Kalenterisynkronointi | NetBaron instructions

Kalenterisynkronoinnin avulla NetBaronin Kalenteri pysyy automaattisesti ajan tasalla Office 365- ja Outlook-kalentereiden kanssa. Kun synkronointi on käytössä, kalenterimerkinnät siirtyvät kalenterien välillä ilman manuaalista työtä.

Huom!
Kalenterisynkronointi on lisäominaisuus, joka otetaan käyttöön erikseen organisaatiokohtaisesti.
Jos ominaisuus ei ole vielä käytössä ja haluatte ottaa sen käyttöön, ottakaa yhteyttä järjestelmän kirjekuorikuvakkeesta.

Office 365 ja Outlook -kalentereiden synkronoinnin käyttöönotto

Avaa Omat tiedot ohjelman oikeasta yläkulmasta.
Siirry Kalenterin synkronointi -välilehdelle (viimeinen välilehti).
Valitse, synkronoidaanko kalenteri:
1. Office (yritystili, Office 365)
2. Outlook (henkilökohtainen Microsoft-tili)
Syötä käytettävä sähköpostiosoite.
Halutessasi määritä synkronoitava kalenteri ja tapahtumahistorian aikarajat.
Klikkaa Ota käyttöön ja kirjaudu Microsoft-tilillesi, kun kirjautumisikkuna avautuu.
Hyväksy NetBaron Kalenterin käyttöoikeudet

Kalenterin synkronointi -välilehti on viimeisenä välilehtenä omissa tiedoissa.

Tilivaatimukset

Office 365: vaatii voimassa olevan Office 365 -sähköpostitilin.
Outlook: vaatii Microsoft-tilin tai Outlook-/Hotmail-/Live-sähköpostiosoitteen.

Office 365 -kalenteria yhdistettäessä annetaan yritystilin sähköpostiosoite. Outlook-kalenteria yhdistettäessä Sähköpostiosoite-kenttään kirjoitetaan Microsoft-tilin yhteydessä käytettävä sähköpostiosoite, joka voi olla Outlook-, Hotmail- tai Live-osoite. Sähköpostiosoitteen oikeellisuus tarkistetaan tallennuksen yhteydessä.

Jos Microsoft-tiliä ei ole, se tulee luoda ennen käyttöönottoa. Tilin voi luoda Microsoftin sivuilla: https://www.microsoft.com/fi-fi/outlook-com/

Huom! Jos käytössä on Web-mail-tili, jota vain luetaan Outlook-ohjelmassa, synkronointi ei ole mahdollinen. Outlook-synkronointi vaatii aina Microsoft-tilin.

💡 Selaimella käytettävien Live-, Hotmail- ja Outlook-sähköpostien asetuksista on tarkistettava aikavyöhyke. Oletuksena voi olla USA, Kanada tai Tyynenmeren aikavyöhyke, jolloin tapahtumat synkronoituvat väärälle kellonajalle.

Ensimmäinen synkronointi tapahtuu taustalla ja voi kestää tavallista pidempään.

Synkronoitavan kalenterin valinta

Synkronointi voidaan kohdistaa joko kalenterisovelluksen pääkalenteriin tai erikseen luotuun kalenteriin. Jos halutaan käyttää oletuskalenteria, Kalenteri-kenttä jätetään tyhjäksi. Tällöin NetBaron käyttää automaattisesti Office- tai Outlook-sovelluksen pääkalenteria.

Office 365- ja Outlook-kalentereihin on myös mahdollista luoda omia erillisiä kalentereita. Jos synkronointi halutaan kohdistaa muuhun kuin pääkalenteriin, kirjoitetaan halutun kalenterin nimi Kalenteri-kenttään. Erillinen kalenteri on suositeltavaa luoda heti käyttöönoton yhteydessä, sillä kalenterin vaihtaminen myöhemmin voi aiheuttaa tapahtumien tuplaantumista sekä NetBaronissa että ulkoisessa kalenterissa.

Uutta kalenteria luotaessa on tärkeää antaa sille jokin muu nimi kuin Kalenteri. Tämä nimi tulkitaan järjestelmissä automaattisesti pääkalenteriksi, jolloin synkronointi kohdistuu siihen riippumatta valinnasta.

Synkronointiajanjakson määrittäminen

Käyttöönoton yhteydessä voidaan määrittää, miltä ajanjaksolta tapahtumat synkronoidaan.

Nouda historia -kentässä määritellään päivämäärä, josta alkaen tapahtumat tuodaan ulkoisesta kalenterista NetBaroniin.
Siirrä historia -kentässä päivämäärä, josta alkaen tapahtumat viedään NetBaronista ulkoiseen kalenteriin.

Oletuksena molemmissa käytetään 30 päivän ajanjaksoa, mutta päivämäärät voidaan tarvittaessa muuttaa.

Synkronoinnin tila ja ylläpito

Käytössä olevat kalenterien synkronoinnit näkyvät, kun tila on aktiivinen. Viimeisin onnistunut synkronointi -kohdassa näytetään synkronoinnin ajankohta.

Jos ulkoisen kalenterin salasana vaihtuu, synkronoinnin salasana voidaan päivittää klikkaamalla Päivitä.

Microsoft sallii Outlook-sovelluksen synkronoinnin enintään kolmeksi kuukaudeksi kerrallaan. Jos synkronointi lakkaa toimimasta, avaa Omat tiedot ja klikkaa Outlook-kalenterin kohdalla Päivitä, jolloin Microsoftin käyttöoikeuden hyväksyntä avautuu uudelleen.

Kalenterisynkronoinnin perusperiaatteet

Synkronointi tapahtuu 15 minuutin välein.
Synkronointi toimii molempiin suuntiin:
- NetBaron → Office / Outlook
- Office / Outlook → NetBaron

⚠️ Synkronointi ei ole reaaliaikainen, vaan tapahtumat päivittyvät seuraavassa ajossa.

Synkronoinnin ajoitus

Kun luot tapahtuman NetBaronissa, se siirtyy ulkoisiin kalentereihin tallennuksen jälkeen.
Jos tallennus osuu samaan aikaan synkronoinnin kanssa, tapahtuma päivittyy seuraavassa ajossa.
Yksittäiselle synkronointiajolle on varattu noin 5 minuuttia.
Ulkoisessa kalenterissa (Office- tai Outlook-kalenterissa)luotu tapahtuma synkronoituu 15 minuutin välein NetBaronin Kalenteriin

Huomioitavaa ja poikkeustilanteita

Toistuvat kalenteritapahtumat – tärkeää huomioida

NetBaronissa voi luoda toistuvia tapahtumia (päivittäin, viikoittain, kuukausittain, vuosittain), mutta synkronoinnissa on rajoituksia:

Toistuvan tapahtuman poikkeuksia ei synkronoida.
Kun muokkaat toistuvaa tapahtumaa, muutos tulee tehdä koko sarjaan, ei yksittäiseen kertaan.
Jos muokkaat vain yhtä tapahtumaa sarjasta, järjestelmä luo siitä uuden erillisen tapahtuman, mikä voi aiheuttaa päällekkäisyyksiä ja synkronointiongelmia.

Yksityiset ja henkilökohtaiset merkinnät

Yksityiseksi tai henkilökohtaiseksi merkityt tapahtumat säilyttävät asetuksensa myös synkronoiduissa kalentereissa.:

Office- ja Outlook-kalenterissa Yksityinen-merkintä näkyy NetBaronissa Henkilökohtaisena.
NetBaronissa henkilökohtaiseksi merkitty tapahtuma näkyy ulkoisissa kalentereissa yksityisenä.

Kalenterisynkronointi Moniyrityksessä

Moniyritys-kytkennässä synkronointi käyttää aina sen organisaation asetuksia, johon käyttäjä kuuluu. Synkronoitava kalenteri on aina oman organisaation kalenteri, eikä toisen organisaation kalentereita synkronoida.

Jos yhdellekään synkronointipalvelulle ei ole annettu oikeuksia omassa organisaatiossa, Kalenterisynkronointi-välilehteä ei näytetä Omissa tiedoissa eikä henkilörekisterissä siirryttäessä toiseen organisaatioon.

Kalenterin vaihtaminen synkronointipalvelussa

Kalenterisynkronointia otettaessa käyttöön on tärkeää päättää heti, synkronoidaanko tapahtumat ulkoisen sovelluksen pääkalenteriin vai erikseen luotuun kalenteriin. Tämä valinta vaikuttaa siihen, miten tapahtumat tunnistetaan ja päivitetään jatkossa.

Jos samassa palvelussa on useita kalentereita ja kalenteria vaihdetaan myöhemmin Omissa tiedoissa joko poistamalla synkronointi ja kirjautumalla uudelleen toiseen kalenteriin tai muuttamalla kalenterin nimeä Päivitä-painikkeella, tapahtumat voivat tuplaantua.

Tämä johtuu siitä, että NetBaronin Outlook- ja Office-tunnistus perustuu palveluun, ei yksittäiseen kalenteriin. Kun kalenteria vaihdetaan, aiemman kalenterin tapahtumat siirtyvät uuteen kalenteriin ja tunniste päivittyy sen mukaan. Jos palataan myöhemmin alkuperäiseen kalenteriin, samat tapahtumat siirtyvät sinne uudelleen, jolloin ne näkyvät useampaan kertaan.

Ongelmaa ei synny, jos synkronointi poistetaan ja otetaan myöhemmin uudelleen käyttöön käyttäen samaa kalenteria kuin aiemmin.

Kalenterimerkintöjen muokkaaminen ja poistaminen

Toistuvia merkintöjä muokattaessa muutos tulee aina kohdistaa koko sarjaan, ei yksittäiseen tapahtumaan. Yksittäisen merkinnän muokkaaminen luo uuden erillisen tapahtuman, joka synkronoituu muihin käytössä oleviin kalentereihin ja voi aiheuttaa ristiriitoja, erityisesti jos useita synkronointipalveluita on aktiivisina.

Jos tapahtuma poistetaan Outlook-kalenterissa ja Päivitä-toimintoa käytetään Omissa tiedoissa ennen seuraavaa automaattista synkronointia, poistettu tapahtuma palautuu kalenteriin. Tämä johtuu siitä, että Päivitä-toiminto päivittää kaikki aktiiviset tapahtumat, eikä poistoja vielä huomioida.

Normaalissa ajastetussa synkronoinnissa tapahtumien poistot toimivat oikein.

Tapahtumat, joihin on kutsuttu muita osallistujia

Jos NetBaronin kalenteriin luodaan tapahtuma, johon osallistuu muita henkilöitä, ja tapahtumaa muokataan ulkoisessa kalenterissa (Office tai Outlook), muutos päivittyy vain niihin kalentereihin, joissa tapahtumaa ei ole vielä avattu.

Esimerkki:

Luot tapahtuman ja lisäät mukaan Matin ja Maijan. Maija avaa tapahtuman, Matti ei. Muokkaat tapahtumaa Office-kalenterissa.

Tällöin muutos päivittyy NetBaroniin ja Matin kalenteriin, mutta ei Maijan kalenteriin, koska hän on jo avannut tapahtuman tiedot.

Tämän vuoksi kalenterimerkinnät, joihin osallistuu muita henkilöitä, kannattaa muokata ja poistaa NetBaronin kalenterissa. Jos tapahtuma poistetaan ulkoisessa kalenterissa, se ei poistu niistä kalentereista, joissa osallistuja on jo avannut merkinnän.

Kalenteri synkronoinnit tapahtumista, joihin on kutsuttu muita osallistujia

Jos tapahtuma on luotu Office- tai Outlook-kalenterissa ja siihen on kutsuttu muita osallistujia sähköpostitse, tapahtuman muokkaaminen NetBaronissa aiheuttaa kutsujen uudelleenlähetyksen. Ulkoisissa kalentereissa tällaisia tapahtumia ei voi tallentaa muutosten jälkeen ilman, että kutsut lähtevät uudelleen.

Kun Office- tai Outlook-kalenterissa lisätään osallistujia, tapahtuma muuttuu kutsuksi, eikä sitä voi muokata tai tallentaa ilman kutsujen lähettämistä.

Jos käytössä on useampi kuin yksi synkronointipalvelu, synkronointijärjestys on seuraava:

Outlook
Office

Jos kaikissa palveluissa on uudempi tapahtuma kuin NetBaronissa, synkronointi poimii ensimmäisen (uusimman) palvelun muutokset.

Suositus: vältä saman tapahtuman muokkaamista lähes samaan aikaan eri palveluissa.

Varauskalenterin lisätiedot eivät synkronoidu

Kun Varauskalenteri on käytössä, kalenterimerkintää luotaessa tai muokattaessa näkyviin tulee Tuotteet ja palvelut -välilehti.

Tälle välilehdelle syötetyt tiedot ovat Varauskalenterin sisäisiä lisätietoja, eikä niitä synkronoida Office 365- tai Outlook-kalentereihin. Ulkoisiin kalentereihin siirtyvät vain varsinaiset tapahtumatiedot, kuten ajankohta ja otsikko.