Kalenteri - Asetukset

Kun Henkilökohtainen oletuksena päälle -asetus on käytössä, uudet kalenterimerkinnät luodaan oletuksena henkilökohtaisina. Tällöin merkintä näkyy vain siinä kalenterissa, johon se on lisätty.

Tämä koskee myös tilanteita, joissa muilla käyttäjillä olisi käyttöoikeus kyseiseen kalenteriin.

💡 Vinkki: Asetus on hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun samaa kalenteria käytetään sekä henkilökohtaisiin että yhteisiin merkintöihin. Tällöin henkilökohtaiset tapahtumat eivät näy automaattisesti muille käyttäjille. Muut käyttäjät näkevät kalenterissa ainoastaan tiedon varatusta ajasta. Tapahtuman otsikkoa tai sisältöä ei näytetä, eikä tapahtuman tietoja voi tarkastella.

Näytä Muistutus: Lähetysvalinnat -asetuksella määritellään, näytetäänkö kalenterimerkinnän Muistutus-välilehdellä seuraavat valinnat:

• Lisää sähköpostimuistutus kaikkiin valittuihin kalentereihin

• Lisää SMS-muistutus kaikkiin valittuihin kalentereihin

Oletuksena nämä valinnat eivät ole käytössä.

Jos tapahtumaan liitetään useita kalentereita, asetuksella voidaan määrittää, että muistutusvalinnat ovat käytettävissä myös muissa tapahtumaan liitetyissä kalentereissa.

Näytä Ilmoitus -asetukset toimivat samalla periaatteella kuin Näytä Muistutus -asetukset.

Näytä muistutuksen lähettäjätiedot -asetuksella määritellään, näytetäänkö Muistutus-välilehdellä seuraavat kentät:

• Lähettäjän nimi

• Lähettäjän sähköpostiosoite

Oletuksena asetus on käytössä.

Kun Näytä yhteystiedot kalenterimerkinnällä -asetus on käytössä, kalenterimerkintään liitetyt yhteystiedot näytetään myös kalenterinäkymässä.

Yhteystietoja hallitaan kalenterimerkinnän tiedoissa Yhteystiedot-välilehdellä. Jos asetus ei ole käytössä, yhteystietoja ei näytetä kalenterinäkymässä.

Kun Näytä yhteystiedot kalenterimerkinnällä -asetus aktivoidaan, asetuksiin avautuvat lisäksi kohdat Oletusyhteystietovälilehti ja Näytettävät kentät. Näiden avulla voidaan määrittää, mitä yhteystietoja kalenterimerkinnällä näytetään.

Oletusyhteystietovälilehti

Tässä kohdassa valitaan, minkä yhteystietovälilehden tiedot näytetään oletuksena uusilla kalenterimerkinnöillä. Käyttäjä voi tarvittaessa vaihtaa välilehteä myös yksittäisen kalenterimerkinnän yhteydessä.

Näytettävät kentät

Tässä kohdassa määritetään, mitkä yhteystietokentät näytetään kalenterinäkymässä. Näytettäviä tietoja voivat olla esimerkiksi yhteyshenkilön nimi, yritys, puhelinnumero tai sähköpostiosoite. Vain valitut kentät näkyvät kalenterimerkinnällä.

Kalenterimerkinnällä näytettävät yhteystiedot

Yksittäisellä kalenterimerkinnällä voidaan tarvittaessa vaihtaa näytettävä yhteystietovälilehti Yhteystiedot-välilehdellä kohdassa Kalenterimerkinnällä näytettävät yhteystiedot.

Näytettävät kentät -kohdassa määritetään, mitkä yhteystiedot näytetään kalenterimerkinnällä.

Asiakas-, osoite- ja puhelintiedoissa on käytössä kaksi tietokenttää. Tietojen näyttäminen toimii seuraavasti:

• Jos tieto on valittu näytettäväksi, kalenterimerkinnälle tuodaan tiedot molemmista kentistä.

• Jos kenttien sisältö poikkeaa toisistaan, molemmat tiedot näytetään.

• Jos kentissä on sama tieto, se näytetään vain kerran.

Näin vältetään saman tiedon tarpeeton toistuminen kalenterimerkinnällä ja varmistetaan, että kaikki oleelliset yhteystiedot ovat näkyvissä.

Kun Varastokulutus-asetus on käytössä, kalenterimerkinnälle lisätyt tuotteet kulutetaan automaattisesti varastosta tapahtuman tietojen perusteella.

Salli viittauksen poistaminen tuoterekisteriin

Tällä asetuksella määritellään, voiko kalenterimerkinnälle lisätyltä tuotteelta poistaa yhteyden tuoterekisteriin.

Kun asetus on käytössä:

• Tuoterivin valikossa näkyy toiminto Poista viittaus tuoterekisteriin.

Kun viittaus poistetaan:

• Tuoterivin tiedot käsitellään tavallisina, käsin syötettyinä tuotetietoina.

• Tuote ei enää kuluta varastoa.

💡 Viittauksen poistamisen jälkeen tuotteen tiedot säilyvät kalenterimerkinnällä, mutta niitä ei enää synkronoida tuoterekisterin tietoihin.

Oletussyöttötapa à-hinnalle

Oletussyöttötavaksi à-hinnalle voidaan valita:

• Netto

• Brutto

Valinta määrittää, käytetäänkö tuotteiden ja palveluiden syöttämisessä oletuksena netto- vai bruttohintaa.

Rivin syöttötapa

Rivin syöttötavalla määritetään, miten tuotteita ja palveluita lisätään kalenterimerkinnälle.

Normaali

Normaalissa syöttötavassa:

• Enter lisää valitun tuotteen riville.

• Kursori siirtyy automaattisesti seuraavalle riville uuden tuotteen lisäämistä varten.

Viivakoodi

Viivakoodisyöttö on tarkoitettu erityisesti viivakoodinlukijaa käytettäessä.

• Tuotenumeron tai viivakoodin syöttämisen jälkeen Enter siirtää kursorin Määrä-kenttään.

• Määrän syöttämisen jälkeen Enter lisää rivin ja siirtää kursorin automaattisesti uudelle riville.

Näin useiden tuotteiden lisääminen onnistuu nopeasti ilman hiiren käyttöä.

Kalenterille voidaan määrittää oletusmaksuehto, jota käytetään oletusarvoisesti kaikilla uusilla kalenteritapahtumilla.

Maksuehto valitaan asetuksissa olevasta pudotusvalikosta. Valittu maksuehto lisätään automaattisesti tapahtumalle, mutta sitä voidaan tarvittaessa muuttaa yksittäisen kalenterimerkinnän yhteydessä.

Oletusmaksuehdon avulla varmistetaan, että kalenteritapahtumille muodostuvat maksutiedot ovat yhdenmukaiset ja vastaavat organisaation yleisiä käytäntöjä.

Kalenterille voidaan määrittää oletusmaksuehto, jota käytetään kaikilla kalenteritapahtumilla. Maksuehto valitaan pudotusvalikosta

Näytettävät kentät -asetuksilla määritetään, mitkä tiedot näkyvät kalenterimerkinnän Tuotteet ja palvelut > Perustiedot -välilehdellä.

Asetusten avulla näkymä voidaan mukauttaa organisaation tarpeiden mukaiseksi siten, että käyttäjille näytetään vain työssä tarvittavat kentät. Tämä selkeyttää näkymää, nopeuttaa tietojen syöttämistä ja vähentää virheiden mahdollisuutta.

Kenttien näkyvyyttä muuttamalla voidaan esimerkiksi piilottaa harvoin käytettävät tiedot ja pitää yleisimmin käytettävät kentät helposti saatavilla kalenterimerkinnän käsittelyn aikana.

Ongelmatilanne

Käyttäjä ei näe tiettyä kalenteria tai näkee tapahtumat, mutta ei voi lisätä tai muokata niitä.

Tarkista seuraavat asiat:

• Käyttäjälle on annettu käyttöoikeus kyseiseen kalenteriin.

• Käyttäjätunnuksen yleinen oikeustaso on riittävä (esimerkiksi luku- tai kirjoitusoikeus).

• Kalenterin käyttöoikeusmuutokset on tallennettu niiden tekemisen jälkeen.

Kalenterikohtaisten käyttöoikeuksien määrittäminen

Kalenterikohtaiset käyttöoikeudet annetaan seuraavasti:

1. Valitse Kalenterit-listalta kalenteri, jonka käyttöoikeuksia haluat muokata.

2. Avaa kalenterin käyttäjälista. Plus-merkki avaa listan ja miinus-merkki sulkee sen.

3. Valitse Henkilöt-listalta käyttäjä tai käyttäjät, joille käyttöoikeus annetaan.

4. Määritä käyttäjälle haluttu käyttöoikeustaso. Jos valitset useita käyttäjiä samanaikaisesti, sama käyttöoikeus asetetaan kaikille valituille käyttäjille.

5. Tallenna muutokset Tallenna-painikkeella.

Kalenterioikeustasot

Luku

Käyttäjä voi tarkastella kalenterin varauksia ja merkintöjä sekä avata niiden tiedot. Kalenterinäkymässä näytetään merkinnän otsikko. Käyttäjä ei voi muokata olemassa olevia merkintöjä eikä luoda uusia merkintöjä tai varauksia.

Varaus + Luku

Käyttäjä näkee kalenterin varaukset ja merkinnät, mutta niiden otsikoita ei näytetä kalenterinäkymässä. Käyttäjä ei myöskään voi avata muiden käyttäjien tekemiä varauksia tai merkintöjä. Poikkeuksena ovat Ylläpitäjä-oikeustason käyttäjät.

Käyttäjä voi tehdä kalenteriin omia varauksia. Omien varausten otsikot näkyvät normaalisti, ja niitä voi myös muokata.

Uuden nimipäivän lisääminen

1. Klikkaa Uusi-painiketta.

2. Syötä päivämäärä Päivä-kenttään.

   • Voit kirjoittaa päivämäärän käsin.

   • Voit myös valita päivämäärän päivämääräpoimurin avulla.

   • Kuluvan päivän voit valita kaksoisklikkaamalla kenttää.

3. Syötä nimipäivän nimi Nimi-kenttään.

4. Lisää tarvittaessa lisätietoja Kuvaus-kenttään.

5. Ota käyttöön Liputuspäivä-asetus, jos nimipäivään liittyy virallinen liputuspäivä.

6. Tallenna tiedot Tallenna-painikkeella.

Kun nimipäivä on tallennettu, se näkyy kalenterissa määritettynä päivänä ja on käytettävissä kaikille kyseistä kalenteria käyttäville käyttäjille.

Nimipäivän muokkaaminen

1. Valitse muokattava nimipäivä listalta

2. Tee tarvittavat muutokset Nimi-kenttään

3. Tallenna muutokset Tallenna-painikkeella

Nimipäivän poistaminen

1. Valitse poistettava nimipäivä listalta ja klikkaa Poista-painiketta

Juhlapyhän lisääminen

1. Valitse Uusi.

2. Syötä päivämäärä Päivä-kenttään.

3. Kirjoita juhlapyhän nimi tai kuvaus Kuvaus-kenttään.

4. Valitse Tallenna.

Juhlapyhän muokkaaminen

1. Valitse juhlapyhä listalta.

2. Muokkaa Kuvaus-kentän tietoja.

3. Valitse Tallenna.

Juhlapyhän poistaminen

1. Valitse juhlapyhä listalta.

2. Valitse Poista.

Jos päivämäärän syöttötavat ovat käyttäjille itsestään selviä, ne kannattaa jättää pois varsinaisesta ohjeesta ja mainita erikseen vain tarvittaessa. Tämä tekee ohjeesta huomattavasti helpommin luettavan.

Uuden otsikon lisääminen

1. Klikkaa Uusi-painiketta

2. Syötä haluamasi teksti Otsikko-kenttään

3. Tallenna tiedot Tallenna-painikkeella

Otsikon muokkaaminen

1. Valitse muokattava otsikko listalta

2. Muokkaa otsikon tekstiä Otsikko-kentässä

3. Tallenna muutokset Tallenna-painikkeella

Otsikon poistaminen

1. Valitse poistettava otsikko listalta

2. Klikkaa Poista-painiketta

Uuden kalenterin lisääminen

1. Klikkaa Uusi-painiketta

2. Syötä kalenterin nimi Kalenteri-kenttään

3. Halutessasi kirjoita lisätietoja Kuvaus-kenttään

4. Tallenna tiedot Tallenna-painikkeella

Kalenterin muokkaaminen

1. Valitse muokattava kalenteri Kalenterit-listalta

2. Tee tarvittavat muutokset kalenterin tietoihin

3. Tallenna muutokset Tallenna-painikkeella

Kalenterin poistaminen

1. Valitse poistettava kalenteri Kalenterit-listalta

2. Klikkaa Poista-painiketta