Henkilörekisteri - Kellon käyttöön vaikuttavat oikeudet ja tiedot

Työajan seurannassa ja laskutuksessa henkilörekisterissä (Rekisterit → Organisaatio → Henkilöstö) määritellään käyttäjän oikeudet sovellusten käyttöön ja näkyviin tietoihin.

Jokaiselle työaikaa leimaavalle käyttäjälle määritellään työaika, jonka mukaan päivien tunnit lasketaan.

Henkilörekisterissä voi myös muokata käyttäjäkohtaisia liukumia ja asettaa esimerkiksi alkusaldo siirryttäessä toisesta järjestelmästä.

Henkilön Kello-oikeudet (Oikeudet-välilehti)

Molemmille sovelluksille voidaan määrittää oikeudet, kuten käyttäjälle näytettävät tiedot ja sallitut toiminnot.

Alla olevassa taulukossa selitetään kunkin oikeuden merkitys:

Oikeus	Mitä oikeus mahdollistaa
Kello	Näytetään Kello-sovellus alisovelluksineen, Työajan seuranta ja Työajanlaskus. Mahdollistaa työajan leimaamisen, työajan laskutuksen osalta omien laskutustapahtumien käsittelyn ja uuden tapahtuman luonnin
Työajan seuranta-Tarkastusoikeus	Käyttäjä näkee kaikkien työntekijöiden työpäivät työajan seurannan etsi-näkymässä ja voi merkitä tarkistetuksi myös muiden kuin omat työpäivänsä
Työajan seuranta-Hyväksymisoikeus	Käyttäjä näkee kaikkien työntekijöiden työpäivät työajan seurannan etsi-näkymässä ja voi merkitä päivät hyväksytyksi (suositus vain esimiestasolle).
Työajan seuranta-Manuaalinen ajansyöttö	Sallii leimauksen päivämäärän ja kellonajan antamisen käsin. Mahdollistaa myös takautuvat leimaukset, esimerkiksi jos leimaus on unohtunut jollekin päivälle, se voidaan lisätä myöhemmin antamalla menneisyyden aikatiedot. Ilman erillistä oikeutta työajan leimauksen päivä- ja kellonaikakentät ovat disabloituja, eikä tietoja voi muuttaa. Leimaus tehdään aina kulloiseenkin hetkeen.
Työajan seuranta-Muokkaa henkilökohtaiset	Käyttäjä voi muokata kaikkia omien työpäivien tietoja.
Työajan seuranta-Muokkaa tarkastettuja tai hyväksyttyjä tapahtumia	Käyttäjän omat työpäivät: Tämä oikeus mahdollistaa työpäivien muokkaamisen, myös tarkastettujen ja hyväksyttyjen, jos lisäksi on päällä Muokkaa henkilökohtaiset -oikeus. Muiden työntekijöiden työpäivät: Jos käyttäjällä on myös Tarkastusoikeus antaa oikeuden muokata kaikkien työntekijöiden tarkastettuja päiviä. Vastaavasti jos on annettu Hyväksymisoikeus antaa oikeuden muokata kaikkien hyväksyttyjä päiviä.
Työajan seuranta-Client aika	Kun oikeus on päällä, käytetään käyttäjän laitteen aikaa palvelimen ajan sijaan. Tämä on tarpeen lähinnä ulkomailla tehtävissä töissä
Työajan seuranta-Paikkatieto	Mahdollistaa KelloApissa paikkatietojen käytön, edellyttäen sijaintitietojen aktivoimista puhelimessa. Paikkatieto tallennetaan sekä sisään- että ulosleimauksessa. Työntekijän paikantaminen Työntekijöiden paikantamisessa tulee huomioida erityisesti EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä laki yksityisyyden suojasta työelämässä (työelämän tietosuojalaki). Työntekijän paikantaminen vaatii työntekijän suostumusta, ellei kyseessä ole poikkeustilanne, kuten hätätapaus. Työnantajan on ilmoitettava paikantamisesta etukäteen ja selkeästi, ja sen on oltava välttämätöntä työn kannalta, esimerkiksi turvallisuuden varmistamiseksi tai resurssien ohjaamiseksi. Paikannus voi olla sallittua myös ajoneuvoissa (välillinen paikannus), mutta tällöinkin työntekijöitä on informoitava ja tietosuojasäännöksiä on noudatettava. Työntekijän suostumus on edellytys hänen puhelimensa tai muun henkilökohtaisen laitteen paikantamiselle. Suostumuksen voi myös peruuttaa. Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tästä vaatimuksesta ei saa poiketa edes työntekijän suostumuksella. Työntekijää ei voida paikantaa salaa. Lisäksi kerättyjä tietoja voi käyttää ainoastaan etukäteen määritellyn käyttötarkoituksen mukaisesti. Lisätietoja: Toimintaohjeita yksityisyyden ja henkilötietojen suojan toteuttamiseksi työpaikalla
Työajan seuranta-Oikeus muuttaa leimauksen työntekijä	Voi vaihtaa työntekijän olemassa olevalle leimatulle päivälle (suositus vain esimiestasolle).
Työajan seuranta-Leimausten massapoisto	Käyttäjä voi poistaa työajan seurannan etsi-näkymässä automaattileimauksia, lähinnä mahdollisesti tarpeen Sisään-nolla leimauksille (suositellaan vain esimiehille).
Työajan seuranta-Työaikapankki	KelloApp oikeus: Käyttäjällä näkyy Työaikapankki-välilehti KelloAppissa ja voi tarkastella työaikapankin saldoa (html-selaimella työaikapankki-välilehti näkyy ilman erillistä oikeutta)
Työajan seuranta-Nosto (Kello-MobiAPP)	KelloApp oikeus: Käyttäjä voi nostaa tunteja pankista KelloAppissa, html-selaimella käytettäessä edellyttää, että henkilökohtaisten muokkaaminen on sallittuna
Työajan seuranta-Talletus (Kello-MobiAPP)	KelloApp oikeus: Käyttäjä voi tallentaa tunteja pankkiin KelloAppissa, html-selaimella käytettäessä edellyttää, että henkilökohtaisten muokkaaminen on sallittuna
Työajan seuranta-Työaikapankki numerosarjat	Käyttäjä voi muokata työaikapankin numerosarjoja Asetukset- Yleiset - Numerosarjat
Työajan seuranta-Työnkuvauksen muokkaus leimaushistoriassa	KelloApp oikeus: Käyttäjä voi muokata leimaushistoriassa työn selostetta
Työajan seuranta-Kustannuspaikan muokkaus leimaushistoriassa	KelloApp oikeus: Käyttäjä voi leimaushistoriassa kustannuspaikka tietoja
Työajan seuranta-Työnumeron muokkaus leimaushistoriassa	KelloApp oikeus: Käyttäjä voi muokata leimaushistoriassa työnumero tietoja
Työajan laskutus-Hyväksyntä	Käyttäjä voi merkitä työajan laskutustapahtuman hyväksytyksi (tällä oikeudelle käyttäjä näkee kaikkien työntekijöiden laskutustapahtumat)
Työajan laskutus-Valmis tilan muokkaus	Käyttäjä voi muokata valmiiksi merkittyä tapahtumaa
Työajan laskutus-Tarkastus	Käyttäjä voi merkitä laskutustapahtuman tarkastetuksi (tällä oikeudelle käyttäjä näkee kaikkien työntekijöiden laskutustapahtumat)
Työajan laskutus-Laskutettu ja maksettu	Käyttäjä voi muuttaa Laskutettu tilaisen tapahtuman tilaa alaspäin
Työajan laskutus-Tuotteen myyntihinnan näyttäminen	Käyttäjä voi nähdä laskutustapahtuman rivillä tuotteen myyntihinnan (KelloAppissa vaikuttaa myös tuotteen poimintanäkymään, hintaa ei näytetä poiminnassakaan. Html-kellolla tuotteen poiminnassa osto- ja myyntihinta ovat näkyvillä oikeudesta riippumatta).
Työajan laskutus-Tuotteen myyntihinnan muokkaus	Käyttäjä voi muuttaa laskutustapahtuman rivillä tuotteen myyntihintaa (KelloAppissa vaikuttaa myös tuotteen poimintanäkymään, hintaa ei näytetä poiminnassakaan. Html-kellolla tuotteen poiminnassa osto- ja myyntihinta ovat näkyvillä oikeudesta riippumatta).
Työajan laskutus-Tuotteen ostohinnan näyttäminen	Käyttäjä voi nähdä laskutustapahtuman rivillä tuotteen ostohinnan (KelloAppissa vaikuttaa myös tuotteen poimintanäkymään, hintaa ei näytetä poiminnassakaan. Html-kellolla tuotteen poiminnassa osto- ja myyntihinta ovat näkyvillä oikeudesta riippumatta).

Työaika ja liukumasaldon korjaus

Jokaiselle työaikaa leimaavalle käyttäjälle määritellään työryhmä, jonka mukaan päivien tunnit lasketaan.

Jos työryhmää ei ole määritetty, leimaus kirjautuu työpäivälle vain tuntien osalta, eikä päivästä lasketa mahdollisia lisiä eikä synny yhteenvetotietoja (yhteenvetotiedoista viedään tiedot palkkalaskelmalle ja tietyille raporteille).

Valinta tehdään Työryhmä-pudotusvalikosta valitsemalla oikea työryhmä työntekijälle.

Valittavat työryhmät ja niiden laskentasäännöt määritetään kellon asetuksissa.

Tuntihintatuotteen määritys (työajan laskutus)

Työntekijälle voidaan määrittää tuntihintatuote, jota käytetään hänen kirjaamalleen työajalle laskutustapahtumassa.

Esimerkiksi jos työntekijällä on erikoisosaamista, josta veloitetaan tietty tuntihinta, sille voidaan perustaa oma tuote tuoterekisteriin. Kun laskutustapahtuma kohdistetaan työntekijälle tai hän kirjaa työaikaa Start/Stop-työaikakirjauksella, veloitetaan tuotteen tietoihin määritetty tuntihinta kaikesta työntekijän kirjaamasta työajasta.

Muutoin käytetään joko työajan laskutuksen asetuksiin määritettyä oletustuntihintaa tai, jos tapahtumalle on poimittu Projektityö, jolle on määritetty veloitettava tuntihinta, käytetään tätä.

Kaikki tuntihinnat voi vielä muuttaa laskutustapahtuman rivitiedoissa tarvittaessa.