Myyntilaskut Etsi-näkymä | NetBaron instructions

Myyntireskontran Etsi-näkymä avataan valikosta Myynti -> Etsi.

Näkymässä näytettävät kentät voidaan valita Näkymä-valikon Kentät-toiminnolla, jolloin näkymä voidaan mukauttaa käyttäjän tarpeisiin.

Pikaohje

Etsi lasku nopeasti

Kirjoita hakukenttään asiakkaan nimi, laskunumero tai viite.
Rajaa tarvittaessa päivämäärällä tai tilalla.

Näytä erääntyneet laskut

Rajaa laskut eräpäivän tai suoritettavien haun avulla.

Tarkista laskun maksutilanne

Katso saldo-sarake: punainen saldo kertoo avoimesta summasta.

Näe vain omat laskut

Rajaa hakua myyjän tai muun vastuuhenkilön perusteella.

Jos laskua ei löydy

Tarkista hakurajaukset ja käyttäjäoikeudet.

Myyntilaskujen etsiminen

Etsi-näkymässä myyntilaskuja haetaan erilaisilla hakuehdoilla. Hakua voi tehdä esimerkiksi vapaalla tekstillä, päivämäärillä tai laskun tilaan ja tyyppiin liittyvillä rajauksilla.

Käytettävissä olevia hakuvalintoja ovat mm. vapaa tekstihaku, aloitus- ja lopetuspäivämäärä, laskun tila ja kustannuspaikka.

Hakukentät sekä näkymässä näkyvät hakuehdot ja -valinnat valitaan Näkymä-valikosta.

Tarkemmat hakuvaihtoehdot

Vapaa tekstihaku

Vapaa tekstihaku etsii laskuja valituista kentistä. Hakua käyttävät kentät määritetään valikossa Näkymä > Hakukentät.

Hakupäivän valinta

Hakua voidaan rajata päivämäärillä. Hakupäiväksi voidaan valita:

luontipäivä
laskutuspäivä
kirjauspäivä
tulostuspäivä
eräpäivä
maksupäivä
maksukehotuspäivä

Tili-haku

Tilihaussa huomioidaan myös vasta- ja ALV-tilit.

Asiakas-pikavalinta

Asiakas-kenttä voidaan ottaa näkyviin valikosta Näkymä -> Hakuvalinnat.

Kun Asiakas-kenttään kirjoitetaan asiakkaan nimi tai osa siitä, avautuu automaattisesti lista vastaavista asiakkaista. Listasta voidaan valita haluttu asiakas suoraan.

Valikossa näytetään vain asiakkaat, joiden asiakastyyppi on määritelty yleisissä asetuksissa oletusasiakastyypiksi: Asetukset -> Yleiset -> Asiakastyypit → Oletus = Asiakas

Laskunrivit-haku

Jos hakukentiksi on valittu laskunrivit, haku kohdistuu myös rivikohtaisiin sarjanumeroihin ja kuvaus-kenttään.

Sisäinen tieto -merkintä hakutuloksissa

Sisäistä tietoa -sarakkeessa näkyvä punainen pallo tarkoittaa, että laskulla on käsittelemätöntä sisäistä tietoa (Muuta tietoa -välilehdellä). Kun sisäinen tieto merkitään käsitellyksi, pallon väri muuttuu vihreäksi.

Näkymän muokkaaminen ja hakujen hallinta

Etsi-näkymää voidaan muokata käyttäjän tarpeiden mukaan.

Hakuvalintojen näyttäminen

Näkymässä näkyvät hakuvalinnat valitaan valikosta: Näkymä → Hakuvalinnat

Hakukenttien määrittäminen

Hakukentät, joihin haku kohdistuu, valitaan valikosta: Näkymä → Hakukentät

Näytettävät kentät

Hakutuloksissa näkyvät sarakkeet voidaan valita valikosta: Näkymä → Kentät

Hakutulosten ryhmittely

Hakutuloksia voidaan ryhmitellä esimerkiksi:

vastaanottajittain
laskuittain

Ryhmittely tehdään valikosta: Näkymä → Ryhmitä

Hakuehtosivut (omat ja yhteiset)

Etsi-näkymään voidaan luoda omia ja kaikille yhteisiä hakuehtosivuja.

Lisää tietoa ohjeesta Etsiminen ja hakuehtojen määrittäminen.

Lisätietoa: Etsiminen ja hakuehtojen määrittäminen

Etsi-näkymän yhteenveto

Etsi-näkymän Sivu yhteensä-yhteenveto voidaan ottaa näkyviin valikosta: Näkymä → Kentät → Yhteenveto

Yhteenveto näyttää sivulla olevien tai valittujen laskujen keskeiset summat, kuten laskujen kokonaissumma, maksettu määrä, saldo sekä korot ja perintäkulut.

Kesken-rivillä näytetään keskeneräisten laskujen yhteissumma.

Kun laskuja valitaan listalta, Valitut yhteensä -summat päivittyvät automaattisesti valittujen laskujen mukaan.

Suoritettavien laskujen etsiminen

Laskujen Etsi-näkymässä voidaan hakea nopeasti erääntyneet tai erääntymässä olevat laskut. Suoritettavat -painike näyttää listan laskuista, jotka ovat erääntyneet tai erääntymässä.

Viitemaksujen tuonti

Tuonti: Viitemaksut -painike avaa viitemaksujen tuonti-ikkunan.

Viitemaksujen Etsi-näkymään pääsee myös valikosta: Talous → Myynti → Viitemaksut

Jos viitemaksujen lukutapahtuma ei ole onnistunut pankin päässä, tapahtumarivi näkyy punaisella taustalla, jotta se erottuu muista riveistä.

Viitemaksujen tuonnissa hylätyt tapahtumat tallentuvat tietokantaan omilla tiedoillaan, mutta niitä ei voi käsitellä tai tuoda kirjanpitoon.

Lisää tietoa ohjeesta Viitemaksut.

Laskun saldon värit

Etsi-näkymässä laskun saldo näytetään punaisella, kun laskua on suoritettu mutta saldo ei ole vielä nolla.

Tarkastettavat-tila

Tarkastettavat löytyy Etsi-näkymän Tila-pudotusvalikosta.

Tarkastettavat-tilaan näkyvät laskut, joissa on esimerkiksi:

puutteellinen tiliöinti
ylisuoritus
muu käsittelyä vaativa poikkeama

Kun lasku korjataan ja tallennetaan, se poistuu automaattisesti Tarkastettavat-listalta.

Tarkastettavat-tila löytyy myös Talouden Tehtävälistalta.

Arkistoitujen laskujen etsiminen

Arkistoidut laskut löytyvät valitsemalla Tila-pudotusvalikosta: Maksettu – Arkistoitu

Arkistoidut laskut näkyvät myös silloin, kun Tila-valinnassa ei ole mitään valittuna (tyhjä).

Laskun avaaminen ja siirtyminen laskujen välillä

Lasku avataan haun tuloksista tuplaklikkaamalla haluttua riviä.

Laskun avauksen yhteydessä järjestelmä tarkistaa viitenumeron oikeellisuuden, jos vastaanottajan maa-asetuksena on Suomi ja viitenumero ei ole tyhjä. Virheellinen viitenumero tallennetaan myös tilamuutoksiin.

💡 Avatulta laskulta voidaan siirtyä seuraavaan tai edelliseen laskuun -painikkeilla (Edellinen / Seuraava). Laskua ei tarvitse sulkea siirtymisen välillä.

Laskujen tulostaminen Etsi-näkymästä

Laskuja voidaan tulostaa suoraan Etsi-näkymästä valitsemalla tulostettavan laskun riviltä ensimmäisen sarakkeen valinta aktiiviseksi.

Kesken-tilassa olevaa laskua ei voi tulostaa.

Tulostus tehdään valitsemalla Tulosta-valikko → Kohde (valitse haluttu kohde) ja tämän jälkeen Tulosta-valikko → Tulosta tai -painike

💡 Jos samalla kertaa tulostetaan yli 20 laskua, näytetään PDF-luonnin eteneminen ruudulla.

Laskujen haku tulostustavan mukaan

Etsi-näkymässä laskuja voidaan hakea myös tulostustavan perusteella.

Tulostustapa-valinta saadaan näkyviin: Näkymä → Hakuvalinnat → Tulostustapa

💡 Tulostustapa näkyy myös Kesken-tilassa oleville laskuille.

Laskuttamattomat työajat ja projektitiedot

Projektin nimike näkyy työaikojen laskutusjonon Kuvaus-kentässä, mikä helpottaa projektin alitehtävien erottamista toisistaan.

Laskuttamattomat työajat löytyvät valitsemalla Tila-valikosta: Laskuttamatta – työtunnit

💡 Kun Tila-valikosta valitaan Laskuttamatta, Määrä-sarakkeen tieto näytetään verollisena.

Laskun tyypin muuttaminen

Laskun tyyppiä voidaan muuttaa avatulla laskulla valitsemalla haluttu vaihtoehto Tyyppi-pudotusvalikosta.

Mitkä myyntilaskut käyttäjä näkee Etsi-näkymässä

Etsi-näkymässä näkyvien laskujen määrä riippuu käyttäjän oikeuksista ja järjestelmän asetuksista.

Laskujen näkyvyyttä ohjataan asetuksilla, jotka löytyvät: Asetukset → Talous → Myyntilasku-välilehti → Asetukset-välilehti

Lisää tietoa ohjeesta Talous - asetukset.

Käyttäjän ja tehokäyttäjän näkymä (oikeudet)

Käyttäjälle ja tehokäyttäjälle voidaan määritellä erikseen, mitä laskuja Etsi-näkymässä näytetään.

Asetukset (Asetukset → Talous → Myyntilasku-välilehti → Asetukset-välilehti):

Etsi laskuja, Käyttäjä
Etsi laskuja, Tehokäyttäjä

Parametrit:

Henkilökohtainen: Näytetään vain käyttäjän omat laskut.

Toimipaikka: Näytetään oman toimipaikan laskut.

Organisaatio: Näytetään oman organisaation laskut.

Ylläpitäjälle näkyvät kaikki laskut asetuksesta riippumatta.

💡 Jos käyttäjällä on oikeus hakea toimipaikan tai organisaation laskuja, hakua voidaan rajata myyjän perusteella. Myyjä-valinta otetaan näkyviin Näkymä → Hakuvalinnat → Myyjä

Asiakastyypin vaikutus laskujen näkyvyyteen

Jos laskun vastaanottajan asiakastyyppi on sellainen, johon käyttäjällä ei ole oikeutta:

lasku näkyy Etsi-näkymässä harmaana
hintatietoja ei näytetä
laskua ei voi avata riviltä

Sama rajoitus koskee myös laskutusjonoa.

Asiakastyypin käytön rajoitus

Rajoitus voidaan ottaa käyttöön sovelluksen asetuksissa valinnalla: Rajoita asiakastyypin käyttöä

Asetus voidaan määrittää erikseen Laskulle ja Kassalle sovellusten asetuksista.
Oletuksena rajoitus on pois käytöstä.
Rajoitus ei ole koskaan käytössä käyttäjillä, joiden oikeudet ovat tehokäyttäjää korkeammat.

Myyntilaskujen tuonti ja vienti (CSV ja Prospekti)

Etsi-näkymässä laskuja voidaan siirtää järjestelmän ulkopuolelle tai tuoda järjestelmään CSV-tiedostojen ja tuontiprofiilien avulla. Näitä toimintoja käytetään esimerkiksi aineistojen jatkokäsittelyyn, integraatioihin sekä Prospekti-järjestelmästä tuotaviin myyntilaskuihin.

Myyntilaskujen vienti CSV-tiedostoon

Laskuja voidaan viedä järjestelmän ulkopuolelle CSV-tiedostona: Toiminnot → Vienti → CSV-tiedosto

CSV-viennissä muodostuva tiedosto ei ole sellaisessa muodossa, että se voitaisiin tuoda suoraan takaisin järjestelmään (vrt. tuote- ja asiakasrekisterin vienti/tuonti).
Jos aineisto halutaan tuoda takaisin järjestelmään, se tulee ensin muokata käyttäjän toimesta tuontiprofiilin mukaiseksi tai laskut on syötettävä järjestelmään manuaalisesti.

CSV-viennin kentät

CSV-viennissä tarvittavat kentät määräytyvät aineiston käyttötarkoituksen mukaan. Kentät on tärkeää määritellä huolellisesti ennen CSV-viennin käyttöönottoa.

Seuraavat kentät tulevat oletuksena mukaan. Näitä tarvitaan esimerkiksi silloin, jos CSV-tiedostosta muodostetaan suoraveloitusaineisto:

ltilinumero – laskuttajan tilinumero
mtilinumero – maksajan tilinumero
lmaksajatunnus – laskuttajan maksajatunnus

Kentät voidaan haluttaessa jättää pois profiilin luonnin yhteydessä.

Kenttien vaikutus CSV-tiedoston muodostukseen

CSV-tiedoston luonnin yhteydessä tarkistetaan, ovatko oletuskentät mukana.

Jos kentät ovat mukana, kyselyä muokataan niin, että se hakee:

laskun maksajan oletustilinumeron
laskuttajan oletustilinumerot ja näitä vastaavat tilit
laskuttajan maksajatunnuksen

Jos oletustili on tyhjä tai sitä ei ole valittu, käytetään tilinumero1-kenttää.

Myyntilaskujen tuonti Prospekti-järjestelmästä

Prospekti-tuonnilla voidaan tuoda myyntilaskuja järjestelmään CSV-tiedoston avulla. Tuonti on yhteensopiva Prospekti-järjestelmän kanssa ja siinä on huomioitu laskunumeron muodostus sekä numerointisarjat.

Myyntilaskuille ja Prospekti-järjestelmästä tuotaville laskuille voidaan määrittää omat oletusnumerosarjat. Tuonnissa on tuki myös maksajan ja laskutettavan ulkoiselle asiakasnumerolle.

Tuontiprofiilin luominen ennen tuontia

Ennen aineiston tuontia luodaan CSV-tuontiprofiili, jossa kentäksi valitaan Prospekti.

Siirry Toiminnot → Tuonti → Profiilit
Valitse Profiilit-pudotusvalikosta haluttu profiili.
Anna profiilille kuvaus Kuvaus-kenttään.
Tallenna tiedot.

Tallennettu profiili näkyy myöhemmin Toiminnot → Tuonti -alivalikossa, josta tuonti voidaan käynnistää kyseisellä profiililla.

Lisää tietoa ohjeesta Tuonti- ja vientiprofiilit.

CSV-tuontitiedoston muoto

CSV-tuontitiedostossa käytetään tietue-erottimena puolipistettä (;).

💡 Ohjelma tarkistaa tuotavan aineiston oikeellisuuden. Jos Prospekti-profiililla tuodaan aineistoa, joka ei vastaa määriteltyjä rakenteita, ohjelma ilmoittaa virheestä käyttäjälle.

Aineistoa ei voi tuoda ilman profiilia — tuonnissa tulee aina olla profiili valittuna.

Laskun perustietojen kenttävastaavuudet (Prospekti / NetBaron)

Alla olevassa taulukossa on kerrottu mikä kenttä Prospekti-järjestelmässä vastaa NetBaronin kenttää laskun perustiedoissa.

Huomioitavaa:

Laskunumeron perusosa haetaan talouden asetuksiin määritellyn Prospekti-tuonnin oletusnumerosarjan mukaan.
Laskunumero-osa tulee tuontitiedostosta.
Taulukossa viiva (-) tarkoittaa, että vastaavaa kenttää ei ole.
Taulukon tietoja voi verrata taulukon alapuolella oleviin kuviin.

Tarkemman tietuekuvauksen voi pyytää tarvittaessa tuesta järjestelmän kirjekuori-kuvakkeen kautta.

Prospekti	Selite	NetBaron
Vakioteksti, OTSIKKO	Otsikko	-
Asiakkaan viite	N/C, aakkosnumeerinen tieto	Viitteenne
Asiakkaan perustiedot, Nimi 1/Sukunimi 1	Nimi ja Sukunimi	Yhteyshenkilö
Asiakkaan perustiedot, Postiosoite 1	Postiosoite	Osoite
Asiakkaan perustiedot, Postiosoite2	Postiosoite 2	Osoite (2. rivi)
Asiakkaan perustiedot, Postinumero (postiosoite)	Postiosoitteen postinumero	Postinumero
Asiakkaan perustiedot, Toimipaikka (postiosoite)	Postiosoitteen toimipaikka	Postitoimipaikka
Asiakkaan perustiedot, Maan nimi (käyntiosoite)	Käyntiosoitteen maan nimi	-
Myyntivaiheen tiedot, Laskuno	Laskunumero	Talouden asetuksiin määritellään oletusprospektituontilaskunumerosarja, jonka perusteella haetaan tuotaville laskuille perusosa. Laskunumero-osa tulee tuontitiedostosta.
Myyntivaiheen tiedot, Eräpvm	Laskun eräpäivä	Eräpäivä
Vakioteksti	Viivästyskorko	Viivästyskorko
Vakioteksti	Huomautusaika	Huomautusaika (laskun Lisätiedot-välilehdellä)
Myyntivaiheen tiedot, Laskun viitenumero	Laskun viitenumero	Viitenumero
Vakioteksti, EUR	Käytetty valuutta	Valuutta
Vakioteksti, 1	Prospektin oma tunnistekenttä, ei käytössä sovellusperheessä	-
Projektin perustiedot	Laskun työnumero	Työnumero

Laskurivien kenttävastaavuudet (Prospekti / NetBaron)

Alla olevassa taulukossa on kerrottu mikä kenttä Prospekti-järjestelmässä vastaa NetBaronin kenttää laskuriveillä.

Huomioitavaa:

Taulukossa viiva (-) tarkoittaa, että vastaavaa kenttää ei ole.
Taulukon tietoja voi verrata taulukon alapuolella oleviin kuviin.

Tarkemman tietuekuvauksen voi pyytää tarvittaessa tuest

Prospekti	Selite	NetBaron
Vakioteksti, RIVI	Rivi	-
Myyntivaiheen tiedot, Laskuno	Laskunumero	Laskunumero. Tätä tietoa ei saada tiedostosta, vaan sovellusperhe antaa tämän tallennuksen yhteydessä.
Rivin tiedot, Tuotteen numero	Tuotenumero	Tuotenumero
Rivin tiedot, Tuotteen nimi	Tuotteen nimi	Tuote
Rivin tiedot, Määrä	Tuotteiden määrä	Määrä
Vakioteksti, KPL	Käytetty yksikkö	Yksikkö
Rivin tiedot, Rivisumma	Rivisumma	Verollinen
Rivin tiedot, Verotunnus	Verotunnus, Alv-prosentti	Alv-%
Rivin tiedot, Oletustilino	Oletustilinumero	Oma tili