Ostolaskujen maksuaineiston luonti ja lähetys pankkiin
Talous > Osto: Suoritettavat
Laskujen hakuvaihtoehto I
Ostolaskujen Etsi-näkymässä napsauttamalla Etsi suoritettavia -painiketta saa laskulistan kaikista suoritettavista laskuista.
Suoritettavien Etsi-näkymään pääsee suoraan valitsemalla Talous > Osto: Suoritettavat.
Laskulistalla on ne laskut, joiden tila on Hyväksytty tai Maksussa. Maksussa olevan laskun kohdalla on laskurivillä Lähetyspäiväsarakkeessa päivämäärä, jolloin lasku on jo lähetetty pankkiin.
Suoritettavat-näkymässä voidaan rajata tietoa eräpäivän mukaan päivämääräkenttien avulla.
Suoritettavien Etsi-näkymässä Lähetetyt-sarakkeessa olevassa summassa huomioidaan myös käsin tehdyt suoritukset.
Suoritettavat-näkymässä näytetään tilien viimeisin saldo, joka saadaan joko tiliotteelta tai saldokyselystä.
Tiedot näytetään jos käyttäjällä on oikeus tiliotteen tai saldokyselyn käsittelyyn.
Suoritettavat-näkymässä näytetään tililtä maksussa oleva euromäärä, joka saadaan suoraan luodusta SEPA-aineistoista.
Tiedot näytetään vain Maksussa-tilassa olevilta kaikilta ostolaskuilta IBAN-kohtaisesti. Maksussa-sarakkeessa näkyvät summat niin pitkään kun ostolasku on maksussa tilassa ja sille on luotu maksuaineisto, jota ei ole tiliotteelta vahvistettu maksetuksi.
Järjestelmä hakee ostolaskuista tehtyjen maksuaineistojen summan. Haku tehdään Maksussa-tilaisille ostolaskuille, ei muille.
Järjestelmä hakee tilioteilta tulleet ostolaskuun kohdistuneet summat ja vähentää ne kohdan 1. summasta.
Nostovara ja Saldo ovat vain näytettävää tietoa, mitkä tulevat viimeisimmältä tiliotteelta tai saldonoudolta. Tiedot eivät vaikuta maksuaineistoin muodostamiseen, eikä lähetykseen.
Laskurivillä Lähetetyt-sarakkeessa näytetään kultakin ostolaskulta tehdyt aineistosummat kokonaisuudessaan.
Valitaan laskulistalta pankkiin lähetettävät laskut laittamalla rivin alussa oleva valinta aktiiviseksi
Maksuun valitut rivit indikoidaan vihreällä värillä.
Napsautetaan SEPA-painiketta, tai Toiminnot-valikko > Maksuaineisto > SEPA-maksu (valitut) päästään luomaan ja muokkaamaan pankkiin lähetettävää aineistoa.
Vain Hyväksytyistä ostolaskuista voidaan luoda maksuaineisto.
Mikäli aineistoon yritetään viedä laskua, joka ei ole sallittu (esim. suoraveloitusaineisto, 0 summainen lasku), poistetaan lasku aineistosta ja annetaan käyttäjälle ilmoitus.
SEPA-maksu voidaan luoda ilman toimittajatiedon tallentamista rekisteriin, BIC ja IBAN tiedot on tällöin tallennettava laskulle.
Mikäli Etsi-näkymässä yritetään valita laskua, jota ei voi suorittaa tai yritetään valita maksuun laskua, joka on Maksussa-tilassa, varoittaa ohjelma asiasta maksuaineiston lähetysikkunassa.
Takaisin ostolaskujen suoritettavat laskulistalle ja sitä edeltävään ostolaskujen Etsi-näkymään pääsee napsauttamalla Takaisin-painiketta.
Kun maksuaineisto luodaan ostolaskulta, maksajan tili haetaan ostolaskulla olevan toimipaikan takana olevasta oletustilistä. Mikäli tämä tieto on tyhjä niin tili haetaan päätoimipaikan oletustilistä.
Aineiston luonti hyvityslaskujen ryhmittely ja eräjärjestyksen osalta toimii pankkitilien perusteella.
Maksuaineiston luonti näkymässä voidaan vielä muuttaa maksuaineistoa:
Maksajan tilinumero
kirjoittamalla Yritys - kenttään toimipaikan nimenosan ja napsautetaan enter, jolloin haetaan kyseisen toimipaikan oletustili.
Kirjoittamalla tilin osan IBAN kenttään haetaan IBAN tilin perusteella halutun tilin tiedot tili-rekisteristä.
Mikäli kirjoitettuja tietoja ei löydy tai löytyy useampi, niin avataan poimintaikkuna, mistä voi valita halutun tilin.
Pikasiirtovalinnalla aineisto voidaan määritellä lähetettäväksi pikasiirtona. Huom. Pikasiirto ei ole käytettävissä aineistoille, jotka lähetetään S-pankkiin.
Aineiston maksupäivä
oletuksena Eräpvm mukaan.
Huom! Mikäli eräpäivä sattuu viikonlopulle tai pyhäpäivälle, ohjelma muuttaa automaattisesti maksupäivän edelliselle arkipäivälle.
poistamalla valinta kohdasta Eräpäivän mukaan voidaan koko aineistolle määrittää sama maksupäivä
Maksettava-kenttään voit käsin muuttaa laskun summaa eli on mahdollisuus tehdä laskun osasuoritus.
Laskurivin voi poistaa listalta napsauttamalla rivin alussa olevaa Poista-painiketta.
Mikäli aineistossa on laskuja, jotka on lähetetty jo aikaisemmin, eikä niihin ole saatu vielä suoristusta, näytetään siitä ilmoitus käyttäjälle ja rivin väri muuttuu keltaiseksi
Rivin Maksussa -kenttä kertoo paljonko laskusta on lähetetty maksuun aiemmilla maksuaineistoilla, joihin ei vielä suorituksia ole.
Jäännössaldo -kentässä näytetään paljonko maksettavaa jää, kun jo maksussa oleva summa vähennetään maksettavasta summasta. Kentässä olevasta Siirrä maksettavaksi -linkistä jäännössaldon voi siirtää maksettavaksi.
Luodun maksuaineiston voi lähettää pankkiin napsauttamalla Lähetä pankkiin -painiketta tai tallentaa tiedostoon napsauttamalla Tallenna tiedostoon -painiketta.
Kun maksuaineisto lähetetään, tulee näkyviin lähetyksen edistymistä kuvaava edistymispalkki, joka indikoi lähetyksen edistymistä.
Pankkiin lähetys jatkuu, vaikka käyttäjä kirjautuisi järjestelmästä ulos esim. aikakatkaisun myötä.
SEPA-Maksuaineiston lähetykseen jälkeen haetaan heti SEPA-maksupalaute, mikäli sellainen on muodostunut.
SEPA-maksupalautteen "Luotu" päivämääränä näytetään maksupalautteiden aikaleima jolloin pankki on sen luonut.
Maksupalautteessa on eräkohtainen tunnistus maksupalauteaineistojen käsittelyyn. Maksupalaute voi kohdistua koko aineistoon, maksuerään tai yksittäiseen maksutapahtumaan, kaikki nämä on huomioitu.
Ulkomaan maksuissa aineistossa on mahdollisuus valita samalle asiakkaalle menevät maksut samaan maksuerään. Tiliotteelta ostolaskun tunnistaminen ei toimi käytettäessä yhtä maksuerää.
Ulkomaan maksujen -aineiston luonti ilman IBAN- ja BIC-tietoja, tällöin käytetään maakoodia ja asiakkaan takana olevia saajapankkitietoja.
Huom. Pankkiyhteyden ollessa käytössä ostolaskun tila muuttuu Maksussa-tilaan vasta kun lähetys pankkiin on onnistunut. Ilman pankkiyhteyttä ostolasku muuttuu Maksussa-tilaan kun aineisto luodaan. Luodut aineistot näkyvät ostolaskulla Maksuhistoria-välilehdellä.
Laskujen hakuvaihtoehto II
Ostolaskujen Etsi-näkymässä voi etsiä pankkiin lähetettäviä ja suoritettavia laskuja, laskun Tilan ja Tyypin mukaan.
Valitaan laskulistalta suoritettavat laskut aktiiviseksi ja valitaan Toiminnot-valikko > Maksuaineisto > SEPA - Maksu (valitut)
Vain Hyväksytyistä ostolaskuista voidaan muodostaa maksuaineisto.
Mikäli Etsi-näkymässä yrittää valita laskua, jota ei voi suorittaa tai valittaessa maksuun laskua, joka on Maksussa-tilassa, ilmoittaa ohjelma asiasta.
Takaisin ostolaskujen suoritettavat laskulistalle ja sitä edeltävään ostolaskujen Etsi-näkymään päästään napsauttamalla Takaisin-painiketta.
Huom. Hyvityslasku voidaan lähettää samassa aineistossa muiden samalle toimittajalle menevien laskujen kanssa.
Laskuilla tulee olla sama maksupäivä, maksun tyyppi, maa, valuutta, BIC, IBAN, Clearing-koodi ja BBAN, mikäli ne on annettu.
Mikäli maksuaineistossa on hyvityslasku, voi sen lisäksi samassa aineistossa olla 8 laskua, eli laskujen yhteismäärä voi olla max. 9 kpl.
Huomioitavaa, että veloituslaskun ja hyvityslaskun (tai laskujen) summa täytyy olla positiivinen (ei nolla tai negatiivinen).
SEPA-maksuaineiston luonti ja lähetys pankkiin
Maksuaineiston luonti-näkymässä voidaan vielä muuttaa maksuaineistoa:
Maksajan tilinumero
kirjoittamalla Yritys - kenttään toimipaikan nimenosan ja napsauta enter, jolloin haetaan kyseisen toimipaikan oletustili.
Kirjoittamalla tilin osan IBAN kenttään haetaan IBAN tilin perusteella halutun tilin tiedot tilirekisteristä.
Mikäli kirjoitettuja tietoja ei löydy tai löytyy useampi, avataan poimintaikkuna, josta voidaan valita haluttu tili.
Aineiston maksupäivä
oletuksena Eräpvm mukaan
poistamalla valinta kohdasta Eräpäivän mukaan voidaan koko aineitolle määrittää sama maksupäivä
Maksettava-kenttään voidaan käsin muuttaa laskun summaa eli on mahdollista tehdä laskun osasuoritus.
Kassa-alennuspäivän laskenta:
Mikäli kassa-alennuspäivä sattuu viikonlopulle ja ei ole sama päivä kuin eräpäivä, kassa-alennus lasketaan edelliselle arkipäivälle ja laskun eräpäiväksi tulee kyseinen arkipäivä.
Mikäli kassa-alennuspäivä ja eräpäivä ovat samat, niitä ei lasketa uudelleen, vaikka ne osuisivatkin viikonlopulle. Tällöin ne vain pankin päässä lähtevät sitten seuraavana pankkipäivänä maksuun.
Laskurivi voidaan poistaa listalta napsauttamalla rivin alussa olevaa Poista-painiketta .
Aineiston luonti -näkymässä laskurivi, joka on jo kertaalleen lähetty pankkiin, näkyy keltaisena ja suoritettavien laskujen Etsi-näkymässä ko. laskulla on Lähetyspäiväsarakkeessa laskun pankkiin lähetyksen päivämäärä.
Rivin Maksussa -kenttä kertoo paljonko laskusta on lähetetty maksuun aiemmilla maksuaineistoilla, joihin ei vielä suorituksia ole.
Jäännössaldo -kentässä näytetään paljonko maksettavaa jää, kun jo maksussa oleva summa vähennetään maksettavasta summasta. Kentässä olevasta Siirrä maksettavaksi -linkistä jäännössaldon voi siirtää maksettavaksi.
Laskuista, joissa on virheellistä tai puutteellista tietoa, ei voida luoda pankkiin maksuun lähetettävää aineistoa. Laskujen virhetila näkyy näytöllä punaisella virheilmoitustekstinä. Nämä virheet tulee korjata ja niistä tulee luoda uusi aineisto.
Aineisto, jonka pankkiin lähetys onnistui oikein, näkyvät näytöllä vihreinä laskuriveinä.
Mikäli Pankkiyhteys on käytössä, lähetetään aineisto pankkiin napsauttamalla Lähetä pankkiin -painiketta.
Pankilta tulee kuittaus aineiston onnistuneesta tai epäonnistuneesta lähetyksestä.
Mikäli pankin vastausta lähetykselle ei saada, ohjelma antaa käyttäjälle seuraavan ilmoituksen: "Ota yhteyttä pankin maksuliikennepalveluun ja varmista, onko aineisto tästä huolimatta mennyt jatkokäsittelyyn. Tarkistamalla asian maksuliikenneneuvonnasta, voidaan välttyä tuplalähetyksen aiheuttamista mahdollisista tuplasuorituksista".
Mikäli aineiston pankkiin lähetys on epäonnistunut, voidaan aineisto lähettää järjestelmästä uudestaan.
Toistuvissa lähetyksen epäonnistumistapauksissa tulee ottaa yhteyttä pankin maksuliikennepalvelun neuvontaan.
Pankkiin lähetetyn aineiston eli lähetettyjen laskujen tilana on Maksussa niin kauan kunnes ne on pankissa suoritettu maksetuiksi.
Kun pankista tuodaan aineisto ja järjestelmään konekielisestä tiliotteesta TITO:sta kuitataan nämä laskut maksetuiksi, muuttuu laskujen tila TITO-käsittelyn jälkeen Maksettu-tilaan.
Ennen pankkiin lähetystä laskujen tila on Hyväksytty, jolloin niillä on tositenumero ja tieto on myös kirjanpidossa.
Käyttäessäsi SOLO- tai Kultalinkki-pankkiyhteyttä tai jotakin vastaavaa tallenna aineisto ensin omalle työasemalle/tietokoneelle tätä varten perustettuun alihakemistoon eli tiedostoon, jotta aineisto löytyy helposti jatkotoimintoja varten. Napsauta Tallenna tiedostoon -painiketta.
Mikäli käyttäjä napauttaa Tarkista aineisto -painiketta sen jälkeen, kun aineisto on lähetetty pankkiin, ohjelman antaa siitä käyttäjälle alla olevan kuvan mukaisen ilmoituksen:
Tarkista aineisto -painikkeen näkyminen edellyttää, että käyttäjällä on maksunaineiston uudelleen lähettämistoikeus.
Lähetetyn maksuaineiston uudelleen lähettäminen
Henkilöstörekisterissä voidaan antaa Pankki - Salli lähetetyn maksuaineiston uudelleenlähetys -oikeus, jolloin käyttäjä voi muokata ja lähettää maksuun, sellainen maksuaineiston, joka on jo lähetetty aikaisemmin, mutta jolle ei ole vielä tullut maksusuoritusta.
SEPA - aineiston pankkiin lähetyksen pikaohje
Talous | Osto: Suoritettavat
Valitaan lasku/laskut
SEPA-painike
Tarkistetaan pankki ja tilinumero
Määritetään maksupäivä
Lähetä pankkiin -painike
SEPA maksu ulkomaille
Mikäli maksu lähetetään SEPA-alueelle, BIC-kenttään laitetaan BIC-koodi ja IBAN-kenttään IBAN-muotoinen tilinumero.
Mikäli maksu lähetetään SEPA-alueen ulkopuolelle, pankkitieto voi olla annettuna joko BIC- tai Clearing-koodilla tai Pankin nimi- ja osoitetietoina. Lisäksi tilinumero annetaan BBAN-kenttään.
Perustiedot-välilehdellä Maa-pudotusvalikosta tulee olla valittuna toimittajan maa.
Asiakkaan asetuksiin pääsee suoraan ostolaskulta valitsemalla Sovellukset-valikko > Rekisterit > Asiakkaat.
Lisää ohjeita asiakkaan asetuksissa.
Myös toimipaikan takana tulee olla Pankkitiedot-välilehdelle määritettynä IBAN ja BIC sekä kotimaan ja ulkomaan maksajatunnukset.
Toimipaikan taakse tulee määrittää myös Y-tunnus Yritystiedot-välilehdelle.
Lisää ohjeita toimipaikan asetuksissa.
Maksettaessa ulkomaanmaksuja Handelsbankenin kautta, täytyy maksuaineistossa määritellä kulukoodi.
Ulkomaan maksujen -aineistojen maksatus ilman tilitietoja
Asetukset > Asiakkaat > Pankkiyhteydet-välilehdellä on mahdollisuus täyttää pankin nimi ja osoitekentät. Näitä kenttiä tulee hyödyntää kun aineistoa ollaan maksamassa ilman tilitietoja.
Pankkikoodi / ABA-numero / clearing-tunnus / FW / Fedwire Routing Number
Danske Bank
Nordea
OP
Tieto kirjoitetaan saajan pankin ensimmäiselle riville. Rivi aloitetaan tällöin kahdella kauttaviivalla.
Esimerkiksi
Rivi 1. //FW123456789
Rivi 2. Pankin nimi
USA:ssa pankeilla on 9-numeroinen ns. ABA -numero (käytetään myös nimityksiä Fedwire, Routing number, Transit number), josta voi tunnistaa pankin ja konttorin. ABA -numero merkitään Saajan pankin nimi ja osoite -kenttään (ei tilinumerokenttään) alla mainitusti.
Asetukset | Asiakkaat | Pankkitiedot-välilehti
rivi //FW123456789 (saajan pankin ABA -numero)
rivi saajan pankin nimi
rivi katuosoite
rivi paikkakunta
Ulkomaan maksut - Kiina (CNY tai CNH -valuutat)
Kiinan keskuspankilla on käytössä juan-määräisten maksujen koodausjärjestelmä, joka velvoittaa maksajayrityksiä lisäämään lähtevään maksuun asianmukaisen maksuaihekoodin. Muussa tapauksessa maksut palautetaan Kiinasta.
Määräykset koskevat kaikkia Kiinaan lähteviä maksuja riippumatta siitä, onko katevaluuttana CNY tai CNH (ohje ei koske muissa valuutoissa tehtyjä maksuja, kuten USD tai EUR).
Asianmukainen maksuaihekoodi tulee lisätä laskulle Viesti-kenttään ensimmäiseksi tiedoksi.
Maksuaihe-koodin tulee alkaa sekä päättyä kauttaviivalla (/).
Muita mahdollisesti tarvittavia tietoja ovat CNAPS-koodi (14 mrk) ja laskunumero.
Nämä tiedot voidaan lisätä laskun Viesti-kenttään maksuaihekoodin perään. Tiedot erotellaan toisistaan kauttaviivalla (/).
Laskun Viite- ja Laskunumerokentät jätetään tyhjiksi.
Esimerkiksi laskun Viesti-kentään tavarakaupassa lisättävä tieto:
CNH maksu: /CGODDR/CN123456789012/INV123456789
CNY maksu: /TRADE/CN123456789012/INV123456789
CNY ja CNH maksukoodit poikkeavat toisistaan ja ne tulee varmistaa omasta tilipankista.
Toimittajan tietoihin tallennetaan BIC -kenttään saajapankin BIC/SWIFT-koodi ja BBAN -kenttään saajan tilinumero.
Lisäksi annetaan Saajan pankin nimi ja osoitetietoihin saajan pankin nimi.
Ulkomaan maksut - Kanada
Standardin mukainen Clearing-koodi Kanadaan on CACPA-alkuinen, jonka myös Netbaron hyväksyy. Usein kuitenkin käytetään myös CC-alkuista Clearing-koodia, jota Netbaron ei hyväksy. Tämän CC-alkuisen koodin voi muuttaa CACPA-alkuiseksi, numerosarja säilyy samanlaisena.
Ulkomaan maksut - USA
Clearing-koodia käytettäessä myös saajan pankin nimi- ja osoitetiedot ovat pakolliset.
Lisävarmistus maksuaineistojen lähetyksessä
Maksuaineistojen pankkiin lähetyksessä on organisaatiokohtainen asetus, jolla voidaan ottaa käyttöön maksuaineistojen lähetykseen varmistus matkapuhelimeen lähetettävällä PIN-koodilla.
PIN-koodi on neljä merkkiä pitkä ja sisältää numeroita 0-9.
Käyttäjillä, jotka lähettävät maksuaineistoja, tulee laittaa henkilörekisterin asetuksissa "Maksun varmistus sms" kohtaan matkapuhelinnumero, johon PIN-koodi lähetetään. Muutoin aineistojen lähetys on estetty. Kun maksuaineiston PIN-varmistus on käytössä, aineistoja ei pystytä lähettämään ilman oikein annettua koodia.
Jos annetaan virheellinen koodi ja yritetään lähettää uudelleen, lähetetään puhelimeen uusi PIN ja vanhaa ei voida enää uudelleen yrittää.
Tämä on maksullinen lisäominaisuus, lisätietoa saa myynnistä.
Jos varmistustekstiviesti ei tule puhelimeen, voidaan Maksun varmistus-ikkunassa napsauttaa Lähetä testiviesti uudelleen-painiketta.
Maksun varmistamiseen voidaan ottaa käyttöön myös henkilökohtainen PIN-koodi. Tämä otetaan käyttöön henkilöstörekisterissä Perustiedot-välilehdellä. Lisätietoa henkilöstörekisterin ohjeesta.
SEPA-maksujen käsittelyaikataulu pankeissa
S-pankki
SEPA-maksut klo. 6.00 alkaen tunnin välein. Aineisto toimitettava pankkiin viimeistään 16.30. Palkka- ja eläkeaineistot viimeistään kello 15.
Euromääräiset SEPA-maksut toimitetaan Euroopan maihin jo seuraavaksi pankkipäiväksi, kun maksut on toimitettu pankkiin ennen maksutoimeksiannon vastaanoton katkoaikaa.
Ulkomaan maksut klo 9:30 alkaen tunnin välein. Aineisto toimitettava pankkiin viimeistään 14.30
Suoraveloitukset käsitellään kello 14:00
Aineisto oltava pankissa klo 14:00 neljä pankkipäivää ennen veloituspäivää, kun se sisältää pyyntöjä muihin rahalaitoksiin.
Aineisto oltava pankissa klo 14:00 kaksi pankkipäivää ennen veloituspäivää, kun se sisältää pyyntöjä vain Tapiola Pankkiin.
Nordea
SEPA-tilisiirrot ja -palkat (SALA) veloituspäivänä klo 18.30 mennessä.
Käsittelyajat: 7.00, 10.00, 13.00, 15.00, 17.30 ja 18.30
Pikamaksut Nordean tileille 7.00 – 18.00 maksupäivänä, pikamaksut muihin pankkeihin 8.00 – 15.30 (lyhyinä pankkipäivinä 12.30 mennessä).
Valuuttamaksut 16.00 maksupäivänä. Seuraavalle pankkipäivälle tarkoitetut klo 19.00 jälkeen.
Danske Bank
Kuluvan pankkipäivän käsittelyyn SEPA-maksuaineistoja (maksut ja palkat/eläkkeet) voidaan lähettää klo 18.30 asti. Muihin pankkeihin tapahtumat lähetetään kuluvan pankkipäivän iltana ja suoritukset kirjataan saajien tileille seuraavana pankkipäivänä. Danske Bank:n tileille maksut kirjataan jo maksuaineiston veloituspäivänä, palkka/eläke suoritukset kirjataan kaikissa pankeissa aina veloituspäivää seuraavana pankkipäivänä.
Pikasiirtoja Sepa-aineistona voidaan lähettää klo 8.00 - 16.15 välisenä aikana.
OP
SEPA-maksut ja SEPA -toistuvaissuoritukset (C2B) menevät käsittelyyn pankkipäivinä alkaen klo 7.00 puolen tunnin välein 18.00 saakka.
Pikasiirtoaineisto oltava pankissa ajantasaisessa palvelussa klo.16.30 mennessä, aineistomuotoisessa palvelussa klo. 15.30 mennessä.
Samlink (Aktia, Handelsbanken, POP Pankki, Säästöpankki)
SEPA-maksujen ensimmäinen käsittely on klo 2:17, seuraava kello 8:00 ja siitä tunnin välein kello 17:45 saakka.
Pikasiirtoaineisto oltava pankissa klo.14.55 mennessä (lyhyinä pankkipäivinä 11.55 mennessä).