Vuosilomapalkkalaskenta

Asetukset ennen lomapalkkalaskentaa

Ennen vuosilomapalkkalaskennan käyttöä tulee määritellä tarvittavat vuosilomatiedot palkan asetuksissa kohdassa Asetukset > Sovellusasetukset > Palkka > Vuosilomatiedot.

Määriteltäviä tietoja ovat:

• lomapäiväkertymäprofiilit

• lomapalkan laskentaprofiilit

• lomanmääräytymisvuodet

• palkansaajakohtaiset tiedot Henkilöstö-välilehdellä

Kun asetukset on määritelty, palkansaajalle voidaan suorittaa vuosilomalaskenta ja hänen tietonsa voidaan päivittää palkkalaskelman kautta.

Lomapalkkojen laskeminen käytännössä

Jos palkkakaudella on vain muutamia palkansaajia, lomapalkat voidaan päivittää palkansaajakohtaisesti suoraan palkkalaskelman hyväksymisen yhteydessä ohjelman esittämän kysymyksen avulla. Tällöin lomapalkkoja ei tarvitse erikseen laskea palkan asetuksissa.

Jos palkansaajia on paljon, lomapalkat kannattaa laskea kootusti sen jälkeen, kun kaikki palkkalaskelmat on hyväksytty, mutta ennen niiden tulostamista tai maksamista. Tämä tehdään palkan asetuksissa lomanmääräytymisvuoden asetusten kautta.

Kun lomapalkat on laskettu, on suositeltavaa tarkistaa palkan tehtävälistalta, ettei palkansaajille ole muodostunut negatiivisia lomapalkkoja tai lomapäiviä ennen palkkojen maksamista tai palkkalaskelmien lähettämistä työntekijöille.

Lomapalkkojen kohdistaminen palkkalaskelmalla

Palkkalaskelmalla palkkarivin alussa näkyy ratas-kuvake. Kuvake näkyy vain palkkariveillä, ei sivukuluriveillä.

Kun klikkaat ratas-kuvaketta, avautuu Rivin lisäasetukset -ikkuna, jossa voidaan tehdä kyseistä palkkariviä koskevia tarkennuksia. Lisäasetuksissa näkyvät valinnat määräytyvät sen mukaan, mikä palkkalaji riville on valittu.

Jos rivin lisäasetuksiin on tallennettu tietoja, ratas-kuvake näkyy keltaisena.

Kun klikkaat peruspalkan rivillä ratas-kuvaketta, avautuu näkymä, jossa voidaan valita Lomakertymävuosi ja Kuukausi, jolle rivi kohdistuu.

Näiden valintojen avulla työtunnit voidaan kohdistaa oikealle kuukaudelle ja lomanmääräytymisvuodelle myös silloin, kun maksettava palkka kohdistuu useammalle kuukaudelle. Jos palkkakausi jakautuu usealle kuukaudelle, Kuukausi-valikossa on valittavissa useampi kuukausi.

Palkkalajeille, joiden palkkalajityyppi on:

• LP – Lomapalkka

• LR – Lomaraha

• LK – Lomakorvaus

voidaan rivin lisäasetuksissa määrittää loman ajankohdan alku- ja loppupäivä.

Lomakertymävuosi-valikosta valitaan se lomanmääräytymisvuosi, jonka lomia palkkalaskelmalla maksetaan. Valinnan perusteella tiedot kirjautuvat palkansaajan asetuksiin kyseisen lomanmääräytymisvuoden maksettuihin lomiin.

Tiedot siirtyvät palkansaajan asetuksiin vasta, kun:

• palkkalaskelma hyväksytään, tai

• jo hyväksytty palkkalaskelma tallennetaan uudelleen.

Kuukausi-valinnalla määritetään kuukausi, jolle laskelman rivi kohdistuu. Tällä valinnalla on merkitystä vain silloin, jos palkkarivin kappalemäärä halutaan huomioida palkkalaskelman Työtunnit-kentässä.

Maksettavat lomapäivät -kenttään syötetään maksettavien lomapäivien lukumäärä.

Lomapalkan automaattinen laskenta palkkalajikaavan avulla

Jos lomapalkkalajille on määritelty kaava, jossa kertynyt lomapalkka korjauksineen jaetaan lomavuoden lomapäivien määrällä, saadaan lomapalkkariville maksettava lomapalkka automaattisesti.

Työssäolon veroisten päivien ja tuntien asetukset

Jos palkkalajin asetuksissa kohdassa Laske työaikaan on valittuna Määrä, palkkalajin rivin Määrä-kentän tiedot lasketaan automaattisesti palkkalaskelman Työtunnit-kenttään.

Automaattinen työtuntien laskenta on käytössä siihen asti, kunnes palkkalaskelma hyväksytään, tai taulukon tietoja muokataan käsin. Tämän jälkeen työtuntien muutokset tulee päivittää käsin tai käyttämällä Laske-toimintoa.

Ratas-kuvaketta klikkaamalla kohdasta Työssäolon veroiset voidaan tarkastella työpäivien ja työtuntien jakautumista kuukausittain valitulle aikajaksolle.

Avautuvassa ikkunassa voidaan tarkastella ja muokata työssäolon veroisia päiviä ja tunteja. Näkymässä esitetään:

• työpäivät

• työtunnit

• työtunnit palkkalaskelmarivillä (eli palkkariveille yhteensä syötetty tuntimäärä)

Työpäivät lasketaan automaattisesti palkkalaskelman alku- ja loppupäivien perusteella sen mukaan, kuinka monta arkipäivää kohdistuu kullekin kuukaudelle.

Työtunnit lasketaan automaattisesti sen mukaan, miten työssäolon veroisia tunteja kerryttävät palkkalajit on kohdistettu palkkalaskelman kuukausille.

Taulukon Työtunnit-kenttä päivittyy automaattisesti palkkalaskelman rivien mukaisesti silloin, kun palkkalaskelma on Kesken-tilassa. Jos palkkalaskelma on jo hyväksytty, työssäolon veroisia päiviä ja tunteja ei enää päivitetä automaattisesti palkkalaskelmalle syötettyjen rivien perusteella.

Jos jonkin kuukauden tietoja muokataan taulukossa käsin, tietoja ei tämän jälkeen enää päivitetä automaattisesti palkkalaskelman muokkauksen yhteydessä. Käsin muokatut kentät näkyvät keltaisella reunuksella, jolloin voidaan tunnistaa, että tieto on syötetty manuaalisesti.

Laske-painikkeella voidaan laskea työssäolon veroiset päivät ja tunnit uudelleen oletusasetusten mukaisesti. Tällöin:

• työpäivät lasketaan palkkalaskelman alku- ja loppupäivien perusteella

• työtunnit lasketaan palkkarivien lisäasetusten perusteella

Palkkalaskelmien työssäolon veroiset päivät ja tunnit siirtyvät palkansaajan lomavuoden kuukausitaulukkoon valituille kuukausille aina, kun lomanmääräytymisvuoden tietoja lasketaan.

Tehdyt muutokset Työssäolon veroisiin päiviin ja Työtunteihin tulevat voimaan vasta palkkalaskelman tallentamisen jälkeen.

Jos palkkalaskelman alku- tai loppupäivää muokataan hyväksymisen jälkeen siten, että aikaväliin sisältyy uusia kuukausia, tiedot voidaan päivittää Työssäolon veroiset -ikkunan Laske-toiminnolla.

Ohjelma tarkistaa palkkalaskelman tallennuksen yhteydessä, vastaavatko Työssäolon veroiset -taulukkoon annetut tunnit palkkalaskelman rivejä, joiden palkkalajit kerryttävät työssäolon veroisia tunteja. Jos tiedot eivät täsmää, ohjelma antaa tallennuksen yhteydessä varoituksen.

Lomapäiväkertymän näkyminen palkkalaskelmalla 

Palkkalaskelman Muuta tietoa -välilehdelle päivittyvät käyttämättömien lomapäivien tiedot kohtaan Vuosilomatiedot.

Palkansaajan palkkalaskelmalla annetut lomapäivät tuodaan automaattisesti lomapalkkalaskennan yhteydessä, kun sen kuukauden tiedot, jolle palkkalaskelma kohdistuu, lasketaan ensimmäisen kerran. Seuraavilla laskentakerroilla tiedot eivät enää päivity automaattisesti, mutta niitä voidaan muokata käsin.

Palkansaajan lomapäivätiedot tulostuvat oletuksena uusille palkkalaskelmapohjille, esimerkiksi Palkkalaskelma 1 V71.

Lomavuoden tietojen uudelleenlaskenta palkkalaskelman muokkauksen yhteydessä

Kun palkkalaskelmaa muokataan tai hyväksytään, ohjelma kysyy, halutaanko palkansaajan lomavuoden tiedot laskea uudelleen niiltä kuukausilta, joille palkkalaskelman päivämääräväli kohdistuu.

Klikkaamalla Laske-painiketta uudelleenlaskenta suoritetaan ja ohjelma ilmoittaa, kun laskenta on onnistunut.

Maksettujen lomien siirtyminen palkkalaskelmalta vuosilomataulukkoon

Kun palkkalaskelma hyväksytään, sille kohdistetut lomatiedot siirtyvät automaattisesti palkansaajan tietoihin palkan asetusten vuosilomataulukkoon.

Palkkalaskelmalta muodostuneita lomatietorivejä ei voi muokata suoraan vuosilomatiedoissa. Mahdolliset muutokset tulee tehdä palkkalaskelman kautta.

Tiedot siirtyvät ja päivittyvät vuosilomatietoihin vain hyväksytyiltä palkkalaskelmilta. Kesken-tilassa olevan palkkalaskelman tietoja ei siirretä palkansaajan vuosilomatietoihin.

💡 Vinkki: Muokattavaan tehtävälistaan voidaan lisätä Palkka – vuosilomatiedot -tehtävälistakortti. Kortilla näytetään palkansaaja- ja lomavuosikohtaisesti ne henkilöt, joilla lomapalkkojen, lomarahojen tai pidettyjen lomapäivien yhteismäärä on negatiivinen.

Klikkaamalla listan riviä siirrytään suoraan kyseisen palkansaajan lomavuoden kuukausiasetuksiin tarkistamaan tiedot.