Tulorekisteri-ilmoitukset

Huom! Tulorekisteri-ilmoitukset on mahdollista asettaa lähtemään ajastetusti automaattisesti NetBaronista. Lisää tietoa automaattisen tulorekisteri-ilmoittamisen ohjeesta.

Ilmoituksen luominen käsin

Uusi Tulorekisteri-ilmoitus muodostetaan siirtymällä Palkka > Ilmoitukset - Tulorekisteri ja napsauttamalla Uusi-painiketta.

Avautuvassa ikkunassa valitaan ensin yläosasta ilmoituksen tyyppi ja sen alta poimintalistalta profiili, jolla ilmoitus halutaan muodostaa.
Valittavissa on profiilit, mitkä on luotu/tuotu organisaation käyttöön.

Käytettävä profiili tulee valita seuraavasti:

Kun tilitoimisto lähettää asiakasyrityksen ilmoitukset tilitoimiston varmenteella (ilmoitukset luodaan valtuutuksen saaneen yrityksen varmenteella toisen yrityksen puolesta)
-> Ilmoituspohjassa tulee olla “tilitoimisto ilmoittaa”

Jos palkanmaksajalla on Y-tunnus
-> ilmoituspohjassa tulee olla “maksajalla tunniste”

Kun ilmoitukset lähetetään yrityksen omalla varmenteella käytetään pohjia, joissa ei lue “tilitoimisto ilmoittaa”.

Ilmoituksen tyypin ja profiilin valinnan jälkeen napsautetaan Luo uusi -painiketta .

Tietojen tuonti ilmoitukselle

1. Tyhjällä ilmoituksella tulee ensin painaa Tallenna -painiketta.

2. Tallentamisen jälkeen ilmoitukselle voidaan tuoda tiedot Palkka-sovelluksesta napsauttamalla Tuonti -painiketta.

3. Avautuvassa Tuonti-ikkunassa voidaan pudotusvalikosta valita Palkanmaksukausi, jonka tiedot halutaan ilmoitukselle tuoda.
   - Pudotusvalikossa esitetään vain niiden palkkakausien tiedot, joita ei ole vielä ole tuotu ilmoitukselle.
   - Nouda vain perustiedot -valinnalla (palkkatietoilmoituksella) tuodaan valitun profiilin perusteella kaikki muut tiedot, mutta ei ilmoituksen tietoja.
   - Ei palkanmaksua -valinta (erillisilmoituksella) tuo tiedot profiilin perusteella ja lisää ilmoitukselle Ei palkanmaksua -tulolajitiedon.
   

4. Palkanmaksukauden valinnan jälkeen napsautetaan Tuonti -painiketta.
   - Ilmoitukselle tuodaan kaikki Hyväksytty-, Maksussa- ja Maksettu-tilaiset laskelmat.
   

5. Tuonnin jälkeen tallennetaan ilmoitus napsauttamalla Tallenna -painiketta.

• Käsin muokatut kentät näytetään palkkatietoilmoituksella keltaisilla kehyksillä.

Tallennetun uuden ilmoituksen pikapainikkeet

Ilmoitus

• poistetaan napsauttamalla Poista-painiketta .

• Ilmoitukselle tuodaan tiedot Palkka-sovelluksesta napsauttamalla Tuonti-painiketta. Kun tiedot tuodaan palkkalaskelmista, tiedot yhdistetään tulolajikohtaisesti. Eli kaikki sellaiset tulolajit, joilla on palkkalajin takana samat tulorekisteri-asetukset, sekä niiden palkkalajityypin takana samat asetukset, sekä laskelmariveillä sama aikajakso (alku- ja loppupäivä samat), yhdistetään yhdeksi riviksi tulorekisteri-ilmoitukseen.

• Ilmoituksen tiedot tarkistetaan napsauttamalla Tarkista-painiketta .

• Tulorekisteriyhteyden tilan voi nähdä Tulorekisteri tila -painikkeen väristä.

  • Mikäli tulorekisteriyhteys on kunnossa, on painike väriltään vihreä .

  • Mikäli tulorekisteriyhteydessä on häiriötä tai se puuttuu, on painike väriltään punainen .

• Linkit-valikossa näytetään ne ilmoitukset, joista on tehty korvaava ilmoitus tai mitätöity ilmoitus ja mitätöity ilmoitus on kopioitu uuden pohjaksi.

Tietojen tuominen uudelleen ilmoitukselle

• Ilmoitukselle voidaan tuoda tiedot uudelleen napsauttamalla Tuo uudestaan -painiketta .

• Uudelleen tuotavat tiedot voidaan tuoda aikaisemmin valitun profiilin mukaisesti tai voidaan valita Vaihda profiili -valikosta toinen tuontiprofiili.

Ilmoituksen lähettäminen

Ennen ilmoituksen lähettämistä tulee luotu aineisto tarkastaa napsauttamalla Tarkista-painiketta .

• Tarkastuksen yhteydessä järjestelmä tarkastaa luodun ilmoituksen tiedot tulorekisteri-ilmoittamisen kuvausta vastaan. Mikäli järjestelmä huomaa puutteen, pysähtyy tarkastaminen, jolloin tieto tulee korjata.

• Tiedon korjaamisen jälkeen tallennetaan aineisto napsauttamalla Tallenna-painiketta  ja suoritetaan tarkastaminen uudelleen. Mikäli aineistossa on lisää virheitä, pysähtyy tarkastaminen taas seuraavaan löydettyyn virheeseen.

• Kun kaikki puutteet ja/tai virheet on korjattu, voidaan aineisto lähettää Tulorekisteriin napsauttamalla Lähetä-painiketta .

  • Lähetyksen jälkeen aineiston tila muuttuu Lähetetty-tilaksi.

• Merkitse lähetetyksi manuaalisesti -painikkeen  avulla saadaan kuitattua sellaiset laskelmat lähetetyiksi, jotka on ilmoitettu tulorekisteriin muuta kautta, kuin järjestelmän kautta. Laskelmat tuodaan ensin tulorekisteri-ilmoitukselle, jonka jälkeen ilmoitus merkitään käsin lähetetyksi. Tämän jälkeen ilmoitusten kausi ei enää näy tuonti-valikossa.

• Suositeltava korjaustapa on muuttaa tiedot asetuksiin ja/tai palkkalaskelmille, jonka jälkeen tiedot tuodaan uudelleen ilmoitukselle.

Tulorekisterin palautteen noutaminen ilmoitukselle

Lähetetyille tulorekisteri-ilmoituksille noudetaan palaute automaattisesti viiden minuutin kulutta lähetyksestä.
Palautteen voi noutaa myös milloin tahansa Nouda palautesanoma -painikkeesta.

• Mikäli nouto halutaan tehdä, napsautetaan avautuvassa ikkunassa Nouda-painiketta.

• Nouto palauttaa aineistolle tulorekisteripalautteen aineiston osalta.

• Mikäli tulorekisterin tekemässä aineiston sisältötarkastuksessa ei ole havaittu virheitä, muuttuu aineiston Tulorekisteri-tilaksi Käsittelyssä tai Voimassa.

• Mahdolliset virhepalautteet: Tulorekisteristä palautuneet virheet erottaa siitä, että virheen selitteen perässä on virhekoodi esim. Maksunsaajalla on jo olemassa ilmoitus, jolla on sama Maksajan ilmoitusviite -tieto (RDV0031).

  • Virhepalautteen myötä ilmoituksen Tulorekisteri-tilaksi muuttuu Hylätty käsittelyssä.

  • Mikäli noudon yhteydessä aineiston osalta tulee virhepalaute ja aineiston Tulorekisteri-tila on Hylätty käsittelyssä, tulee aineiston puutteet tai virheet korjata, tallentaa aineisto ja lähettää aineisto sen jälkeen uudelleen tulorekisteriin.

  • Tulorekisterin virhekoodien merkityksen voi tarkistaa Verohallinnon sivuilta löytyvästä tiedostosta.

• Järjestelmä tekee palautesanomien automaattinoudon aamuisin Käsittelyssä-tilassa oleville ilmoituksille.

Ilmoituksen lataaminen

• Lataa-painikkeella voidaan ladata ilmoituksen aineisto xml-muodossa, eli siinä muodossa kuin se tulorekisteriin on menossa. Tämä aineisto voidaan tarvittaessa viedä muuta kautta tulorekisteriin, esimerkiksi ladata tulorekisterin verkkopalvelussa.

Ilmoitusten sisältö

Punaiset tähdet (*) ilmoituksen kenttien vieressä kertovat, mitkä tiedot ovat pakollisia ilmoituksella. Mikäli päätasolla ei ole punaista tähteä, mutta alitasolla on, se tarkoittaa, että päätason tieto ei ole pakollinen. Mikäli päätason tieto kuitenkin on annettu, niin silloin on annettava myös alitason pakolliset tiedot.

Tulorekisteri-ilmoituksilla on Sisäistä tietoa -kenttä, johon voidaan merkitä ilmoitusta koskevia lisätietoja. Kenttään kirjoitettua tietoa ei lähetetä tulorekisteriin.

• Mikäli kenttään on syötetty tietoa, näytetään ilmoitusten Etsi-näkymässä kyseisen ilmoituksen kohdalla rivin alussa Info-pallo. Napsauttamalla palloa, tulee näkyville Sisäistä tietoa -kenttään syötetty sisältö.

Palkkatietoilmoituksen tiedot

• Perustiedot-välilehti

  • Mm. aineiston Aikaleima ja aineiston yksilöintitunnus sekä tyyppi.

  • Palkanmaksukauden Maksu-, Alku- ja Loppupäivä.

  • Aineiston omistajan, muodostajan ja lähettäjän tiedot.

    • Napsauttamalla kyseisten otsikoiden Info-painiketta, avautuu ohjeikkuna, jossa on verottajan ohjeistus täytön osalta.

  • Aineisto osalta yhteyshenkilön/-henkilöiden tiedot.

    • Yhteyshenkilön tyyppi voidaan valita Vastuualue-kenttään poimintapainikkeen valikosta.

    • Yhteyshenkilötietoja voidaan lisätä napsauttamalla Yhteyshenkilöt-pääotsikkorivin Lisää lohko -painiketta. Lohkon lisäämisen jälkeen annetaan lisätyn yhteyshenkilön Yhteystiedot ja Nimi.

• Maksaja-välilehti

  • Maksajan tunniste- ja maatiedot.

  • Nimi, syntymäaika ja kieli-valinta sekä osoitetiedot.

  • Aliorganisaation tunnistetiedot.

  • Tunnistetiedot esim. Julkisyhteisö, Kotitalous tai muu perusyrityksestä poikkeava taho.

    • Mikäli kyseessä on tilapäinen työnantaja tulee Muut tiedot > Tyyppi > Tunniste -kohdasta valita (3) Tilapäinen työnantaja ja lisäksi määritellä tilapäinen eläkevakuutusnumero.

  • Sijaismaksajatieto ja siihen liittyvän Työnantajan tiedot.

• Ilmoitukset-välilehti

  • Nimi (tunniste) -listalla esitetään ilmoitukselle tuotujen palkansaajien tiedot.

  • Tiedot saadaan avattua napsauttamalla listalla olevan palkansaajan nimeä.

  • Ilmoitukselle tuodaan palkansaajan osalta valitun maksupäivän aineistosta tiedot profiilissa määritellyn mukaisina.

  • Mikäli kentän muokkausta ei profiilissa oli estetty, on tietoja mahdollista muuttaa manuaalisesti.

  • Ilmoituksen tiedot -osiossa voidaan kaikki lohkot saada näkyville napsauttamalla Laajenna-painiketta.

    • Tulorekisteri-ilmoitusten muokkausnäkymän Ilmoitukset-välilehdellä Ilmoitukset tiedot > Palvelun tiedot >  Maksajan ilmoitusviite -kenttään on mahdollisuus luoda viite uudelleen tilanteessa, jossa tulorekisteristä palautuu virheilmoitus samasata maksajan ilmoitusviitteestä.

      • Tilitoimistokäytössä samaa varmennetta käytettäessä saattaa käydä niin, että tilitoimistolla on kahdessa organisaatiossa ilmoituksilla samoja maksajan ilmoitusviitteitä, koska viitteenä käytetään laskelman id:tä. Tämä aiheuttaa aineiston hylkääntymisen tulorekisterin päässä.

  • Lohkokohtaisesti voidaan avata tai sulkea lohkoja napsauttamalla halutun lohkon vasemmassa reunassa olevaa Laajenna [+] tai Tiivistä [-] -painiketta.

• Yhteenveto-välilehti

  • Välilehdelle tuodaan rivit palkansaajien palkkalaskelmilta Palkansaajakohtaisesti. Tiedot esitetään myös yhteenvetoriveillä.

  • Mikäli laskelmalla ja ilmoituksella oleva tieto poikkeaa korostaa järjestelmä rivin punaisella huomiovärillä.

  • Palkkalaskelmalle voidaan porautua napsauttamalla palkkalaskelman numerossa olevaa linkkiä.

Työnantajan erillisilmoituksen tiedot

• Perustiedot-välilehti

  • Aineiston Aikaleima ja aineiston yksilöintitunnus sekä tyyppi.

  • Ilmoituksen luontipäivä.

  • Aineiston omistajan, muodostajan ja lähettäjän tiedot.

    • Kyseisten otsikoiden Ohje-painiketta napsauttamalla avautuu ohjeikkuna, jossa on verottajan ohjeistus täytön osalta.

  • Aineiston osalta yhteyshenkilön/-henkilöiden tiedot.

    • Yhteyshenkilön tyyppi voidaan valita Vastuualue-kenttään poimintapainikkeen valikosta.

    • Yhteyshenkilötietoja voidaan lisätä napsauttamalla Yhteyshenkilöt-pääotsikkorivin Lisää lohko -painiketta. Lohkon lisäämisen jälkeen annetaan lisätyn yhteyshenkilön Yhteystiedot ja Nimi.

• Maksaja-välilehti

  • Maksajan tunnistetiedot.

  • Nimi ja osoitetiedot.

  • Eläkevakuutuksen tiedot Vakuutusyhtiötunnus ja vakuutusnumero.

  • Tapaturmavakuutusyhtiön tunniste ja vakuutusnumero.

• Ilmoitukset-välilehti

  • Ilmoituksen tyyppi (uusi tai korvaava ilmoitus).

  • Maksukuukausi.

  • Tulolajien tyypit ja summat.

  • Näytä vain virheelliset ilmoitukset -painikkeella   voidaan suodattaa näkyviin kaikki virheitä sisältävät ilmoitukset.

• Yhteenveto-välilehti

  • Välilehdelle tuodaan rivit palkansaajien palkkalaskelmilta Palkansaajakohtaisesti. Tiedot esitetään myös yhteenvetoriveillä.

  • Mikäli laskelmalla ja ilmoituksella oleva tieto poikkeaa, korostaa järjestelmä rivin punaisella huomiovärillä.

  • Palkkalaskelmalle voidaan porautua napsauttamalla palkkalaskelman numerossa olevaa linkkiä.

Tulorekisteri-ilmoitusten arkistointi

Tulorekisteri-ilmoitukset on mahdollista arkistoida tulorekisteri-ilmoitukset, jolloin ne eivät oletuksena tule näkyviin Etsi-näkymään, vaan ne täytyy erikseen ottaa näkyviin Tila-valikosta.

• Arkistointi tehdään valitsemalla arkistoitavat ilmoitukset ja napsauttamalla painikerivin Arkistoi-painiketta.