Eräseuranta ostotilauksella

Eräseuranta on lisäominaisuus, joka otetaan käyttöön erikseen organisaatiokohtaisesti. Sen käyttöönotto edellyttää, että organisaatiolla on käytössä Varasto. Lisätietoja käyttöönotosta saat ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.

Eräseurantaa voidaan käyttää seuraavissa moduuleissa:

• Ostotilaukset

• Myyntitilaukset

• Varasto-Saldomuutos

• Tuotanto

Kun eräseuranta otetaan käyttöön, tulee Eränumero-kenttä saataville ostotilauksille. Kenttä aktivoidaan kohdassa Tilaus > Asetukset > Näkymä > Ostotilaus > Rivikentät-välilehti. Aktivoitu kenttä näkyy ostotilauksen rivitiedoissa.

Erätietojen määrittäminen ostotilauksella

Ostotilauksella voidaan syöttää tuotteelle erätiedot. Kyseessä voi olla:

• Uusi tuote, jota ei ole vielä tuoterekisterissä

• Rekisterissä oleva tuote, jolle eräseurantaa ei ole otettu käyttöön

• Tuote, jolle eräseuranta on jo määritetty

Jos tilaukselle lisätään tuote, jolle eräseurantaa ei ole otettu käyttöön tai tuotteelle on määritetty eräseuranta, mutta eräkenttiä ei ole valittu, ostotilauksella näkyvät oletuksena seuraavat kentät:

1. Eränumero

2. Määrä erässä

Tuote voidaan tilata ja saavuttaa varastoon näillä tiedoilla, mutta eräseuranta ei aktivoidu automaattisesti. Se on otettava käyttöön erikseen tuoterekisterissä, missä voidaan myös valita, mitkä erätiedot halutaan käyttöön.
Kun eräseuranta otetaan käyttöön tuotteelle, tuotetietoihin ilmestyy Eräseuranta-välilehti, jossa voidaan seurata tuotteeseen liittyviä osto- ja myyntitapahtumia eräkohtaisesti.

Jos kaikkia tarvittavia erätietoja ei ole määritetty tilausvaiheessa tai tietoja halutaan muuttaa myöhemmin, niitä voidaan lisätä tai muokata Varasto – Saldomuutos -sovelluksen kautta.

Eräseurannan määrittämisestä tarkemmin ohjeessa Eräseuranta tuotetiedoissa.

Uuden tuotteen eränumero

Jos ostotilauksella tilataan täysin uusi tuote, jota ei ole aiemmin tuoterekisterissä, näkyvät seuraavat sarakkeet:

• Eränumero

• Määrä erässä

• Viimeinen käyttöpäivä

Tiedot voidaan syöttää ja tuote vastaanottaa varastoon, mutta kuten aiemminkin, eräseuranta ei aktivoidu automaattisesti. Eräseuranta otetaan käyttöön tuotekohtaisesti tuoterekisterissä ja samalla määritetään tarvittavat erätiedot.

Jos tuotteelle aktivoidaan kaikki käytettävissä olevat eräkentät (Viimeinen käyttöpäivä, Parasta ennen, Valmistettu), näytetään nämä myös ostotilauksen erätiedoissa ja kaikkiin kenttiin voidaan syöttää tiedot.

Erätietojen määrittäminen tuotteelle ostotilauksella

Erätiedot voidaan syöttää joko ostotilauksen rivitiedoissa tai Saavuta-ikkunassa. Samalla tuotteella voi saapumiserässä olla useampia eränumeroita, jolloin jokaiselle erälle syötetään oma rivi Eräseuranta-tietoihin.

Syötä kullekin erälle:

• Eränumero

• Määrä

• Tarvittavat päivämäärät (esim. Viimeinen käyttöpäivä)

Jos tuotteita on useasta erästä, lisätään ensimmäisen erän numero ja siinä oleva kappalemäärä. Ohjelma jakaa automaattisesti avoimeksi jääneen määrän seuraaville riveille.

Esimerkki:
Tilattu 30 kpl → ensimmäiselle riville syötetään eränumero ja määrä 10 → ohjelma siirtää loput 20 seuraavalle riville. Jos tuotteita on useammasta kuin kahdesta erästä ja muutetaan määrä (esim. 20 → 5), siirtyy jäljellä oleva 15 taas uudelle riville.

Huom! Tilauksen kokonaismäärän ja erien määrien on täsmättävä. Esim. jos saavutettavaksi määritetään 30 kappaletta, mutta erätiedoissa on vain 25, ohjelma antaa virheilmoituksen puuttuvista eränumeroista.

Jos tuotteita jää jälkitoimitukseen, annetaan Saavuta-ikkunassa todellinen saapunut määrä ja erätiedot vain saapuneille tuotteille. Myöhemmin, kun jälkitoimitus saapuu, syötetään kyseisen erän tiedot erikseen.

Erätietojen syöttö onnistuu Ostotilauksen rivitiedoissa klikkaamalla Eränumero-kentän valintapainiketta → avautuu Erätiedot-ikkuna, jossa voit syöttää tarvittavat tiedot.

Erätietojen määrittäminen tuotteelle saavutuksessa

Saavuta-ikkunassa erätiedot syötetään klikkaamalla Eränumero-kentän valintapainiketta → avautuu Eräseuranta-ikkuna, jossa voit syöttää tiedot kyseisen tuotteen erille.

Jos tuoterekisterissä on määritetty käyttöön kaikki mahdolliset erätiedot, näytetään vastaavat kentät myös ostotilauksen Eräseuranta-ikkunassa.

Jos tuoterekisterissä on määritetty, että tuotteella käytetään eräseurantaa, tuotetta ei voi vastaanottaa ilman erätietoja. Yritys saavuttaa tällainen tilaus ilman tietoja aiheuttaa virheilmoituksen.
Syötä puuttuvat erätiedot tarvittaville riveille ja klikkaa sen jälkeen uudelleen Saavuta-painiketta.

Erätiedot tuoterekisterissä

Kun ostotilaus on saavutettu, erätiedot siirtyvät näkyviin tuoterekisterin Eräseuranta-välilehdelle. Näytettävät tiedot sisältävät eränumeron, erässä olevien tuotteiden määrän, mahdolliset varaukset, tilauksen summan sekä päivämäärätiedot

Jos toimittajalta saadaan tilausvahvistus, jossa näkyvät eränumero ja tarvittavat päivämäärätiedot, voidaan ne tallentaa ostotilauksen rivitietoihin. Tällöin kyseinen erä näkyy tuoterekisterissä Tulevat-sarakkeessa. Tämä mahdollistaa sen, että myös erätiedoin varustettu, mutta vielä saapumaton tilaus näkyy tuoterekisterissä. Ostotilauksen tiedot siirtyvät tuoterekistein Eräseuranta-välilehdelle vasta, kun tilaukselle on määritetty erään liittyvät tiedot.

Avoimet tilaukset ilman eränumeroa näkyvät tuoterekisterin Varastotiedot-välilehdellä normaalisti kohdassa Tilauksessa.