NetBaron Instructions
NetBaron Instructions
Breadcrumbs

Ostolaskujen Etsi-näkymä

Talous → Ostolasku → Etsi

Ostolaskujen Etsi-näkymässä voit hakea, rajata ja käsitellä ostolaskuja tehokkaasti eri hakuehdoilla.

image-20260220-125753.png

Ostolaskujen haku

Laskuja voi hakea esimerkiksi:

  • vapaalla tekstihakulla

  • aloitus- ja lopetuspäivämäärällä

  • tilan perusteella

  • tyypin mukaan

Haku käynnistyy painamalla Enter tai valitsemalla Etsi.

Huomio!

  • Kun Tila-valinnassa on Maksamatta, Määrä-sarake näytetään verollisena.

  • Avoin–Maksamatta-tilaan ei näytetä laskuja, joiden saldo on jo käytännössä kuitattu osasuorituksilla tai pankkiin lähetetyillä maksuilla.

Käyttöoikeuksien vaikutus Etsi-näkymään

Peruskäyttäjä näkee Etsi-näkymässä vain omat henkilökohtaiset laskunsa. Henkilökohtaisiksi lasketaan laskut, joissa käyttäjä on tarkastaja, hyväksyjä tai laskun luoja.

Hakutulosten tarkastelu

Ostolaskujen lisätiedot Etsi-näkymässä

Lisätiedot näkyvät Etsi-näkymässä, jos ne on määritetty näkymään asetuksissa: Asetukset → Sovellukset → Talous → Ostolasku-välilehti → Asetukset-välilehti.

Sisäistä tietoa -sarake

Jos ostolaskujen sarakkeessa näkyy punainen huutomerkki, laskulle on lisätty sisäistä tietoa.

  • Vie hiiri merkin päälle nähdäksesi tekstin.

image-20260220-130852.png
Ohjeet-sarake

Vihreä infomerkki kertoo, että laskulle on lisätty ohjeita.

  • Vie hiiri merkin päälle nähdäksesi sisällön.

image-20260220-131230.png

Maksutila ja saldot Etsi-näkymässä

Etsi-näkymässä laskun saldo näkyy punaisella, jos laskua on suoritettu mutta saldo ei ole vielä nolla.

Huom!
Jos ostolaskun rivitiliöintejä muokataan sen jälkeen, kun lasku on kuitattu maksetuksi, muutokset astuvat voimaan vasta, kun maksusuoritus tallennetaan uudelleen maksusuoritusikkunassa.

Yhteensä tiedot

Sivu yhteensä -kentässä näkyvät sivulla olevien laskujen summa-, maksettu- ja saldo-tiedot. Summat päivittyvät, kun laskuja valitaan.

image-20260306-062713.png

Hakunäkymän muokkaaminen

Etsi-näkymää voi muokata omaan käyttöön sopivaksi valitsemalla, mitä hakuehtoja ja tietoja näkymässä käytetään.

Etsi-näkymässä voidaan luoda omia hakuehtosivuja, joiden avulla usein käytetyt haut saa käyttöön nopeasti.
Lisää tietoa ohjeesta Etsiminen ja hakuehtojen määrittäminen.

Hakuvalinnat

Laskujen hakuvalintakenttiä voi ottaa käyttöön vapaasti: Näkymä → Hakuvalinnat → valitse halutut hakuvalinnat.

Vinkit:
💡 Skannattuja laskuja voit hakea valitsemalla Tila-pudotusvalikosta vaihtoehdon Kesken – Skannattu.

💡 Etsi-näkymän tilinhakukentät hakevat tietoja myös vasta- ja ALV-tileistä. Tili-pudotusvalikon saa näkyviin valitsemalla Näkymä → Hakuvalinnat → Tili.

Hakukenttien ja näytettävien sarakkeiden valinta

Voit määrittää erikseen mistä kentistä tietoja haetaan ja mitä tietoja hakutuloksissa näytetään.

Valinnat tehdään seuraavasti:

  • Näkymä → Hakukentät
    → määritä hakukentät

  • Näkymä → Kentät
    → valitse hakutuloksessa näkyvät sarakkeet

Hakutulosten ryhmittäminen ja lajittelu

  • Ryhmittely Toimittajiin ja Laskuihin: Näkymä-valikko -> Ryhmitä.

  • Järjestely minkä tahansa sarakkeen mukaan: klikkaa sarakkeen otsikkoa.

  • Lajittelu usean sarakkeen mukaan samanaikaisesti: Näkymä → Järjestely
    💡 Lajitteluun valittuja sarakkeita voidaan tarvittaessa poistaa.

  • Sarakkeiden järjestystä voi muuttaa helposti: tartu sarakkeen otsikkoon hiirellä ja siirrä se haluttuun kohtaan.

Luontitapa-sarake

Luontitapa-sarake voidaan näyttää ostolaskujen Etsi-näkymässä valitsemalla Näkymä -> Kentät -> Luontitapa. Sarakkeen avulla alkuperäinen laskua voidaan tarkastella suoraan listasta ilman, että ostolaskua tarvitsee avata erikseen.

Luontitapa-sarakkeessa näkyy linkki ostolaskun ensimmäiseen liitteeseen. Jos ostolasku on muodostettu verkkolaskuaineistosta, linkistä avautuu verkkolasku. Linkki näkyy vain, jos laskulle on liitetty vähintään yksi liite.

Liitteen tulee olla PDF- tai kuvatiedosto.

💡 Myös kuvatiedostot hyväksytään alkuperäiseksi laskuksi, ja niitä voidaan tarkastella selaimessa luontitapa-linkin kautta.

Ostolaskujen käsittely Etsi-näkymässä

Laskun avaaminen ja siirtyminen

  1. Valitse haluttu laskurivi haun tuloksesta avataksesi laskun.

  2. Avatulla laskulla voit siirtyä seuraavaan tai edelliseen laskuun image-20260306-064249.png -painikkeella (Edellinen/Seuraava).

Laskujen tulostaminen Etsi-näkymästä

  • Valitse tulostettava lasku ja aktivoi valinta laskurivin ensimmäisestä sarakkeesta.

  • Valitse Tulosta-valikko -> Kohde ja määritä tulostuksen kohde.

  • Tulosta.

Huomioitavaa:

  • Laskua, joka on toisella henkilöllä avattuna, ei voida tulostaa.

  • Kesken-tilaisen laskun voi tulostaa PDF-muodossa Näytölle, Tulostimeen, Sähköpostin liitteeksi tai Tiedostoon (Arkistointi ei tallenna keskentilaista).

  • Jos samalla kertaa tulostetaan yli 20 laskua, ruudulla näytetään PDF:n luonnin edistyminen.

Laskujen poistaminen Etsi-näkymässä

Kesken-tilaisia ostolaskuja voi poistaa massana Etsi-näkymässä. Tämä tehdään niin, että valitaan poistettavat laskut ja sitten Toiminnot-valikosta Poista (Kesken).

Lisätarkistettavat

Lisätarkistettavat-tila näyttää laskut, jotka vaativat jatkotarkistusta ennen jatkokäsittelyä. Tila löytyy Etsi-näkymän Tila-pudotusvalikosta ja myös Talouden tehtävälistalta.

Milloin lasku siirtyy Lisätarkistettavat-tilaan ja miten sitä hallitaan

Lisätarkistettavat-näkymään siirtyvät automaattisesti laskut, joissa järjestelmä havaitsee tarkistusta vaativan tilanteen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:

  • ostolaskut, joille on kirjautunut tiliotteelta ylisuuritus

  • sähköiset ostolaskut, joiden toimittajatiedot eivät täsmää NetBaronin asiakas- tai toimittajarekisteriin

  • muut järjestelmän havaitsemat poikkeamat.

💡 Laskuja voidaan lisätä Lisätarkistettavat-tilaan myös manuaalisesti.

Toimittajatietojen vertailu verkkolaskuihin

Organisaatiokohtaisesti voidaan määrittää, mitkä toimittajatietojen erot siirtävät verkkolaskun automaattisesti Lisätarkistettavat-listalle.

Asetus löytyy: Asetukset → Talous → Ostolaskut-välilehti → Asetukset-välilehti → Toimittajan tietojen vertailu verkkolaskuun

Vertailtavia tietoja voivat olla esimerkiksi toimittajan nimi, yhteyshenkilö tai postinumero ja postitoimipaikka.

Virheen kuittaaminen ja palauttaminen tarkistukseen

  • Virheilmoituksen voi poistaa Merkitse käsitellyksi-painikkeella.

  • Laskun voi palauttaa takaisin Lisätarkistettavat-listalle Aseta lisätarkistettavaksi-painikkeella, jolloin tarkistuksen syyn voi halutessa kirjata.

Virheiden kuittaus massana

Useita laskuja voidaan kuitata kerralla:

  1. Valitse Etsi-näkymässä laskut, joiden virhe halutaan poistaa.

  2. Valitse Toiminnot → Kuittaa virheet.

Maksuaineisto ja tiliotteet

Ostolaskujen Etsi-näkymässä voit hakea pankkiin lähetettäviä ja suoritettavia laskuja sekä käsitellä tiliotteita.

Suoritettavien laskujen haku

Valitse Etsi suoritettavia -painike, jolloin näkymään listautuvat kaikki suoritettavat laskut.

image-20260220-134627.png

Suoritettavat -näkymässä ostolaskurivien alussa on ?-painike, joka näyttää ostolaskun ja maksun saajatiedot.

image-20260220-134716.png
Tiliotteiden tuonti

Etsi-näkymässä on Tuonti: Tiliotteet -painike, jonka kautta avautuu tiliotteiden tuonti-ikkuna. Tuonti vaatii vahvan tunnistautumisen.

image-20260220-135323.png

Lisää tietoa ohjeessa Tiliotteet.

Arkistoidut ostolaskut

Arkistoituja ostolaskuja haetaan valitsemalla Tila-pudotusvalikosta Maksettu–Arkistoitu. Arkistoidut ostolaskut näkyvät myös silloin, kun Tila-valikosta ei ole valittu mitään (tyhjä).

Saldokysely

Saldokysely avataan Etsi-näkymän Saldokysely-painikkeella, jos käyttäjällä on siihen oikeus. Käyttäjäoikeudet määritetään henkilöstörekisterissä.

image-20260205-085358.png

Saldokysely-ikkunassa näkyy IBAN-tilinumero.

Saldojen hakeminen ja virhetilanteet

Saldojen hakeminen

Jos Pankkitili-kenttään on annettu tili ja tiedot haetaan pankista Hae-painikkeella, haku suoritetaan vain kyseiseltä tililtä. Jos tilinumeroa ei ole annettu, haetaan toimipaikkojen takaa kaikki tilit ja niiden saldot.

Jos tilejä on useita, halutun tilin saldo voidaan valita Pankkitili-kentän vieressä olevalla poimintapainikkeella. Avautuvassa ikkunassa näytetään tilit, joista saldokysely on joskus suoritettu.

Hakutulokset

Saldokyselyn haku lisää aina uuden rivin Etsi-näkymään. Viimeisin tilille haettu saldo näytetään ylimpänä.

💡 Kun hiiren osoitin viedään rivin päälle, näytetään kyseisen rivin noutoaika järjestelmään.

Virhetilanteet

Jos noudossa on virheellistä tietoa, esimerkiksi virheellinen tai puutteellinen tili, josta pankki antaa palautteen, rivi näytetään punaisena ja pankin palauttama ilmoitus näytetään tilinumerokenttien paikalla.

Verkkolaskuaineiston tuonti Etsi-näkymässä

Verkkolaskuista voi muodostaa ostolaskuja polusta: Ostolaskujen Etsi-näkymä → Toiminnot -> Tuonti -> Verkkolasku

Lue lisää ohjeesta Uuden ostolaskun luominen verkkolaskusta