Uuden ajopäiväkirjan luominen

Matka > Ajopäiväkirja > Uusi

• Uusi ajopäiväkirja luodaan napsauttamalla Uusi-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Uusi.

• Ajopäiväkirjan voi kopioida avaamalla kopioitavan ajopäiväkirjan ja napsauttamalla Kopioi-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Kopioi. Kopioitavat tiedot:RekisterinumeroAjontarkoitusAjoreittiAsiakasLisätietoKPLisäksi otetaan alkumittarilukemaksi viimeisin loppulukema, kuten uutta luodessakin. Loppumittarilukema tyhjentyy automaattisesti.

• Täytetään tarvittavat tiedot. Pakolliset kentät joihin tieto tulee olla annettuna, voidaan määritellä asetuksissa  Asetukset > Sovellukset > Matka > Ajopäiväkirjan asetukset > Asetukset-välilehti

  • Rekisteritunnus, ajon tarkoitus sekä ajoreitti voidaan valita asetuksiin asetetuista vaihtoehdoista napsauttamalla poimintapainiketta.

• Oletuksena Ajaja on järjestelmään kirjautunut käyttäjä. Mikäli käyttäjällä on oikeudet henkilörekisteriin, voidaan Ajaja voidaan poimia henkilöstörekisteristä napsauttamalla poimintapainiketta. Palkansaajarekisteristä poimiminen on lisämaksullinen ominaisuus. (Ota tarvittaessa yhteyttä myyntiin.)

• Ajoneuvoksi voidaan poimia järjestelmään perustettu ajoneuvo. Ajopäiväkirjaan valitun ajoneuvon tulee olla ajoneuvorekisterissä liitettynä sille käyttäjätunnukselle, joka ajopäiväkirjaa täyttää, jotta ajopäiväkirjan tiedot siirtyvät matkalaskulle näkyviin (Tehokäyttäjä ja Käyttäjä -tason oikeuksilla). Ylläpitäjän oikeuksilla Matkalaskulle voidaan siirtää myös muita kuin hänen tunnuksilleen kiinnitettyjen ajoneuvojen ajopäiväkirjatapahtumia.

• Ajopäiväkirjamerkintä voidaan kohdistaa tiettyyn projektiin/työnumeroon valitsemalla Työnumero/Tehtävä poimintapainikkeella.

• Työnumero-poimintaikkuna

• Poimintaikkunan hakukentät muuttuvat sen mukaan, mitä on valittu Kohde-valikosta.

• Kohde-valikosta on valittavana Projekti sekä muut valittavat sovellukset riippuen siitä, mitä sovelluksia organisaatiolla on käytössä. Sovellus-otsikon alla valittavina ovat Myyntitilaus, Ostotilaus, Huolto, Tuotanto, Tuotekortti.

  • Kohde-valikko

    • Mikäli Projekti-sovellus ei ole käytössä, näkyy valittavana Projektin osalta Projekti ja Voimassa-valinnat. Tässä tapauksessa näytetään Talouden asetuksiin perustetut työnumerot (Asetukset > Yleiset > Talous > Työnumerot).

    • Mikäli Projekti-sovellus on käytössä, näkyy kohteen Projekti alla Omat-, Aloitetut-, Valmiit-, Voimassa- ja Peruutettu-valinnat.

  • Mikäli Voimassa -valinta on valittuna Kohde-valikosta, näytetään ainoastaan Etsi-, Loppupvm- ja Rivit-valinnat.

    • Voimassa päivä -kenttään tulee oletuksena kuluva päivä. Päivämäärä voidaan muuttaa halutuksi. Mikäli kenttä on tyhjä, haetaan kaikki.

  • Jos Kohde-valikosta valitaan Peruutettu, näytetään peruutetut projektit jos Projekti-sovellus on käytössä.

• Kustannuspaikka tuodaan ajopäiväkirjan luoneen käyttäjän tiedoista (henkilöstörekisterin Lisätiedot-välilehti), mikäli sinne on määritelty oletuskustannuspaikka. Kustannuspaikka voidaan myös lisätä tai vaihtaa poimintapainikkeen takaa, kustannuspaikkaa ei voi syöttää käsin kenttään.

  • Jos kustannuspaikka tieto halutaan tyhjentää, voidaan poimintapainikkeen takaa siirtyä kustannuspaikan valintaan ja poimia Tyhjä kustannuspaikka.

• Asetetaan tai haetaan rekisteristä tarvittaessa myös asiakastiedot ja korvaustiedot, jos niitä ei ole määritelty oletustiedoissa.

• Korvaustietojen oletusasetuksia voidaan muokata valitsemalla Asetukset > Sovellukset > Matka > Matkalaskun asetukset > Asetukset-välilehti.

  • Myös Ajopäiväkirjan korvaustiedoissa kohdat Laskuta kilometrit sekä Laskuta tunti -valintojen oletukset tulevat asetuksista.

    • Lisää tietoa matkan asetuksissa.

• Ajo kuitataan tehdyksi napsauttamalla Ajettu-painiketta tai valitsemalla Ajo-valikko > Ajettu.

• Kaikkia tietoja ei tarvitse välttämättä asettaa heti, perustiedot voi täyttää esim. ajon alkaessa ja lisätä loput tiedot ajon loputtua.

• Ajo voidaan tulostaa napsauttamalla Tulosta-painiketta tai valitsemalla Tulosta-valikko > Tulosta.

• Ajo kuitataan hyväksytyksi esimiehen toimesta napsauttamalla Hyväksytty-painiketta tai valitsemalla Ajo-valikko > Hyväksytty.

• Ajopäiväkirjamerkinnän historiatietoja voi tarkastella valitsemalla Ajo-valikko > Tilamuutokset.