Tositteiden luominen ja muokkaaminen
Talous > Kirjanpito > Uusi
Kirjanpidon Etsi-näkymässä voidaan luoda uusi tosite napsauttamalla Uusi-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Uusi tosite.
Syötetään tositteen Tositeselite (ei pakollinen) ja valitaan oikea syöttötapa Netto/Brutto.
Netto-syöttötavalla alv lasketaan riville annetun vientisumman päälle silloin kun riville on annettu tili jossa on alv-%.
Brutto-syöttötavalla riville annetusta kirjaussummasta lasketaan alv:n osuus käytetyn kirjanpitotilin alv-prosentin mukaan.
Manuaalinen-syöttötavalla kirjauksesta ei tehdä laisinkaan alv-vientiä, eikä kirjausriville anneta alv-koodia. Tällä syöttötavalla tehtyjä kirjauksia ei huomioida verokaudelta laskettavassa arvonlisäverossa.
Manuaalista syöttötapaa käytetään esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
1. Kun kirjataan poisto alvilliselta kalustotililtä niin kalustotilin vähennys tulee kirjata manuaalisella syöttötavalla, muuten poiston kirjaaminen aiheuttaa automaattisesti alv:n laskemisen poiston määrästä.
2. Tilikaudelle syötetään kirjanpidon alkusaldoja. Tällä tavoin alvillisille tileille voidaan syöttää vientejä ilman, että niistä tehdään alv-vientejä.
3. Tilin saldon oikaisemiseen erinäisistä syistä. Jos esimerkiksi kirjanpidon tilin, jolla on alv-% tai alv-koodi, pitää tehdä oikaisukirjaus, jonka ei kuitenkaan haluta siirtyvän alv-ilmoitukselle tai alv-kirjaukseen.
Siirretään kohdistin Kirj.pvm-kenttään eli kirjauspäivämäärään.
Kaikkien vientirivien kirjauspäivää voidaan muuttaa kerralla napsauttamalla Kirj.pvm -sarakeotsikkoa, josta aukeaa päivämäärän muuttamistoiminto.
Vientikentissä voidaan edetä näppäimistön Tab-näppäimellä, hiirtä napsauttamalla tai Enter-näppäimellä.
Tili-kentästä on mahdollista luoda uusi tosite Enter-näppäimellä.
Syötetään tai poimitaan Kirj.pvm-kenttään viennin päivämäärä.
Edellisen viennin päivämäärä tulee automaattisesti tähän kenttään.
Syötetään Tositelaji kirjoittamalla numero ja napsauttamalla Enter- tai Tab-näppäintä, jolloin tositenumero muodostuu automaattisesti Tositenumerokenttään.
Tositelaji voidaan syöttää tositteiden asetuksissa määritellyn Uuden luontitunnuksen perusteella.
Asetukset > Sovellukset > Talous > Kirjanpito-välilehti > Tositelajit-välilehti → Uusi luontitunnus.
Tositelaji voidaan myös syöttää manuaalisesti tai poimia tililuettelosta napsauttamalla poimintapainiketta .
Tositelaji-kenttä voi olla joko tositteen syöttökenttien ylärivillä tai kuten kuvassa alarivillä.
Asetukset > Sovellukset > Talous > Kirjanpito > Asetukset-välilehden Siirrä Tositelaji-kenttä otsikkoriville -valinnan ollessa aktiivinen kenttä siirtyy yläreunaan tositteella.
Syötetään Tili tai valitaan se napsauttamalla poimintapainiketta.
Tilien poimintaikkunassa oleva Saldo-sarake helpottaa käytössä olevan tilin valintaa
Kentässä näytetään tilin saldo tilikaudelta, saldo lasketaan summataulusta.
Tilikausi haetaan laskun kirjauspäivän mukaan. Jos kirjauspäivä on tyhjä, haetaan tilikausi kuluvan päivän mukaan.
Tilin oikeellisuus tarkistetaan syötön jälkeen, sekä haetaan tilikohtaiset syöttötiedot.
Tilien poimintaikkunassa voidaan liikkua ylös tai alas plus- (+) ja miinusnäppäimillä (-).
Tilin voi valita kaksoisnapsauttamalla kyseistä tiliä.
Kp. (kustannuspaikka) ja Työnro-poimintapainikkeet toimivat samalla tavalla.
Tili-, Vastatili- ja Kustannuspaikka-kenttään sallitaan vain numeroita.
Työnro-kenttään sallitaan kaikki, mutta sanan alusta ja lopusta poistetaan tyhjät merkit.
Työnumero-poimintaikkunassa voi poimia ainoastaan Projektiin liittyviä työnumeroita.
Mikäli käyttäjällä ei ole oikeuksia yleisiin asetuksiin, ei hän voi lisätä työnumeroita tässäkään kohtaa.
Työnumero-poimintaikkuna
Poimintaikkunan hakukentät muuttuvat sen mukaan, mitä on valittu Kohde-valikosta
Kohde-valikko
Mikäli Projekti-sovellus ei ole käytössä, näkyy poimintaikkunan kohteena Projekti-otsikko ja sen alla Projekti ja Voimassa-valinnat
Mikäli Projekti-sovellus on käytössä, näkyy poimintaikkunan kohteena Projekti-otsikko ja sen alla Omat-, Aloitetut-, Valmiit- ja Voimassa-valinnat
Mikäli Voimassa -valinta on valittuna Kohde-valikosta, näytetään ainoastaan Etsi-, Voimassa päivä- ja Rivit-valinnat.
Voimassa päivä -kenttään tulee oletuksena kuluva päivä. Päivänmäärä voidaan muuttaa halutuksi. Mikäli kenttä on tyhjä, haetaan kaikki.
Dimensio-painikkeella tositteen rivit voidaan jakaa eri laskentakohteille kustannuspaikan ja työnumeron lisäksi. Ohjeet dimensiorekisterin käyttöön löytyvät Dimensio-ohjeesta.
Tiliöinti ja alv-käsittely
Kirjanpidon tilin, vastatili ja alv % haetaan ensisijaisesti tuotteen asetuksista. Mikäli tuotteelle ei ole määritetty tiliöintiä, haetaan asiakaan asetuksista. Mikäli asiakkaan asetuksissa ei ole tiliöintitietoja, haetaan tiliöinti toimipaikan asetuksista.
Tiliöinnin tiedot näytetään kaksoisnapauttamalla tilikentässä.
Jos alv-prosentti muutetaan nollaksi tai nollasta muuksi, tiliöintitiedot nollataan, koska verokäsittely ei vastaa enää tiliöintejä.
Syötetään Summa, Alv:n osuus lasketaan tilimääritysten mukaan.
Oletuksena tiliasetuksista tuotua Alv-prosenttia voidaan muuttaa.
Kaksoisnapsauttamalla Alv-kenttää voidaan alv:n osuutta muokata manuaalisesti .
Syötetään kustannuspaikka Kp.-kenttään.
Kustannuspaikan oikeellisuus tarkistetaan syötön jälkeen.
Syötetään mahdollinen projektinumero Projekti-kenttään.
Syötetään Vientiselite.
Selite ei ole pakollinen, edellisen viennin selite tulee automaattisesti tähän kenttään.
Käsin luodun tositteen vientiselitettä on mahdollista muokata vaikka tosite on Lukittu-tilassa.
Syötetään Vastatili.
Vastatili ei pakollinen, tilille määritelty vastatili tuodaan tähän automaattisesti.
Mikäli syötetylle tilille on määritelty vastatili, luodaan se automaattisesti ja summa muutetaan syötetyn summan negaatioksi.
Tallenna tiedot napsauttamalla Tallenna rivi -painiketta tai napsauta kaksi (2) kertaa Enter.
Laittamalla Erittelyssä-valinnan aktiiviseksi, voidaan määritellä erikseen, onko vienti mukana tase-erittelyssä.
Erilaisia kohdistuksia tase-erittelyviennille voidaan poimia, syöttää ja luoda.
Tase-erittelytekstien muokkaaminen on rivikohtaista.
Asetuksissa voidaan määritellä minkä kentän tiedot viedään reskontrassa vientiselitteeksi.
Asetukset > Sovellukset > Talous > Kirjanpito-välilehti > Asetukset-välilehti → Vientiselitteeksi reskontrasta.
Tositteelta porautuminen
Kirjanpidon tositteelta on mahdollista porautua reskontran tapahtumaan (ostolasku, myyntilasku tai suoritus) kaksoisnapsauttamalla tositeriviä (porautumista ei tapahdu mikäli napsautetaan Erittelyselite-kenttää).
Erittelyselite-kenttää napsauttamalla voidaan muokata erittelyselitettä.
Porautua voi myös tiliotteen käsittelyyn.
Kirjanpitoon muodostuneesta palkkalaskelmalta tai palkkasuoritustositteelta voidaan mennä suoraan Palkka-sovellukseen joko napsauttamalla Avaa: Palkkalaskelma -painiketta tai napsauttamalla tositteen riviä.
Suoritukselta pääsee myös suoraan palkkasuoritukselle.
Linkit-pudotusvalikossa näytetään sen sovelluksen tosite, jolta kirjanpidon tosite on muodostunut (ostolasku, myyntilasku, palkkalaskelma, suoritus)
Mentäessä palkkalaskelmalle avataan aina viimeisin palkkatapahtuma, koska kyseessä on koontitosite palkkatapahtumista.
Linkkejä ei näytetä mikäli käyttäjällä ei ole oikeutta kyseiseen sovellukseen. Käyttäjä ei myöskään voi porautua sovellukseen johon käyttöoikeutta ei ole.
Tositteen muokkaaminen
Tositteen korjaukset tehdään kirjanpidossa samalle tositteelle, eikä uutta tositetta tarvitse luoda korjausta varten.
Syötettyjä vientejä voidaan muokata napsauttamalla riviä.
Vienti voidaan poistaa napsauttamalla Poista-painiketta.
Koko tosite voidaan tyhjentää nollasummaiseksi napsauttamalla Tyhjennä tosite -painiketta.
Manuaalisen tositteen tallentaminen ei lisää tietoa tilamuutoksiin, mikäli tositteen tiedot eivät oikeasti muutu tietokantaan.
Manuaalinen tositenumero
Tositteelle voidaan antaa manuaalisesti tositenumero. Manuaalisesti annettava tositenumero ei voi olla alultaan saman muotoinen kuin kirjanpidon asetuksissa organisaatiolle annetut tositesarjat.
Ohjelma ei enää anna luoda manuaalisia tositenumeroita asetuksissa oleviin tositesarjoihin. Mikäli edellinen tositenumero on esimerkiksi sarjassa 10-18, ohjelma ei anna syöttää manuaalisesti tositenumeroa 10-20.
Tositenumero voidaan antaa manuaalisesti, kunhan se ei ala samalla tavoin, kuin kirjanpidon asetuksissa annettu sarja, jotka oletuksena ovat muotoa "XX-X"
Annettaessa kelvollinen manuaalinen tositenumero, ohjelma pyytää vahvistusta
Tositteiden poistaminen ja poistettujen tositteiden uudelleen käyttöön ottaminen
Tosite voidaan poistaa valitsemalla Toiminnot-valikosta "Poista". Kun tosite poistetaan, kaikki tositteen vientirivit poistetaan samalla.
Poistettuja tositteita voi selata tositteiden etsi-näkymässä valitsemalla Kohde-valikosta "Poistettu"
Poistettu tosite voidaan ottaa uudelleen käyttöön syöttämällä manuaalisesti poistettu tositenumero käsin uudelle tositteelle Tositelaji-kenttään.
Uuden tositteen luominen tositteen Tili-kentän kautta
Uusi tosite voidaan luoda vanhalta tositteelta napsauttamalla Enter-painiketta tyhjässä Tili-kentässä.
Uudelle tositteelle siirretään kirjauspäivä, joka on sillä hetkellä vanhan tositteen kirjauspäivä kentässä.
Tositteen kopioiminen
Manuaalisesti luotu tosite voidaan kopioida napsauttamalla Kopioi-painiketta.
Tositetta kopioidessa on mahdollisuus muuttaa tositeselitettä.
Vientiriveille, joilla on sama vientiselite kuin tositeselite, muutetaan myös vientiselite vastaamaan tositeselitettä.
Käännä etumerkit -valinnalla voidaan vaihtaa tositteen debet ja kredit kirjaukset päinvastaiseksi.
Tase-erittelyt -valinnan ollessa päällä, kopioidaan uudelle tositteelle myös vientiriveille annetut Erittelykohde-tiedot
Minireskontra -valinnan ollessa päällä, kopioidaan uudelle tositteelle myös vientiriveille annetut Minireskontran kohdistustiedot
Tositteen tilamuutokset
Kirjanpidon tositteen ja tilikauden muutostiedoissa on kerrottu muutoksen tekijän nimi, tila, toiminto, päivämäärä sekä kellonaika.
Kirjanpidon Etsi-näkymässä tilamuutoksiin pääsee valitsemalla Tilikausi-valikko > Tilamuutokset.
Tositteen tilamuutoksiin pääsee valitsemalla Tosite-valikko > Tilamuutokset.
Tositteiden CSV-tuonti
Tositteita voidaan tuoda kirjanpitoon CSV-tuonnin avulla, yksi tosite kerrallaan.
Tuonti tapahtuu siirtymällä: Talous > Kirjanpito > Etsi > Toiminnot-valikko > Tuonti > CSV > CSV-Tuonti, jonka jälkeen tiedosto poimitaan tallennussijainnistaan.
Tiedoston poiminnan jälkeen tuotavalle tositteelle voidaan tehdä lisämäärityksiä
Tilikausi
Tositelaji
Tositeselite
Tuotavan tositteen tiedot voidaan myös päivittää jo aiemmin CSV-tuonnin kautta luodulle tositteelle. Tällöin tuotavat tiedot korvaavat aiemmin tuodun tositteen sisällön. Päivitettävän tositteen voi valita Tositenumeron-kentän poimintapainikkeesta.
CSV-tuonnissa voidaan myös käsin määritellä tuotavien sarakkeiden ohjautuminen kirjanpidon tositteelle.
CSV-tuonnin näkymä päivitetään tehtyjen muutoksien jälkeen valitsemalla Päivitä näyttö -painike.
Tiedot viedään kirjanpidon tositteelle valitsemalla Tuo/Päivitä rivit -painike.
Tuotavia sarakkeita täytyy olla vähintään:
Kirjauspäivä
Tili
Netto tai brutto summa
Vientiin lasketaan / lisätään aina
- Alv-koodi (haetaan tilin takaa, jos ei ole kenttää valittu)
- Alv-% (haetaan tilin takaa, jos ei ole kenttää valittu)
- Alv-tili (haetaan tilin takaa, jos ei ole kenttää valittu)Tehty CSV-tuonti voidaan peruuttaa 3 vuorokauden aikana. CSV-tuonnin peruutus voidaan tehdä CSV-tuonnin etsi-näkymästä-painikkeesta. Peruutus poistaa tuodut tositteet järjestelmästä kaikkine tietoineen.
Esimerkki: Jos csv-aineisto on tuotu 1.6.2023 voidaan tuodut tiedot poistaa vielä päivän 3.6.2023 aikana.
Tuotaessa tositteita CSV-tuonnin avulla, tulee ottaa huomioon seuraavat rajoitukset tositteen arvojen suhteen:
Kirjauspäivän muoto on päivät, kuukaudet, vuodet (pp.kk.vvvv).
Tositeselite-kenttään mahtuu 255 merkkiä.
Tili-kenttään voidaan syöttää pisimmillään 11 merkin pituinen tilinumero.
Summat-kenttään syötetään summa kahden desimaalin tarkkuudella.
Tässä tulee huomioida, että taulukkolaskentaohjelmassa esimerkiksi kaavoilla summia jaettaessa, käyttävät taulukkolaskentaohjelmat pääsääntöisesti laskennassa useita desimaaleja, vaikka näytölle olisi valittu näytettäväksi vain kaksi desimaalia.
Summat tulee pakottaa kahteen desimaaliin esimerkiksi PYÖRISTÄ -funktion avulla. Näin voi jo taulukkolaskentaohjelmassa varmistaa, ettei syntyvälle tositteelle jää erotusta.
Työnumero-kenttään voidaan syöttää 250 merkkiä.
Vientiselite-kenttään voi syöttää 255 merkkiä.
Vastatili tuodaan omana rivinään aineistosta.
Tuonnissa alv otetaan huomioon vain silloin, jos veroton- ja kokonaissumma on määritettyinä, mutta alv-summa ei tai mikäli verollinen sekä alv-summa on määriteltyinä mutta verotonta ei.
Muissa tapauksissa veroton ja verollinen summa asetetaan samaksi.
Lisäksi, mikäli alv-tili puuttuu, asetetaan myös verollinen ja veroton summa samaksi.
Ulkopuolisten tositenumeroiden tuonti
Organisaatiolle on annettava erikseen Laajennettu CSV-tuonti-oikeus. Ota tarvittaessa yhteys kirjekuorikuvakkeella, mikäli tarvitset oikeuden lisäämistä.
Henkilöstörekisterissä on annettava Kirjanpito-Laajennettu CSV-tuonti -oikeus.
CSV-tuontiprofiileissa on valittavana Tikon-päiväkirja, jonka avulla voidaan muuntaa tikonista tuotava CSV-tiedosto järjestelmän CSV-tuontiin sopivaksi.
Kun tiedoston tuonti-ikkunassa on Tositelaji-valikosta valittu Aineistosta, on sarakkeissa valittavissa tuontiin Numerosarja ja Tositenumero -sarakkeet.
Kun on valittuna tositenumeroiden tuonti aineistosta, niin käyttäjältä pyydetään erillinen vahvistus CSV-tuontiin.
Tositesarja, jota tuodaan ulkopuolisesta aineistosta, ei saa olla tilikaudella olemassa. Tämä sen takia, koska tositteiden muodostus loisi muuten päällekkäisiä tositesarjoja.
Tuonti osaa ottaa tilin, tositenumeron ja päivän edelliseltä riviltä, mikäli nämä tiedot puuttuu riviltä.
Tositenumero, jonka numero on 1 ja numerosarja on tyhjä tuodaan alkusaldo tositteeksi.
Tilien ja alv-koodien tulee vastata toisiaan, mikäli alv-koodia ei tuoda, se otetaan tilin takaa.
Tilit joita ei ole tilikartalla, tulee luoda järjestelmään.
Tositesarjan voi poistaa järjestelmästä siltä tilikaudelta, joiden osalta on päällekkäisiä. Tai muuttaa nämä sarjat muulle numerolle järjestelmässä.