Uuden kontaktin luominen

Uusi kontakti luodaan klikkaamalla Uusi-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Uusi.

Oletuksena yhteydenottajaksi asetetaan sisään kirjautunut henkilö.

Kontaktin vastuuhenkilön valinta

Vastuuhenkilö voidaan valita klikkaamalla poimintapainiketta.
Jos vastuuhenkilö on määritelty kontaktille ja kontaktilta luodaan tilaus, valittu henkilö toimii myyjänä tilauksella.

Asiakkaan valinta kontaktille

Asiakas valitaan klikkaamalla asiakkaan vieressä olevaa poimintapainiketta. Jos asiakkaalla on aikaisempia kontakteja, ne näkyvät sivun alareunassa.

Asiakkaan tietojen (yritys) haku PRH (Patentti- ja rekisterihallitus) tietokannasta

Jos yleisissä asetuksissa (Asetukset → Yleiset → Asiakas) on aktivoitu Automaattinen asiakashaku PRH:sta, asiakkaan nimeä syötettäessä avautuu automaattisesti asiakashakuikkuna.

Oletuksena haetaan ensin tietoja omasta asiakasrekisteristä → liukusäädin hakuikkunassa on Rekisterit.

Jos asiakasta ei löydy tai tiedot halutaan tarkistaa PRH:sta, PRH-haku aktivoidaan siirtämällä liukusäädin oikeaan reunaan. Rekisterit-haku vaihtuu PRH-hauksi.

PRH-tiedoista tuodaan yrityksen virallinen nimi, osoite ja Y-tunnus.

Jos hakutuloksia on paljon, asiakasta voi hakea kirjoittamalla Etsi-kenttään haettavaa tietoa. Näytettävien rivien määrää voi muuttaa valitsemalla Näytä-valikosta halutun määrän. Oletus on 10 riviä ja suurin valittava määrä 1000 riviä sivulle.

Valitse asiakas klikkaamalla halutun asiakkaan riviä, jolloin tiedot siirtyvät tapahtumalle.

Asiakkaan poimintaikkunassa avautuu aina ensimmäisenä oletusvälilehti Etsi, jossa on määritellyt hakuehdot.
Tällä hakuvälilehdellä sallitaan talletettaviksi vain seuraavat valinnat:

• Rivit (näytettävien rivien määrä)

• Näytä kaikki

• Asiakas varattu lisäosoitteelle

Etsi-kenttään kirjoitettua hakuehtoa ei tallenneta.

💡 Itse luoduilla hakuehtovälilehdillä voidaan tallentaa kaikki hakuehdot.

Useita asiakkaita voi poimia kerralla aktivoimalla asiakkaiden rivin alussa olevan valintaruudun ja klikkaamalla Poimi-painiketta.
Ensimmäinen poimittu asiakas siirtyy kontaktin Asiakastietoihin, ja muut poimitut asiakkaat Vastaanottajat-välilehdelle.

Asiakkaan luominen ja päivittäminen kontaktilta

Jos asiakasta ei poimita rekisteristä ja tiedot kirjataan suoraan kontaktin kenttiin klikkaamalla Luo asiakas -painiketta, asiakas luodaan asiakasrekisteriin.

Asiakkaan perustaminen rekisteriin ei ole pakollista. Kontaktin asiakastietoa voidaan käsitellä myös prospektina, jolloin asiakas voidaan tallentaa järjestelmään myöhemmin. Esimerkiksi asiakas voidaan tallentaa rekisteriin tarjouksen tai tilauksen yhteydessä.

Jos asiakas on jo olemassa asiakasrekisterissä, tietoja voidaan päivittää kontaktilta antamalla uudet tiedot ja klikkaamalla Päivitä asiakasrekisteriin -painiketta.

Kun asiakas luodaan tai päivitetään onnistuneesti asiakasrekisteriin, tästä ilmoitetaan lomakkeen yläreunassa näkyvällä infotekstillä.

Markkinointitavat

Kun valittu markkinointitapa tallennetaan, teksti muuttuu punaiseksi, jotta valinta erottuu paremmin.

Määritellyt markkinointitavat tallentuvat asiakastietoon, kun:

• uusi asiakastieto luodaan tai

• rekisteristä poimitun asiakkaan tiedot päivitetään rekisteriin.

Jos markkinointikielto on asetettu ja yhteystavaksi Keskustelu-välilehdellä valitaan sama yhteystapa, järjestelmä ilmoittaa markkinointikiellosta, kun klikataan Luo kontaktit / Lähetä viestit -painiketta.

Kontaktin asetuksissa voidaan varakentissä määritellä kenttä näytettäväksi Markkinointitavat-kohdassa.

Lisätiedot-välilehti

Lisätiedot-välilehdellä voit tarkastella ja muokata asiakkaan lisätietoja, kuten yhteystietoja, yritystietoja, luokituksia ja tulostusasetuksia. Lisäksi välilehdellä näkyvät varakentät, joihin voidaan tallentaa yrityskohtaisia lisätietoja asiakkaasta. Varakentät voidaan määritellä joko asiakasrekisteriin tai kontaktin asetuksiin.

Lisätiedot-välilehden selitteet

Lisätiedot-välilehdellä näkyvät asiakkaan lisätiedot, kuten:

• Puhelin2

• Maa

• Y-tunnus

• Luokitukset

• Tulostusvalinnat

Kontaktin asetuksissa voidaan ottaa käyttöön varakenttiä, joiden sijoituspaikaksi valitaan Asiakas. Tällöin varakentät näkyvät Lisätiedot-välilehdellä.

Myös Yleisissä asetuksissa > Asiakasrekisteri-välilehdellä määritellyt varakentät näkyvät Lisätiedot-välilehdellä Varakentät-kohdassa.
Ensin näytetään asiakasrekisterin kentät ja sen jälkeen kontaktin asetuksissa määritellyt kentät.

Keskustelu-välilehti

Keskustelu-välilehdellä kirjataan asiakkaan kanssa käydyt yhteydenotot ja niihin liittyvät toimenpiteet kontaktille. Välilehdellä voit tallentaa keskustelun tiedot, seurata yhteydenottojen historiaa sekä luoda tarvittaessa uusia kalenterimerkintöjä tai -varauksia jatkotoimenpiteitä varten.

Keskustelun tietojen kirjaaminen kontaktille

1. Anna kontaktille:

   • päivämäärä

   • aloitus- ja loppukellonaika

   • mahdollinen seuraava päivämäärä

   • yhteydenottotapa

   • muut toimenpiteet niille varattuihin kenttiin

2. Valitse Lisää allekirjoitus, jos haluat liittää viestiin omissa tiedoissa määritellyn allekirjoituksen. Tämä koskee tilanteita, joissa Lähetä viestit -valinta on aktiivinen.

   💡 Viestien lähettämistä varten organisaatiolla tulee olla käytössä Viesti-sovellus.

3. Valitse Postituslistalle, jos haluat tulostaa asiakkaalle osoitetarran. Voit myös valita aikaisemman kontaktin postituslistalle seuraavasti:

   • etsi kontakti > valitse se postituslistalle > tallenna

4. Valitse Henkilökohtainen, jos haluat kontaktin näkyvän vain itsellesi.

5. Valinnoilla Luo uusi kalenterimerkintä ja Luo uusi kalenterivaraus luodaan automaattisesti kalenterimerkintä käyttäjän omaan kalenteriin:

   • Seuraava-kentässä olevalle päivämäärälle

   • Alkoi-kentässä olevalle kellonajalle (kellonaika pyöristetään lähimpään viiteen minuuttiin)

6. Valmiita otsikoita voi valita klikkaamalla Otsikko-kentän vieressä olevaa poimintapainiketta.

   1. Otsikot luodaan asetuksissa: Sovellukset-valikko > Asetukset > Kontakti > Otsikko-välilehti

Lisätietoa ohjeessa Kontakti - Asetukset.

Toimenpiteet-tekstilaatikon alla näkyy kontaktin keskusteluhistoria. Listauksessa esitetään otsikot sekä Aihe/viesti-kentän sisällöt, jolloin aikaisemmat keskustelut kyseisen kontaktin kanssa ovat helposti nähtävissä yhdellä silmäyksellä. Listauksen ensimmäinen kontakti avautuu automaattisesti ja muut kontaktit voidaan avata klikkaamalla kontaktin otsikkoa.

Asiakashistoria-välilehti

Asiakashistoria-välilehdellä näkyy asiakkaan toimintohistoria muissa sovelluksissa organisaatio- ja käyttäjäkohtaisten sovellusoikeuksien mukaisesti. Välilehti tulee näkyviin vasta kontaktin tallennuksen jälkeen. Asiakashistoriaan pääsee myös klikkaamalla työkaluriviltä Asiakashistoria-painiketta. Asiakashistoriasta voidaan porautua esimerkiksi myyntilaskulle ja kontaktille palataan sieltä takaisin X-painikkeella.

Yhteyshistoria-välilehti

Yhteyshistoria-välilehdellä voit tarkastella asiakkaalle aiemmin kirjattuja yhteydenottoja. Välilehden avulla löydät helposti aikaisemmat keskustelut, voit rajata niitä hakuehtojen avulla sekä seurata yhteydenottoihin käytettyä aikaa.

Yhteydenottojen tarkastelu ja haku

Yhteyshistoria-välilehdellä näkyvät asiakkaan aiemmat kontaktit, mikäli ne on luotu olemassa olevalle asiakkaalle tai kontaktille.
Siirry yksittäiseen kontaktiin klikkaamalla haluttua riviä Yhteyshistoria-välilehdellä.

Voit rajata hakua Etsi-, Alkupäivä- ja Loppupäivä-kenttien avulla. Etsi-kenttään syötettyä tietoa haetaan Yhteydenottaja- ja Toimenpiteet-kentistä.

Kesto-sarakkeessa näkyy yhteydenoton kesto. Jos yhteydenotolle ei ole kirjattu loppuaikaa, kesto näytetään arvolla 00:00.

Rivien yläpuolella Kesto yhteensä -kenttä näyttää kaikkien haettujen yhteydenottojen yhteenlasketun ajan.

Vastaanottajat-välilehti

Vastaanottajat-välilehdellä valitset rekisteristä henkilöt, joille haluat lähettää viestin. Voit halutessasi lähettää viestin kontaktin kautta myös muille henkilöille kuin kontaktille määritetylle asiakkaalle.

Viestin lähetyksen yhteydessä vastaanottajien määrä näkyy kohdassa Asiakkaita yhteensä.

Vastaanottajat valitaan silloin, kun viesti lähetetään toiminnolla Luo kontaktit / Lähetä viestit. Jos viestin lähetys tehdään sovellusvalikon kautta (Sovellukset > Viesti), vastaanottajaksi valitaan automaattisesti vain kontaktille määritetty asiakas.

Muuta tietoa -välilehti

Muuta tietoa -välilehdellä voit tarkastella ja täydentää kontaktin lisätietoja. Välilehdellä on oletuksena käytössä Lisätieto-tekstikenttä.
Lisäksi voit määrittää Kontaktin asetuksissa, mitkä varakentät näytetään tällä välilehdellä. Nämä kentät tulevat näkyviin Lisätieto-kentän alle.

Kontaktin tallentaminen ja viestin lähettäminen

Kontaktit tallennetaan joko klikkaamalla Tallenna-painiketta tai valitsemalla Toiminnot > Tallenna. Pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä, ja ne on täytettävä ennen tallennusta. Jos pakollinen tieto puuttuu, kenttä muuttuu punaiseksi ja järjestelmä ilmoittaa virheestä sekä puuttuvan kentän nimen. Tallennus ei onnistu ennen kuin tarvittavat tiedot on lisätty.

Varoitettavat kentät on merkitty mustalla tähdellä. Jos tällainen kenttä jää täyttämättä, se muuttuu keltaiseksi ja järjestelmä antaa ilmoituksen puutteesta, mutta tallennus onnistuu silti.

Valinnalla Lähetä viesti määritetään, lähetetäänkö viesti asiakkaalle kontaktin luonnin yhteydessä. Jos valinta on käytössä ja yhteystavaksi on määritetty sähköposti tai matkapuhelin, viesti lähetetään asiakastiedoissa määriteltyyn osoitteeseen tai numeroon. Jos valinta ei ole käytössä, viestiä ei lähetetä.

Kontaktit luodaan ja viestit lähetetään painikkeella Luo kontaktit / Lähetä viestit. Viesti lähetetään vain, jos Lähetä viesti -valinta on aktiivinen ja yhteystapa on oikein määritetty. Lähetyksen yhteydessä avautuvassa ikkunassa valitaan, mitkä tiedot liitetään viestiin. Aina mukaan lähetetään Aihe / Viesti sekä otsikko, ja lisävalintana voidaan sisällyttää myös Toimenpiteet.

💡 Kontaktin muutoksia voi tarkastella valitsemalla Toiminnot > Tilamuutokset. Edelliseen tai seuraavaan kontaktiin voi siirtyä Edellinen- ja Seuraava-painikkeilla.

Uuden kontaktin luominen kopioimalla

Voit luoda uuden kontaktin kopioimalla olemassa olevan kontaktin. Kopiointi onnistuu vain tallennetusta kontaktista – tyhjää kontaktia ei voi kopioida.

Avaa kopioitava kontakti ja valitse ylävalikosta Kopioi. Avautuvassa ikkunassa voit valita, mitkä tiedot kopioidaan. Halutessasi voit kopioida myös liitetiedostot, mikäli niitä on olemassa.

Pikakopio luo uuden kontaktin automaattisesti ilman erillisiä valintoja ja kopioi kaikki tiedot kerralla. Pikakopio on käytettävissä työkaluriviltä sekä Toimenpiteet-kentän yhteydestä.

Kontaktin arkistointi ja poisto

Kontaktin voi poistaa Poista-painikkeella, valitsemalla Toiminnot > Poista tai poistamalla kontaktin Etsi-näkymästä.

Kontaktin voi arkistoida valitsemalla Toiminnot > Arkistoi. Arkistointi edellyttää tehokäyttäjän tai korkeamman tason oikeuksia, mutta omat kontaktit voi arkistoida myös alemmalla käyttäjätasolla.