Uuden rahtikirjan luominen | NetBaron instructions

Pikaohje: Rahtikirjan luominen ja käsittely

Luo rahtikirja
- Rahti-sovelluksessa: Rahtikirjat - Etsi-näkymä > Uusi tai Toiminnot > Uusi
- Laskulta: Sovellukset-valikko > Rahti > valitse siirrettävät tiedot (oletuksena toimitusosoite) > Uusi
- Myyntitilaukselta: Sovellukset-valikko > Rahti > valitse siirrettävät tiedot > Uusi
Valitse perustiedot
Aseta rahdinkuljettaja ja lähetyspäivä. Rahdinkuljettaja tulee oletuksena asetuksista, mutta sen voi tarvittaessa vaihtaa. Hae toimittaja ja vastaanottaja rekisteristä tai syötä tiedot suoraan.
Täytä lähetyksen tiedot
Lisää viite ja mahdolliset lisätiedot sekä määritä paketin tyyppi. Syötä tarvittavat tiedot, kuten paino, tilavuus ja sisältö. Valitse myös paketin maksaja. Tarvittaessa kirjaa tavaran lähtöosoite, jos se poikkeaa toimittajasta.
Tarkista siirtyneet tiedot
Jos rahtikirja on luotu laskulta tai tilaukselta, osa tiedoista (esim. kuljetusohjeet ja postiennakko) siirtyy automaattisesti. Täydennä tai tarkista tiedot ennen jatkamista.
Tulosta rahtikirja
Valitse Tulosta-valikosta kohde ja tulostuspohja. Tulosta rahtikirja. Tulostuksen yhteydessä muodostuu lähetysnumero, jota voidaan käyttää seurantaan ja joka siirtyy tarvittaessa alkuperäiseen sovellukseen.
Tulosta tarrat tai lähetä viestit tarvittaessa
Tulosta kollitarrat pakettityypin mukaisesti ja lähetä tarvittaessa sähköposti tai tekstiviesti suoraan rahtikirjalta. Toiminnot ja valinnat määräytyvät asetusten ja käyttöoikeuksien mukaan.

Tietojen syöttäminen rahtikirjalle

Lähetyksen tiedot syötetään rahtikirjalle rahdinkuljettajasta riippuen.

Kun rahtikirja luodaan laskulta, myyntitilaukselta tai muusta sovelluksesta, kuljetusohjeet ja postiennakon tiedot voivat siirtyä automaattisesti. Postiennakko muodostuu laskun tai tilauksen summasta, viitenumerosta ja IBAN-tilinumerosta. Tilitiedot haetaan yrityksen toimipaikan pankkitiedoista, ja tiedot säilyvät rahtikirjalla myös kuljettajaa vaihdettaessa.

Tietojen tarkennukset ja kenttien selitteet

Kenttä / aihe	Selite
Rahdinkuljettaja	Rahtikirjan rahdinkuljettaja tulee oletuksena rahdin asetuksista (Asetukset > Sovellukset > Rahti > Rahdin kuljettajat -välilehti), mutta sen voi tarvittaessa vaihtaa. Rahdinkuljettajan valintapainikkeesta voidaan tarkastella kuljettajan tarkempia tietoja.
Toimittaja / Vastaanottaja	Toimittaja ja vastaanottaja haetaan rekisteristä poimintapainikkeella tai syötetään suoraan kenttiin. 💡 Toimittaja voidaan tallentaa käyttäjäkohtaiseksi oletukseksi Toiminnot-valikon kautta > Toimittaja henkilökohtaiseksi oletukseksi
Sopimusnumerot	Sopimusnumerot tulevat automaattisesti toimittajan tai vastaanottajan rekisteritiedoista, eikä niitä voi syöttää käsin.
Paketin maksaja	Paketin maksaja voi olla toimittaja (oletus), vastaanottaja tai muu maksaja.
Tavaran lähtö (mikäli eri kuin toimittaja)	Tavaran lähtöosoitetta käytetään, jos lähetys lähtee muusta osoitteesta kuin toimittajalta. Kenttä on käytettävissä myös tulostuspohjissa yhdessä osoite2-, yhteyshenkilö- sekä puhelin/matkapuhelin-kenttien kanssa. Poikkeuksena Postin rahtikirjat, joissa kenttä ei ole käytössä.
Tavaran kuvaus	Tavaran kuvaukselle on valmiina yksi rivi, ja uusia rivejä voidaan lisätä Uusi-painikkeella. Tämä koskee Transpoint/DHL-rahtikirjoja sekä muita itse lisättyjä rahdinkuljettajia.

Tietojen siirtyminen muista sovelluksista rahtikirjalle

Kuljetusohjeet

Ostotilauksen, myyntitilauksen, tarjouksen, oton/siirron, huollon, myyntilaskun, eräajolaskun ja ostolaskun Ohjeet-välilehdellä on Kuljetusohjeet-kenttä. Kentän tiedot siirtyvät rahtikirjalle rahdin kuljetusohjeeksi.

💡 Tämä koskee Transpointin ja muita käsin lisättyjä rahtikirjoja.

Laskujen ja tilausten tiedot

Kun siirrytään Rahdille laskulta, myyntilaskulta tai myyntitilaukselta, seuraavat tiedot siirtyvät rahtikirjalle:

laskun/tilauksen summa > postiennakon summaksi
viitenumero > postiennakon pankkiviitteeksi (tilauksella tätä tietoa ei ole, joten ei siirry)
IBAN-tilinumero > postiennakon tilinumeroksi

Tilitiedot haetaan yrityksen toimipaikan tiedoista (Pankkitiedot-välilehti).

💡 Tiedot säilyvät rahtikirjalla, vaikka vastaanottajan oletusrahdinkuljettajaa vaihdettaisiin.

Rahtikirjan tulostuksen asetukset ja toiminta

Rahtikirjojen oletustulostuspohja määritellään Rahdin asetuksissa (Asetukset > Sovellukset > Rahti > Rahdinkuljettajat-välilehti > valitaan rahdinkuljettaja ja siellä Oletustulostuspohja-valikko). Tulostuksessa käytetään oletuksena tätä pohjaa, mutta tulostuspohjan voi tarvittaessa vaihtaa Tulosta-valikon kautta.

Rahtikirjan lähetysnumero ja lähetyksen seuranta

Tulostuksen yhteydessä muodostuu lähetysnumero, joka toimii joissain tapauksissa myös seurantakoodina. Lähetysnumeroa voidaan käyttää rahdinkuljettajan verkkopalvelussa lähetyksen seurantaan.

Jos rahtikirja on luotu tilaukselta, huoltotyöltä tai tuotantotyöltä, lähetysnumero siirtyy kyseisen sovelluksen Kuormakirja-kenttään.

Osoitelappujen tarratulostus

Tarratulostuksen toiminta määräytyy paketin tyypin mukaan:

Peruspaketti: kaikkien kollien tarrat tulostuvat kerralla
Muut paketit: kollit luodaan ja tulostetaan erikseen (kollinumero ja kollien määrä)

Tarratulostuksen asetukset ja pohjat

Käytettävissä on Osoitelaput tarra (100×147 mm) -pohja rullatarratulostukseen.

💡 Tulostuksessa voidaan tarvittaessa käyttää asetuksia kuten Käännä ja keskitä sekä Valitse paperinlähde PDF-sivukoon mukaan.

Lisäksi rahtikirjoilla voidaan tulostaa A5-kokoisena

kaksi osoitelappua / sivu (Osoitelaput A5)
yksi osoitelappu / sivu (Osoitelaput A5 yksi/sivu)

Toiminto ei ole käytettävissä Postin rahtikirjoissa.

Rahtiviestien asetukset ja lähetyslogiikka

Viestipohjia (sähköposti ja tekstiviesti) voidaan muokata rahdin asetuksissa: Asetukset > Rahti > Sähköpostitekstit- tai Tekstiviestit-välilehti.
Ohjeet viestien luomiseen löytyvät tästä linkistä.

💡 Viestien lähetys edellyttää, että käyttäjällä on tarvittavat käyttöoikeudet.

Sähköpostin lähetysosoite

Sähköpostia lähetettäessä järjestelmä käyttää oletuksena rahdin asetuksiin määriteltyä lähetysosoitetta. Kun käyttäjä klikkaa Lähetä sähköposti -painiketta, avautuu valintaikkuna, josta voi valita lähetysosoitteen seuraavista:

Rahdin asetuksiin määritelty lähetettävien viestien oletussähköpostiosoite
(Asetukset > Rahti > Asetukset-välilehti), tämä on oletuksena valittu.
Rahtikirjalle valitun toimipaikan asetuksiin tallennettu osoite
(Rekisterit > Toimipaikat > Yritystiedot-välilehti).
Rahtikirjan tulostajan käyttäjätietoihin tallennettu osoite
(Rekisterit > Henkilöstö > Yritystiedot-välilehti).

Jos käytettävissä on vain yksi osoite, valintaikkunaa ei näytetä.