Lisäosoitteet

Rekisterit > Asiakkaat > Lisäosoitteet

Lisäosoitteita voidaan liittää aiemmin luotuun asiakkaaseen. Ne näkyvät esimerkiksi asiakashakua ja poimintaa käytettäessä. Järjestelmässä asiakkaat ja heidän lisäosoitteensa tallennetaan samaan asiakasrekisteriin.

Uuden lisäosoitteen voi luoda valitsemalla Uusi-painikkeen tai Uusi lisäosoite -painikkeen.
Jos valinta Kopioi pääosoitteen tiedot lisäosoitteelle on käytössä, kopioidaan asiakkaan pääosoitteelta lisäosoitteelle Perustiedot-välilehden tiedot, lukuun ottamatta yhteyshenkilön tietoja sekä seuraavia kenttiä:

Puhelin 2
Matkapuhelin
Faksi
Sähköpostiosoite

Huom! Kaikki lisäykset ja muutokset tulevat voimaan vasta, kun tiedot tallennetaan.

Lisäosoitteita voi etsiä Etsi-näkymässä, kun valinta Asiakas varattu lisäosoitteille on aktivoitu. Tällöin lisäosoitteet näkyvät näkymässä kursivoituna.

Lisäosoitteelle asetetaan Perustiedot-välilehdellä kohdassa Asiakas varattu lisäosoitteille valinta Kyllä.
Pääosoitteelle asetetaan samassa kohdassa valinta Ei. Jos pääosoitteelle valitaan Kyllä, asiakas löytyy hakunäkymässä vain, jos Asiakas varattu lisäosoitteille -valinta on käytössä.

Jokaisella lisäosoiteasiakkaalla on oma asiakasnumeronsa.

Asiakasrekisteristä löytyvän asiakkaan käyttäminen lisäosoitteena

Toimitus- tai laskutusosoitteeksi voidaan lisätä myös asiakas, joka on jo asiakasrekisterissä. Tämä tehdään valitsemalla Nimi-kentän vieressä oleva Poimi-painike.
Avautuvasta asiakasrekisteristä haetaan haluttu asiakas ja poimitaan osoite lisäosoitteeksi kaksoisklikkaamalla asiakastietoriviä.

Jos sama asiakas poimitaan lisäosoitteeksi useammalle pääasiakkaalle ja tämän asiakkaan tietoja myöhemmin muokataan, muutokset tallentuvat asiakasrekisteriin ja näkyvät automaattisesti kaikilla niillä asiakkailla, joilla tämä sama osoite on käytössä. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi silloin, kun sama laskutusosoite on usealla asiakkaalla – tällöin osoitetietojen päivittäminen onnistuu yhdellä kertaa kaikille.

Lisäosoitteen kopiointi

Lisäosoitteen voi kopioida valitsemalla haluttu rivi ja sen jälkeen Kopioi-painikkeen. Muokatut tai kopioidut tiedot tulevat voimaan vasta tallennuksen jälkeen.

Takaisin pääasiakkaan tietoihin pääsee valitsemalla Lisäosoitteet-listan ylimmän rivin, jossa näkyy pääasiakkaan nimi.

Lisäosoitteen tallennus ja poisto

Lisäosoite tallennetaan valitsemalla Tallenna-painike tai Toiminnot-valikosta vaihtoehto Tallenna. Tallennettu osoite näkyy asiakkaan Perustiedot-välilehdellä.
Lisäosoitteita voi luoda rajattoman määrän.

Lisäosoitteen voi poistaa valitsemalla rivin alussa olevan Poista-painikkeen tai Toiminnot-valikosta kohdan Poista.

Asiakastietojen tuonti ja vienti (CSV)

Asiakastietoja voidaan tuoda ja viedä järjestelmään CSV-muodossa.

Jos halutaan viedä vain tietyt asiakkaat, merkitään halutut rivit valitsemalla niiden alussa olevat valintaruudut.
Kaikki rivit voidaan valita kerralla käyttämällä listan yläreunassa olevaa valintatoimintoa.

Rekisterissä olevat lisäosoitteet voidaan sisällyttää vientiin valitsemalla Näkymä-valikosta vaihtoehto Valitse myös lisäosoitteet.

CSV-tuonnissa on mahdollista liittää asiakas toisen asiakkaan lisäosoitteeksi. Tämä tehdään lisäämällä sarakkeeseen Pääasiakkaan nro sen asiakkaan numero, jonka alle lisäosoite halutaan kytkeä.

Esimerkki:
Asiakas 7711 halutaan liittää asiakkaan 5753 lisäosoitteeksi. CSV-tiedostossa asiakkaan 7711 riville lisätään sarakkeeseen Pääasiakkaan nro arvo 5753. Kun tiedosto tuodaan järjestelmään, asiakas 7711 näkyy pääasiakkaan 5753 lisäosoitteena.

Lisäosoitteen poistaminen CSV-tuonnin yhteydessä

Jos lisäosoite halutaan poistaa tuonnin yhteydessä, lisätään sarakkeeseen Lisäosoitetyyppi poistettu arvo Y (oletusarvo on N).

Toimintojen ja kenttien selitteet

Kenttä	Selite
Asiakas varattu lisäosoitteille	Kun asiakkaalle valitaan vaihtoehto Kyllä, asiakas määritellään lisäosoiteasiakkaaksi eikä näy normaalissa asiakashaussa. Jos haluat sisällyttää lisäosoiteasiakkaat hakuun, aktivoi Asiakas varattu lisäosoitteille -valinta Etsi-näkymässä. Jos vaihtoehdoksi valitaan Ei, asiakas toimii normaalina pääasiakkaana.
Kopioi pääosoitteen tiedot lisäosoitteelle	Kun tämä valinta on käytössä lisäosoitetta luotaessa, pääasiakkaan perustiedot kopioidaan lisäosoitteelle automaattisesti. Poikkeuksena ovat seuraavat tiedot, joita ei kopioida: yhteyshenkilön tiedot puhelin2 matkapuhelin faksi sähköposti
Lisäosoitteet-poimintaruutu	Listalla näkyvät kaikki rekisteröidyt asiakkaat ja mahdolliset lisäosoitteet. Lisäosoiteasiakkaat näkyvät Etsi-näkymässä kursivoituna, jos Asiakas varattu lisäosoitteille -valinta on käytössä. Tietoja voi muokata valitsemalla rivin kaksoisklikkauksella. Uuden lisäosoitteen voi lisätä valitsemalla Uusi-toiminnon.
Uusi lisäosoite Uuden lisäosoitteen tiedot ovat pääosin samoja kuin pääasiakkaalla. Poikkeavat kentät on kuvattu alla.
Pääasiakkaan nro	Tämä kenttä näyttää sen pääasiakkaan numeron, jolle lisäosoitetta ollaan lisäämässä. Kenttää ei voi muokata.
Ulkoinen Nro.	Kenttään voidaan syöttää asiakkaan oma tunnistenumero, kuten esimerkiksi aiemmassa järjestelmässä käytetty asiakasnumero. Syöte voi sisältää kirjaimia ja/tai numeroita. Huom! Erityisesti kuluttaja-asiakkailla voi olla täysin sama nimi. Tämän vuoksi jokaiselle asiakkaalle, jolla on sama nimi, suositellaan omaa ulkoista numeroa. Näin varmistetaan esimerkiksi CSV-tuonnissa, ettei väärän asiakkaan tietoja ylikirjoiteta.
Lisäosoitetyyppi	Tällä valinnalla määritellään, mitä tarkoitusta lisäosoite palvelee pääasiakkaalle. Valittavissa ovat: Laskutusosoite, Toimitusosoite ja Yhteyshenkilö.
Oletus	Voit määrittää lisäosoitteen oletukseksi pääasiakkaalle. Tällöin esimerkiksi laskutusosoitteena käytetään automaattisesti tätä lisäosoitetta.
Nimi	Lisäosoitteen nimi eli kyseisen osoitteen asiakkaan nimi. Jos haluat käyttää osoitetta toimitus- tai laskutusosoitteena, sen tulee ensin löytyä asiakasrekisteristä. Osoite valitaan käyttämällä poimintatoimintoa.
Lisäosoitteen poiminta pääosoitteeksi estetty	Tämä asetus tulee näkyviin, kun Asiakas varattu lisäosoitteille -valinnaksi on asetettu Kyllä. Valinta löytyy lisäosoitteen luonnin ja muokkauksen yhteydessä. Kun tämä on aktiivinen, osoitetta ei voi valita pääosoitteeksi niissä sovelluksissa, joissa pää- ja lisäosoitteita voi poimia, kuten Talous, Lasku, Tilaus, Huolto ja Tuotanto. Tämä ominaisuus koskee erityisesti näkymiä, joissa näkyvät Laskutusosoite- ja Toimitusosoite-välilehdet. Eston voi määrittää oletukseksi uuden lisäosoitteen luonnissa asiakasasetuksista: Asetukset > Yleiset > Asiakas > Asiakasrekisteri-välilehti.