Ostolaskun siirtäminen kiertoon

Ostolasku voidaan lähettää kiertoon manuaalisesti tai automaattisesti. Kierto voidaan tehdä joko laskukohtaisesti tai rivikohtaisesti.

Organisaation ostolaskujen kierron toiminta voi vaihdella asetuksista riippuen. Tässä ohjeessa kuvataan kierron yleinen toimintatapa.

Laskun siirtäminen kiertoon manuaalisesti

Voit siirtää ostolaskun kiertoon kahdella tavalla:

1. Klikkaa laskun yläreunassa olevaa -painiketta (Kiertoon).

2. Vaihtoehtoisesti valitse Ostolasku-valikko → Kiertoon.

Laskun siirtäminen kiertoon automaattisesti

Automaattinen kierto mahdollistaa sen, että saapuvat sähköiset ostolaskut siirtyvät automaattisesti kiertoon (hyväksytään ja maksetaan) ilman, että käyttäjän tarvitsee avata laskua muokkausnäkymässä.

Tämän vuoksi on hyvä huomioida, että kaikkia laskun tietoja ei välttämättä tarkisteta ennen kiertoon siirtymistä. Tarkastajien ja hyväksyjien tulee siksi kiinnittää erityistä huomiota mahdollisiin virheisiin laskun käsittelyn aikana.

Automaattisen kierron käyttöönotto

1. Siirry asetuksiin: Asetukset → Sovellukset → Talous → Ostolasku → Asetukset → Kierto

2. Aktivoi asetus Automaattinen kierto.
   Tämän jälkeen sähköiset ostolaskut siirtyvät automaattisesti kiertoon saapuessaan.

3. Määritä asetuksessa Tarkastaja- ja hyväksyjätietojen hakeminen automaattisen kierrätyksen yhteydessä, mistä järjestelmä hakee oletustarkastajat ja -hyväksyjät.

4. Tarkista, että valituissa paikoissa on määritelty tarkastajat ja hyväksyjät.

Virheellisten automaattisten kiertojen seuranta

Jos laskua ei voida lähettää automaattisesti kiertoon, se voidaan tuoda näkyviin tehtävälistalle.

Ota käyttöön näin:

1. Talouden tehtävälista → Kierto kaikki → Asetukset

2. Kortin asetuksien näkymässä → aktivoi valinta Virheelliset

Tällöin automaattisesti kiertoon lähettämättä jääneet laskut tulevat käyttäjien tietoon.

Havainnekuvat

Laskukohtainen kierrätys

Oletuksena ostolaskuissa käytetään laskukohtaista kierrätystä. Tällöin toimittajan tai kustannuspaikan taakse määritetyt oletustarkastajat ja -hyväksyjät lisätään automaattisesti laskun riveille.

Kun klikkaat Kiertoon-painiketta, avautuu Ostolaskun kierrätys -ikkuna. Ikkunassa voit valita laskulle tarkastajat ja hyväksyjät sekä muokata jo valittuja henkilöitä.

Jos laskua ei haluta lähettää kiertoon, voit sulkea kierrätysikkunan Sulje-painikkeella.

Jos ikkuna suljetaan, tehdyt muutokset säilyvät muistissa. Jos lasku suljetaan ennen kiertoon siirtoa, tarkastajat ja hyväksyjät palautuvat oletusvalintoihin.

Rivikohtainen kierrätys

Ostolaskun kierrossa voidaan määrittää tarkastajat ja hyväksyjät rivikohtaisesti.

Rivikohtainen kierrätys otetaan käyttöön asetuksissa: Asetukset → Sovellukset → Talous → Ostolasku → Asetukset → Kierto

Aktivoi asetus Rivikohtainen kierrätys käytössä.

Tarkastajien ja hyväksyjien lisääminen riville

Voit lisätä tarkastajat ja hyväksyjät yksittäiselle riville seuraavasti:

1. Klikkaa rivin alussa olevaa Uusi-painiketta.

2. Valitse henkilöt avautuvasta poimintaikkunasta.

Rivillä oleva Hyväksytty-painike näyttää kyseisen rivin tarkastajat ja hyväksyjät.

Kun rivi tarkastetaan tai hyväksytään, järjestelmä kysyy halutaanko toiminto tehdä vain valitulle riville, vai kaikille riveille.

Ostolaskun rivit voidaan myös lähettää kerralla kiertoon.

Pikakierrätys

Ostolaskujen Etsi-näkymässä on käytettävissä pikakierrätys, jonka avulla laskuja voidaan tarkastaa ja hyväksyä nopeasti ilman, että laskua tarvitsee avata muokkaustilaan.

Kun ostolasku on tilassa Kierto tai Tarkastettu, tilateksti näkyy linkkinä. Klikkaamalla tilalinkkiä avautuu ostolaskun kierrätysikkuna, jossa laskun voi tarkastaa ja hyväksyä.

Lasku voidaan myös avata muokkaustilaan klikkaamalla Muokkaa-painiketta. Muokkausnäkymässä laskun rivejä voidaan haluttaessa tarkastaa ja hyväksyä rivikohtaisesti, myös kaikki rivit kerralla.

Pikakierrätysnäkymän rakenne ja toiminta

Pikakierrätysnäkymä on jaettu kolmeen osaan.

Yläosa näyttää laskun perustiedot, tiliöintitiedot sekä tarkastajat ja hyväksyjät.

Liitetiedoston voi avata klikkaamalla linkkiä.

Ostolaskun asetuksissa voidaan määrittää, näytetäänkö tiliöintisarakkeessa kustannuspaikka ja työnumero.

Asetukset löytyvät polusta: Asetukset → Sovellukset → Talous → Ostolasku → Asetukset

---

Alaosa

Vasemmalta löytyy laskun esikatselukuva (sama kuin PDF-välilehdellä)

Oikealla näkyvät kierron kommentit.

Kuvan ja kommenttien välissä on jakaja, jonka avulla kommentit voidaan piilottaa.

---

Rivien tarkastaminen pikakierrätyksessä

Kun lasku tarkastetaan tai hyväksytään pikakierrätyksen kautta, merkitään käsitellyiksi kaikki rivit, joilla käyttäjä on tarkastajana ja hyväksyjänä.

Rivikohtaisessa tarkastuksessa käyttäjä voi valita tarkastetaanko yksi rivi, vai kaikki rivit kerralla.

Tarkastaja- ja hyväksyjävalintojen muokkaaminen

Jos laskulle on valittu väärät tarkastajat tai hyväksyjät, valintoja voidaan muuttaa myös sen jälkeen, kun lasku on lähetetty kiertoon.

Kun lasku on tilassa Kierto tai Tarkastettu, muokkausnäkymässä näkyy painike Muokkaa tarkastaja- ja hyväksyjävalintoja.

1. Avaa lasku muokkausnäkymään.

2. Klikkaa Muokkaa tarkastaja- ja hyväksyjävalintoja.

3. Ostolaskun kierrätys -ikkuna avautuu.

4. Valitse tarvittaessa uudet tarkastajat ja/tai hyväksyjät.

5. Tallenna muutokset klikkaamalla Tallenna.

Muutokset tulevat voimaan tallennuksen jälkeen.

Jos muutoksia ei haluta tallentaa, kierrätysikkunan voi sulkea klikkaamalla Sulje.

Lisäselvitys-tila

Jos tarkastaja tai hyväksyjä huomaa laskussa virheen tai puutteita, lasku voidaan siirtää Lisäselvitys-tilaan, jotta se voidaan korjata.

Lisäselvityksen jälkeen lasku täytyy lähettää uudelleen kiertoon. Kun lasku lähetetään uudelleen kiertoon, voidaan tarvittaessa myös muuttaa tarkastajia ja hyväksyjiä.

Lasku siirtyy lisäselvityksen jälkeen tilaan Kierto tai Tarkastettu. Tilaan vaikuttaa missä tilassa lasku oli ennen lisäselvitystä ja oliko Aloita kierto alusta -valinta käytössä Ostolaskun kierrätys -ikkunassa.

Kun lasku siirretään lisäselvitykseen, järjestelmä aktivoi laskun Lisätiedot-välilehdelle valinnan Estä maksuun lähetys. Valinta tulee poistaa manuaalisesti, kun lisäselvitys on tehty, lasku on hyväksytty ja se voidaan lähettää maksuun.

Laskun siirtäminen lisäselvitykseen

Lasku voidaan siirtää lisäselvitykseen kahdella tavalla:

Muokkausnäkymässä (rivikohtaisesti)

1. Kirjoita kommentti Kommentti-kenttään.

2. Klikkaa Lisäselvitys-painiketta.

Ohjelma kysyy, laitetaanko lisäselvitykseen valittu rivi, vai kaikki rivit.

Pikakierrätyksessä

1. Klikkaa Lisäselvitys-painiketta.

2. Kommentointi-ikkuna avautuu.

3. Kirjoita tarvittaessa kommentti.

4. Halutessasi aktivoi Aloita kierto alusta.

5. Tallenna.

Lasku siirtyy tämän jälkeen Lisäselvitys-tilaan.

Kierron lisätoiminnot

Kierron lisätoiminnoilla voidaan hallita ostolaskujen kierron erityistilanteita, kuten hyväksymistä ilman tarkastusta, pakollista kommentointia sekä kierron uudelleenkäynnistämistä.

Pakollinen kommentointi

Tarkastajan ja hyväksyjän kommentointi voidaan määrittää pakolliseksi.

Asetukset:

• Tarkastajan pakollinen kommentointi

• Hyväksyjän pakollinen kommentointi

Kommentoinnin pakollisuus voidaan määritellä:

• Ostolaskun kierron asetuksissa

• tai muuttaa kierron aikana.

Kierrätyksestä lähtevät viestit ja ilmoitukset

Ostolaskujen kierrossa voidaan lähettää sähköposti-ilmoituksia tarkastajille ja hyväksyjille.
Asetuksissa voidaan määritellä esimerkiksi lähetetäänkö ilmoituksia:

• kiertoon tulleista laskuista

• erääntyvistä laskuista

• myöhässä olevista laskuista

Lisäksi voidaan määrittää, milloin nämä laskut nostetaan Talouden tehtävälistalle.

Sähköposti-ilmoitusten käyttöönotto tarkastajille ja hyväksyjille

Talouden asetuksissa voidaan määrittää henkilöt, joille lähetetään sähköposti, kun lasku tulee tarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi.

Asetukset löytyvät polusta: Asetukset → Sovellukset → Talous → Ostolasku-välilehti → Asetukset-välilehti → Perustiedot → Tehtävälista, sähköpostiosoitteet

Jotta sähköposti voidaan lähettää, henkilölle tulee olla tallennettu sähköpostiosoite henkilöstörekisteriin: Rekisterit → Henkilöstö → Perustiedot

---

Kierron asetukset ja oikeudet

Ostolaskujen kierrossa tarkastajilla ja hyväksyjillä tulee olla tarvittavat käyttöoikeudet.
Tarkastaja- ja hyväksyjätiedot voidaan myös hakea automaattisesti toimittajan tai kustannuspaikan perusteella.