Poissaolotietojen asetukset

Poissaolojen kirjaamiseen ja ilmoittamiseen liittyviä asetuksia on seuraavissa paikoissa:

Tulorekisterin asetuksissa määritellään, onko poissaolojen ilmoittaminen käytössä sekä automaattisen ilmoittamisen asetukset
Palkansaajan asetuksissa voidaan syöttää poissaoloja, sekä muokata jo kirjattuja poissaoloja |Ohje|
Palkkalajin asetuksissa määritellään palkkalajin käyttäytyminen poissaolojen osalta

Poissaolotietojen ilmoittamisen asetukset tulorekisterin asetuksissa

1. Poissaolotietojen ilmoittaminen käytössä -valitaan aktiiviseksi, kun poissaoloja halutaan tallentaa ja ilmoittaa
Jos valinta ei ole aktiivinen, ohjelma ei vaadi poissaolotietojen pakollisia tietoja palkkalaskelmalla, eikä tehtävälista muistuta käyttäjää tekemättä jääneistä poissaolojen ilmoituksista.

2. Automaattinen poissaolojen ilmoittaminen käytössä valinnalla ohjelma lähettää poissaolojen ilmoitukset automaattisesti tulorekisteriin.
- Kun automaattinen poissaolojen ilmoitus on käytössä, lähetetään ilmoitukset automaattisesti kohdassa “Seuraavan kuukauden X päivä” mukaisesti.

3. Tämän lisäksi tulee valita Automaattisen tulorekisteri-ilmoittamisen asetuksiin, milloin poissaoloilmoitukset luodaan automaattisesti.
- Jos poissaolojen ilmoittamisen päiväksi asetetaan seuraavan kuukauden 31 päivä, ilmoitukset lähetetään aina seuraavan kuukauden viimeisenä päivänä
- Poissaolojen ilmoittamisen päivä tulee valita siten, että kaikki poissaolotiedot on kirjattu ilmoituspäivään mennessä.
- Jos menetellään siten, että poissaolot kirjataan viimeistään maksupäivänä

Mistä tiedän monentenako seuraavan kuukauden päivänä poissaolotiedot tulisi asettaa lähteväksi

Kaikkien palkkojen maksu kuukausittain
Jos yritys maksaa kaikki palkat kuukausittain on päivämäärän antaminen helppoa. Jos palkkojen maksupäivä on esimerkiksi aina seuraavan kuun 15. päivä ja edellisen kuukauden poissaolot siis kirjataan tähän päivään mennessä, asetetaan poissaolojen ilmoituspäiväksi seuraavan kuukauden 16. päivä. Tällöin kaikki kirjaukset edelliselle kaudelle tulisi olla tehtynä koska palkat on jo viety maksuun.

Jos yrityksellä maksetaan palkkoja kahden tai kolmen viikon välein

Jos yrityksellä maksetaan palkkoja kahden viikon välein ja maksupäivä on kahden viikon kuluttua palkkakauden lopusta tulee poissaolojen ilmoituspäiväksi asettaa 31. Tällöin ei pääse käymään siten, että kun samalle kuukaudelle osuus neljä eri palkkakautta, olisi jokin palkkakausi mahdollisesti vielä kesken kun ilmoitus luodaan.
Epäselvissä tapauksissa poissaolotietojen automaatio voidaan jättää pois päältä, jolloin voit ilmoittaa poissaolot silloin kun tiedät ne kirjatuksi tiettyyn päivään asti.

Esimerkki siitä, palkkajaksoja yhdelle kuukaudelle osuu neljä eri palkkakautta.
- Palkat maksetaan kahden viikon välein
- Palkkojen maksupäivä on kaksi viikkoa palkkakauden lopusta

Alkupäivä	Loppupäivä	Maksupäivä
19.5.2025	1.6.2025	15.6.2025
2.6.2025	15.6.2025	29.6.2025
16.6.2025	29.6.2025	13.7.2025
30.6.2025	13.7.2025	27.7.2025

Tällöin siis poissaolot voidaan olettaa kirjatuksi vasta kesäkuuta koskevan viimeisen palkkakauden maksupäivän jälkeen 28.8.2025

4. Poissaoloilmoituksille tulee myös valita ilmoitusprofiilit. Suosittelemme käyttämään ohjelman oletusprofiileja.

Palkkalajin poissaolotietojen asetukset

Poissaolojen ilmoittaminen käytössä tulee valita aktiiviseksi, jotta poissaoloja voi syöttää kyseisellä palkkalajilla. Muita oletusasetuksia ei ole pakko asettaa.

Miksi palkkalajilla on valinta poissaolotietojen syötölle ja milloin asetan sen päälle

Asetuksen tarkoitus on estää poissaolojen syöttö palkkalajilla, jolla sitä ei kuulu tehdä. Tämä myös vähentää rivien määrää palkkalajin kirjausnäkymässä Poissaolotiedot-välilehdellä, jolloin niiden syöttäminen on helpompaa.

Jos palkkalajilla kirjataan vain joskus poissaoloja, muut poissaolojen oletusasetukset jätetään tyhjiksi. Näin siis jätetään mahdollisuus kirjata palkkalajilla poissaoloja, mutta ohjelma ei muistuta tätä aina tekemään.
Jos poissaolon syy annetaan palkkalaskelmarivillä, ohjelmaa vaatii antamaan muutkin pakolliset poissaolon tiedot palkkalaskelman syötössä.

Myös perus rahapalkkalajeille voidaan joskus joutua syöttämään poissaoloja. Tällöin näille palkkalajeille voidaan lisätä mahdollisuus poissaolojen syöttöön, mutta muut poissaolojen oletustiedot jätetään tyhjiksi, jotta poissaolotietoja ei turhaan pyydetä joka kerta.

Kun seuraavin oletusasetuskenttiin annetaan tieto, ne tuodaan Kesken-tilaisella palkkalaskelmalla palkkariville kun palkkalaji poimitaan:

Poissaolon tyyppi
Poissaolon syy
Maksutiedon tyyppi
Viitenumero
Tarkenne

Summakaava-kenttä
Tähän voidaan antaa laskentakaava, jolla poissaololta maksetuksi ilmoitettava palkan määrä lasketaan. Kenttään voidaan antaa [PLASKELMARIVI:SUMMA] jolloin ohjelma tuo poissaoloajan palkan määräksi automaattisesti rivillä maksetun bruttosumman.

Huom. Poissaoloajalta maksettava palkan määrä voi olla eri kuin palkkarivillä maksettava bruttopalkan määrä, koska poissaoloajalta maksettavaksi ilmoittava palkka voi muodostua useasta eri palkkarivistä, esimerkiksi rahapalkan lisäksi luontoiseduista tai muista lisistä.