Tuoterekisterin CSV-tuonti ja -vienti

Tuoterekisteriin voi tuoda tuotetietoja muista sovelluksista tai päivittää olemassa olevia tietoja CSV-tiedoston avulla. Vastaavasti tuotetietoja voidaan myös viedä tuoterekisteristä muihin järjestelmiin.

CSV-tuonti ja -vienti helpottavat erityisesti massakäsittelyä, kuten tuotteiden luontia tai päivittämistä kerralla.

Ennen aloittamista

Varmista ennen CSV-tuontia, että:

sinulla on oikeus muokata tuoterekisteriä
käytössä on CSV-tiedosto (esim. Excelistä tallennettu)
tiedoston sarakkeet vastaavat tuoterekisterin kenttiä

💡 Suositus: tee ensimmäinen tuonti aina vientitiedoston pohjalta, jotta sarakkeet ovat varmasti oikein.

Tuonti- ja vientiprofiilit

CSV-tuonnissa ja -viennissä käytetään profiileja, jotka määrittelevät, mitä tietoja tiedostosta tuodaan tai viedään. Profiilien avulla samat kenttä- ja sarakemääritykset voidaan käyttää uudelleen toistuvissa tuonneissa ja vienneissä. Profiilit luodaan profiilieditorilla.

Profiilieditori löytyy valitsemalla:

Toiminnot → Tuonti → Profiilit
Toiminnot → Vienti → Profiilit

Profiilit helpottavat erityisesti toistuvia tuonti- ja vientitilanteita, koska ne:

määrittävät CSV-tiedoston halutun rakenteen
varmistavat kenttien yhdenmukaisuuden
nopeuttavat toistuvaa työtä

Lisätietoja profiilien käytöstä löydät ohjeesta Tuonti- ja vientiprofiilit.

Tuoterekisterin CSV-tuonti

CSV-tuonnilla voit lisätä uusia tuotteita tai päivittää olemassa olevien tuotteiden tietoja. Vastaavasti tuotetietoja voi myös viedä tuoterekisteristä muihin järjestelmiin.

CSV-tuonnin vaiheet

Avaa Tuoterekisteri ja valitse Toiminnot → CSV-tuonti.

Tuonti-ikkunassa valitaan tuotava tiedosto ja määritellään, miten sen tiedot tulkitaan.
Valitse tuotetiedot sisältävä CSV-tiedosto omalta koneeltasi (Lisää tiedosto -painike).

Jos tuotavien rivien tiedot näkyvät yhdessä sarakkeessa, tarkista, että kenttäerotin vastaa tiedoston rakennetta. Suositeltava erotinmerkki on puolipiste (;)

💡 Älä käytä lainausmerkkiä (") kenttäerottimena, jos tuotteen nimissä on lainausmerkkejä (esim. tuumamerkkejä), sillä se voi sotkea tietojen jäsentämisen.
Valitse olemassa oleva tuontiprofiili. Profiilia voi vaihtaa valitsemalla uuden profiilin listalta ja painamalla Päivitä.
Kohdista sarakkeet tuoterekisterin kenttiin. Valitse otsikkorivin pudotusvalikosta kenttä jokaiselle tuotavalle sarakkeelle. Jos sarakkeelle ei valita kenttää, sitä ei tuoda järjestelmään. Sama tuoterekisterin kenttä voidaan kohdistaa vain kerran.
Kohdista rivit olemassa oleviin tuotteisiin (tarvittaessa). Jos CSV-tiedoston tuotteet ovat jo tuoterekisterissä, voit kohdistaa ne olemassa oleviin tuotteisiin valitsemalla Kohdista rivit. Kohdistus tehdään tuotenumeron perusteella. Tuotavassa tiedostossa tulee olla sarake, jossa on tuotenumerot. Tämä vaihe varmistaa, että tietoja päivitetään oikeille tuotteille eikä luoda turhia uusia rivejä.
Käynnistä tuonti (Tuo / Päivitä rivit). Ennen varsinaista tuontia avautuu vahvistusikkuna, jossa näytetään:
1. Lisättävät rivit – uudet tuotteet
2. Päivitettävät rivit – olemassa olevat tuotteet, joita muutetaan
3. Lisättävät varastot – uudet varastot, jotka luodaan automaattisesti (jos Varasto-moduuli on käytössä)
  💡 Valitsemalla Peruuta palaat tuonti-ikkunaan, jossa aineistoa voi vielä tarkistaa ja korjata.
Tarkista tuoterekisteristä, että tiedot ovat oikein. Korjaa mahdolliset poikkeukset tarvittaessa uudella CSV-tuonnilla.

Tuonnin eteneminen

CSV-tuonnin eteneminen esitetään prosentteina ja se näkyy Ohje-kentässä.
Etenemätieto päivittyy 500 rivin välein. Suurissa aineistoissa tämä auttaa seuraamaan, että tuonti etenee normaalisti.

Yleisimmät virheet ja vinkit tuoterekisterin CSV-tuontiin

Jos CSV-tuonti ei käynnisty: tarkista, että tiedosto on oikeassa muodossa ja ettei se ole auki toisaalla.
Jos osa riveistä ei tuoudu: tarkista tuontiraportti virheilmoitusten varalta.

Kyllä/Ei –sarakkeiden käsittely

CSV-tuonnissa Kyllä/Ei -arvot päivitetään rekisteriin seuraavasti:

Arvona käytetään Y / K (Yes/Kyllä) tai N / E (No/Ei).
Jos sarake jätetään tyhjäksi tai arvo on virheellinen (esim. “lintu”), rekisterin arvoa ei muuteta.

Uuden tuotteen luomisessa:

Y tai K = tieto tallentuu myönteisenä
tyhjä tai N/E = tieto tallentuu kieltävästi

💡 Ostoehdotus-tiedon tuonnissa voi käyttää myös arvona A (Aina).

Lisäys/Päivitys – tietojen kohdistaminen

Kun CSV-tiedosto on valittu, tuotavat tiedot täytyy kohdistaa ennen kuin tuontia voidaan jatkaa.

Kohdistuksessa järjestelmä tarkistaa muun muassa:

että CSV-tiedoston sarakeotsikot ovat yksilöllisiä
ettei samaa tuoterekisterin kenttää ole kohdistettu useampaan sarakkeeseen

Kohdistus on pakollinen vaihe sekä lisäyksissä että päivityksissä.

Jos kohdistuksessa havaitaan virhe:

järjestelmä ilmoittaa virheestä
tuontia ei voi jatkaa ennen kuin virhe on korjattu
korjauksen jälkeen CSV-tiedosto tuodaan uudelleen

Huomio! CSV-tuonti voi luoda uusia varastoja automaattisesti. Ennen tuonnin vahvistamista näytetään punainen varoitus, jotta voidaan tarkistaa, onko tuontitiedostossa virhe tai halutaanko uudet varastot todella perustaa.

Tuoterekisterin päivitys CSV-tuonnilla

Kun päivität tuoterekisteriä CSV-tuonnilla, huomioi seuraavat asiat:

Valitse CSV-tiedostoon vain ne sarakkeet, joita haluat muuttaa ja poista tarpeettomat sarakkeet.
Jos haluat muuttaa olemassa olevien tuotteiden saldotietoja, järjestelmässä tulee olla Varasto-sovellus käytössä.

Saman tuotteen tuonti usealle varastopaikalle

Jos haluat tuoda saman tuotteen usealle eri varastopaikalle, CSV-tiedostoon tulee lisätä tuotteesta useampi rivi, yksi jokaiselle varastopaikalle.

Tuoterivit pidetään muuten samanlaisina, mutta seuraavien kenttien arvot vaihtelevat varastopaikan mukaan:

Varasto
Hylly
Määrä

Ostohinnan laskenta ja hintatietojen päivitys CSC-tuonnissa

Jos CSV-tiedoston kaikilla varastopaikoilla on määrä 0, ostohinnaksi lasketaan varastopaikkojen ostohintojen keskiarvo.

Suositus:
Jos tarkoituksena on päivittää Hintatiedot-välilehden päähinnat, älä käytä varastokohtaisia hintoja tuontitiedostossa.

Jos samalla rivillä:

on määritelty tuotteen päähinta
ja kentässä Muuta ostohintatiedot varastoihin tai Muuta myyntihinnat varastoihin on arvo Y
ja rivillä on varastokohtaisia hintoja

päivitys ei toimi odotetulla tavalla, koska varastokohtainen hinta ohittaa päähinnan.

Jos haluat asettaa saman hinnan kaikkiin varastoihin:

aktivoi valinta Muuta ostohintatiedot varastoihin ja/tai Muuta myyntihintatiedot varastoihin
varmista, ettei tuontitiedostossa ole varastokohtaisia hintoja

⚠️ Huom! Käytä näitä valintoja vain, kun haluat varmasti muuttaa hinnat kaikkiin varastoihin.

Tuoterekisterin CSV-tuonnin hallinta ja erityistilanteet

Tuodun CSV-tiedoston poistaminen

Tuoterekisteriin tuotu CSV-tiedosto voidaan poistaa tuontipäivänä sekä kolmen (3) seuraavan päivän ajan.

Tiedosto poistetaan Poista-painikkeella. Kun poisto ei ole enää mahdollista, Poista-painike ei näy.

Tuoterekisterin monivaraston ja tuoterakenteen CSV-tuonti

Monivaraston perusasetukset

CSV-tuonnissa voidaan määrittää:

oletusvarastopaikka
oletushylly

Näitä käytetään, jos CSV-rivillä ei ole erikseen annettu varasto- tai hyllytietoa.

Rakenteellisten tuotteiden tuonti

Rakenteellisia tuotteita voidaan tuoda määrittelemällä tuoterakenne tuotenumero-kentässä. Rakenteessa käytetään |-merkkiä, joka erottaa päätuotteen ja sen osan.

Esimerkki:

tuotenumero1
tuotenumero1|tuotenumero2

Tällöin tuotenumero1 toimii ylä-/päätason tuotteena ja tuotenumero2 sen osana.

Huom! Tuotenumero-kentässä |-merkkiä saa käyttää vain rakenteen määrittelyyn.

|-merkin kirjoittaminen:

Merkin saat näppäinyhdistelmällä Alt Gr + <.

Alt Gr sijaitsee välilyöntinäppäimen oikealla puolella.
<-näppäin löytyy useimmiten näppäimistön vasemmasta alakulmasta, Shift-näppäimen vierestä.

Varastopaikkakohtaiset hinnat

CSV-tuonnissa voidaan määrittää eri hinnat eri varastopaikoille.

Jos varastokohtaisia hintoja käytetään, ne ohittavat tuotteen päähinnan kyseisessä varastossa.

Tuotteiden hinnat ja laskenta CSV-tuonnissa

Tuotteen myyntikertoimen käyttö CSV-tuonnissa

Jos tuotteen myyntihintaa ei ole annettu CSV-rivillä, järjestelmä voi laskea hinnan automaattisesti myyntikertoimen perusteella, jos jokin seuraavista täyttyy:

Myyntikerrointa ei ole määritelty rivillä, ja
kentässä Myyntikerroin kerrointaulukosta on arvo Kyllä (Y/K), tai
kenttä puuttuu riviltä, mutta asetus on käytössä järjestelmän asetuksissa (Asetukset > Yleiset > Tuote > Tuoterekisteri > Uuden tuotteen asetukset)

Myyntihinta lasketaan asetusten (Asetukset > Yleiset > Tuote > Tuoterekisteri > Myyntikertoimen ja katteen laskentakohde) mukaisesti joko:

A. ostohinnan perusteella, tai
B. ostohinta × myyntikerroin

💡 Jos hinta lasketaan automaattisesti, järjestelmä laskee myös verollisen myyntihinnan.

Tuotteen useiden toimittajien ja toimitusaikojen tuonti CSV-tiedostolla

Usean toimittajan ja toimitusajan määritteleminen tuotteelle

Kun tuotteelle määritetään useita toimittajia:

toimittajat erotetaan |-merkillä
ensimmäinen toimittaja toimii oletustoimittajana
toimitusajat annetaan samassa järjestyksessä

Tuonti koskee vain toimittajia, jotka löytyvät asiakasrekisteristä.

Jos toimittajaa ei löydy:

rivi merkitään punaisella
näytetään viesti “Seuraavia toimittajia ei voitu kohdistaa”
muut tiedot tuodaan silti onnistuneesti (Rivin alussa näkyvä OK-merkintä)

LVIS-tuonti tuoterekisteriin

LVIS-tuonti mahdollistaa LVI- ja sähköalan standardimuotoisten hinnastojen tuonnin tuoterekisteriin.

Tuetut tiedostomuodot:

TLU – tuoterekisterin tuonti
HIN – tuotehinnaston tuonti

LVIS-hinnastosta voidaan:

tuoda tuotteen hinnat
asettaa ne tuotteen perushinnaksi
tuoda alennusryhmä, joka asetetaan tuoteryhmäksi. Tuoteryhmän nimeksi tulee kentässä annettu numeerinen tieto.

CSV-vienti tuoterekisterissä

CSV-viennin avulla voit viedä tuotetietoja järjestelmästä esimerkiksi Exceliin muokattavaksi, tarkistettavaksi tai CSV-tuonnin pohjaksi. Tuotetiedot voidaan viedä joko CSV- tai XLS-muodossa.

CSV-vienti tehdään valitsemalla ensin ne tuotteet, jotka halutaan viedä.
Vietävät tuotteet määritetään Etsi-näkymässä merkitsemällä tuotteen rivin alussa oleva valintaruutu. Tuotteita voi valita yksitellen, tai kaikki tuotteet voidaan valita tai poistaa valinta kerralla poimintapainikkeen avulla.
Kun tuotteet on valittu, vienti käynnistetään Toiminnot-valikosta valitsemalla Vienti ja tämän jälkeen haluttu vientimuoto ja vientisisältö.
Vientitiedosto tallennetaan valitsemalla Lataa, jolloin tiedosto latautuu omalle koneelle. Jos tiedostoa ei haluta tallentaa, vienti-ikkunan voi sulkea, jolloin palataan takaisin tuoteluetteloon ilman muutoksia.

Huom! Jos vietävällä tuotteella on useita varasto- tai hyllypaikkoja, tuote näkyy CSV-tiedostossa useampana rivinä. Tällöin tuotenumero on sama jokaisella rivillä, mutta varasto- ja hyllytiedot eroavat riveittäin. Tämä mahdollistaa varastopaikkakohtaisten tietojen käsittelyn jatkossa.

Tuoterekisterin CSV-viennin erityistilanteet

Rakenteellisten tuotteiden vienti

Tuoterekisteristä voidaan viedä myös rakenteellisia tuotteita. Rakenteet esitetään Tuotenumero-kentässä siten, että päätuote ja sen osat erotellaan |-merkillä.

Esimerkiksi merkintä
tuotenumero1|tuotenumero2
tarkoittaa, että tuotenumero1 on päätuote ja tuotenumero2 sen osa.

Huomioithan, että |-merkkiä ei saa käyttää Tuotenumero-kentässä muuhun tarkoitukseen kuin rakenteen määrittelyyn.

|-merkin kirjoittaminen:

Merkin saat näppäinyhdistelmällä Alt Gr + <.

Alt Gr sijaitsee välilyöntinäppäimen oikealla puolella.
<-näppäin löytyy useimmiten näppäimistön vasemmasta alakulmasta, Shift-näppäimen vierestä.

Varastopaikkakohtaisten hintojen vienti

CSV-vientiin voidaan haluttaessa sisällyttää myös varastopaikkakohtaiset hinnat. Tällöin hinnat viedään omiin sarakkeisiinsa, kuten esimerkiksi Varasto-nettohinta.

Näitä tietoja voidaan käyttää jatkokäsittelyssä, kun hintatiedot vaihtelevat varastopaikoittain.