Tulorekisteri / Asetukset

Automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen

Huom! Ennen automaattisen tulorekisteri-ilmoittamisen käyttöönottoa tulee huolehtia siitä, ettei organisaatiossa ole vanhoja tulorekisteriin ilmoittamattomia palkkalaskelmia.

Jotta tulorekisteri-ilmoitukset voidaan lähettää automaattisesti NetBaronista, tulee asetuksiin antaa seuraavat tiedot:

1.  Tulorekisterillä ilmoitettavat yhteyshenkilön tiedot tulee antaa Palkanlaskennan yleisien asetuksien -välilehdellä. Pakolliset tiedot ovat "Yhteyshenkilö - nimi" ja "Yhteyshenkilö - puhelin".
Jos järjestelmästä halutaan muodostaa myös Kela-hakemuksia tulorekisterin kautta, tulee antaa Yhteyshenkilö - vastuualue: Sisällölliset asiat

Maksaja: tyyppi -valintaan tulee antaa organisaatiota koskevat valinnat.

2.  Organisaatiolla on voimassa oleva varmenne tulorekisteri-ilmoittamista varten tai on valittu ilmoittamisessa käytettävä pääorganisaation varmenne tulorekisterin asetuksien Varmenteet-välilehdellä.

Tulorekisteri-ilmoitusten automaattisen lähetyksen toiminta

Kaikki ilmoitukset

Kun automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen otetaan käyttöön, tulorekisteri-ilmoitukset luodaan ja lähetetään automaattisesti aamuisin asetuksissa annettujen rajausten mukaisesti.

Mikäli lähettämisessä ilmenee virheitä, ilmoituksen tila muuttuu virheelliseksi ja tästä näytetään tieto Palkan tehtävälistalla Palkka - Tulorekisteri. Virheelliset ilmoitukset tulee korjata ja lähettää uudelleen käsin!

Lähetettyihin ilmoituksiin noudetaan automaattisesti palaute tulorekisteristä 5 minuutin kuluttua. Jos palautetta tulorekisteristä ei saada seuraavan aamun tarkastusajossa, ilmoitetaan tästä käyttäjälle tehtävälistalla sekä sähköpostitse asetuksissa määriteltyihin osoitteisiin.

Seuraavia ilmoituksia ei lähetetä automaattisesti tulorekisteriin:

• Hyväksytty, Myöhässä, Kesken ja Virheelliset -tilaiset ilmoitukset

  • Jos ilmoitus luodaan siis käsin järjestelmään, tulee se myös lähettää käsin. Käyttäjän luomia "puolivalmiita" ilmoituksia ei lähetetä automaattisesti.

• Järjestelmä ei luo ilmoituksia palkkalaskelmista tai kuukausista, joidenka tietoja ohjelma ei tarjoa noudettavaksi myöskään käsin tehtävällä ilmoituksella.

• Palkkalaskelmat ja erillistietoilmoitukset, joidenka tiedot eivät täsmää asetuksissa annettuihin määrityksiin (esimerkiksi palkkalaskelmien tila, maksupäivä tai ilmoitusprofiili).

• Jos ilmoittamisessa on ollut virheitä tai ilmoitus on hylätty tulorekisterin tarkastuksessa, ei ilmoituksia lähetetä uudelleen automaattisesti. Tällöin käyttäjän tulee korjata virheet ja lähettää ilmoitus uudelleen itse.

• Jos palkkatieto- tai erillistietoilmoituksen tiedot on jo aikaisemmin lähetetty onnistuneesti tulorekisteriin

  • Korvaavat ilmoitukset tulee tehdä aina käyttäjän toimesta

  • Mitätöinnit ja uudet ilmoitukset tulee tehdä aina käyttäjän toimesta

Palkkatietoilmoitukset

Palkkatietoilmoitukset luodaan ainoastaan sellaisista palkkalaskelmista, joita ei ole vielä ilmoitettu tulorekisteriin. Löydät tällaiset palkkalaskelmat Palkka - Tulorekisteri -tehtävälistalla kohdasta Palkkalaskelmat - Ilmoittamatta.

Erillisilmoitukset

Erillistietoilmoitukset luodaan ainoastaan sellaisista kuukausista, joita ei ole vielä aikaisemmin ilmoitettu.

Kuukausilta, joilla ei ole palkanmaksua, lähetetään automaattisesti erillistietoilmoituksella "Ei palkanmaksua" tieto tulolajilla numero 101.

Asetukset

• Automaattinen palkkatieto- ja sairausvakuutusmaksujen ilmoittaminen käytössä: Kun valinta on päällä nämä ilmoitukset lähetetään automaattisesti aamuisin tulorekisteriin

• Automaattisesti ilmoitettavien laskelmien tilat: Asetus määrittää, missä tilassa olevat laskelmat ilmoitetaan automaattisesti tulorekisteriin. Valittavana on Hyväksytty, Maksussa ja Maksettu.
  

Ilmoitusten muodostusrajat

• Palkkatietoilmoitukset: Määritä päivämäärä väli, jona lähettämättä-tilaisista palkkalaskelmista luodaan palkkatietoilmoitus.

  • Palkkalaskelman maksupäivää verrataan nykyiseen kuluvaan päivään.

  • Esimerkissä päivämäärä väli on 2 - 5 päivää

    • Palkkalaskelmia joiden maksupäivä on 1.1.2022, yritetään lähettää ohjelmasta aamusta 3.1.2022 alkaen.

    • Ilmoitusta yritetään lähettää automaattisesti jokaisena aamuna päivämäärävälillä 3. - 6.1.2022. 

    • Jos järjestelmään luodaan palkkalaskelmia, joiden maksupäivä on yli 5 päivää menneisyydessä, ei näistä luoda ilmoituksia automaattisesti.

  • Päivämääräväliin voi syöttää myös negatiivisen luvun. Tällöin palkkatietoilmoitus luodaan automaattisesti jo ennen palkkalaskelman maksupäivää.
    

• Työnantajan erillisilmoitukset: Määritä päivä, jona edellisen kuukauden erillistietoilmoitus luodaan automaattisesti

  • Määritä päivä, jona edellisen kuukauden erillistietoilmoitus luodaan automaattisesti

  • Esimerkiksi, jos asetus on 2, ilmoitus luodaan aina seuraavan kuukauden 2. päivä

  • Jos kuukaudella ei ole maksettu suorituksia lainkaan, lähetetään automaattisesti ilmoitus tulolajilla numero 101 - Ei palkanmaksua.
    

• Käytettävät profiilit: 

  • Palkkatietoilmoitukset: Määritetään profiili, jota automaattisessa ilmoittamisessa käytetään. Profiili haetaan nimen perusteella ja käytettävä versio haetaan automaattisesti ilmoituksen maksupäivän perusteella.

  • Työnantajan erillisilmoitukset: Määritetään profiili, jota automaattisessa ilmoittamisessa käytetään. Profiili haetaan nimen perusteella ja käytettävä versio haetaan automaattisesti ilmoituksen maksupäivän perusteella.

• Virhetilanteiden ilmoitusosoitteet: Määritellään sähköpostiosoitteet, joihin lähetetään tieto, jos automaattisessa aineiston muodostuksessa tai tulorekisterin palautesanomien noudossa tulee virheitä.

Palkkatietoilmoituksen automaattisen lähetyksen käynnistys Palkan etsi-näkymässä

• Palkanlaskennan etsi-näkymän työkalupalkissa on painike, jonka kautta automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen on mahdollista käynnistää kyseisen organisaation kohdalla. Painike on näkyvissä, kun asetuksissa automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen on käytössä.

• Painike on aktiivisena, jos organisaatiossa on ilmoittamattomia palkkalaskelmia. Painikkeen vieressä näkyy myös ilmoittamattomien laskelmien lukumäärä.

• Kun painiketta napsautetaan, avautuu välidialogi, jossa kerrotaan käyttäjälle, että ollaan muodostamassa ja lähettämässä automaattisesti tulorekisteriin ilmoittamattomat palkkalaskelmat.

  • Lähetykseen otetaan mukaan vain ne palkkalaskelmat, joiden tilat vastaavat automaattisen tulorekisteri-ilmoittamisen asetuksissa annettuja tiloja.

  • Ainoastaan sellaisista palkkalaskelmista, joiden maksupäivä on välillä -5 ja +45 päivää kuluvasta päivästä, muodostetaan ja lähetetään palkkatietoilmoitukset. Jos palkkatietoilmoituksien lähetys käynnistetään esimerkiksi 1.4.2022, lähetetään ilmoitukset ilmoittamattomista palkkalaskelmista, joiden maksupäivä on välillä 26.3.2022 - 9.5.2022.

  • Myöhässä olevia laskelmia ei automaattisesti ilmoiteta, vaan ne täytyy ilmoittaa käsin.

  • Dialogissa myös näytetään myöhässä olevien laskelmien lukumäärä, jos sellaisia on.

  • Lähettämisen edistymistä indikoidaan siten, että painikkeen kuvake muuttuu pyöriväksi indikaattoriksi, ja laskelmien määrä pienenee sitä mukaan, kun automatiikka siirtää laskelmia tulorekisteri-aineistoon. Indikaattori pysyy näkyvissä, vaikka käyttäjä kävisi välillä muuallakin.

• Lähetettyihin ilmoituksiin haetaan automaattisesti palautetta samalla tavoin kuin täysin automaattisesti lähteviin ilmoituksiin

Yleisimpiä automaattisen tulorekisteri-ilmoittamisen käyttövirheitä:

1. Organisaatiossa on vanhoja Kesken-, Myöhässä-, Tarkistettu- ja virhetiloissa olevia ilmoituksia.
Syitä näihin voi olla useita, mutta usein miten syy on, että ilmoitukset tai korjaukset on tehty jotakin toista kautta, eikä ilmoituksia ole kuitattu NetBaronissa manuaalisesti lähetyiksi. 

Tämä aiheuttaa muun muassa seuraavia asioita:

• Tehtävälistalla Palkka – Tulorekisteri -kortilla näytettävät todellisuudessa myöhässä olevat palkkatietoilmoitukset hukkuvat vanhojen ilmoittamattomissa roikkuvien palkkalaskelmien sekaan.

• Uudet virheelliset ilmoitukset hukkuvat vanhojen virheellisten ilmoitusten sekaan

• Ilmoituksia on luotu käsin keskeneräisiksi, jolloin niitä ei lähetetä automaattisesti, mutta tieto lähetystä kaipaavista Kesken-tilaisista ilmoituksista hukkuu vanhojen Kesken-tilaisten ilmoitusten sekaan

Voit merkitä tulorekisteri-ilmoituksen manuaalisesti lähetetyksi seuraavasti:

1. Avaa uusi ilmoitus

2. Napsauta Tallenna-painiketta

3. Tuo kauden tiedot ilmoitukselle

4. Napsauta ”Merkitse manuaalisesti lähetetyksi” painiketta (peukalo ylöspäin -painike)

2. Palkkatietoilmoitukset eivät ole lähteneet, koska tulorekisteri-ilmoittamisen asetuksissa (Asetukset -> Sovellusasetukset, Palkka -> Tulorekisteri-välilehti -> Asetukset-välilehti) puuttuu automaattilähetykseen haluttuja Palkkalaskelmien tiloja.

Esimerkki:
On saatettu jättää valitsematta Maksettu-tilaiset palkkalaskelmat automaattisesti ilmoitettaviksi ja palkkalaskelmat ovat olleet Maksettu-tilassa siitä alkaen, kun ne palkkalaskelman maksupäivän perusteella olisi pitänyt automaattisesti ilmoittaa. 
Tällöin palkkalaskelmista ei automaattisesti luoda palkkatietoilmoituksia.


3. Tulorekisteri-ilmoituksien tehtävälistaan ei ole reagoitu.
Automaattisen ilmoituksen lähetyksessä on ollut virhe, ja ilmoitus näkyy Palkka – Tulorekisteri kortilla virheellisissä ilmoituksissa, jotka tulisi korjata.


4. Automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen on asetettu päälle liian myöhään.
HUOM! Myöhässä olevia palkkatietoilmoituksia ei lähetetä automaattisesti.
Jos ilmoituksen eräpäivä on tänään, ilmoitus tulee lähettää manuaalisesti, eikä jättää automaation lähetettäväksi seuraavana aamuna, jolloin ilmoitus on jo myöhässä, eikä sitä täten lähetetä automaattisesti.

Esimerkki 1: Palkkalaskelman maksupäivä on 30.6.2022. Automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen on asetettu päälle 5.7.2022. Ilmoitukset eivät tällöin lähde 6.7.2022 aamulla ajettavassa automaattilähetyksessä.

Esimerkki 2: Erillistietoilmoituksen lähetyspäivä on asetuksissa asetettu seuraavan kuukauden 2. päivä. Automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen on asetettu päälle 2.7.2022. Ilmoitukset eivät tällöin lähde 3.7.2022 aamulla ajettavassa automaattilähetyksessä.

5. Pääorganisaation varmenteen käyttö aliorganisaatioissa, kun käytössä on automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen (moniyrityskäyttö)

Jos automaattiset tulorekisteri-ilmoitukset lähetetään pääorganisaation varmenteella aliorganisaatiossa, tulee aliorganisaatiolle olla myös valittu automaattisessa tulorekisteri-ilmoittamisessa käytettävä pääorganisaation varmenne. Käytettävä varmenne voidaan valita palkan asetuksissa (Asetukset -> Sovellusasetukset, Palkka -> Tulorekisteri-välilehti -> Varmenteet-välilehti).