Ostolaskun tarkastaminen ja hyväksyminen

Pikaohje: Ostolaskun tarkastaminen ja hyväksyminen

Kun lasku siirretään kiertoon, sen tila on Tarkastettava.
Kun lasku on tarkastettu, sen tila muuttuu Hyväksyttäväksi.

Tarkasta ostolasku

Avaa ostolasku.
Klikkaa Tarkasta.
Lisää tarvittaessa kommentti.
Tallenna.

Kun kaikki tarkastajat ovat tarkastaneet laskun, se siirtyy hyväksyttäväksi.

Hyväksy ostolasku

Avaa ostolasku.
Klikkaa Hyväksy.
Lisää tarvittaessa kommentti.
Tallenna.

Hyväksynnän jälkeen lasku voidaan siirtää maksuun.

Pikahyväksyntä

Voit tarkastaa tai hyväksyä laskun myös ilman laskun avaamista:

Siirry Etsi-näkymään.
Klikkaa laskun tilatekstiä (Kierto tai Tarkastettu).
Valitse Tarkasta tai Hyväksy.

Tärkeää tarkastaja- ja hyväksyjätunnuksista

Ostolaskujen tarkastaja- ja hyväksyjätunnuksia koskevat käyttöehdot ovat seuraavat: Kyseisille rajatuilla oikeuksilla oleville tunnuksille ei saa antaa muita sovellusoikeuksia.

Pidätämme oikeuden laskuttaa normaalin käyttäjätunnuksen hinnan muiden sovellusten käytöstä takautuvasti siihen päivämäärään saakka, kun kyseiset tunnukset on lisätty järjestelmään.

Jos organisaatiossanne kyseisille tunnuksille on lisätty myös muita sovellusoikeuksia, pyydämme ottamaan yhteyttä Yhteydenotto-lomakkeen kautta, jotta mahdollisista korvausmenettelyistä voidaan sopia.

Yleistä kierrätyksestä

Kierron asetukset ja oletustarkastajat

Oletustarkastajat ja -hyväksyjät voidaan määrittää:

Kustannuspaikan taakse: Asetukset -> Yleiset -> Talous -> Kustannuspaikat-välilehti

Toimipaikan taakse: Rekisterit -> Toimipaikat -> Oletukset-välilehti

Toimittajan taakse: Rekisterit -> Asiakkaat -> Oletukset-välilehti

Kierron asetukset määritellään: Asetukset -> Sovellukset -> Talous -> Ostolasku-välilehti -> Asetukset-välilehti -> Kierto-välilehti

Jos kierrossa olevalle Tarkastettava-tilaiselle ostolaskulle poimitaan laskutusjonosta laskurivejä, kopioidaan ostolaskun tarkastajat ja hyväksyjät uusille riveille.

Jos lasku on Hyväksyttävä-tilassa, poimitaan hyväksyjät.

Jos tarkastajaksi tai hyväksyjäksi valitun henkilön tunnus muutetaan ei-aktiiviseksi kierron aikana, ei-aktiiviset ja poistetut henkilöt näkyvät edelleen valittuina tarkastajina tai hyväksyjinä. Tällöin henkilön nimen yhteydessä näkyy punainen Ei aktiivinen -merkintä.

Oikeus muuttaa tilitietoja kierron aikana

Tehokäyttäjälle tai käyttäjätasoiselle tarkastajalle ja/tai hyväksyjälle, jolla ei ole ostoreskontra-oikeutta, voidaan antaa oikeus muuttaa:

tiliä
kustannuspaikkaa
työnumeroa

Oikeus annetaan Henkilöstörekisterin Oikeudet-välilehdellä aktivoimalla: Talous → Ostoreskontra – Tili, Kp, työnumero muutosoikeus kierrätyksen aikana

Kun ostolaskua ollaan laittamassa kiertoon, tarkistamassa tai muuttamassa hyväksytyksi, järjestelmä tarkistaa kierron asetuksissa pakollisiksi ja varoittaviksi määritellyt kentät.

Huom! Jos kustannuspaikkoja tai oletustarkastajia tai -hyväksyjiä muutetaan laskuriveillä, järjestelmä siirtyy käyttämään rivikohtaista kierrätystä.

Lukittu kirjanpitokausi

Ostolaskua ei voi hyväksyä, jos kirjauspäivä on lukitulla kaudella ja laskulla ei ole tositenumeroa. Jos lasku on kuitenkin jo kerran hyväksytty ja saanut tositenumeron, lasku voidaan kierrättää ja hyväksyä uudelleen myös lukitulla kaudella. Tällöin kirjauspäivää ei voi muuttaa.

Koko ostolaskun hyväksyminen ja tarkastaminen

Koko ostolaskun voi tarkastaa tai hyväksyä laskun muokkaustilassa.

Klikkaa laskun ylälaidassa Tarkasta tai Hyväksy.
Kommentointi-ikkuna avautuu.

Kommentointi-ikkunassa voi kirjoittaa kommentin tekstikenttään. Kommentointi ei ole pakollista, ellei kenttää ole määritelty pakolliseksi hyväksynnän tai tarkastuksen yhteydessä.

Painikkeet näkyvät vain, jos käyttäjällä on tarkastus- tai hyväksyntäoikeus eikä käyttäjä ole vielä käsitellyt kyseistä laskua.

Maksukielto hyväksynnän yhteydessä

Valinta Aseta maksukieltoon hyväksynnän yhteydessä lisää laskulle valinnan Estä maksuun lähetys.

Tätä voidaan käyttää esimerkiksi tilanteessa, jossa:

lasku halutaan kirjata kirjanpitoon
mutta sitä ei vielä haluta maksaa.

Valinta näkyy, kun hyväksyntä tehdään pikakierrätysnäkymässä.

Laskun hyväksyminen ilman tarkastusta

Hyväksyjällä on oletuksena oikeus hyväksyä ostolasku ennen tarkastusta. Tarkastamatonta laskua ei kuitenkaan nosteta hyväksyjän tehtävälistalle ennen tarkastusta. Hyväksyjä voi kuitenkin hakea laskun itse reskontrasta.

Jos hyväksyjä hyväksyy tarkastamattoman laskun, järjestelmä antaa siitä varoituksen.

Tarkastus voidaan määrittää pakolliseksi asetuksissa: Pakolliset tiedot, tarkistukset ja toiminnot

Muutosten tarkistus

Kun Tarkasta tai Hyväksy painiketta käytetään, järjestelmä tarkistaa onko laskun tietoja muutettu.

Jos muutoksia on tehty, järjestelmä kysyy halutaanko muutokset tallentaa.

Pakollisten kenttien määrittely

Pakolliset ja varoittavat kentät määritellään: Asetukset -> Sovellukset -> Talous -> Ostolasku-välilehti -> Asetukset-välilehti -> Kierto-välilehti

Katso myös tarkastajan ja hyväksyjän lisääminen ohjeista Ostolaskun siirtäminen kiertoon.

Ilmoitukset kierrossa olevista laskuista

Kierron asetusten Viestit-kohdassa voidaan määrittää:

milloin erääntyvistä laskuista tulee tehtävälistailmoitus
milloin niistä lähetetään sähköposti
kenelle ilmoitus lähetetään

Vaihtoehdot:

Kaikki
Tarkastajat
Hyväksyjät

Lisäksi ostolaskun asetuksissa Perustiedot-välilehdellä kohdassa Tehtävälista, sähköpostiosoitteet voidaan määrittää osoitteita, joihin lähetetään ilmoitukset kiertoon tulevista laskuista.

Pikakierrätys-näkymä

Ostolaskujen Etsi-näkymässä on pikakierrätys. Kun ostolasku on tilassa Kierto tai Tarkastettu, tilateksti muuttuu linkiksi.

Klikkaamalla linkkiä avautuu kierrätysikkuna, jossa lasku voidaan tarkastaa tai hyväksyä nopeasti.

Pikakierrätysikkunassa hyväksyntä tehdään klikkaamalla Hyväksy. Pikakierrätysnäkymän kautta tarkastettaessa tarkastetaan kaikki rivit, joissa henkilö on tarkastajana.

Lisäselvitys

!-merkistä lasku voidaan asettaa Lisäselvitys-tilaan. Lisäselvityksen yhteydessä kierron voi määrittää alkamaan alusta, jolloin kaikkien jo tarkastaneiden henkilöiden täytyy tarkastaa lasku uudelleen.

Kun toiminto on tehty:

henkilön nimi näkyy vihreällä, jos käsittely on tehty
henkilön nimi näkyy punaisella, jos käsittely on kesken.

💡 Kierron asetuksissa voidaan määrittää näkyykö Sisäistä tietoa -kentän sisältö pikakierrätysnäkymässä.

Jos nollasummainen ostolasku hyväksytään, sen tilaksi tulee suoraan Maksettu.

Lite-näkymä

Lite-näkymä on yksinkertaistettu näkymä ostolaskujen tarkastamiseen ja hyväksymiseen. Se tulee käyttöön, kun käyttäjällä on Käyttäjä- tai Tehokäyttäjä-oikeustaso, mutta ei ostoreskontraoikeutta, ja käyttäjällä on oikeus tarkastaa tai hyväksyä ostolaskuja.

Lisätietoa lite-näkymän toiminnasta

Lite-näkymässä talouden alisovelluspainikkeet ovat piilotettuina, jos käyttäjällä ei ole muita talouden sovellusoikeuksia. Tehtävälistalla näkyvät vain käyttäjän omat kierrossa olevat laskut.

Klikkaamalla tehtävälistaa avautuu Ostolaskujen Etsi-näkymä, jossa käyttäjä voi:

selata omia kierrossa olevia laskuja
tarkastaa laskuja
hyväksyä laskuja

Hyväksyminen on lite-näkymässä mahdollista vain pikahyväksyntäikkunan kautta, eikä ostolaskua voi avata muokkausnäkymään.

Jos käyttäjällä on käytössään jokin muu talouden sovellus kuin ostolaskut sekä ostolaskujen tarkastus- tai hyväksyntäoikeus, alisovellusvalikossa näkyy Ostolaskujen Etsi-näkymä, jonka kautta käyttäjä voi selata omia kierrossa olevia laskujaan.

💡 Käyttäjälle voidaan antaa myös oikeus Ostoreskontra – Tarkastettujen katseluoikeus, jolloin käyttäjä voi tarkastella laskuja, joissa hän on ollut tarkastajana tai hyväksyjänä. Tämä on käytössä vain silloin, kun käyttäjällä ei ole ostoreskontraoikeutta, mutta hän on tarkastaja tai hyväksyjä.

Huomioi, että Ylläpitäjä-tasosta ylöspäin ostoreskontraoikeus on aina käytössä, joten tämä koskee vain Käyttäjä- ja Tehokäyttäjä-tasoja.

Ostolaskujen Etsi-näkymässä käyttäjä näkee vain henkilökohtaiset laskut ja voi Tila-valikon Kierto-tilaisista tarkastella myös Tarkastettuja tai Hyväksyttyjä laskuja.

Rivikohtainen kierrätys

Rivikohtaisessa kierrossa ostolaskun yksittäiset laskurivit voidaan tarkastaa ja hyväksyä erikseen.

Laskurivin alussa Kierrätys-sarakkeessa näkyvä merkki kertoo rivin käsittelyvaiheen:

Punainen (Kierrätys) = Rivi on kierrossa, mutta sitä ei ole vielä tarkastettu.
Keltainen (Tarkastettu) = Rivi on tarkastettu, mutta sitä ei ole vielä hyväksytty.
Vihreä (Hyväksytty) = Rivi on hyväksytty.

Klikkaamalla rivin alussa olevaa kierrätysmerkkiä voidaan tarkastaa tai hyväksyä kyseinen rivi tai kaikki rivit kerralla. Jos laskuriville on määritetty tarkastaja, rivi täytyy tarkastaa ennen hyväksyntää.

Kierrätysmerkki näkyy vain, jos kyseinen laskurivi on kierrossa.

Lue lisää rivikohtaisesta kierrätyksestä.

Tarkastajien ja hyväksyjien valinta rivikohtaisesti

Kun rivikohtaisia tarkastajia tai hyväksyjiä lisätään, järjestelmä tarkistaa että henkilöllä on oikeus tarkastaa tai hyväksyä ostolaskuja. Poimintaikkunaan näytetään vain henkilöt, joilla on tarvittavat oikeudet.

Oletuksena tarkastajien ja hyväksyjien valinnassa käytetään seuraavaa prioriteettijärjestystä:

Toimittaja
Toimittajan kustannuspaikka
Toimipiste

Jos toimipisteelle ei ole määritetty oletuksia, tarkastajat ja hyväksyjät täytyy valita laskulla.

Jos organisaatiossa on vain yksi henkilö, jolla on tarkastus- tai hyväksymisoikeus, hänet valitaan automaattisesti laskun tarkastajaksi tai hyväksyjäksi.

Ostolaskun tarkastaminen rivikohtaisesti

Klikkaa laskurivin alussa olevaa Kierrätys-painiketta.
Kierrätys – Tarkasta -ikkuna avautuu.
Klikkaa Tarkasta.

Tarkastaja voi samalla:

lisätä tarkastajia
poistaa tarkastajia
muuttaa kustannuspaikkaa
muuttaa projektia tai työnumeroa

Järjestelmä kysyy varmistuksena tarkastetaanko kyseinen rivi vai kaikki rivit.

Jos kustannuspaikka päivitetään kaikille riveille kerralla ja rivien tarkastaja- ja hyväksyjätiedot ovat samat, erillistä varmistusta ei kysytä.

Ostolaskun hyväksyminen rivikohtaisesti

Klikkaa rivin Tarkastettu-painiketta.
Kierrätys – Hyväksy -ikkuna avautuu.
Klikkaa Hyväksy.

Rivin hyväksyminen ilman tarkastusta

Kierron asetuksissa voidaan määrittää kuinka monen henkilön tulee tarkistaa tai hyväksyä lasku.

Jos tarkastajia ei vaadita, hyväksyjä voi hyväksyä laskun myös ilman tarkastusta.

Tämä toimii, kun asetuksissa on määritetty Tarkastus → Vähintään 0 kpl / 0 %

Polku: Asetukset → Sovellukset → Talous → Ostolasku-välilehti → Asetukset-välilehti → Kierto-välilehti → Monenko henkilön tarkastus vaaditaan kierron edistämiseen

Lue myös ohje Ostolaskujen maksuaineiston luonti ja lähetys pankkiin.