Ammattiliitot
Jäsenmaksutilitykset voidaan tehdä käyttämällä yrityskohtaisia viitteitä tai palkansaajakohtaisia viitteitä. Mikäli käytetään yrityskohtaisia viitteitä, tulee ammattiliitolle tehdä myös erikseen palkansaajakohtainen jäsenmaksuselvitys.
Asetukset
Ennen tilitysaineiston luomista, tulee määritellä asetukset:
Palkan-asetuksissa Ammattiliitot-välilehdellä määritellään ammattiliiton tiedot maksutietoineen, sekä yrityskohtaiset viitteet, mikäli käytetään yrityskohtaisia viitteitä).
Palkan asetuksissa Henkilöstö > Ammattiliitot-välilehdellä määritellään palkansaajalle ammattiliitto ja tilitysten viitteet, mikäli käytetään palkansaajakohtaista viitteitä).
Jäsenmasutilitykset
Jäsenmaksutilityksiin päästään napsauttamalla Jäsenmaksutilitykset-osiota näkymän vasemmassa reunassa.
Uuden tilitysaineiston luominen
Palkkalaskelmien tulee olla Maksettu- tai Maksussa-tilassa, että niistä voidaan tehdä tilitysaineisto.
Jäsenmaksutilityksiin päästään napsauttamalla Jäsenmaksutilitykset-välilehteä. Siellä luodaan tilitysaineisto, jonka jälkeen voidaan tilitysaineistosta luoda ostolasku tai maksuaineisto. Luotu tilitysaineisto voidaan myös merkitä manuaalisesti maksetuksi ja muodostuneen QR-koodin avulla tilitys voidaan maksaa esimerkiksi puhelimen pankkisovelluksella.
Uusi tilitysaineisto luodaan napsauttamalla Uusi-painiketta.
Tämän jälkeen avautuvasta ikkunasta valitaan aikajakso, jolta tilitys tehdään. Valikossa näkyvät vain sellaiset aikajaksot, joilla on maksamattomia tilityksiä ja joiden eräpäivät ovat enintään kolme kuukautta vanhoja. Tätä vanhemmat tilitykset poistuvat tilitysaineistoista automaattisesti, eikä niistä ole mahdollista enää tehdä tilitysaineistoja.
Jokaisesta palkkalaskelmasta voidaan lähettää pankkiin maksu tai luoda hyväksytty ostolasku vain kerran. Jos palkkalaskelmalla muutetaan ay-maksun määrää ostolaskun hyväksynnän tai maksuaineiston lähetyksen jälkeen tulee muutokset ostolaskulle tehdä käsin tai muodostaa puuttuvasta maksuaineistosta käsin uusi maksuaineisto.
Kun aikajakso on valittu napsautetaan Luo aineisto-painiketta, jolloin aineisto muodostuu ja sen tilaksi tulee Luotu. Tästä luodusta aineistosta voidaan tehdä edelleen ostolasku/maksuaineisto tai merkitä manuaalisesti maksetuksi. Aineistot luodaan ammattiliiton asetuksien mukaan joko palkkalaskelman maksupäivän tai loppupäivän mukaisesti.
Ostolaskun luominen
Tilitysaineistosta luodaan ostolaskut napsauttamalla rivillä +Ostolasku -painiketta.
Avautuvasta ikkunasta napsautetaan Luo ostolaskut -painiketta, jolloin ostolasku(t) muodostuu Kesken-tilaan
Mikäli ostolaskuja on muodostunut yksi kappale (palkansaajia aineistossa yksi tai käytetään yrityskohtaisia viitteitä), siirrytään muodostuneelle ostolaskulle, jossa se voidaan käsitellä eteenpäin. Tilitysaineiston tila muuttuu samalla Luotu-tilaiseksi.
Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia ostolaskulle, ei sinne myöskään siirrytä.Mikäli ostolaskuja on muodostunut useita kappaleita (palkansaajia aineistossa useita tai käytetään palkansaajakohtaisia viitteitä), järjestelmä ilmoitta, että ostolaskut on luotu, mutta näkymä ei siirry ostolaskulle, vaan ollaan edelleen jäsenmaksutilityksissä. Ostolasku-painikkeen kautta päästään siirtymään luoduille ostolaskuille, jos käyttäjällä on oikeudet ostolaskuille.
Mikäli Kesken-tilainen ostolasku poistetaan, palautuu tilitysaineisto Kesken-tilaan ja siitä voidaan luoda uudelleen ostolasku/maksuaineisto tai merkitä manuaalisesti maksetuksi.
Maksuaineiston luominen
Tilitysaineistosta luodaan maksuaineisto napsauttamalla rivillä +Maksuaineisto -painiketta, jolloin muodostuu maksuaineisto, jonka voi tarkistaa ja lähettää pankkiin. Tilitysaineisto muuttuu samalla Luotu-tilaiseksi.
Mikäli maksuaineisto poistetaan, palautuu tilitysaineisto Kesken-tilaan ja siitä voidaan luoda uudelleen ostolasku/maksuaineisto tai merkitä manuaalisesti maksetuksi.
Tilitysaineiston merkitseminen manuaalisesti maksetuksi ja maksutiedot QR-kuvakkeessa
Napsauttamalla rivillä Merkitse manuaalisesti maksetuksi -painiketta, avautuu näkymä, jossa voidaan lukea QR-koodi esimerkiksi puhelimen pankkisovelluksella ja laittaa tilitys maksuun sitä kautta.
Aineisto merkitään manuaalisesti maksetuksi napsauttamalla Merkitse manuaalisesti maksetuksi -painiketta.
Tilitysaineiston poistaminen
Tilitysaineisto, josta ei ole vielä muodostettu ostolaskua, maksuaineistoa tai sitä ei ole kuitattu manuaalisesti maksetuksi, voidaan poistaa napsauttamalla Poista-painiketta.
Kyseinen aikajakso palautuu takaisin maksamattomiin tilityksiin ja kyseiseltä ajalta voidaan luoda uusi tilitysaineisto napsauttamalla Uusi-painiketta.
Tilitysaineiston tietojen tarkasteleminen
Luodun tilitysaineiston tietoja voidaan tarkastella napsauttamalla Näytä yksityiskohtaiset tiedot -painiketta.
Jäsenmaksuselvitykset
Mikäli ammattiliiton tilityksissä käytetään yrityskohtaisia viitteitä, täytyy lisäksi tehdä jäsenmaksuselvitys ammattiliitolle.
Jäsenmaksuselvityksen voi lähettää ammattiliitoille esimerkiksi Selvitys+-palvelun kautta. Tällöin NetBaronista muodostetaan konekielinen ay-maksujen selvitysaineisto.
Jäsenmaksutilityksiin päästään napsauttamalla Jäsenmaksuselvitykset-osiota näkymän vasemmassa reunassa.
Jokaisesta palkkalaskelmasta voidaan luoda selvitysaineisto vain kerran. Jos palkkalaskelmalla muutetaan ay-maksun määrää selvitysaineiston luonnin jälkeen, tulee muutokset korjata selvitysaineistoon käsin tai ilmoittaa muutos muuta kautta ammattiliitolle.
Uuden selvitysaineiston luominen
Uusi tilitysaineisto luodaan napsauttamalla Uusi-painiketta.
Tämän jälkeen avautuvasta ikkunasta valitaan aikajakso, jolta selvitys tehdään. Pudotusvalikossa listataan ammattiliitot, joilla on yrityskohtaiset viitteet käytössä ja jäsenmaksutilityksiä, joista ei vielä ole tehty selvitystä. Kuukausikohtaisesti ilmoitettavissa jäsenmaksuselvityksissä aikajaksona on kuukausi. Neljännesvuosittain ilmoitettavissa selvityksissä aikajaksona on neljännesvuosi.
Kun aikajakso on valittu napsautetaan Luo aineisto-painiketta, jolloin aineisto muodostuu ja sen tilaksi tulee Kesken.
Tästä Kesken-tilaisesta selvityksestä voidaan luoda aineisto napsauttamalla rivillä Aineisto-painiketta. Tällöin selvityksen tilaksi tulee Luotu.
Aineiston lataaminen tiedostoksi tapahtuu napsauttamalla rivillä Lataa tiedosto-painiketta. Tällöin selvityksen tilaksi tulee Ladattu.
Ladattu aineisto voidaan toimittaa ammattiliitolle esimerkiksi Selvitys+-palvelun kautta.
Jäsenmaksuselvitysaineiston tietojen tarkasteleminen
Luodun selvitysaineiston tietoja voidaan tarkastella napsauttamalla Näytä yksityiskohtaiset tiedot -painiketta. Tiedoissa näytetään listaus kyseiseen ammattiliittoon kuuluvista palkansaajista ja tilitettyjen jäsenmaksujen summa palkansaajittain ja kaikkien palkansaajien jäsenmaksujen summa yhteensä.