Uuden myyntilaskun luonti

Uusi lasku luodaan valitsemalla Talous > Myynti > Uusi tai Etsi-näkymässä napsauttamalla Uusi-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Uusi → valitaan laskun tyyppi.

• Laskun tyyppi -valinnalla ohjataan laskun käsittelyä NetBaronissa.

• Näytölle avautuu uusi tyhjä myyntilasku.

 Huom. Asetuksissa on määriteltävissä näkyvät kentät. Mikäli jokin alla olevista kentistä ei ole näkyvissä tulee tarkistaa myyntilaskun asetuksista Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku - välilehti näytettävät kentät.

• Laskun oletuksia voi muuttaa asetuksissa Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku-välilehti > Asetukset-välilehti.

  • Asetuksiin pääsee suoraan laskulta Sovellukset-valikko > Asetukset > Talous > Myyntilasku-välilehti > Asetukset-välilehti.

Näytä tai Piilota -painikkeiden avulla voidaan piilottaa/ottaa näkyville lohkoja kätevästi tarpeen mukaan.

Laskun vastaanottaja

• Laskun vastaanottaja valitaan asiakasrekisteristä poimi painikkeella tai kirjoittamalla ylimmälle riville vastaanottajan nimi tai sen osa.

  • Asiakkaan poiminta-ikkunaa avattaessa otetaan käyttöön aina ensimmäisen oletus-välilehden ("Etsi") hakuehdot.

    • Tällä hakuvälilehdellä sallitaan talletettaviksi hakuehdoiksi vain rivien määrä, näytä kaikki ja asiakas varattu lisäosoitteelle.

    • Etsi-kenttään kirjoitettua hakuehtoa ei tallenneta.

  • Asiakkaan poimintaikkunaan voidaan luoda omia hakuvälilehtiä napsauttamalla etsi-välilehden vieressä olevaa Uusi-painiketta.

    • Itse luoduilla  hakuehtovälilehdillä sallitaan kaikkien hakuehtojen tallettaminen.

    • Välilehdet luodaan sovelluksittain ja rekistereittäin.

    • Omat hakuvälilehdet ovat käyttäjäkohtaisia ja sovelluskohtaisia, eli jokaiseen sovellukseen missä on asiakkaan poiminta mahdollista, tulee tehdä omat hakuvälilehtensä.

• Mikäli käyttäjällä ei ole oikeutta asiakastyyppiin, asiakas ei näy poimintaikkunassa.

  • Poimintaikkunan sarakkeiden leveyttä voi muuttaa. Tehty muutos tallentuu napsauttamalla poimintaikkunassa Etsi-painiketta, tällöin sarakkeen leveys ei palaudu oletusleveyteen ikkunasta poistuttaessa.

• Mikäli asiakasta ei ole asiakasrekisterissä, voidaan asiakaan tiedot syöttää suoraan kenttiin. Valinnalla Luo asiakas järjestelmä luo asiakkaasta uuden asiakkaan asiakasrekisteriin.

  • Asiakaan tiedot, esim. osoite- ja pankkiyhteystiedot ylläpidetään asiakasrekisterissä Asetukset > Rekisterit > Asiakkaat.

  • Asiakasrekisterissä ylläpidetään myös Laskutus ja Toimitusosoitteita.

  • Asiakasrekisterissä voidaan määritellä laskulle tulevia tietoja Oletukset -välilehdellä. Lisätietoja asiakastiedoista ja  asiakaskohtaisista oletuksista asetusten ohjeesta.

  • Luotaessa uutta asiakasta tarkastetaan nimi- ja Yhteyshenkilö-kenttien perusteella löytyykö samaa tietoa jo rekisteristä.

    • Mikäli löytyy käyttäjältä kysytään haluaako poimia jo olemassa olevan vai luoda uuden.

    • Kysymysikkuna aukeaa mikäli kaikki syötetyt tiedot ovat samoja. Mikäli esimerkiksi yhteyshenkilö on eri, silloin käyttäjältä ei kysytä jatkotoimenpiteitä, vaan asiakastieto tallennetaan kysymättä.

• Mikäli uutta asiakasta luotaessa syötetään tietoja Laskutusosoite- tai Toimitusosoite-välilehtien kenttiin, tallentuvat myös nämä tiedot asiakkaan oletuslisäosoitteiksi asiakasrekisteriin.

  • Toiminto edellyttää tehokäyttäjän tai ylläpitäjän oikeuksia.

  • Toimitus- ja/tai laskutusosoitteen tallennukseen riittää mikä tahansa täytetty kenttä kyseisillä välilehdillä, kun vain kentässä oleva tieto on eri kuin ns. pääosoitteen vastaavan kentän tieto.

  • Luo asiakas -valinta pitää olla aktiivisena.

  • Mikäli halutaan kopioida Vastaanottaja-välilehden tiedot myös Laskutusosoite- ja Toimitusosoite-välilehtien kenttiin ja tallentaa ne asiakasrekisteriin lisäosoitteina, luodaan asiakkaan tiedot ensin Vastaanottaja-välilehdelle ja tallennetaan tiedot siten, että Luo asiakas -valinta ei ole aktiivinen. Tämän jälkeen muutetaan tarvittavat tiedot välilehdillä, laitetaan Luo asiakas -valinta aktiiviseksi ja tallennetaan napsauttamalla Tallenna-painiketta. Asiakkaalle luodaan rekisteriin nyt kaikkien välilehtien tiedot siinä muodossa kuin ne on sinne syötetty.

 Huom. Väärin olevilla toimittajan (yrityksen) tilinumerotiedoilla olevaa laskua ei voi laskuttaa.

• Kun luodaan asiakas laittamalla Luo asiakas -valinta aktiiviseksi, asiakkaan Oletukset-välilehdelle (asiakasrekisteriin) viedään laskulta tulostuspohja ja -tapa, maksuehto, laskutusaihe, työnumero sekä myynnin kustannuspaikka ja tili.

  • Toiminto edellyttää tehokäyttäjän/ylläpitäjän oikeuksia.

• Asetuksissa voi määrittää oletusasiakastyypin, johon käsin luotu asiakas tallentuu. Esim. myyntilaskujen uudet asiakkaat voidaan näin tallentaa suoraan Asiakas-asiakastyypin alle oletuksena.

• Tulostustapa ja -pohja sekä laskutusaihe ja maksuehto nollataan oletuksena, mikäli napsautetaan Tyhjennä asiakastiedot -painiketta.

  • Mikäli poimitaan asiakas rekisteristä ja näitä tietoja ei ole asiakkaan asetuksissa, haetaan kyseiset oletukset.

  • Oletukset tulevat asetuksista eli vastaavat tilannetta, jossa luodaan uusi lasku.

 Huom. Mikäli laskulle on erikseen poimittu laskutusosoite, joka ei ole pääosoitteeseen linkitetty laskutusosoite, tulostuspohja haetaan poimitun laskutusosoitteen takaa.

Laskun vastaanottajan tietojen muuttaminen

• Asiakasrekisteristä poimitun vastaanottajan tietoja voi muuttaa joko kirjoittamalla tiedot suoraan kenttiin tai poimimalla uuden tiedot asiakasrekisteristä napsauttamalla poimintapainiketta.

  • Muokattaessa asiakkaan tietoja napsauttamalla Muokkaa-painiketta, ohjelma kysyy mitä tietoja sovellukseen päivitetään napsauttaessa Tallenna-painiketta.

Tiliöintitietojen muuttaminen

• Asiakastietojen takaa tuoteriveille tulevat oletuksena asiakastietoihin syötetyt kustannuspaikkatiedot, tilitiedot ja alv-%.

• Muuta kaikille riveille -valinnan toiminta.

  • Valitsemalla Muuta kaikille riveille -valinnan aktiiviseksi, muuttuvat valinnan yläpuolella olevat tiliöinnit, kustannuspaikat, työnumerot ja alv-% kaikille laskun riveille.

  • Oletuksena valinta on aktiivinen.

  • Mikäli valinta otetaan pois päätä ja myyntilasku tallennetaan, valinta pysyy pois päältä.

    • Mikäli tehdään muutoksia, kun valinta ei ole aktiivisena, tehdään muutos vain uudelle riville.

  • Järjestelmä muistaa valinnan niin kauan kun ollaan laskun muokkausnäkymässä.

  • Ennen alv-% vaihtamista käyttäjälle huomautetaan, että rivien alv-prosentin vaihtaminen ei päivitä tiliöintejä, ja neuvotaan tarkistamaan ne jälkeenpäin. Käyttäjän pitää vielä erikseen hyväksyä muutos dialogissa. Vasta tämän jälkeen muutos varsinaisesti tehdään riveille.

Tiliöintien muokkausikkunan saa avattua nopeasti kaksoisnapsauttamalla Tili-kenttää.

Työnumero-poimintaikkuna

• Poimintaikkunan hakukentät muuttuvat sen mukaan, mitä on valittu Kohde-valikosta.

• Kohde-valikosta on valittavana Projekti sekä muut valittavat sovellukset riippuen siitä, mitä sovelluksia organisaatiolla on käytössä. Sovellus-otsikon alla valittavina ovat Myyntitilaus, Ostotilaus, Huolto, Tuotanto, Tuotekortti.

  • Kohde-valikko

    • Mikäli Projekti-sovellus ei ole käytössä, näkyy valittavana Projektin osalta Projekti ja Voimassa-valinnat. Tässä tapauksessa näytetään Talouden asetuksiin perustetut työnumerot (Asetukset > Yleiset > Talous > Työnumerot).

    • Mikäli Projekti-sovellus on käytössä, näkyy kohteen Projekti alla Omat-, Aloitetut-, Valmiit-, Voimassa- ja Peruutettu-valinnat.

  • Mikäli Voimassa -valinta on valittuna Kohde-valikosta, näytetään ainoastaan Etsi-, Loppupvm- ja Rivit-valinnat.

    • Voimassa päivä -kenttään tulee oletuksena kuluva päivä. Päivämäärä voidaan muuttaa halutuksi. Mikäli kenttä on tyhjä, haetaan kaikki.

  • Jos Kohde-valikosta valitaan Peruutettu, näytetään peruutetut projektit jos Projekti-sovellus on käytössä.

Perustiedot-välilehti

Lisätiedot-välilehti

Muuta tietoa -välilehti

• Tiedonantokenttiin voidaan poimia asetuksista luotu tiedonanto. Tiedonantoa voi muokata laskukohtaisesti.

• Sisäistä tietoa

  • laskuttavan organisaation omassa käytössä tarvittavaa tietoa varten.

  • Myyntilaskun Etsi-näkymässä näytetään punainen infopallo, mikäli laskulla on sisäistä tietoa, eikä sitä ole käsitelty.

    • Mikäli Sisäistä tietoa käsitelty -valinta laitetaan aktiiviseksi, tulkitaan sisäinen tieto käsitellyksi ja Etsi-näkymässä näytetään vihreä infopallo. 

Ohjeet-välilehti

• Järjestelmä näyttää asiakkaan tiedoissa (Oletukset - välilehdellä) määritellyt asiakaskohtaiset Laskutus-, Toimitus- ja Kuljetusohjeet.

• Ohjeita voi muuttaa laskukohtaisesti.

• Kuljetusohjeet-kenttä.

  • Kentän tiedot välitetään rahtikirjoille rahdin kuljetusohjeeksi.

  • Koskee Transpointin ja muita käsin lisättyjä rahtikirjoja.

Toimittaja

• Laskun toimittajaksi tulee oletuksena se toimipaikka, joka on valittu Myyntilaskun asetuksissa Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku - välilehti.

  • Mikäli organisaatiolla on useampi toimipaikka, voidaan toimittajatieto muuttaa laskulla napsauttamalla poimintapainiketta.

• Toimittajan sähköpostiosoitteessa voi olla pelkästään yksi osoite.

  • Mikäli laskun toimittajan sähköpostiosoitteeseen on määritelty useampi osoite, järjestelmä suodattaa ylimääräiset osoitteet pois.

• Myyjä-tiedon voi tyhjentää hiiren tuplanapsautuksella.

Laskun tila ja tilamuutokset

• Myyntilasku on Kesken-tilassa ennen laskutuskomentoa, eikä sillä ole vielä laskunumeroa.

• Tiedot tallennetaan napsauttamalla Tallenna-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Tallenna. 

• Laskun tallentaminen muokkaustilassa ei lisää tilamuutoksiin (Lasku > Tilamuutokset) tietoa, jos laskulla tai laskunrivillä oleva tieto ei muutu edellisestä tilanteesta.

  • Muualta tapahtuvat muutokset lisäävät tilamuutoksen aina, esim. viitemaksuista tullut suoritustapahtuma.

• Laskun tai suorituksen tietoja muutettaessa reskontrassa kirjanpidon tositteelle ei tallenneta tilamuutosta, mikäli tositteella olevat tiedot eivät muutu.

  • Jos laskulla muutetaan esim. maksuehtoa, ei tilamuutosta kirjanpitoon tapahdu.

  • Jos muutetaan laskun rivisummaa, kustannuspaikkaa, tiliä, vastatiliä, projektinumeroa tai selitteitä, syntyy tilamuutos kirjanpidon tositteelle.

Valuuttalaskut

• Laskujen tekeminen toisella valuutalla.

  • Myyntilaskun asetuksissa (Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku -välilehdellä) tulee olla määriteltynä
    kurssieroja varten kirjanpidon tili.

  • Tämän jälkeen voidaan muodostaa lasku millä tahansa valuutalla. 

    • Valuuttalaskussa kurssi tulee laskutuspäivän mukaan. Mikäli päivää muutetaan, muuttuu myös kurssi.

      •  Valuuttatiedot haetaan Euroopan keskuspankilta päivitettynä joka aamu.

    • Laskun Yhteensä-tiedoissa näytetään summat sekä kyseisessä valuutassa että kotivaluutassa. Summat tallentuvat tietokantaan kummassakin valuutassa.

    • Summat, joita ei voi muokata, näytetään Etsi-näkymissä ja Yhteensä-summissa.

    • Oletustulostuspohjissa näkyy kyseinen valuutta. 

  • Kirjanpitoon muodostuu tosite kirjauspäivän valuuttakurssin mukaan muunnettuna euroiksi.

  • Kun suoritus sitten aikanaan pankin aineistoissa saapuu, tulee se suomalaisesta tilipankista euro määräisenä,
    muunnettuna maksetun valuutan päivän kurssin mukaan. Suorituksesta kirjaantuu pankkitilille tullut summa ja kurssieron etumerkistä johtuen kirjaa erotuksen myyntisaamisiin
    nähden asetuksissa määritellylle Kurssierot tilille.

Liitetiedostot

• Laskulle voidaan liittää liitetiedostoja napsauttamalla Liitetiedostot-painiketta, esimerkiksi kopio paperilaskusta.

  • Laskulle lisättävä liitetiedosto haetaan tiedostosta ja se tallennetaan napsauttamalla Tallenna-painiketta.

• Liitetiedostot-painikkeen viereen tulee näkyviin laskun liitetiedostojen lukumäärä.

  • Laskujen Etsi-näkymässä laskun liitteiden lukumäärä näkyy laskurivin alussa ennen laskunumerosaraketta, mikäli Näkymä-valikosta on valittu näytettäviksi kentiksi Liitteet.

• Siirrettäessä liitetiedostoja sovelluksesta toiseen, esim. laskutukseen tai luotaessa tarjouksesta tilaus, ei liitetiedostoja siirretä kokonaisuudessaan, vaan luodaan ainoastaan linkki alkuperäiseen liitetiedostoon.

  • Linkit liitetiedostoihin näkyvät Liitetiedosto-ikkunassa kursiivina ja tiedoston nimen perässä lukee (Linkitetty).

  • Linkki, josta kohde on poistettu, näkyy samoin kuin linkitetty, mutta nimen perässä lukee (Kohde poistettu).

  • Linkitetyt liitetiedostot näkyvät tummennettuina ja kursiivina.

  • Linkitettyjen liitetiedostojen poistoon on lisätty ilmoitus: Liitetiedostoon on linkkejä, linkit lakkaavat toimimasta. Poisto on kuitenkin sallittu.

• Myyntilaskulle tallennetut liitteet liitetään lähetettävälle verkkolaskulle. Aineistoon lähtevät mukaan kaikki liitteet, jotka ovat Liitetiedostot-painikkeesta avautuvassa listassa valittuina.

  • Huom. Oletuksena kaikki liitteet ovat valittuina ja lähtevät aineiston liitteenä laskun vastaanottajalle.

• Mikäli lisättävä liitetiedosto ei ole pdf-muodossa tai sen muuntaminen pdf-muotoon ei ole mahdollista, ohjelma antaa siitä seuraavan ilmoituksen tulostettaessa pdf-muotoon: "Tiedosto on muotoa, jota ei voida muuntaa arkistoinnissa PDF-muotoon. Tiedosto voidaan silti liittää liitetiedostoksi."

  • Pdf-muotoon on mahdollista muuntaa pdf-, txt-, html-, finvoice-, jpg-, png-, gif-, bmp- ja tif-muotoisia liitteitä.

Siirryttäessä Myyntilaskulta sovellusvalikon kautta toiseen sovellukseen

Huom. Linkit eivät kopioidu siirryttäessä toiseen sovellukseen.

Kaikki lisäykset ja muutokset astuvat voimaan vasta tallennuksen jälkeen, mikä tehdään napsauttamalla Tallenna-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Tallenna