Verkkolaskutuksen käyttöönotto

Verkkolasku on sähköinen lasku, jonka tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä taloushallinnon järjestelmissä. Verkkolaskusta voidaan muodostaa myös paperilaskua muistuttava näkymä tietokoneen näytölle. Verkkolaskun vastaanottajana voi olla yritys tai kuluttaja. Yritysten välisessä laskutuksessa verkkolasku siirtyy lähettävästä järjestelmästä automaattisesti XML-muodossa operaattorien välityksellä suoraan vastaanottajan taloushallinnon järjestelmään.
(Lähde: Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry)

Verkkolaskuoperaattorina voi toimia pankki tai muu operaattori, esimerkiksi Finago Apix.

Vaihe 1: Verkkolaskutukseen tarvittavat sovellukset

Verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen tarvitaan järjestelmä, joka tukee verkkolaskujen käsittelyä:

• verkkolaskujen lähettämiseen Talous – myyntireskontra

• verkkolaskujen vastaanottamiseen Talous – ostoreskontra

Näin saadaan käyttöön integroidun taloushallinnon hyödyt ja laskujen käsittely tehostuu.

Vaihe 2: Valitaan operaattori ja käyttöönotettavat palvelut

Jos käytössä on WS-pankkikanava, tarvittavista palveluista tehdään sopimus oman pankin kanssa. Valittavia palveluja ovat esimerkiksi:

• Verkkolasku

• Ostoverkkolasku

• E-laskun laskuttajailmoitus (kuluttajaverkkolaskutusta varten)

• Tulostuspalvelu (pankkikohtainen)

Verkkolaskutus voidaan ottaa käyttöön myös esim. Finago Apix-verkkolaskuoperaattorin kautta perinteisen pankkikanavan sijaan. Tällöin palvelujen käyttöönotosta sovitaan NetBaronin kanssa.

Finago Apix-palveluihin kuuluvat:

• Myyntiverkkolasku

• Myyntilaskujen tulostuspalvelu

• Ostoverkkolasku

• Ostolaskujen skannauspalvelu

• Ostolaskujen sähköpostiosoite

💡 Kun lasku lähetetään operaattorin kautta, myyntilaskuun voidaan liittää PDF-muotoinen liite. Liite välittyy laskun mukana, jos myös vastaanottajan operaattori tukee eInvoice XML+PDF -vastaanottoa. Jos operaattorina toimii pankki, laskun mukana toimitetaan linkki laskulle.

Lisätietoja saat myynnistä järjestelmän kirjekuorikuvakkeen kautta valitsemalla tyypiksi Myyntiasiat.

Vaihe 3: Asetusten määrittäminen palvelujen avaamisen jälkeen

Vaihe 4: Uusista laskutustavoista tiedottaminen

Kun organisaatio siirtyy verkkolaskutukseen, on hyvä tiedottaa muutoksesta ostolaskujen toimittajille ja muille laskuttaville tahoille.

Jos käytössä on Tilaus-sovellus, ostotilauksen vakioliitteeksi voidaan lisätä tiedote, joka sisältää verkkolaskutiedot ja/tai tulostuspalvelun osoitetiedot.

Vakioliite lisätään ostotilauksen asetuksissa seuraavasti:
Asetukset > Sovellukset > Tilaus > Asetukset > Ostotilaus, kohta Ostotilaukseen liitettävät liitetiedostot.