Palkansaajien poissaolotiedot

Pääkohdat palkansaajan poissaolojen ilmoittamisesta tulorekisteriin

Käy läpi ennen poissaolojen ilmoittamisen aloittamista käyttöönoton ohje.
Kaikki poissaolotiedot lähtevät NetBaronista omalla ilmoituksellaan tulorekisteriin erikseen muista palkkatietoilmoituksen tiedoista.
Tämän lisäksi Kelan korvaushakemustietoja sisältävät poissaolojen ilmoitukset lähtevät vielä erikseen omina ilmoituksinaan.

Lisätietoa poissaolojen ilmoittamisen logiikasta

Koska tulorekisteriin ilmoitettavien tietojen määräajat, korjaamismenettely ja käsittely tulorekisterissä on erilainen kaikkien alla olevien ilmoitustietojen osalta erilaiset, ne tehdään kaikki omilla ilmoituksillaan:

Palkkatietoilmoitus
Erillistietoilmoitus
Poissalojen ilmoitus
- Lisätietoa poissaolojen ilmoituksista:
  Poissaolojen ilmoitukset tehdään erikseen omalla ilmoituksellaan, jotta poissaolojen korjaaminen jälkikäteen ei aiheuta korjaustarvetta maksettujen palkkojen ilmoituksille. Ilmoitusten korjaaminen käsin on hidasta, koska ennen kuin korjaus voidaan todeta tehdyksi tulee tulorekisteristä aina odottaa palautesanoma ilmoituksen käsittelystä.
  Ilmoitusten käsittelylogiikka tulorekisterissä on erilainen maksettujen palkkatietojen ja poissaolotietojen osalta.
  Palkkatietoilmoituksia voidaan antaa samalle ajalle useita ja ne kaikki jäävät voimaan tulorekisteriin, ellei käytetä erikseen korvaavia ilmoituksia tai mitätöidä ilmoituksia
  Poissaolojen osalta vain viimeisin poissaolon ilmoitusjaksolle ilmoitettu tieto jää voimaan. Täten poissaolojaksolle viimeisimpänä ilmoitettu tieto jää voimaan.

Kelan päiväraha- ja korvaushakemusilmoitukset
- Lisätietoa Kelaan ilmoitettavista poissaolotiedoista:
  Kelan-korvaushakemukset lähetetään omalla ilmoituksellaan, jotta muiden poissaolotietojen ilmoituksia lähetettäessä tai korjattaessa ei vahingossa luoda samasta poissaolosta useita hakemuksia Kelaan. Lisäksi eri korvaushakemuksen tyypeillä on omat määräpäivänsä johon mennessä ne tulee lähettää. Tämän vuoksi niiden lähettäminen normaalia poissaolojen ilmoitussykliä aikaisemmin on tärkeää.
  Teknisesti ottaen Kelan päiväraha- ja korvausilmoitukset ovat poissaolotietojen ilmoittamista. Kelan hakemusilmoituksia sisältäviä poissaoloja koskevat kuitenkin eri menettely- ja ilmoittamisen tavat kuin muita poissaoloja joten ne on eriytetty NetBaronissa omiksi ilmoituksikseen, jolloin vältytään monilta mahdollisilta virheiltä.

Ohjelman toimintalogiikassa on pyritty minimoimaan erillinen korjaamisen tarve poissaolotietojen osalta. Jos vaikkapa edelliselle palkkakaudelle/ilmoituskaudelle lisätään ilmoittamatta jääneitä poissaoloja, nämä ilmoittamatta jääneet poissaolot tuodaan automaattisesti seuraavalle poissaoloilmoitukselle.

Mitä eroa on poissaolojaksolla ja poissaolon ilmoitusjaksolla

Poissaolojakso on yksittäinen poissaolotieto, joka tallennetaan palkansaajalle.

Poissaolon ilmoitusjakso on se aikaväli, jolta poissaolot ilmoitetaan poissaoloilmoituksella. Poissaolon ilmoitusjakso voi siis sisältää useita poissaoloja. Poissaolon ilmoitusjakson näet poissaolojen ilmoituksella.

Poissaolojen syöttäminen palkansaajan asetuksissa

Poissaoloja voidaan syöttää palkansaajille palkan asetuksissa palkansaajan Poissaolojaksot-välilehdellä. |Ohje|

Palkkalajien poissaolotietojen asetukset

Palkkalajeille voidaan syöttää oletustiedot poissaolojen osalta. Kun poissaolotietojen oletukset asetetaan vaikkapa sairasajan palkkalajille, ohjelmaa vaatii käyttäjää syöttämään sairasajan poissaolotiedolle tarvittavat tiedot palkkalaskelman luonnin yhteydessä. |Ohje|

Tietojen tuonti poissaoloilmoitukselle

Poissaolotiedot tuodaan muista palkkatietoilmoituksen tiedoista erikseen lähetettävälle ilmoitukselleen.

Poissaolot tuodaan ilmoitukselle vain sellaisten tulonsaajien osalta, joiden työsuhteella on määritelty tieto Palvelussuhteessa -> Kyllä.

Poissaoloilmoitukselle tuodaan aina sellaiset poissaolot, jotka osuvat alkupäivän ja loppupäivän aikaväliltä ilmoituskaudelle

Tämän lisäksi ilmoitetaan seuraavat poissaolot:
- Poissaolot, joiden arvioitu päättymispäivä osuu ilmoituskuukaudelle
- Ilmoituskuukaudesta riippumatta kaikki poissaolotiedot vanhimmasta ilmoittamattomasta, muokatusta tai poistetusta poissaolotiedosta lähtien

Jos palkansaajalle ei ole merkitty poissaoloja ilmoituskuukaudelle niin tällöin ilmoitukselle haetaan kuitenkin kyseinen kuukausi poissaolojen ilmoitusjaksoksi. Tällöin siis tulorekisteriin menee tieto, ettei kaudella ollut poissaoloja.

Kelan-päivärahahakemuksia varten kirjatut poissaolot tuodaan myös poissaolojen ilmoituksille, mutta näiden osalta “Maksutiedon tyyppi” tieto jää tyhjäksi. Tällöin poissaoloilmoituksesta ei muodostu Kelaan hakemuksia.

Miksi Kela-hakemuksia varten kirjatut poissaolot tuodaan myös poissaolojen ilmoituksille, kun niistä lähetetään tieto kuitenkin omalla ilmoituksellaan

Poissaolotiedot, joille on annettu Maksutiedon tyyppi -tieto, menevät tiedoksi Kelaan, jolloin niistä luodaan automaattisesti hakemus.
Nämäkin poissaolot ovat kuitenkin poissaolotietoja, jotka ilmoitetaan tulorekisteriin.

Silloin kun Maksutiedon tyypin sisältävät poissaolot ilmoitetaan ilman tätä tietoa muiden poissaolojen yhteydessä, ei ole väliä sillä luodaanko ensin poissaolojen ilmoitus vai Kela-hakemusilmoitus. Tämä jättää käyttäjälle mahdollisuuden luoda Kela-hakemukset milloin vain.

Poissaolojen tehtävälista

Ohjelma ilmoittaa tehtävälistalla kuukausitasolla miltä kuukausilta poissaolot ovat vielä ilmoittamatta.
Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös vanhin ilmoittamaton poissaolo.

Poissaolojen näyttäminen palkkakauden palkansaajalistauksessa

Kun palkkoja kirjataan palkkaudelle, näytetään palkkakauden palkansaajalistauksessa tiedoksi käyttäjälle poissaolot jotka:
- Osuvat alkupäivän ja loppupäivän aikaväliltä palkkakaudelle
- Osuvat alkupäivän arvioidun päättymispäivän aikaväliltä palkkakaudelle