Ostolaskujen etsi-näkymä
Talous > Ostolasku > Etsi
Napsauttamalla Ostolaskun Etsi-toimintoa päästään ostolaskujen Etsi-näkymään.
Ostolaskuja voi etsiä joko vapaalla haulla, aloitus- ja lopetuspäivämäärän mukaan, tilan perusteella, tyypin mukaan tai näiden yhdistelmillä.
Haku aloitetaan napsauttamalla Enter tai napsauttamalla Etsi-painiketta.
Etsi-näkymässä valittaessa Tila-valikosta Maksamatta, näytetään Määrä-sarakkeen tieto verollisena.
Ohjelma ei hae Avoin-Maksamatta-tilaan sellaisia laskuja, joiden osasuoritusten ja pankkiin lähetettyjen määrien yhteissumma on sama kuin kokonaissumma.
Peruskäyttäjän oikeustasolla käyttäjä näkee ostoreskontran Etsi-näkymässä aina vain käyttäjän henkilökohtaiset laskut. Henkilökohtaisia laskuja ovat ne, joissa käyttäjä on tarkastajana, hyväksyjänä tai jonka käyttäjä on luonut.
Suoritettavien ostolaskujen Etsi-näkymässä on Sisäistä tietoa -sarake.
Mikäli sarakkeessa on punainen huutomerkki ja hiiri viedään sen päälle, aukeaa ikkuna, josta näkee onko kyseiselle laskulle merkitty Sisäistä tietoa -kenttään jotakin tekstiä laskun Lisätiedot-välilehdelle (kts. kuva alla).
Sisäistä tietoa -pallo näytetään Etsi-näkymässä silloin, jos sisäisen tiedon kentässä on tietoa ja asetuksissa (Asetukset > Sovellukset > Talous > Ostolasku > Asetukset) on määritelty kyseinen kenttä näytettäväksi.
Toimii käyttäjän, tehokäyttäjän ja ylläpitäjän oikeuksilla.
Suoritettavien ostolaskujen Etsi-näkymässä on Ohjeet -sarake
Mikäli sarakkeessa on sininen infomerkki ja hiiri viedään sen päälle, aukeaa ikkuna, josta näkee ostolaskun Ohjeet-välilehdelle kirjoitetut tiedot.
Tieto näytetään sen mukaan, mitä ostolaskun asetuksissa on valittu. Jos tietoja ei näy ostolaskujen etsi-näkymässä, tulee ne käydä asettamassa näytettäviksi kentiksi ostolaskujen asetuksissa.
Suoritettavat -näkymässä ostolaskurivien alussa on Info -painike, joka näyttää ostolaskun ja maksun saajatiedot (kts. kuva alla).
Etsi-näkymässä voi hakea skannattuja laskuja valitsemalla Tila-pudotusvalikosta Kesken - Skannattu.
Hakuvalinnat, hakukentät, näytettävät kentät ja hakutuloksen ryhmittäminen
Omia hakuehtosivuja voidaan luoda Etsi-näkymässä.
Lisää tietoa omien hakuehtosivujen luomisesta.
Laskun hakuvalintakenttiä voi vapaasti valita käyttöön Etsi-näkymässä valitsemalla Näkymä-valikko > Hakuvalinnat → valitaan halutut hakuvalinnat. Hakuvalintoina ovat mm. Aloituspv, Lopetuspv, Kuukausi, Tyyppi, Tili, Kustannuspaikka ja Työnro.
Hakuvalinnat ovat pudotusvalikkoja laskurivien yläpuolella. Pudotusvalikoista voi määritellä laskurivien järjestelyperusteen.
Etsi-näkymässä olevat tilinhakukentät hakevat myös vasta- ja alv-tilistä.
Tili-pudotusvalikon saa näkyviin valitsemalla Näkymä-valikko > Hakuvalinnat > Tili.
Haku aloitetaan kirjoittamalla Etsi-kenttään etsittävä teksti ja napsauta Enter tai Etsi-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Etsi.
Kenttiä, joista tietoja haetaan, voidaan muokata valitsemalla Näkymä-valikko > Hakukentät. Hakutuloksessa näytettävät kentät voidaan valita: Näkymä-valikko > Kentät.
Hakutulokset voidaan ryhmittää vastaanottajiin ja laskuihin valitsemalla Näkymä-valikko > Ryhmitä.
Hakutulokset voidaan valita minkä tahansa sarakkeen mukaan, napsauttamalla sarakkeen otsikkoa.
Hakutuloksia voi lajitella useiden sarakkeiden mukaan.
Näkymä > Järjestely-valinnan kautta lajitteluun valittuja sarakkeita voi poistaa
Sarakkeiden järjestystä voi muuttaa tarttumalla hiirellä sarakkeeseen ja siirtämällä sen haluttuun kohtaan.
Maksuaineisto ja tiliotteet
Ostolaskujen Etsi-näkymässä voidaan etsiä pankkiin lähetettäviä ja suoritettavia laskuja.
Etsi suoritettavia -painike, jota napsauttamalla näytölle listautuu kaikki suoritettavat laskut.
Lisää tietoa maksuaineiston luonnista ja pankkiin lähetyksestä.
Laskujen Etsi-näkymässä on Tuonti: Tiliotteet -painike, jota napsauttamalla näytölle listautuu tiliotteen tuonti-ikkuna.
Lisää tietoa tiliotteista.
Etsi-näkymässä laskun saldo näytetään punaisella, mikäli laskua on suoritettu ja saldo ei ole nolla.
Huom. Mikäli ostolaskun rivitiliöintejä muokataan maksetuksi kuittaamisen jälkeen, tulevat muutokset voimaan vasta kun myös maksusuoritusikkunasta on tallennettu suoritus uudelleen.
Lisätarkistettavat
Lisätarkistettavat-tila on Etsi-näkymän Tila-pudotusvalikossa. Lisätarkistettavat-tilan näkymään ilmestyy automaattisesti laskuja, jotka vaativat jatkotarkistusta. Tällaisia ovat esimerkiksi ostolaskut, joihin on tiliotteelta kirjautunut ylisuoritus tai sähköiset ostolaskut, joidenka tiedot eivät täsmää NetBaronin rekisterissä oleviin toimittajan tietoihin. Häiriö voi olla muukin. Lisätarkistettavat-tila on myös Talouden Tehtävälistalla.
Lisätarkistettava-tilaan voi asettaa ostolaskuja myös käsin.Ostolaskun asetuksissa (Asetukset > Sovellukset > Talous > Ostolaskut > Asetukset) Toimittajan tietojen vertailu verkkolaskuun -kohdassa voidaan organisaatiokohtaisesti määritellä, mitkä ostolaskun toimittajatietojen erot NetBaronin asiakas/toimittajarekisteriin verrattuna nostavat verkkolaskuna saapuneen ostolaskun automaattisesti Lisätarkistettavat-listalle. Vertailtavaksi tiedoksi voidaan valita toimittajan nimi, yhteyshenkilö, osoite, osoite 2, postinumero, postitoimipaikka, puhelin ja sähköpostiosoite.
Virheilmoitus poistetaan laskulta, napsauttamalla Merkitse käsitellyksi -painiketta.
Lasku voidaan palauttaa takaisin lisätarkistettavien listalle napsauttamalla punaista Aseta lisätarkistettavaksi -painiketta, jonka jälkeen syötetään halutessa tarkistuksen syy.
Lisätarkistettavien listalta voidaan kuitata pois laskuja massana. Tämä tehdään valitsemalla Etsi-näkymässä laskut, joilta halutaan kuitata virhe ja valitaan Toiminnot > Kuittaa virheet.
Yhteensä tiedot
Etsi-näkymän Sivu yhteensä-kentässä näkyy sivulla olevien laskujen ja valittujen laskujen Summa-, Maksettu- ja Saldotiedot sekä Kesken-tilassa olevien laskujen Summa. Summat muuttuvat valittaessa laskuja.
Avoin-tilassa näkyvät kaikki laskut, joissa on vielä suorittamatonta saldoa jäljellä.
Luontitapa
Luontitapa tulee olla valittuna, mikä tehdään valitsemalla Näkymä-valikko > Kentät > Luontitapa.
Luontitapasarakkeeseen tulee linkkinä ensimmäinen liite, joka on liitetty ostolaskulle tai mikäli ostolasku on tehty verkkolaskuaineistosta, linkistä näytetään verkkolasku. Teksti tulee linkkinä vain, jos lasku sisältää vähintään yhden liitteen.
Liitteen tulee olla joko PDF- tai kuvamuodossa.
Originaalilaskuksi käy myös kuvatiedostot, joita voi tarkastella selaimessa luontitapalinkistä.
Arkistoidut
Arkistoitujen ostolaskujen haku tehdään valitsemalla Tila-pudotusvalikosta Maksettu-Arkistoitu.
Arkistoidut ostolaskut näkyvä myös, jos Tila-valikosta ei ole valittu mitään (tyhjä)
Laskun avaaminen ja siirtyminen
Laskun avaaminen tapahtuu napsauttamalla haluttua riviä haun tuloksesta. Avatulta laskulta voidaan siirtyä toiselle laskulle ja takaisin napsauttamalla Edellinen tai Seuraava-painiketta. Siirtyminen tehdään ilman, että suljetaan erikseen avoinna olevaa laskua.
Laskujen tulostaminen Etsi-näkymästä
Laskuja voidaan tulostaa Etsi-näkymästä valitsemalla tulostettavan laskun ja laittamalla kyseisen laskurivin ensimmäisestä sarakkeen valinnan aktiiviseksi.
Laskua, joka on toisella henkilöllä avattuna, ei voida tulostaa.
Kesken-tilaisen laskun voi tulostaa PDF-muodossa Näytölle, Tulostimeen, Sähköpostin liitteeksi tai Tiedostoon (Arkistointi ei tallenna keskentilaista).
Tulostus tehdään valitsemalla Tulosta-valikko > Kohde → valitaan haluttu kohde ja valitaan sitten Tulosta-valikko > Tulosta tai napsautetaan Tulosta-painiketta.
Mikäli tulostetaan yli 20 laskua samalla kertaa, PDF luonnin edistymisestä näytetään ruudulla tulosteen luonnin edistyminen.
Verkkolaskujen tuonti
Mikäli verkkolaskun tuonnissa havaitaan virheitä, laitetaan ostolasku Tarkastettavat-listalle.
Mikäli esim. aineistossa ilmoitettujen rivien summa ei täsmää annettuun summaan, järjestelmä lisää laskulle rivin Korjaussummaselitteellä. Tämä korjaa laskunrivien tiedot täsmäämään ilmoitettuun laskun kokonaissummaan.
Lasku laitetaan Tarkastettavat-listalle ja syyksi tulee "Aineisto virheellistä → Tarkista laskun tiedot". Sama teksti kopioituu myös Sisäistä tietoa -kenttään.
Verkkolaskun tuontiin maksuehto tulee tyhjänä.
Maksuehtovalinta ei vaikuta maksatukseen eikä muihinkaan vastaaviin toimintoihin, eikä sen näin ollen tarvitse välttämättä olla valittuna.
Verkkolaskun tuonnissa on toiminto, joka lukee kommentit ja mikäli niistä löytyy parametroituna nimi ja/tai kirjaustapa, niitä käytetään ostolaskun luonnissa.
Mikäli xml-tiedosto on luotu sovellusperheen toisessa organisaatiosta ja se tuodaan toiseen erilliseen organisaatioon, tuonnissa ei tarvitse suorittaa uudelleen laskentoja summille, vaan hinnat tulevat sellaisenaan aineistosta.
Saldokysely
Napsauttamalla Etsi-näkymässä Saldokysely-painiketta avautuu saldokyselyikkuna, mikäli käyttäjällä on tähän oikeus.
Käyttäjäoikeudet määritetään henkilöstörekisterissä.
Saldokysely-ikkunassa on näkyvillä IBAN-tilinumero.
Mikäli tilejä on useita, voidaan hakea näkyville halutun tilin saldon napsauttamalla Pankkitili-kentän vieressä olevaa poimintapainiketta. Avautuvassa ikkunassa näytetään tilejä, joista saldokysely on joskus suoritettu.
Mikäli Pankkitili-kenttään on annettu tili ja noudetaan pankista tiedot napsauttamalla Hae-painiketta, suoritetaan haku vain kyseiseltä tililtä.
Mikäli tilinumeroa ei ole annettu, haetaan toimipaikkojen takaa kaikki tilit ja niiden saldot.
Saldokyselyn haku tekee aina uuden rivin Etsi-näkymään.
Mikäli noudossa on virheellistä tietoa esim. virheellinen tai puutteellinen tili, josta pankki antaa palautteen, näytetään rivi punaisena ja pankin palauttama ilmoitus tilinumerokenttien paikalla.
Viimeisin tilille haettu saldo näytetään ylimpänä.
Viemällä hiiren osoittimen rivin päälle näytetään kyseisen rivin noutoaika järjestelmään.