Uuden rahtikirjan luominen

Uuden rahtikirjan voi luoda Rahti-sovelluksessa siirtymällä Etsi-näkymään ja napsauttamalla Uusi-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Uusi.

Tietojen syöttäminen rahtikirjalle

Lähetyksen vaadittavat tiedot/kentät vaihtelevat rahdinkuljettajan/palveluntarjoajan mukaan .

Asetetaan Rahdinkuljettaja sekä Lähetyspäivä.

• Palveluntarjoaja/Rahdinkuljettaja-valikkoon tulee automaattisesti asetuksissa oletukseksi määritelty rahdinkuljettaja. Rahdinkuljettajan oletustiedot määritellään rahdin asetuksista (Asetukset > Sovellukset > Rahti > Rahdin kuljettajat -välilehti → Valitaan rahdinkuljettaja).

• Napsauttamalla valintalistan oikealla puolella olevaa poimintapainiketta,  saa näkyville kuljettajan tarkemmat tiedot.

  

Haetaan rekisteristä sekä Toimittaja, että Vastaanottaja napsauttamalla poimintapainiketta  tai kirjoittamalla ne suoraan kenttiin.

• Rahtikirjalla Toiminnot-valikossa on Toimittaja henkilökohtaiseksi oletukseksi -valinta, jolla rahtikirjalla oleva toimittaja voidaan lisätä käyttäjäkohtaiseksi oletustoimittajaksi.

• Sopimusnumerot tulevat joko toimittajan tai vastaanottajan rekistereistä. Niitä ei voi kirjoittaa käsin.

• Paketin maksaja voi olla Toimittaja (oletus), Vastaanottaja tai Muu maksaja.

Tavaran lähtö (mikäli eri kuin toimittaja)

• Syötetään osoite, mikäli tavara lähtee eri osoitteesta kuin toimittaja on.

• Tavaran lähtö (mikäli eri kuin toimittaja) -kenttä on myös tulostuspohjissa.

  • Tulostuspohjissa on myös kentät osoite2, yhteyshenkilö ja puhelin/matkapuhelin.

• Tämä on kaikilla muilla rahtikirjoilla paitsi Posti.

Rahdintiedot

• Aseta rahdille seuraavat tiedot:

  • Viite

  • Mahdolliset lisätiedot

  • Paketin tyyppi (riippuu rahdinkuljettajasta)

• Määritä lisäksi:

  • Paino

  • Tilavuus

  • Sisältö

  • Paketin maksaja

Tavaran kuvaus

• Rahtikirjalla on valmiina tyhjä rivi tavaran kuvausta varten.

• Uusi kuvausrivi lisätään klikkaamalla Uusi-painiketta.

Koskee Transpoint/DHL ja muita itse lisättyjä rahdinkuljettajia.

Tietojen siirtyminen muista sovelluksista rahtikirjalle 

Kuljetusohjeet

• Ostotilauksen, myyntitilauksen, tarjouksen, oton/siirron, huollon, myyntilaskun, eräajolaskun ja ostolaskun Ohjeet-välilehdellä on Kuljetusohjeet-kenttä.

• Kentän tiedot siirtyvät rahtikirjalle rahdin kuljetusohjeeksi.

• Tämä koskee Transpointin ja muita käsin lisättyjä rahtikirjoja.

Laskujen ja tilausten tiedot

• Kun siirrytään rahdille laskulta, myyntilaskulta tai myyntitilaukselta, seuraavat tiedot siirtyvät rahtikirjalle:

  • laskun/tilauksen summa → postiennakon summaksi

  • viitenumero → postiennakon pankkiviitteeksi (tilauksella tätä tietoa ei ole, joten ei siirry)

  • IBAN-tilinumero → postiennakon tilinumeroksi

• Tilitiedot haetaan yrityksen toimipaikan tiedoista (Pankkitiedot-välilehti).

• Tiedot säilyvät rahtikirjalla, vaikka vastaanottajan oletusrahdinkuljettajaa vaihdettaisiin.

Rahtikirjan luominen laskulta

• Siirryttäessä laskulta rahdille valitsemalla Sovellukset-valikko > Rahti, avautuu valintaikkuna, jossa kysytään rahtikirjalle välitettävät tiedot.

  • Oletuksena on toimitusosoite.

Rahtikirjan luomien tilaukselta

Kun myyntitilaukselta siirrytään rahdille valitsemalla Sovellukset-valikko > Rahti, avautuu valintaikkuna, jossa määritetään rahtikirjalle siirtyvät tiedot.

Valittavat tiedot voivat vaihdella valitun rahdinkuljettajan/palveluntarjoajan mukaan.

Rahtikirjan tulostaminen

Tulostuskohteen valinta
Tulostuksen kohde valitaan kohdasta Tulosta-valikko > Kohde.

Oletustulostuspohjan määritteleminen
Oletustulostuspohja määritellään rahdin asetuksissa:
Asetukset > Sovellukset > Rahti > Rahdin kuljettajat -välilehti → Valitaan rahdinkuljettaja ja siellä Oletustulostuspohja-valikko

Tulostuspohjan valinta

Rahtikirja tulostetaan oletuksena käyttäen rahdin asetuksiin määriteltyä oletuspohjaa. Oletus määritellään Asetukset > Sovellukset > Rahti > Rahdin kuljettajat -välilehti → Valitaan rahdinkuljettaja ja siellä Oletustulostuspohja-valikko

Tulostuspohja voidaan myös valita Tulosta > Tulostuspohja -valikosta.

Rahtikirjan tulostaminen

Tulostus tehdään klikkaamalla Tulosta-painiketta tai valitsemalla Tulosta-valikko > Tulosta.

Tulostuksen yhteydessä tarralle luodaan lähetysnumero, joka toimii joissain tapauksissa myös seurantakoodina. Tätä numeroa voidaan käyttää rahdinkuljettajan verkkosivuilla lähetyksen seurantaan.

Kun rahtikirja tulostetaan, sen lähetysnumero siirtyy kyseisen sovelluksen Kuormakirja-kenttään, jos rahtikirja on luotu tilaukselta, huoltotyöltä tai tuotantotyöltä.

Tarratulostus

Tarratulostuksen toiminta riippuu paketin tyypistä:

• Peruspaketti: kaikkien kollien tarrat tulostuvat kerralla.

• Muut paketit: jokainen kolli luodaan ja tulostetaan erikseen (kollinumero, kollien määrä).

Tarratulostusasetukset ja -pohjat

• Rahtikirjoilla on käytettävissä Osoitelaput tarra (100×147 mm) -pohja. Tämä on tarkoitettu rullatarratulostukseen.

• Tarvittaessa voi kokeilla tulostusasetuksia: Käännä ja keskitä sekä Valitse paperinlähde PDF-sivukoon mukaan.

• Rahtikirjoilla on myös mahdollista tulostaa A5-kokoon:

  • kaksi osoitelappua / sivu (Osoitelaput A5)

  • yksi osoitelappu / sivu (Osoitelaput A5 yksi/sivu)

• Toiminto on käytettävissä kaikkien muiden rahdinkuljettajien kohdalla, paitsi Postin rahtikirjoissa.

Sähköpostin ja tekstiviestin lähettäminen rahtikirjalta

Rahtikirjoilta on mahdollista lähettää sähköpostiviestejä ja/tai tekstiviestejä.

Valmiita viestipohjia voidaan muokata rahdin asetuksissa: Asetukset > Sovellukset > Rahti > Sähköpostitekstit-välilehti tai Tekstiviestit-välilehti.
Ohjeet viestien luomiseen löytyvät tästä linkistä.

Sähköpostin lähetys tapahtuu klikkaamalla Lähetä sähköposti -painiketta ja tekstiviestin lähetys klikkaamalla Lähetä tekstiviesti -painiketta. Painikkeet näkyvät vain, jos käyttäjätunnuksella on tarvittava oikeus.

Kun käyttäjä klikkaa Lähetä sähköposti -painiketta, avautuu valintaikkuna, josta voi valita, mistä osoitteesta viesti lähetetään. Vaihtoehdot ovat:

1. Rahdin asetuksiin määritelty lähetettävien viestien oletussähköpostiosoite
   (Asetukset > Sovellukset > Rahti > Asetukset-välilehti), tämä on oletuksena valittu.

2. Rahtikirjalle valitun toimipaikan asetuksiin tallennettu osoite
   (Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Yritystiedot-välilehti).

3. Rahtikirjan tulostajan käyttäjätietoihin tallennettu osoite
   (Asetukset > Ylläpito > Henkilöstö > Yritystiedot-välilehti).

Jos valittavana on vain yksi sähköpostiosoite, valintaikkunaa ei näytetä.