Matkalaskun luominen ja käsitteleminen

Tilitiedot (BIC, IBAN ja BBAN) haetaan automaattisesti matkalaskun tekijän tiedoista:

• asiakasrekisteristä (Rekisterit > Asiakkaat > Pankkitiedot-välilehti, Oletus-valinta aktiivisena)

• tai henkilöstörekisteristä (Rekisterit > Henkilöstö > Perustiedot-välilehti)

💡 Tietojen hakeminen perustuu nimeen ja osoitteeseen, joten varmista että nimi- ja osoitetiedot (myös postinumero ja -toimipaikka) on määritetty asetuksiin oikein.

Kustannuspaikka tuodaan automaattisesti matkalaskun luoneen käyttäjän tiedoista, jos henkilöstörekisterin Lisätiedot-välilehdelle on määritetty oletuskustannuspaikka.

Matkan aikatiedot voidaan syöttää manuaalisesti tai hakea ajopäiväkirjasta.

Korvaukset määräytyvät asetusten oletushintojen perusteella:
Asetukset > Sovellukset > Matka > Matkalaskun asetukset > Asetukset-välilehti

• Kilometrikorvaus- ja Päiväraha-välilehdillä rivihinta määräytyy matkan alkupäivän mukaan

• Jos päivämäärää ei ole annettu, käytetään kuluvan vuoden hintoja

• Edellisen vuoden päivämäärällä käytetään kyseisen vuoden hintoja

Voit valita eri vuoden hinnat klikkaamalla Hinta-kentän poimintapainiketta ja valitsemalla vuoden Korvaushinnat-ikkunassa.

Oletuksena käytetään kuluvan vuoden hintoja. Uusille matkalaskuille tulevat oletushinnat määritetään asetuksissa.

Voit kirjata matkalaskun maksutietoihin mahdollisesti etukäteen saadun korvauksen Ennakko-kenttään.

Kun ennakko halutaan huomioida siirrossa, aktivoidaan Laskuta ennakko -valinta. Tällöin matkalaskun siirron yhteydessä (ostolaskulle tai palkanlaskentaan) voidaan muodostaa ensin ennakkolasku.

Järjestelmä ohjaa ennakon käsittelyä automaattisesti seuraavasti:

• Kun Ennakko-kenttään syötetään summa, joka on suurempi kuin nolla, Laskuta ennakko -valinta aktivoituu automaattisesti. Käyttäjä voi halutessaan poistaa valinnan.

• Kun Ennakko-kentän summa muutetaan nollaksi, valinta poistuu automaattisesti. Käyttäjä voi halutessaan aktivoida sen uudelleen.

Jos matkalaskulla on nollasummaisia rivejä, joissa Maksetaan-valinta on aktiivinen, järjestelmä pyytää vahvistusta valintojen poistamisesta.

Tarkistus tehdään, koska nollasummaiset rivit estävät matkalaskun siirtymisen Maksettu-tilaan, jos Maksetaan-valinta on päällä.

Jos yleisissä asetuksissa (Asetukset → Yleiset → Asiakas) on aktivoitu Automaattinen asiakashaku PRH:sta, asiakkaan nimeä syötettäessä avautuu automaattisesti asiakashakuikkuna.

Oletuksena haetaan ensin tietoja omasta asiakasrekisteristä → liukusäädin hakuikkunassa on Rekisterit.

Jos asiakasta ei löydy tai tiedot halutaan tarkistaa PRH:sta, PRH-haku aktivoidaan siirtämällä liukusäädin oikeaan reunaan. Rekisterit-haku vaihtuu PRH-hauksi.

PRH-tiedoista tuodaan yrityksen virallinen nimi, osoite ja Y-tunnus.

Jos hakutuloksia on paljon, asiakasta voi hakea kirjoittamalla Etsi-kenttään haettavaa tietoa. Näytettävien rivien määrää voi muuttaa valitsemalla Näytä-valikosta halutun määrän. Oletus on 10 riviä ja suurin valittava määrä 1000 riviä sivulle.

Valitse asiakas klikkaamalla halutun asiakkaan riviä, jolloin tiedot siirtyvät tapahtumalle.

Työnumero-poimintaikkunan hakukentät muuttuvat sen mukaan, mitä Kohde-valikosta on valittu.

Kohde-valikko

Kohde-valikossa näkyvät valinnat määräytyvät käytössä olevien sovellusten mukaan. Valittavina voi olla esimerkiksi:

• Projekti

• Myyntitilaus

• Ostotilaus

• Huolto

• Tuotanto

• Tuotekortti

---

Projekti-valinta

Ilman Projekti-sovellusta:
Jos Projekti-sovellus ei ole käytössä, käytettävissä ovat valinnat:

• Projekti

• Voimassa

Tällöin haetaan Talouden asetuksissa määritellyt työnumerot (Asetukset > Yleiset > Talous > Työnumerot).

Projekti-sovelluksen ollessa käytössä:
Projekti-valinnan alla näkyvät:

• Omat

• Aloitetut

• Valmiit

• Voimassa

• Peruutettu

---

Hakukenttien toiminta

Hakukentät muuttuvat valitun kohteen mukaan.

• Kun valitaan Voimassa, näytetään Etsi-, Loppupvm- ja Rivit-valinnat

• Voimassa päivä -kenttään tulee oletuksena kuluva päivä, mutta sitä voidaan muuttaa

• Jos päivämäärä jätetään tyhjäksi, haetaan kaikki kohteet

Kilometri-välilehdellä järjestelmä laskee asetusten mukaiset korvaukset automaattisesti ajopäiväkirjan ja matkalaskun tietojen perusteella.

Järjestelmä:

• lisää päivärahakorvaukset Päiväraha-välilehdelle

• tarkistaa kilometrien määrän asetuksissa määriteltyyn rajaan nähden

• määrittää Maksetaan-valinnan tilan kilometrien perusteella

Matkan kesto suhteessa viimeiseen täyteen matkavuorokauteen määrittää päivärahan tyypin.

Kotimaan päiväraha

• vähintään 2 tuntia = osapäiväraha

• yli 6 tuntia = kokopäiväraha

Ulkomaan päiväraha

• vähintään 2 tuntia = osapäiväraha

• yli 10 tuntia = kokopäiväraha

💡 Ulkomaan päivärahaa käytettäessä Korvaus-valikosta tulee valita oikea päivärahatyyppi.

Kun matkan kesto ylittää viimeisen täyden matkavuorokauden yli 10 tunnilla, kokopäiväraha kirjautuu yhdelle riville ja määrä kasvaa automaattisesti.

Matkalaskulle voidaan lisätä erillisiä korvauksia Muu lisä -kentän kautta käyttämällä Poimi muu lisä -painiketta.

Korvaukset perustuvat verottajan määrittämiin vuosittain päivittyviin arvoihin, kuten:

• koiralisä (jos palkansaaja työhönsä kuuluvien tehtävien vuoksi kuljettaa autossa koiraa)

• perävaunukorvaus

• taukotupa tai vastaava raskas kuorma

Päiväraha-välilehdellä voit valita korvaustyypin Korvaus-pudotusvalikosta, jossa on esimerkiksi ateriakorvaukset.

Lisäksi voit hakea korvauksia Poimi-painikkeella. Käytettävissä ovat verottajan määrittämät ja vuosittain päivittyvät korvaustyypit, kuten:

• kotimaan päivärahat

• ulkomaan päivärahat

• ateriakorvaukset

Ateriakorvausten summat määritetään asetuksissa: Asetukset > Sovellusasetukset > Matka > Matkalaskun asetukset > Asetukset-välilehti

Matkalaskulle käytettävä numerosarja voidaan valita Laskunumero-pudotusvalikosta.

Numerosarjat määritetään asetuksissa:
Sovellukset > Asetukset > Matka > Matkalaskun asetukset > Numerot-välilehti

---

Numeroinnin vaikutus

Matkalaskun numerointi vaikuttaa useisiin toimintoihin, kuten:

• tulostuspohjiin

• CSV-vientiin ja -tuontiin

• matkalaskun luontiin

• ostolaskulle siirtoon

Matkalaskunumero voidaan ottaa mukaan:

• Etsi-näkymän sarakkeisiin: Näkymä > Kentät

• Hakukenttiin: Näkymä > Hakukentät

CSV-viennissä ja -tuonnissa laskunumero on oma kenttänsä. Numero esitetään muodossa: perusosa/juokseva numero. Tätä rakennetta käytetään erityisesti tuonnissa, jotta tiedot voidaan kohdistaa oikein järjestelmässä.

Matkalaskun tulostuspohjaa voi muokata tulostuspohjaeditorissa valitsemalla kohteeksi Matkalaskun asetukset.

Laskunumero lisätään tulostuspohjalle tietueella [laskunumero].

Voit määrittää, miten matkalaskun tiedot siirtyvät ostolaskulle:

Asetukset > Sovellusasetukset > Matka > Matkalasku > Asetukset-välilehti > Ostolaskusiirtotaso

Valittavissa olevat vaihtoehdot:

• Yhteenveto:
  Kulut (kilometrit, päivärahat, majoitus ja muut kulut) yhdistetään ja eritellään kirjanpitotileittäin ja kustannuspaikoittain

• Purettu:
  Kaikki matkalaskun rivit siirtyvät ostolaskulle omille riveilleen

Kun ostolaskulta poistetaan kilometrikorvaus- tai päiväraharivi, poistuvat samalla myös siihen liittyvät lisärivit. Tällöin matkalasku palautuu Tulevat-valikkoon.

Jos kaikki matkalaskun rivit poistetaan, maksatustila muuttuu Ei määritellyksi.

Jos taas vain osa kilometrikorvaus- tai päivärahariveistä poistetaan, matkalaskun tila säilyy Maksussa-tilassa.

Kun matkalaskun Laskuta ennakko -valinta on aktiivinen ja matkalasku viedään uudelle ostolaskulle, muodostetaan ensin ennakkolasku.

Kun lasku tallennetaan, tilamuutoksiin kirjautuu merkintä ennakon laskuttamisesta.

Kun matkalasku viedään myöhemmin uudelleen ostolaskulle, muodostetaan varsinainen ostolasku. Tällöin matkalaskun tila muuttuu laskutetuksi, ja ostolaskun maksun yhteydessä myös maksetuksi.