Huom! Ennen automaattisen tulorekisteri-ilmoittamisen käyttöönottoa tulee varmistaa, ettei organisaatiossa ole vanhoja tulorekisteriin ilmoittamattomia palkkalaskelmia.
Toimet ennen automaattisen tulorekisteri-ilmoittamisen käyttöönottoa
Jos tulorekisteri-ilmoituksia on lähetetty aiemmin muuta kautta kuin suoraan NetBaronista, näiden kausien tiedot tulee hakea tulorekisteri-ilmoituksille ja merkitä manuaalisesti lähetetyiksi ennen automaattisen tulorekisteri-ilmoittamisen käyttöönottoa.
Jos automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen otetaan käyttöön tilanteessa, jossa organisaatiossa on edelleen ilmoittamatta-tilaisia palkkalaskelmia, jotka on jo ilmoitettu tulorekisteriin muuta kautta, on vaarana tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin kahteen kertaan.
Lisäksi kaikki vanhat virheelliset ilmoitukset ja virheilmoitukset tulee käsitellä ja kuitata pois ennen automaation käyttöönottoa. Tämä on tärkeää, jotta todelliset virheelliset ja myöhässä olevat ilmoitukset erottuvat selkeästi palkan tehtävälistakortilla. Lisätietoa löydät ohjeesta Tulorekisteri-tehtävälista.
Jotta tulorekisteri-ilmoitukset voidaan lähettää automaattisesti NetBaronista, tulee asetuksiin määrittää seuraavat tiedot:
1. Yhteyshenkilön tiedot
Tulorekisterillä ilmoitettavan yhteyshenkilön tiedot annetaan Palkanlaskennan asetuksien Yleiset-välilehdellä.
Pakolliset tiedot ovat:
Yhteyshenkilö – nimi
Yhteyshenkilö – puhelin
Jos järjestelmästä halutaan muodostaa myös Kela-hakemuksia tulorekisterin kautta, tulee lisäksi antaa:
Yhteyshenkilö – vastuualue: Sisällölliset asiat
Lisäksi Maksaja: tyyppi -valintaan tulee määrittää organisaatiota koskevat valinnat.
2. Tulorekisterivarmenne
Organisaatiolla tulee olla:
voimassa oleva varmenne tulorekisteri-ilmoittamista varten tai
valittuna ilmoittamisessa käytettävä pääorganisaation varmenne tulorekisterin asetusten Varmenteet-välilehdellä.
Tulorekisteri-ilmoitusten automaattisen lähetyksen toiminta
Kaikki ilmoitukset
Kun automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen otetaan käyttöön, tulorekisteri-ilmoitukset luodaan ja lähetetään automaattisesti aamuisin asetuksissa annettujen rajausten mukaisesti.
Jos lähettämisessä ilmenee virheitä:
ilmoituksen tila muuttuu Virheelliseksi
virheestä näytetään tieto Palkan tehtävälistalla (Palkka – Tulorekisteri)
Virheelliset ilmoitukset tulee tällöin korjata ja lähettää uudelleen käsin.
Lähetettyihin ilmoituksiin haetaan automaattisesti palaute tulorekisteristä 5 minuutin kuluttua lähetyksestä.
Jos palautetta ei saada seuraavan aamun tarkastusajossa, käyttäjälle ilmoitetaan asiasta tehtävälistalla sekä sähköpostitse asetuksissa määriteltyihin osoitteisiin.
Ilmoitukset, joita ei lähetetä automaattisesti
Seuraavan tilaisia ilmoituksia ei lähetetä automaattisesti tulorekisteriin:
Hyväksytty
Myöhässä
Kesken
Virheelliset
Jos ilmoitus on luotu käsin järjestelmään, se tulee myös lähettää käsin. Käyttäjän luomia keskeneräisiä (“puolivalmiita”) ilmoituksia ei lähetetä automaattisesti.
Järjestelmä ei luo ilmoituksia:
palkkalaskelmista tai kuukausista, joiden tietoja ei ole tarjolla ilmoitukselle myöskään käsin muodostettaessa
palkkalaskelmista tai erillistietoilmoituksista, joiden tiedot eivät vastaa asetuksissa annettuja määrityksiä (esimerkiksi palkkalaskelman tila, maksupäivä tai ilmoitusprofiili)
Jos ilmoittamisessa on ollut virheitä tai ilmoitus on hylätty tulorekisterin tarkastuksessa, ilmoitusta ei lähetetä uudelleen automaattisesti.
Tällöin käyttäjän tulee korjata virheet ja lähettää ilmoitus itse uudelleen.
Automaattisesti ei lähetetä myöskään ilmoituksia:
joiden palkkatieto- tai erillistietoilmoituksen tiedot on jo aiemmin lähetetty onnistuneesti tulorekisteriin
jotka ovat korvaavia ilmoituksia
jotka ovat mitätöintejä
jotka ovat uusia ilmoituksia mitätöinnin jälkeen
Edellä mainitut tilanteet edellyttävät aina käyttäjän tekemää lähetystä.
Palkkatietoilmoitukset
Palkkatietoilmoitukset luodaan automaattisesti ainoastaan sellaisista palkkalaskelmista, joita ei ole vielä ilmoitettu tulorekisteriin.
Erillistietoilmoitukset luodaan automaattisesti ainoastaan sellaisista kuukausista, joita ei ole vielä aiemmin ilmoitettu.
Kuukausilta, joilla ei ole palkanmaksua, lähetetään automaattisesti erillistietoilmoituksella tieto Ei palkanmaksua (tulolaji 101).
Tulorekisteri - Asetukset-välilehti
Automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen -kortin kentät ja valinnat
Kenttä / valinta
Selite
Automaattinen palkkatieto- ja sairausvakuutusmaksujen ilmoittaminen käytössä
Kun valinta on käytössä, palkkatietoilmoitukset ja työnantajan erillisilmoitukset lähetetään automaattisesti tulorekisteriin aamuisin asetusten mukaisesti.
Automaattisesti ilmoitettavien laskelmien tilat
Asetus määrittää, missä tilassa olevista palkkalaskelmista muodostetaan ilmoitukset automaattisesti tulorekisteriin.
Valittavissa olevat tilat:
Hyväksytty
Maksussa
Maksettu
Ilmoitusten muodostusrajat
Palkkatietoilmoitukset
Tässä kohdassa määritetään päivämääräväli, jonka perusteella Lähettämättä-tilaisista palkkalaskelmista muodostetaan palkkatietoilmoitukset automaattisesti.
palkkalaskelmia, joiden maksupäivä on 1.1.2026, aletaan lähettää automaattisesti 3.1.2026 alkaen
ilmoitusta yritetään lähettää automaattisesti jokaisena aamuna ajalla 3.–6.1.2026
Jos järjestelmään luodaan palkkalaskelmia, joiden maksupäivä on yli 5 päivää menneisyydessä, niistä ei muodosteta ilmoituksia automaattisesti.
Päivämääräväliin voi syöttää myös negatiivisen luvun. Tällöin palkkatietoilmoitus muodostetaan automaattisesti jo ennen palkkalaskelman maksupäivää.
Työnantajan erillisilmoitukset
Tässä kohdassa määritetään päivä, jolloin edellisen kuukauden erillistietoilmoitus muodostetaan automaattisesti.
Esimerkiksi, jos asetuksena on 2, ilmoitus muodostetaan aina seuraavan kuukauden 2. päivänä
Jos kyseisen kuukauden aikana ei ole maksettu suorituksia lainkaan, lähetetään automaattisesti erillistietoilmoitus:
Ei palkanmaksua (tulolaji 101)
Käytettävät profiilit
Palkkatietoilmoitukset
Määritä profiili, jota käytetään automaattisessa ilmoittamisessa.
Profiili haetaan nimen perusteella ja käytettävä versio valitaan automaattisesti ilmoituksen maksupäivän perusteella.
Työnantajan erillisilmoitukset
Määritä profiili, jota käytetään automaattisessa ilmoittamisessa.
Profiili haetaan nimen perusteella ja käytettävä versio valitaan automaattisesti ilmoituksen maksupäivän perusteella.
Virhetilanteiden ilmoitusosoitteet
Määritä sähköpostiosoitteet, joihin lähetetään ilmoitus, jos automaattisessa aineiston muodostuksessa tai tulorekisterin palautesanomien noudossa ilmenee virheitä.
Palkanlaskennan Etsi-näkymän työkalupalkissa on painike, jonka kautta automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen voidaan käynnistää organisaatiolle. Painike näkyy silloin, kun automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen on otettu käyttöön asetuksissa.
Painike on aktiivinen, jos organisaatiossa on ilmoittamattomia palkkalaskelmia. Painikkeen vieressä näytetään myös ilmoittamattomien laskelmien lukumäärä.
Kun painiketta klikataan, avautuu välidialogi, jossa kerrotaan, että järjestelmä muodostaa ja lähettää automaattisesti tulorekisteriin kaikki ilmoittamatta olevat palkkalaskelmat.
Lähetykseen otetaan mukaan vain ne palkkalaskelmat, joiden tila vastaa automaattisen tulorekisteri-ilmoittamisen asetuksissa määritettyjä tiloja.
Palkkatietoilmoitukset muodostetaan ja lähetetään automaattisesti vain sellaisista palkkalaskelmista, joiden maksupäivä on –5 ja +45 päivän sisällä kuluvasta päivästä.
Esimerkki:
Jos palkkatietoilmoitusten lähetys käynnistetään 1.4.2026, lähetetään ilmoitukset niistä ilmoittamattomista palkkalaskelmista, joiden maksupäivä on välillä 26.3.2026–16.5.2026
Myöhässä olevia palkkalaskelmia ei ilmoiteta automaattisesti, vaan ne tulee ilmoittaa käsin.
Jos myöhässä olevia laskelmia on, niiden lukumäärä näytetään dialogissa.
Palkkatietoilmoituslähetyksen etenemisen seuranta
Lähetyksen edistymistä voi seurata suoraan painikkeesta:
painikkeen kuvake muuttuu pyöriväksi indikaattoriksi
ilmoittamattomien laskelmien lukumäärä pienenee sitä mukaa, kun järjestelmä siirtää laskelmia tulorekisteriaineistoon
Indikaattori pysyy näkyvissä, vaikka siirtyisit välillä muihin näkymiin.
Lähetettyihin ilmoituksiin haetaan automaattisesti palaute tulorekisteristä samalla tavalla kuin täysin automaattisesti lähetettäviin ilmoituksiin.
Organisaatiossa on vanhoja käsittelemättömiä tulorekisteri-ilmoituksia
Organisaatiossa voi olla vanhoja Kesken-, Myöhässä-, Tarkistettu- tai Virheelliset-tilaisia ilmoituksia, joita ei ole käsitelty loppuun.
Yleinen syy tähän on se, että ilmoitukset tai niiden korjaukset on tehty muuta kautta kuin järjestelmässä, eikä ilmoituksia ole merkitty NetBaronissa manuaalisesti lähetetyiksi.
Tämä voi aiheuttaa esimerkiksi seuraavia tilanteita:
todellisuudessa myöhässä olevat palkkatietoilmoitukset hukkuvat Palkka – Tulorekisteri -tehtävälistalla vanhojen ilmoittamattomien palkkalaskelmien sekaan
uudet virheelliset ilmoitukset hukkuvat vanhojen virheellisten ilmoitusten joukkoon
käsin luodut Kesken-tilaiset ilmoitukset eivät lähde automaattisesti, ja tieto lähetystä vaativista ilmoituksista hukkuu vanhojen keskeneräisten ilmoitusten sekaan
Näin merkitset ilmoituksen manuaalisesti lähetetyksi
Avaa uusi ilmoitus
Klikkaa Tallenna
Tuo kauden tiedot ilmoitukselle
Klikkaa Merkitse manuaalisesti lähetetyksi (peukalo ylöspäin -painike)
Automaattisesti ilmoitettavat palkkalaskelmien tilat puuttuvat asetuksista
Palkkatietoilmoituksia ei muodostu automaattisesti, jos tulorekisteri-ilmoittamisen asetuksissa ei ole valittu automaattilähetykseen haluttuja palkkalaskelmien tiloja.
Jos Maksettu-tilaisia palkkalaskelmia ei ole valittu automaattisesti ilmoitettaviksi ja palkkalaskelmat ovat olleet Maksettu-tilassa siitä lähtien, kun ne olisi maksupäivän perusteella pitänyt ilmoittaa automaattisesti, niistä ei muodostu palkkatietoilmoituksia automaattisesti.
Tulorekisteri-ilmoitusten tehtävälistan virheilmoituksiin ei ole reagoitu
Jos automaattisessa ilmoituksen lähetyksessä tapahtuu virhe, ilmoitus näkyy Palkka – Tulorekisteri -tehtävälistalla virheellisenä.
Virheelliset ilmoitukset tulee korjata, jotta ne voidaan lähettää uudelleen.
Automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen on otettu käyttöön liian myöhään
Huom! Myöhässä olevia palkkatietoilmoituksia ei lähetetä automaattisesti.
Jos ilmoituksen eräpäivä on tänään, ilmoitus tulee lähettää käsin. Ilmoitusta ei tule jättää automaation lähetettäväksi seuraavana aamuna, koska tällöin ilmoitus on jo myöhässä eikä sitä enää lähetetä automaattisesti.
Esimerkki 1: Palkkalaskelman maksupäivä on jo mennyt
Palkkalaskelman maksupäivä on 30.6.2026, ja automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen otetaan käyttöön 5.7.2026.
Ilmoituksia ei tällöin lähetetä 6.7.2026 aamulla ajettavassa automaattilähetyksessä.
Esimerkki 2: Erillistietoilmoituksen automaattinen lähetyspäivä on jo ohitettu
Erillistietoilmoituksen lähetyspäiväksi on asetettu seuraavan kuukauden 2. päivä, ja automaattinen tulorekisteri-ilmoittaminen otetaan käyttöön 2.7.2026.
Ilmoituksia ei tällöin lähetetä 3.7.2026 aamulla ajettavassa automaattilähetyksessä.
Pääorganisaation varmenne ei ole valittuna aliorganisaatiossa (moniyrityskäyttö)
Jos automaattiset tulorekisteri-ilmoitukset lähetetään aliorganisaatiosta pääorganisaation varmenteella, myös aliorganisaatiolle tulee valita käytettävä pääorganisaation varmenne tulorekisteri-ilmoittamisen asetuksissa.
Valinta tehdään kohdassa Asetukset > Sovellusasetukset > Palkka > Tulorekisteri-välilehti > Varmenteet-välilehti.
