- ja SMTP-protokollien kautta.
Viestijärjestelmän Webmail-toiminnon käyttöönotto
Organisaatiolla tulee olla Viesti-sovelluksen oikeus nimeltä Ulkoiset sähköpostijärjestelmät, jotta sähköpostitilien asetukset näkyvät käyttäjille heidän omissa tiedoissaan. Kun tämä oikeus on voimassa, kaikki organisaation käyttäjät voivat määrittää omia sähköpostitilejään. Sen sijaan sähköpostipalvelinten asetukset ovat näkyvissä ja muokattavissa vain ylläpitäjillä. Ulkoiset sähköpostijärjestelmät on lisäominaisuus. Tarvittaessa ota yhteyttä asiakaspalveluumme.
Ylläpitäjän asetusmuutokset
Sähköpostipalvelinten määritykset
Ylläpitäjillä tulee määrittää sähköpostipalvelimet kohdassa Asetukset > Sovellukset > Viesti > Sähköposti.
SMTP-palvelimelle voidaan halutessa määrittää omat DKIM-tiedot, joista on tarkempi ohje nimellä DKIM-tietojen lisääminen sähköpostipalvelin asetuksiin.
Kun organisaation ylläpitäjä on määrittänyt IMAP- ja SMTP-palvelimet, käyttäjät voivat luoda itselleen sähköpostitilejä, joiden avulla posti noudetaan ja viestit lähetetään Viesti-järjestelmässä.
Lähetetyt viestit voidaan tallentaa myös ulkoiselle palvelimelle. Oletuksena tallennus tapahtuu Lähetetyt (SENT) -kansioon, mutta käyttäjä voi määrittää haluamansa kansion omissa SMTP-asetuksissaan. Tämä edellyttää, että IMAP-asetukset on myös määritelty.
Lähtevän sähköpostin tilimääritykset
Kohdassa Asetukset > Sovellukset > Viesti > Sähköpostitilit ylläpitäjä voi määrittää erilaisia lähtevän postin tilejä eri sovelluksia varten. Tämä mahdollistaa oman sähköpostipalvelimen käytön myös massalähetyksissä.
Huom! Jos sähköpostijärjestelmässä on käytössä SPF (Sender Policy Framework) -tietoturvamääritykset, niihin tulee sisällyttää kaikki palvelimet, joista sähköpostia lähetetään. Jos SPF-pakotus on päällä, tulee sinne lisätä myös netbaron.eu -domain ja sen SPF-asetukset "include:netbaron.eu".
Vaihtoehtoisesti SPF:n kovaa estoa (hard fail) voi pehmentää muuttaen sen pehmeäksi (~all), jolloin vastaanottajat voivat sallia viestit läpi. Näitä muutoksia tekee sähköpostijärjestelmän ylläpitäjä tai palveluntarjoaja.
Käyttäjäkohtaiset Webmail-asetukset
Saapuvan sähköpostin määritykset Omissa tiedoissa
Omissa tiedoissa Saapuvan sähköpostin asetukset (IMAP) -välilehdellä annetaan oman ulkoisen sähköpostitilin tiedot.
Palvelin: valikosta valitaan organisaation ylläpitäjän määrittelemä palvelin.
Kirjautumistyyppi: Normaali tai OAuth
Normaalia-kirjautumistyyppiä käytetään kun kirjautuminen vaatii käyttäjätunnus / salasana.
OAuth-kirjautumistyyppi on valittava esimerkiksi Microsoftin palveluiden kanssa, jotta sähköpostit toimivat NetBaronissa. OAuth-tunnistautuminen on menetelmä, jolla käyttäjä voi antaa sovellukselle luvan käyttää tiettyjä tietoja toisesta palvelusta ilman että sovellus saa suoraan käyttäjän salasanaa, ja on siten tietoturvallisempi vaihtoehto. Käyttöönotossa avautuu ikkuna palveluntarjoajan kirjautumissivulle, jossa käyttäjä sallii sähköpostin käytön NetBaron-sovelluksessa.
Käyttäjätunnus ja salasana: syötetään omat ulkoiset tunnukset.
Hakemisto: oletuksena tulee INBOX (Saapuneet), mutta sen voi tarvittaessa vaihtaa toiseen kansioon.
Noudon aikaraja (pv): määrittää, kuinka vanhoja viestejä haetaan, oletuksena 365 päivää, mutta arvoksi voi valita 1–65535 päivää. Koska postilaatikot täyttyvät helposti, kannattaa harkita, onko vanhojen viestien säilytys tarpeellista. Roskakorin tyhjentäminen säännöllisesti vapauttaa tilaa.
Noudettavat ja poistettavat viestit: asetuksissa voi valita oletuksena olevan Ei mitään lisäksi vaihtoehdoista: Vain Viesti-sovellus, Vain välitystiedot tai Kaikki.
Normaali kirjautumistyyppi: Kun tiedot on syötetty, tilin lisääminen vahvistetaan Lisää -painikkeella.
OAuth-kirjautumistyyppi: Kun tiedot on syötetty ja painetaan “Lisää” avautuu näkymä sähköpostin palveluntarjoajan, esimerkiksi Microsoftin palvelussa. Hyväksytään sähköpostin käyttö NetBaron järjestelmässä. Näkymä voi vaihdella hieman riippuen Microsoft tilin asetuksista ja tilin taakse tallennetusta kielestä.
Tallennettujen tietojen toimivuuden voi testata Testaa -painikkeella ja postit voi hakea heti Nouda -painikkeella.
Lähtevän sähköpostin asetukset (SMTP)
Lähetettyjen viestien tallennus ulkoiselle palvelimelle vaatii, että Lähtevän sähköpostin tilit (SMTP) -välilehdellä on asetettu siihen tarvittavat tiedot.
Näytettävä nimi näkyy vastaanottajalle Lähettäjä-kentässä, mutta jotkin ulkoiset sähköpostijärjestelmät voivat korvata tämän tiedon omallaan.
Käyttäjä syöttää sähköpostiosoitteensa, käyttäjätunnuksen ja salasanan.
Hakemistoksi voidaan valita oletuksena SENT-kansio (Lähetetyt) tai määrittää joku muu haluttu kansio omien SMTP-asetusten takaa.
Jos käytössä on Outlook 365 -Connector, ei käyttäjätunnusta eikä salasanaa tallenneta. Tällöin aktivoidaan Ei kirjautumista-valinta ja syötetään ainoastaan sähköpostiosoite. Connectorin käyttö edellyttää, että palvelimen IP-osoitteet on sallittu lähettämään viestejä Connectorin kautta.
Tiedot lisätään Lisää -painikkeella. Tili voidaan poistaa Poista -painikkeella.
Webmail-sähköpostin käyttäminen
Sähköpostien noutaminen Viesti-sovellukseen
Kun käyttäjä on luonut itselleen IMAP-tilin, Viesti-sovelluksen Etsi -näkymään ilmestyy Nouda postit -painike. Tämä näkyy vain, jos omissa asetuksissa Noudettavat viestit (IMAP) -kohdassa on valittuna jokin muu kuin Ei mitään. Nouda postit -toiminto hakee viestit kaikilta määritellyiltä IMAP-tileiltä. Noudoille voi myös asettaa automaattisen aikavälin, jolloin postit haetaan määritellyin väliajoin.
Jos Viesti-sovelluksesta lähetettyihin viesteihin tulee vastaus, yksityisyysasetukset kopioidaan alkuperäisestä viestistä (julkinen tai yksityinen). Muut viestit tulevat oletuksena yksityisiksi.
Jos yksityinen viesti poistetaan sähköpostilaatikosta (ja sitä ei ole lähetetty Viesti-sovelluksella), se poistuu myös Viesti-sovelluksesta. Toisaalta Viesti-sovelluksesta poistettu viesti jää edelleen sähköpostilaatikkoon.
Viestien Luettu-tila kopioituu postilaatikosta, eli jos viesti on jo luettu, se näkyy luettuna myös Viesti-sovelluksessa.
Sähköpostitilin poistamisen yhteydessä käyttäjältä kysytään, haluaako hän poistaa kaikki Viesti-sovellukseen noudetut yksityiset viestit. Julkiset viestit säilyvät palvelimella.
Viestit linkittyvät automaattisesti. Esimerkiksi jos Viesti-sovelluksesta lähetettyyn viestiin tulee vastaus sähköpostilaatikkoon, vastaus näkyy linkkinä alkuperäiselle viestille. Tämä toimii myös muista sovelluksista, kuten tarjousten lähettämisessä ja niihin tulleissa vastauksissa.
Sähköpostin lähettäminen Viesti-sovelluksesta
Jos käyttäjällä on omia SMTP-palvelimia määritettynä, Lähettäjä-kentän sähköpostiosoite ja lähetyspalvelin valitaan pudotusvalikosta. Jos omia SMTP-palvelimia ei ole, lähettäjäkenttä on muokattava tekstikenttä.
Huom! Jos ulkoisen sähköpostitilin määrityksiä ei tehdä käyttäjätunnuksen taakse, lähetystoiminnassa käytetään Viesti-järjestelmän omaa sähköpostipalvelinta.
Lisätietoja viestien luomisesta ja lähettämisestä löytyy ohjeesta Uuden viestin luominen.