Rahti - asetukset | NetBaron instructions

Asetukset > Sovellukset > Rahti

Rahdin asetuksissa määritetään kaikki rahtitoimintojen keskeiset oletukset, kuten rahdinkuljettajat, valmisviestipohjat sekä rahtikirjojen numerosarjat.

Rahtiviestien ja rahtikirjan oletustiedot

Asetukset-välilehdellä määritetään rahtiviestien lähettäjätieto sekä rahtikirjan oletusrahdinkuljettaja.

Asetukset-välilehdellä Lähetettävien viestien sähköposti -kenttään syötetty osoite näkyy lähettäjänä Rahdista lähetettävissä viesteissä.

Oletusrahdinkuljettaja siirtyy automaattisesti rahtikirjalle, kun uusi rahtikirja luodaan Rahti-sovelluksesta. Lisäksi, kun siirrytään sovelluksesta rahdille, vahvistusikkunassa on oletuksena valittuna tämä rahdinkuljettaja.

Rahdinkuljettajat

Rahdinkuljettajat-välilehdellä hallitaan organisaatiolle määritellyt rahdinkuljettajat ja niiden sopimus- sekä rajapintatiedot.

Välilehdellä näkyvät kaikki organisaatiolle lisätyt rahdinkuljettajat. Näkymässä esitetään vain päätoimipaikkaan liitetyt sopimusnumerot ja tunnukset, eikä muiden toimipaikkojen tietoja näytetä.

Punaisella tähdellä merkitään rahdinkuljettajat, joilla on rajapintaintegraatio toiseen järjestelmään.

Välilehden sarakkeiden selitteet

Sarake	Selite
Sop.nro	Kuljetuspalvelun palveluntarjoajan rahtisopimustunnus tai logistiikan sopimustunnus. Sopimustietoja ei voi muuttaa tässä näkymässä, vaan ne päivitetään toimipaikan rahtiasetuksissa (Rekisterit > Toimipaikat > Rahtitiedot).
Sop.nro paluu	Kuljetuspalvelun palveluntarjoajan rahtisopimustunnus paluulähetyksiä varten (esim. huolloissa olevat swap-vaihtolaitepalvelut) = paluurahti
Tunnus	Kuljetuspalvelun rajapinnan käyttäjätunnus. Tunnukseen liittyvä salasana ei näy tässä näkymässä, vaan se voidaan syöttää toimipaikan rahtiasetuksista (Rekisterit > Toimipaikat > Rahtitiedot). Tunnuksia tarvitaan vain niiden rahdinkuljettajien kohdalla, joilla on integraatio toiseen sovellukseen.
Profiili	Liittyy nShift (Unifaun) -kuljetustenhallintajärjestelmässä olevaan profiilinhallintaan. Tämä ei ole toistaiseksi käytössä.
Oletus	Toimipaikan oletusrahdinkuljettaja.

Rahdinkuljettajan lisääminen

Uusi rahdinkuljettaja lisätään Uusi -painikeesta. Tämän jälkeen syötä tarvittavat tiedot kenttiin ja tallenna.

💡 Oletustulostuspohja voidaan valita vain itse lisätyille rahdinkuljettajille.

Rahdinkuljettajan tietojen muokkaaminen

Listalta löytyviä rahdinkuljettajien tietoja voi muokata klikkaamalla haluamaasi kuljettajaa.

Transpoint-välilehti

💡 Asetuksissa Oletussisältö-kentän tieto näkyy rahtikirjalla Tavaran kuvaus -välilehdellä Sisältö-kentässä (kts. kuvat yllä ja alla).

Matkahuolto-välilehti

nShift (Unifaun) -välilehti

nShift (Unifaun) -välilehdellä määritetään rahtikirjojen oletusarvot sekä käytettävät kuljetuspalvelut.

Ensimmäisenä valitaan oletusrahdinkuljettaja sekä rahdinkuljettajan palvelu. Näitä tietoja voidaan tarvittaessa muuttaa tapahtumakohtaisesti, mutta valitut arvot tuodaan oletuksena rahtikirjalle.

Muut kenttien selitteet

Kenttä	Selite
Oletuspakettityyppi	Käytetään, kun rahtikirjarivejä lähetetään suoraan Tilaukselta, Laskulta tai Huollosta nShift (Unifaun)- ja Posti SmartShip -portaaleihin.
Tulostussuosikki	Tulostussuosikki viittaa nShift (Unifaun)- ja Posti SmartShip -tileillä määriteltyyn asetukseen, jonka nimi tulee täsmätä kyseisissä järjestelmissä olevaan tulostussuosikin nimeen. Tulostussuosikkia käytetään täydentämään rahtitilausta puuttuvilla tiedoilla, jotka on määritelty nShift (Unifaun)- tai Posti SmartShip -tilillä. Sen avulla voidaan ottaa käyttöön palveluja ja lisäpalveluja, kuten esimerkiksi ennakkoilmoitus (sähköposti) sekä muita tilin tarjoamia kuljetuspalveluja tai lisäetuja. Ohjeet tulostussuosikin luomiseen löytyvät nShift (Unifaun)- ja Posti SmartShip -portaaleista kohdasta: Unifaun Online (nShift Delivery) Help Center > Johdanto > Luo tulostussuosikki
Lisäpalvelut > Jälkivaatimus	Valinnalla määritetään, onko lähetys oletuksena Postiennakolla / jälkivaatimuksella. Oletuksena asetus on pois päältä.
Oletustoimittaja	Oletustoimittajaksi asetetaan organisaation oma yritys. Lisäksi valitaan listalta rahdituskuljettaja sekä vastaanottaja.

Valitut oletustiedot siirtyvät automaattisesti rahtikirjalle, jossa niitä voidaan tarvittaessa muuttaa yksittäisellä rahtikirjalla.

Rahtiviestien asetukset ja viestipohjat

Rahtiin liittyviä viestejä voidaan lähettää joko sähköpostilla tai tekstiviesteillä. Molemmille viestityypeille on omat välilehtensä, joissa viestipohjia voidaan muokata ja hallita.

Viestipohjiin voidaan lisätä pudotusvalikosta valmiita tietokenttiä, jotka täyttyvät automaattisesti lähetyksen tiedoilla viestiä lähetettäessä. Näin viestit pysyvät ajantasaisina ilman manuaalista muokkausta.

Esimerkiksi vastaanottajan nimi voidaan lisätä viestiin kentällä [RECEIVERNAME], jolloin viestiin tulee automaattisesti oikean lähetyksen vastaanottajan nimi.

Rahtiviestien poimittavat kentät

Viestipohjiin voidaan lisätä valmiita kenttiä, jotka täyttyvät automaattisesti rahtikirjoilta tulevalla tiedolla.

Lähettäjän ja vastaanottajan tiedot

[SENDERNAME] – Toimittaja
[SENDEREMAIL] – Toimittajan sähköposti
[RECEIVERNAME] – Vastaanottaja
[RECEIVEREMAIL] – Vastaanottajan sähköposti

Aikaleimat

[PRINTDATE] – Tulostettu: Päivä
[PRINTTIME] – Tulostettu: Kello

Lähetyksen tunnisteet

[TRACKINGCODE] – Seurantakoodi (käytetään kun rahdinkuljettajana Posti)
[PACKETNUMBER] – Lähetysnumero (käytetään kun rahdinkuljettajana Matkahuolto)

Lisätiedot

[EXTRADETAIL1] – Lisätieto 1
[EXTRADETAIL2] – Lisätieto 2
[EXTRADETAIL3] – Lisätieto 3
[EXTRADETAIL4] – Lisätieto 4
[EXTRADETAIL5] – Lisätieto 5

Kuljetusohjeet

[TRANSPORTINSTRUCTION1] – Kuljetusohjeet 1
[TRANSPORTINSTRUCTION2] – Kuljetusohjeet 2

Esimerkki: Postin seurantaan ohjaava viestipohja

Hyvä [RECEIVERNAME],

teille on lähtenyt Postin kautta lähetys [PRINTDATE].

Lähetystä voit seurata osoitteessa:
http://www.verkkoposti.com/e3/TrackinternetServlet?lang=fi&LOTUS_hae=Hae&LOTUS_side=1&LOTUS_trackId=[TRACKINGCODE]+&LOTUS_hae=Hae

Lähetystunnus on: [TRACKINGCODE]

Ystävällisin terveisin
[SENDERNAME]
[SENDEREMAIL]

Rahtinumerosarjojen hallinta

Rahtikirjoissa käytettävät numerosarjat määritellään keskitetysti Rahdin asetuksissa Numerosarja-välilehdellä.
Numerosarjat tilataan Logistiikkayhdistyksen kautta ja ne voivat sisältää joko tarkisteellisen tai pelkän numerovälin sarjan koosta riippuen.

Alle 2000 numeron tilaukset toimitetaan Excel-tiedostona, jossa on mukana tarkiste.
Yli 2000 numeron tilaukset toimitetaan alku- ja loppunumeroina ilman tarkistetta.

Oikeudet rahtinumerosarjojen ylläpitoon

Numerosarja-välilehti näkyy vain käyttäjille, joilla on siihen oikeus.

Oikeus annetaan kohdassa Rekisterit > Henkilöstö > Oikeudet-välilehti > Sovelluksen oikeudet > Numerosarjat.

Rahtinumerosarjojen ylläpito

Ylläpito tapahtuu keskitetysti: Asetukset > Yleiset > Numerosarjat.

Seuraavan vuoden sarjat voi luoda automaattisesti: Asetukset > Yleiset > Numerosarjat > Asetukset-välilehti.

Numerosarjojen käyttö rahtikirjalla

Numerosarja otetaan käyttöön rahtikirjan ensimmäisellä tulostuskerralla.

Järjestelmä hakee seuraavan vapaan numeron
Tarkiste lasketaan automaattisesti (kuten viitenumeroissa)
Kun sarja loppuu, uusia rahtikirjoja ei voi enää tulostaa

Uuden sarjan aloituspäivän tulee olla myöhempi kuin edellisen päättymispäivä.

Rahtinumerosarjan kenttien selitteet

Oletus-valinta = käytetään, jos useita sarjoja on voimassa
Kuvaus = sarjan nimi tai selite
Aloittava numero = ensimmäinen käytettävä numero (tarkiste poistetaan jos se on valmiiksi mukana)
Lopettava numero = viimeinen käytettävä numero (tarkiste poistetaan jos se on valmiiksi mukana)
Voimassaoloaika = sarjan tilauspäivä (voimassa 18 kk)
Hälytysraja = kappalemäärä, jolloin järjestelmä varoittaa sarjan loppumisesta (hälytys tulee rahtikirjan tallennuksen tai tulostuksen yhteydessä)

Rahtinumerosarjan poistaminen käytöstä

Sarjan voi asettaa ei-aktiiviseksi:

Valitse sarja
Poista valinta Aktiivinen
Tallenna

Sarja siirtyy listan loppuun ja saa “-”-merkinnän

💡 Ei-aktiivista sarjaa voi käyttää, jos se on edelleen voimassa (valittavissa pudotusvalikosta)