Myyntilaskun tulostaminen

Kun myyntilasku on laskutettu, siitä voidaan muodostaa tulostussivu, lähettää lasku sähköpostilla liitetiedostona, tulostaa PDF tai lähettää verkkolasku.

💡 Tulostettaessa PDF-dokumentteja Acrobat Readerilla tulee tarkistaa, ettei asetuksissa ole valittuna ”Pienennä tulostimen reunuksiin” (Shrink to Printable Area), jotta lasku ei vääristy.

Avoimien laskujen massatulostus (Etsi-näkymästä)

Avoin-tilaisia laskuja voidaan tulostaa kerralla useita:

1. Valitse Etsi-näkymästä halutut laskut.

2. Avaa Tulosta-valikko ja valitse haluttu tulostustapa.

Etsi-näkymässä näkyviä kenttiä voi muokata valikosta Näkymä > Kentät. Esimerkiksi lisäämällä Tulostustapa-kentän, nähdään mikä tulostusoletus laskulla on.

Huom! Kesken-tilaisia laskuja ei voi tulostaa Etsi-näkymästä.

Etsi-näkymän kautta tulostettaessa käytetään Etsi-näkymässä valittuja tulostustapoja ja -pohjia, ei laskun omia asetuksia.

Myyntilaskun tulostusasetukset

Tulostuskohteen ja tulostusmuodon valinta

Laskulta voidaan valita:

• Tulosta > Kohde → minne lasku tulostetaan

• Tulosta > Tulostuspohja → käytettävä pohja (PDF tai Verkkolasku)

Laskun ylälaidassa oleva kenttä Lähetystapa, Tulostuspohja näyttää:

• tulostuksen kohteen

• käytetyn tulostuspohjan

• tulostuspäivän

Tiedot päivittyvät automaattisesti, kun asiakas valitaan tai tulostuspohjaa vaihdetaan.

Jos asiakkaalle on määritelty laskutusosoite, tulostustapa ja tulostuspohja haetaan laskutusosoitteen tiedoista.

Tulostuspohjien hakujärjestys (oletuspohjat)

Oletuspohjat määräytyvät seuraavassa hakuprioriteetissa:

1. Asiakas (1. laskutusosoite, 2. vastaanottajan osoite)

   • (Asetukset > Asiakkaat)

2. Asiakastyyppi

   • (Asetukset > Yleiset > Asiakas-välilehti > Asiakastyypit)

3. Myyntilaskun asetukset

   • (Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku > Asetukset) tai Tulosta-valikko > Tulosta

Tulostuspohjia on mahdollista muokata ja luoda uusia, lisää ohjeessa Tulostuspohjat. Myyntilaskun tulostuspohjien lisättävät kentät löytyvät ohjeesta Tulostuspohjien kentät - Talous.

Myyntilaskun PDF-tulostus ja liitteet

Tiedostoon tulostettaessa PDF-tulosteeseen lisätään laskulle liitetyt tiedostot (Liitä -painike). Hyväksyttävät liitteiden tiedostomuodot:

• pdf

• html

• txt

• finvoice xml

• png, jpg, gif, tiff, bmp

Myyntilaskun viivakoodi sisältää IBAN-tilinumeron sekä kotimaisen viitteen tai RF-viitteen.

Myyntilaskun esikatselu

Lasku, jolla ei ole vielä numeroa, voidaan esikatsella valitsemalla Tulosta > Esikatselu.

Esikatselu Lähetystapa- tai Tulostustapa-linkistä

Myyntilasku voidaan avata esikatseluun myös suoraan:

• laskun Lähetystapa-linkistä tai

• myyntilaskujen Etsi-näkymässä Tulostustapa-linkistä.

Esikatselussa käytetään aina sitä tulostuspohjaa, joka on laskulla sillä hetkellä valittuna. Oletuspohjia tai asetuksissa määriteltyjä pohjia ei tällöin käytetä.

Esikatselu verkkolaskuille

Jos laskun tulostuspohjana on verkkolasku:

• Finvoice-XML muunnetaan esikatselua varten PDF-muotoon.

Esikatselu on mahdollinen myös silloin, kun tulostuspohjana on Finvoice, vaikka laskulta puuttuisi verkkolaskutietoja. Ohjelma ei tee tietojen tarkistusta esikatselun yhteydessä, tarkistus ja mahdolliset virheilmoitukset syntyvät vasta Finvoice-aineiston muodostamisen aikana.

Sähköpostiviestin lähetys myyntilaskulta

Myyntilaskulta voidaan lähettää sähköpostiviesti Sähköposti ponnahdusikkunasta -kuvakkeesta. Otsikkokenttään haetaan automaattisesti laskunumero.

Lähetetystä viestistä tallentuu laskulle merkintä sen Linkit-osioon.

Huom! Tällä toiminnolla lasku ei lähde sähköpostin liitteenä.

Myyntilaskun sähköpostilähetys

Laskun muokkausnäkymästä

1. Valitse Tulosta > Kohde > Liitteenä sähköpostilla.

2. Vahvistusikkuna avautuu ja näyttää laskulle lisättyjen liitetiedostojen määrän.

3. Muokkaa-painike avaa Viesti-sovelluksen lähetysikkunan (näkyy vain, jos Viesti-sovellus on käytössä).

💡 Muista tarkistaa maksajan ja laskuttajan sähköpostiosoitteet.

Toimittajan sähköpostikentässä voi olla vain yksi osoite. Jos useita on syötetty, järjestelmä suodattaa ylimääräiset pois.

Lähetyksen toimintalogiikka:

• Jos viesti lähetetään suoraan vahvistusikkunasta, käytetään aina järjestelmän omaa postipalvelinta.

• Jos valitaan Muokkaa, käytetään asetuksiin määriteltyä omaa postipalvelinta (jos ei ole, käytetään järjestelmän palvelinta).

Lähetettäessä laskua sähköpostiin, tulee tiedostonimeksi toimipaikan nimi.

Sähköpostin lähetyksen postipalvelin

Kun sähköposti lähetetään suoraan vahvistusikkunasta Lähetä-painikkeesta, käytetään aina järjestelmän omaa postipalvelinta, vaikka viestin asetuksissa olisi määritelty eri postipalvelin.

Jos sen sijaan valitaan Muokkaa-painike, viesti avautuu Viesti-sovelluksessa. Tällöin lähetyksessä käytetään asetuksissa määriteltyä omaa postipalvelinta, jos sellainen on määritelty. Jos omaa postipalvelinta ei ole asetettu, viesti lähetetään järjestelmän postipalvelimen kautta.

Usean laskun lähettäminen sähköpostilla kerralla (Etsi-näkymästä)

Etsi-näkymässä voit lähettää useita laskuja sähköpostilla yhdellä kertaa. Valitse haluamasi laskut ja sen jälkeen Tulosta > Kohde > Liitteenä sähköpostilla.

Vahvistusikkunassa voit valita, lähetetäänkö liitteet mukaan vai ei.

Sähköpostilaskun vakiotekstit

Lähetettäessä laskuja sähköpostin liitteenä, voit määritellä vakiotekstit lähteviin viesteihin, esimerkiksi sähköpostin otsikon ja tekstisisällön. Näin laskujen lähettäminen onnistuu nopeasti ilman erillistä muokkausvaihetta.

Vakiotekstejä voi määrittää eri laskutyypeille ja tiloille. Esimerkiksi maksukehotukselle voi luoda oman vakiotekstin. Määrittelyt tehdään kohdassa Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku > Sähköpostitekstit-välilehti. Tämä välilehti näkyy vain, jos käyttäjällä on Viesti-sovellusoikeus. Lisätietoa löytyy ohjeesta Talous - asetukset: Myyntilasku.

Muuta huomioitavaa sähköpostilähetyksessä

Järjestelmä ilmoittaa aina, onko sähköpostin lähetys NetBaronista sähköpostipalvelimelle onnistunut vai epäonnistunut. Jos sähköpostilähetys kuitenkin epäonnistuu vasta palvelimelta vastaanottajalle lähetettäessä, järjestelmä ei näytä virheilmoitusta laskulla, mutta lähettäjän sähköpostiin lähtee virheviesti.

Yhdessä sähköpostissa lähtee aina vain yksi lasku, vaikka valitsisit useita laskuja lähetykseen. Jokaisesta valitusta laskusta lähtee siis erillinen sähköposti.

💡 Tarvittaessa saman laskun voi lähettää useampaan osoitteeseen. Tällöin sähköpostiosoitteet kirjoitetaan samaan kenttään pilkulla erotettuna. Pilkun jälkeen tulee lisätä välilyönti ennen seuraavaa osoitetta.

Lähetetyn laskun korjaaminen

Jos Avoin-tilassa olevaan laskuun täytyy tehdä muutoksia sen jälkeen, kun lasku on jo tulostettu ja lähetetty asiakkaalle, erillistä hyvityslaskua ei tarvitse tehdä.

Avaa korjattava lasku ja tee siihen tarvittavat muutokset. Kun tallennat korjaukset, järjestelmä pyytää vahvistuksen.

Korjattu verkkolasku lähetetään samalla tavalla, kuin tavallinenkin myyntilasku, Tulosta > Pankki.

Jos valitset Korjauskierros-toiminnon, laskun yläreunaan ilmestyy punaisella korostettuna korjauskierroksen numero.