Myyntilaskun tulostaminen
Mikäli lasku on laskutettu, voidaan siitä muodostaa tulostusta varten sivu, lähettää se asiakkaalle liitetiedostona sähköpostilla, muodostaa PDF- tai lähettää verkkolaskuna.
Tulostettaessa PDF-dokumentteja Acrobat Readerilla on huomioitava, että Sivun skaalaus -kohdasta tarkistetaan, ettei "Pienennä tulostimen reunuksiin" (Shrink to Printable Area) -valinta ole valittuna.
Avoin-tilaisia laskuja voidaan tulostaa massana valitsemalla Etsi-näkymästä tulostettavat laskut ja Tulosta-valikosta valitsemalla haluttu tulostustapa.
Näkymä > Kentät -valikosta voidaan valita mitä kenttiä Etsi-näkymässä näytetään. Esimerkiksi Tulostustapa-valinnalla nähdään mikä tulostusoletus laskulla on.
Myyntilaskun tulostaminen.
Valitaan kohde, jonne tulostus ohjataan Tulosta-valikko > Kohde.
Valitaan tulostusmuoto Tulosta-valikko > Tulostuspohja, valittavana on PDF ja Verkkolasku.
Laskun ylälaidassa on Lähetystapa, Tulostuspohja -kenttä, jossa näkyy oletustulostuspohja ja kohde, jonne tulostus tehdään.
Tulostuspäivä ja -pohja päivittyvät Lähetystapa, Tulostuspohja -kenttään heti kun asiakas poimintaan tai jos tulostuspohjaa muutetaan valikosta käsin.
Mikäli asiakastiedolle on määritelty laskutusosoite, tulevat Tulostustapa ja Tulostuspohja laskutusosoitteen takaa.
Myyntilaskulla oletuspohjien hakulogiikkaa toimii siten, että asiakkaan taakse valitut oletuspohjat ovat vahvimmat. Seuraavana haetaan asiakastyypin takaa, ja lopuksi myyntilaskun asetuksista. Kaaviona siis hakuprioriteetti menee seuraavasti:
1. Asiakas (1. laskutusosoite, 2. vastaanottajan osoite) (Asetukset > Asiakkaat)
2. Asiakastyyppi (Asetukset > Yleiset > Asiakas-välilehti > Asiakastyypit-välilehti)
3. Myyntilaskun asetukset (Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku-välilehti > Asetukset-välilehti) tai Tulosta-valikko > Tulosta.
Laskun ylälaidassa on Tulostuspäivä-kenttä, joka kertoo milloin viimeisin tulostus on tehty.
Lähetystapa, Tulostuspohja -kenttä kertoo mikä on ollut laskun tulostuspohja ja lähetystapa.
Laskulle tallentuu alkuperäinen tulospohja ja -tapa. Mahdolliset myöhemmin tulostetut tulostuspohjat- ja tavat eivät tallennu.
Tiedostoon tulostettaessa .pdf tulosteeseen lisätään laskun jälkeen laskulle liitä - painikkeesta valitut liitteet.
Liitteet joita voidaan liittää PDF-tulosteen jatkoksi voivat olla tiedostomuodoltaan pdf, html, txt, finvoice xml, png, jpg, gif, tiff, bmp
Sähköposti ponnahdusikkunasta -kuvakkeesta voidaan laskulta lähettää sähköpostiviesti, jossa otsikkokenttään haetaan laskunumero.
Huom! Tällä toiminnolla laskua ei lisätä sähköpostiviestin liitteeksi.
Lähetetystä sähköpostiviestistä jää linkki kyseessä olevan laskun "Linkit" -kohtaan.
Viivakoodi sisältää IBAN tilinumeron ja kotimaisen viitteen tai RF-viitteen.
Tulostaminen
Tulostettaessa laskuja Etsi-näkymän kautta tulostustapana ja -pohjana käytetään sillä hetkellä Etsi-näkymässä valittuna olevaa, ei laskulla olevaa tulostustapaa, eikä -pohjaa.
Etsi-näkymän kautta ei voi tulostaa Kesken-tilaisia laskuja.
Sähköpostilähetys
Laskun muokkausnäkymästä
Valitsemalla laskulla Tulosta > Kohde > Liitteenä sähköpostilla ja tulostamalla avautuu vahvistusikkuna.
Vahvistuksessa näkyvä liitetiedostojen määrä viittaa laskulle lisättyjen liitetiedostojen määrään.
Muokkaa-valinnalla avautuu Viesti-sovelluksen viestinlähetysikkuna myyntilaskun päälle.
Muokkaa-painike on näkyvissä mikäli Viesti-sovellus on käytössä.
Mikäli lasku lähetään sähköpostilla, täytyy muistaa tarkastaa, että maksajan ja laskuttajan sähköpostiosoitekentissä on varmasti oikeat tiedot.
Lähetettäessä laskua sähköpostiin, tulee tiedostonimeksi toimipaikan nimi.
Toimittajan sähköpostiosoitteessa voi olla pelkästään yksi osoite.
Mikäli laskun toimittajan sähköpostiosoitteeseen on määritelty useampi osoite, järjestelmä suodattaa ylimääräiset osoitteet pois.
Huom! Kun sähköposti lähetetään suoraan vahvistusikkunasta napsauttamalla Lähetä-painiketta käytetään aina järjestelmän omaa postipalvelinta lähetykseen, vaikka viestin asetuksiin olisi määritelty oman postipalvelimen tiedot.
Napsauttamalla Muokkaa-painiketta avautuu Viesti-sovelluksessa lähetettävä viesti ja tällöin käytetään lähetyksessä asetuksiin määriteltyä omaa postipalvelinta, mikäli se on määritelty ja jos ei ole määritelty, käytetään järjestelmän postipalvelinta.
Laskun Etsi-näkymästä
Etsi-näkymästä voidaan tulostaa kerralla useita laskuja sähköpostiin valitsemalla aktiiviseksi lähetettävät laskut ja valitsemalla Tulosta > Kohde > Liitteenä sähköpostilla.
Vahvistusikkunassa voidaan valita tulostetaanko liitteiden kanssa vai ilman.
Vakiotekstien määritteleminen
Lähettäessä laskuja sähköpostin liitteenä, voi lähtevään sähköpostiin määritellä vakiotekstit, esimerkiksi lähetyksen otsikon ja sähköpostin tekstisisällön.
Vakiotekstit ja automaattinen allekirjoitus mahdollistavat laskujen nopean lähetyksen ilman muokkaus välivaihetta.
Eri laskun tyypeille ja tiloille voidaan määritellä omat vakiotekstit. Esimerkiksi maksukehotukselle voidaan luoda oma teksti.
Vakiotekstien määrittelyn voi tehdä asetuksissa kohdassa Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku > Sähköpostitekstit-välilehti. lisätietoa ohjeesta.
Sähköpostitekstit-välilehden näkyminen edellyttää Viesti-sovellusoikeutta.
Järjestelmä ilmoittaa aina sähköpostilähetyksen onnistumisesta tai epäonnistumisesta Netbaronista sähköpostipalvelimelle. Mikäli sähköpostilähetys epäonnistuu palvelimelta lähetettäessä vastaanottajalle, siitä ei tule laskulle ilmoitusta, mutta lähettäjän sähköpostiosoitteeseen tulee ilmoitus.
Sähköpostin liitteenä lähtee vain yksi lasku jokaista sähköpostia kohden, vaikka laskunäkymästä voi valita useamman laskun lähetettäväksi samanaikaisesti.
Järjestelmästä lähtee samanaikaisesti yhtä monta sähköpostia kuin on valittuja laskujakin.
Saman laskun voi haluttaessa lähettää useampaan sähköpostiosoitteeseen.
Sähköpostiosoitteet syötetään samaan kenttään pilkulla eroteltuna. Pilkun jälkeen tulee välilyönti ennen seuraavaa osoitetta.
Lasku tulostetaan joko napsauttamalla Tulosta-painiketta tai valitsemalla Tulosta-valikko > Tulosta.
Muutos lähetettyyn laskuun
Mikäli Avoin-tilassa olevaan laskuun halutaan tehdä jokin muutos, vaikka lasku on tulostettu ja lähetetty asiakkaalle, ei laskusta tarvitse tehdä erikseen hyvityslaskua.
Korjaus tehdään avaamalla korjattava lasku ja tekemällä tarvittavat korjaukset siihen. Tallennettaessa korjausta järjestelmä tekee varmistuksen.
Mikäli valitaan Korjauskierros, tulee laskun yläreunaan näkymään punaisella korostettuna korjauskierroksen numero.
Esikatselu
Lasku, jolla ei ole vielä numeroa, voidaan esikatsella valitsemalla Tulosta > Esikatselu.
Myyntilaskun esikatselu laskulla olevasta Lähetystapa-linkistä/myyntilaskujen Etsi-näkymän Tulostustapa-linkistä
Kun myyntilasku avataan esikatseluun Lähetystapa/Tulostustapa-linkistä, kuvan esikatselussa käytetään pohjaa, joka laskulla on sillä hetkellä valittuna (ei käytetä oletuksia tai asetuksissa annettuja pohjia).
Mikäli kyseessä on verkkolasku, muunnetaan verkkolasku-xml pdf-muotoon.
Myyntilaskun esikatselu on mahdollista myös laskulle, jonka tulostuspohjaksi on valittu finvoice ja vaikka laskulta puuttuvat esimerkiksi verkkolaskutiedot. Ohjelma ei tarkista aineistoa esikatselun yhteydessä, vaan tarkistus (ja mahdollisten virheilmoitusten näyttäminen) tehdään finvoice-aineston muodostamisen yhteydessä.
Tulostuspohjat
Tulostuspohjia on mahdollista muokata ja luoda uusia, lisää ohjeessa Tulostuspohjat
Myyntilaskun tulostuspohjien lisättävät kentät löytyvät ohjeesta Tulostuspohjien kentät - Talous
Verkkolaskut
Sovellusperhe tukee suomalaista Finvoice-verkkolaskustandardia, muilla mailla ei ole Suomessa käytettävien standardien mukaisia verkkolaskuja.
Verkkolaskujen lähettämisessä voidaan käyttää pankkikanavaa tai Apix-operaattoreita.
Joillakin operaattoreilla voi olla mahdollista toimia niin, että operaattori muuntaa aineiston vastaanottajalle sopivaan muotoon, jolloin lasku menee perille sähköisenä laskuna. Mahdollista on myös, että lasku tulostetaan operaattorin/pankin taholla tulostuspalvelussa paperilaskuksi.
Ulkomaille laskuja verkkolaskuina lähettäessä, tulee vastaanottajaoperaattorilta varmistaa pystyykö operaattori käsittelemään Finvoice-verkkolaskustandardin mukaisia sanomia.
Mikäli operaattori ei pysty aineistoa käsittelemään, tulee lasku lähettää asiakkaalle sähköpostin liitteenä tai postitse paperilaskuna.
Lähetettäessä kerralla useita verkkolaskuja Osuuspankille, menevät Verkkolasku-aineistot yhdessä nipussa yksittäisten lähetysten sijaan.
Kun lasku tulostetaan Finvoice-muodossa ja mikäli eräpäivä on kuluva päivä tai menneisyydessä olevä päivä, muutetaan eräpäivä kolmen päivän päähän kuluvasta päivästä. Eräpäivä muutetaan, koska laskun käsittely voi epäonnistua pankin järjestelmässä, jos eräpäivä on liian lähellä.
Käytössä on Finvoice-verkkolaskustandardin tulostuksen versio 1.3.
Verkkolaskutulostuksessa vapaata tekstiä voi olla enemmän.
Laskun Muuta tietoa -välilehden Tiedonanto-, Tiedonanto2- ja Tiedonanto3 -kenttiin syötetyt tiedot tulostuvat verkkolaskun vapaaseen tekstiin.
Verkkolasku tulostetaan Finvoice 3.0-versiossa, mikäli:
Asiakastiedon taakse Oletukset-välilehdelle on valittu Laskun käsittely -valikosta Julkishallinto
Käytetään rahoitusyhtiö- tai tulostuspalveluominaisuutta ja asetuksissa on valittu Finvoice-versio -valikosta 3.0.
Lisätietoa verkkolaskutuksesta ja Finvoice 1.3 -standardista löytyy Finanssialan Keskusliiton sivuilta.
Mikäli laskulle on tehty maksusuoritus ja se tulostetaan finvoice-muodossa, laskun loppusumma poikkeaa laskun alkuperäisestä summasta. Laskulla näytetään seuraavat summat:
Maksettava summa kertoo sen summan, joka on maksusuorituksen jälkeen vielä maksettavana.
Maksettu aiemmin kertoo sen summa, laskusta on maksettu jo aikaisemmin.
Lasku yhteensä kertoo sen summan, mikä on laskun kokonaissumma ilman, että siitä on vähennetty maksusuorituksia.
Verkkolaskun tuonnissa on mahdollista tuoda myös Osoite2-tiedot.
Verkkolaskua käytettäessä ja lähetettäessä laskuerää määritellään minne lasku lähetetään valitsemalla tulostuskohteeksi (Tulosta-valikko > Kohde) haluttu kohde (Pankki tai Operaattori) ja valitsemalla tulostuspohjaksi Finvoice (Tulosta-valikko > Tulostuspohja > Verkkolasku > Finvoice).
Verkkolaskun lähetys kuluttaja-asiakkaille (asiakastiedon Perustiedot-välilehdellä Laskun käsittely -kohdassa valittu Kuluttaja) vaatii laskutusaiheen valitsemista. Laskutusaihe valitaan laskun Perustiedot-välilehdellä Laskutusaihe-kohdassa. Laskutusaiheet määritellään myyntilaskun asetuksissa (Asetukset > Sovellusasetukset > Talous > Myyntilasku) E-laskun laskuttajailmoitus -välilehdellä. Yritysasiakkaille (Laskun käsittely -kohdassa valittu Yritys) ei tarvitse valita laskutusaihetta.
Tulostus tehdään tämän jälkeen joko napsauttamalla Tulosta-painiketta tai valitsemalla Tulosta-valikko > Tulosta.
Verkkolaskuaineiston luonnissa kaikki vastaanottajan tiedot (laskutus-, vastaanottaja- ja toimitusosoite), toimituspäivä-, toimitusehto- ja toimitustapatiedot sekä Viitteemme- ja Viitteenne-kentät siirtyvät verkkolaskulle.
Sarjanumero-kenttä on mukana lähtevässä verkkolaskussa. HUOM! Suurin sallittu pituus sarjanumero kentälle (SerialNumberIdentifier) Finvoice 1.3:ssa on 35 merkkiä. Finvoice 3.0:ssa kentän pituus on 70 merkkiä. Kenttä katkaistaan maksimimerkkimäärän mukaan.
Kustannuspaikka ja as.tili ovat mukana lähtevässä verkkolaskussa.
Kustannuspaikka ja as.tili ovat asiakkaan tiliöinti ja kustannuspaikka ehdotus.
Verkkolaskuaineistoon laskuttajan puhelinnumero haetaan laskulta.
Mikäli laskulla puhelinnumero on tyhjä, käytetään matkapuhelinnumeroa.
Mikäli tämäkin on tyhjä, käytetään puhelinnumeroa toimipaikan takaa.
Liitteiden lähettäminen sähköisen myyntilaskun aineistossa
Myyntilaskulle tallennetut liitteet, liitetään lähetettävälle verkkolaskulle. Aineistoon lähtevät mukaan kaikki liitteet, jotka ovat liitteet-painikkeesta avautuvassa listassa valittuina.
Huomioitavaa, että kaikki verkkolaskuoperaattorit eivät välitä kaikkia liitetyyppejä, jolloin lasku voi hylkääntyä virheellisen liitteen vuoksi. PDF-muotoiset liitteet ovat varmimmin perille meneviä liitetyyppejä.
Pankkikanavassa liitteet ovat aineiston sisässä liitelinkkinä
Apixille lähetettäessä järjestelmä muodostaa erillisen liitetiedoston, joka lähetetään aineiston mukana erillisenä pakettina. Lisäksi aineistossa on liitelinkit.
Huom. Oletuksena kaikki liitteet ovat valittuina ja lähtevät aineiston liitteenä laskun vastaanottajalle.
Maksukehotuslasku ja osittain maksettu lasku
Mikäli on kyseessä Maksukehotuslasku, otsikkoon tulostuu maksukehotus ja maksukehotuskerta.
Laskulle lisätään myös korot ja maksukehotuskulut omiksi laskuriveikseen.
Maksukehotuskuluja ei lisätä maksukehotukseen, jos kyseessä on kuluttaja-asiakas (Asiakkaan perustiedoissa Laskun käsittely -kohtaan on valittu Kuluttaja) eikä laskun eräpäivästä ole vielä kulunut Myyntilaskun asetuksissa määriteltyä päivärajaa + 1 pv ( Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku -välilehden kohdassa Kuluttajan huomautuskulut).
Myyntilaskun Etsi-näkymässä Tulostustapa-linkistä avautuu lasku PDF-muodossa, käyttäen myyntilaskun asetuksissa määriteltyä tulostuspohjaa ja Laskun muokkaustilassa Lähetystapa-linkistä avautuu laskun kuva käyttäen laskulle viimeksi tallennettua tulostuspohjaa.
Mikäli lasku on osittain maksettu tai kyseessä on maksukehotuslasku, Maksettava-kenttään tuodaan avoin saldo laskusta, sekä laskulle eräpäivästä maksukehotuspäivään kertynyt viivästyskorko sekä laskulle kertyneet maksukehotusmaksut yhteenlaskettuna.
Viivakoodiin menee myös ko. avoin saldo.
Verkkolaskuaineiston luonnissa nollahintaiset tiedot, joissa on Laskutetaan valinta päällä, viedään aineistoon mukaan ilman mitään hintatietoja.
Myöskään alennusprosenttia ei viedä, mikäli sitä ei ole määritelty.
Muutokset yksinkertaistavat laskun ulkonäköä, kun sitä tarkastellaan näytöllä.
Tulostettaessa laskua verkkolaskuna, rivin tuotenimikkeen pituus voi olla korkeintaan 100 merkkiä. Mikäli merkkimäärä on suurempi annetaan siitä käyttäjälle tulostusvaiheessa ilmoitus.
Mikäli kyseessä on hyvityslasku ja sen summa on positiivinen (>0), ohjelma antaa tulostuksessa virheilmoituksen: Virhe:Hyvityslaskun summa oltava negatiivinen.
Myyntilaskun asetuksissa (Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku > Asetukset) on mahdollista määritellä otetaanko asiakkaalle lähetettävän verkkolaskun summaksi avoin saldo vai alkuperäinen summa.
Asetuksissa voidaan myös määritellä näytetäänkö summan valinta yksittäisen verkkolaskun tulostuksessa.
Operaattori (Apix) ajastukset verkkolaskun lähetyksessä ja vastaanotossa.
Ajastukset toimivat päivittäin klo 7.00 - 23.00 tunnin välein arkipäivisin.
Verkkolaskujen nouto toimii 15 minuuttia yli tasatunnin.
Verkkolaskujen lähetys toimii 15 minuuttia ennen tasatuntia.
Jokainen lähtevä lasku on vähintään kaksi tuntia jonossa, ennen lähetystä eteenpäin operaattorille. Esimerkiksi lasku tulostetaan 11:30 operaattorille, lasku on kaksi tuntia jonossa, eli kello 13.30 saakka ja siitä seuraava ajastus laitaa laskun eteenpäin, eli kello 13:45.
Laskun uudelleen lähettäminen (Apix)
Laskun lähettäminen on mahdollista uudelleen seuraavana päivänä, ellei tuplalaskujen tarkastus ole Apixilla päällä.
Apixin tuplalaskujen tarkastus
Apixilla tehdään lähetettyjen laskujen osalta tarkistus, onko laskua lähetetty aikaisemmin.
Laskut tarkistetaan Apix-tilin, laskuttajan y-tunnuksen ja laskunnumeron perusteella ja mikäli nämä tiedot on kahdessa laskussa samat, palautetaan lasku Duplikaatti-virheilmoituksella takaisin.
Tarkastus tehdään 7 vuorokautta laskun lähettämisen jälkeen, eli 8 vuorokauden päästä ensimmäisen laskun lähettämisestä, lasku voidaan lähettää uudelleen.
Tarkistus voidaan kytkeä yrityskohtaisesti pois päältä. Mikäli haluatte tarkistuksen pois päältä, ottakaa yhteyttä Netbaronin tukeen.
Verkkolaskun kuva ja linkki
Verkkolaskuaineiston linkki ja aineiston mukaan lähtevä kuvatiedosto riippuvat siitä, tulostetaanko lasku pankkikanavaan vai operaattorille (Apix):
Pankkikanavaan tulostettaessa verkkolaskuaineistossa on vain finvoice-xml-tiedosto, joka sisältää linkin laskun kuvaan. Laskun kuvassa käytetty PDF-pohja noudetaan seuraavan prioriteetin mukaan:
Asiakkaan laskutusosoitteelle määritelty oletustulostuspohja
Laskutusosoitteen asiakastyypille määritelty oletustulostuspohja
Asiakkaalle määritelty oletustulostuspohja
Asiakkaan asiakastyypille määritelty oletustulostuspohja
Myyntilaskun asetuksiin määritelty oletustulostuspohja
Laskulle määritelty tulostuspohja
Apix-operaattorille tulostettaessa verkkolaskuaineistossa on finvoice-xml-tiedosto ja pdf-kuva.
PDF-kuva muodostetaan laskulla tulostushetkellä valittuna olevasta PDF-pohjasta.
XML-aineistossa olevasta linkistä aukeava kuva muodostuu seuraavan prioriteetin mukaan:
Asiakkaan laskutusosoitteelle määritelty oletustulostuspohja
Laskutusosoitteen asiakastyypille määritelty oletustulostuspohja
Asiakkaalle määritelty oletustulostuspohja
Asiakkaan asiakastyypille määritelty oletustulostuspohja
Myyntilaskun asetuksiin määritelty oletustulostuspohja
Laskulle määritelty tulostuspohja
Mikäli laskulle ei ole määritetty pdf-pohjaa, luodaan pdf-tiedosto finvoice-aineiston pohjalta.
Rahoitusyhtiö
Mikäli verkkolasku lähetetään rahoitusyhtiön kautta, määritellään Toimipaikan taakse Rahoitusyhtiö-välilehdelle rahoitusyhtiön tiedot (Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Rahoitusyhtiö-välilehti).
Rahoitusyhtiön taakse on mahdollista antaa myös tulostuspalvelun tiedot mihin verkkolasku lähetetään.
Myyntilaskun asetuksiin (Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku-välilehti) valitaan oletustulostuskohteeksi Operaattori ja Oletustulostuspohjaksi Toimipaikan taakse määritelty Rahoitusyhtiön tieto.
Maksun saajatiedot verkkolaskuaineistoon tulevat yrityksen takaa tulevista Rahoitusyhtiö-välilehden asetuksista (Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Rahoitusyhtiö-välilehti).
Lisää tietoa Rahoitusyhtiö-välilehdestä.
Mikäli rahoitusyhtiön tietoihin on annettu verkkolaskuosoitteet, käytetään niitä ainoastaan silloin, kun asiakkaan takana olevat tiedot ovat tyhjiä. Verkkolasku lähetetään siis suoraan asiakkaalle, mikäli se on mahdollista.
Mikäli käytetään organisaation takana olevaa Tulostuspalvelu-välilehdellä olevaa verkkolaskuosoitetta, noudetaan verkkolaskuosoite asiakkaan takaa.
Mikäli asiakkaalle ei ole määritetty verkkolaskuosoitetta, noudetaan tiedot organisaation Tulostuspalvelu-välilehdeltä.
Tulostustapa päivittyy kunkin tilanteen mukaan laskulle, vaikka tulostettaessa kohteeksi valitaan esim. Tulostuspalvelu-Nordea.
Mikäli asiakkaalle on määritetty verkkolaskuosoitteet, tulee laskulle tulostustavaksi Verkkolasku.
Mikäli lasku menee tulostuspalveluun, päivitetään laskulle tulostustavaksi esim. Tulostuspalvelu-Nordea.
Verkkolaskujen tulostuspalvelu
Tulostuspalvelun käyttö edellyttää sopimusta verkkolaskun lähetyspalvelusta pankin kanssa.
Yrityksen takana olevalla asetuksella määritellään tulostuspalvelu, jonne laskut halutaan lähettää (Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Tulostuspalvelu-välilehti).
Lähetetyistä laskuista jää tilatieto, joka kertoo mihin laskut ovat menneet.
Tämä ominaisuus on käytössä sekä laskun Etsi-näkymässä että laskun sisällä.
Etsi-näkymässä tulostus tehdään valitsemalla ensin halutut rivit laittamalla rivin alussa olevan valinnan aktiiviseksi ja valitsemalla Tulosta-valikko > Kohde → valitaan minne halutaan lähettää ja Tulosta-valikko > Tulostuspohja > Verkkolasku > Finvoice.
Kaikki laskurivit voidaan valita kerralla napsauttamalla sarakeotsikon alapuolella olevasta poimintapainikkeesta. Napsauttamalla painiketta uudelleen poistuu valinta kaikista samanaikaisesti.
Laskun sisällä tulostuspalvelun valinta tehdään samalla tavalla valitsemalla Tulosta-valikko > Kohde → valitaan minne halutaan lähettää ja Tulosta-valikko > Tulostuspohja > Verkkolasku > Finvoice.
Asetukset
Oletus-valinta on aina aktiivinen, mikäli käytössä on vain yksi tulostuspalvelu.
Kuvaus-kenttään tulee antaa tulostuspalvelun kuvaus.
Tällä tiedolla tunnistetaan mikä tulostuspalvelu on käytössä, kun tulostuspalvelua käytetään.
Lisää tietoa tulostuspalveluasetuksista.
Tulostuspalvelussa pankkikohtainen vastaanottajan e-laskuosoite ja vastaanottajan välittäjän tunnus on kerrottu alla. Tarkistakaa aina sopimuksestanne oman pankkinne verkkolaskutunnus ja -operaattori.
Nordea
Verkkolaskutunnus: tuloste
Verkkolaskuoperaattori: NDEAFIHH
Danske Bank
Verkkolaskutunnus: 003718062728810P
Verkkolaskuoperaattori: DABAFIHH
OP
Verkkolaskutunnus: TULOSTUSPALVELU tai VARITULOSTUSPALVELU
Verkkolaskuoperaattori: OKOYFIHH
Aktia
Verkkolaskutunnus: TULOSTUSPALVELU
Verkkolaskuoperaattori: HELSFIHH
Handelsbanken
Verkkolaskutunnus: TULOSTUSPALVELU
Verkkolaskuoperaattori: HANDFIHH
Ålandsbanken
Ei ole tulostuspalvelua.
Operaattorin tulostuspalvelu
Mikäli verkkolaskuosoite sisältää sanat tuloste, tulostus, tulostuspalvelu, väritulostuspalvelu tai palvelu tai, jos verkkolaskutietoja ei anneta ollenkaan, lähetetään lasku tulostuspalvelun kautta
Apix-operaattorilla tulostuspalvelulla käytettävä pohja tulee laskulla valitun tulostuspohjan mukaan (Tulosta > Tulostuspohja > PDF > Valittu pohja).
Operaattorin käyttämällä oletustulostuspohjalla on kenttä Sopimusnumero, johon siirtyy laskun Lisätiedot -välilehdeltä Sopimusnumerokentästä tieto. Aineistossa tieto on agreentidentifier-elementissä.
Kyseinen kenttä on pelkästään tavallisen laskun oletustulostuspohjalla, ei maksukehotus-, hyvitys- eikä korkolaskun oletuspohjalla.
Mikäli verkkolaskutulostuksessa on pankkiin lähetettävän laskun tiedoissa puutteita, ilmoittaa järjestelmä siitä.
Asiakastietoihin voi oletustiedoksi valita tulostustavaksi Pankki (minne lasku lähetetään) ja Tulostuspohjaksi Verkkolasku > Finvoice, kun kysymyksessä on verkkolaskutus.
Oletukset määritetään asetuksissa Rekisterit > Asiakkaat > Asiakkaan Oletus-välilehti.
Pankkiyhteyden ollessa käytössä onnistuneesti muodostetut verkkolaskut lähetetään pankkiin napsauttamalla Lähetä -painiketta tai Lähetä pankkiin -painiketta.
Lähetettävä verkkolasku voidaan avata näytölle napsauttamalla riviä.
Verkkolasku voidaan tulostaa tiedostoon valitsemalla Tulosta-valikko > Kohde > Tiedostoon ja Tulostuspohja > Verkkolasku > Finvoice.
Verkkolaskun luonti:
Kun tulostetaan verkkolaskuaineistoon, niin ohjelma lisää materiaaliin kommenttitietueina ohjelman nimen sekä käytetyn kirjaustavan. Näille tiedoille verkkolaskustandardissa ei ole olemassa elementtejä, joihin ne voisi asettaa.
OVT-tunnus
Huom. Verkkolaskua lähettäessä tarkistakaa seuraavat lähetystiedot:
Asiakasrekisteri
Verkkolaskuosoite ja operaattori tulee olla määriteltynä Oletukset-välilehdellä.
Lisäksi tulee määrittää myös asiakkaan Y-tunnus ja OVT-tunnus asiakasrekisterin Lisätiedot-välilehdellä (Asetukset > Asiakkaat > Lisätiedot-välilehti) silloin, kun kysymyksessä on mm. Basware, Tietoenator verkkolaskuoperaattori tai jokin muu kuin pankit.
Huom. Mikäli asiakkaalla on erillinen laskutusosoite, yllä mainitut tiedot tulee määrittää sen Oletukset-välilehdelle.
Kun laskusta muodostetaan verkkolaskuaineisto, siihen muodostetaan ovt-tunnus (ellei sitä ole asiakkaan tiedoissa syötetty) automaattisesti seuraavassa tapauksessa:
Maksaja on suomesta, hänellä on y-tunnus ja y-tunnus on 9 merkkiä pitkä.
OVT-tunnus muodostuu maatunnuksesta + Y-tunnuksesta, jotka ovat yhteen kirjoitettuna. Huomaathan, että myös Y-tunnus kirjoitetaan ilman väliviivaa OVT-tunnusta luotaessa.
Suomen maatunnus on 0037
Esimerkki:
Y-tunnus on 1234567-8
OVT-tunnus: 003712345678
E-laskutuksesta ja suoramaksusta yksityishenkilölle lisätietoa ohjeessa Verkkolasku tai suoramaksu yksityishenkilölle.