Kontakti-sovellus on tarkoitettu myynnin, markkinoinnin, asiakaspalvelun ja muun viestinnän yhteydenottojen hallintaan. Kontaktitiedot voivat olla joko käyttäjäkohtaisia tai koko organisaation yhteisiä.
Yhteydenotoista voidaan tallentaa esimerkiksi keskustelun sisältö, tehdyt toimenpiteet, käytetty työaika, seuraavan yhteydenoton ajankohta ja muut yhteydenpitoon liittyvät tiedot.
Suosittelemme tallentamaan jokaisen yhteydenoton omana kontaktitapahtumanaan. Tämä helpottaa yhteydenottojen seurantaa, raportointia ja analysointia esimerkiksi yhteydenottojen määrän, ajankohdan tai vastuuhenkilöiden perusteella.
Kontakti voidaan lisätä myös postituslistalle, jolloin tietoa voidaan hyödyntää esimerkiksi osoitetarrojen tulostamisessa tai kohdennetuissa yhteydenotoissa.
Tehtävälista
Tehtävälistan avulla voit seurata avoimia yhteydenottoja sekä niiden tilannetta. Tehtävälistaan siirrytään valitsemalla sovellusvalikosta Kontakti.
Kontaktit nousevat tehtävälistalle niiden Seuraava-päivämäärän perusteella.
Tehtävälistan luvuista voi siirtyä suoraan tarkempaan näkymään klikkaamalla haluttua kohtaa. Näin voit esimerkiksi avata listan tämän päivän organisaation yhteydenotoista.
Tehtävälista laskee määrät asiakaskohtaisesti ryhmiteltyinä.
Kontaktilta yhteydet muihin sovelluksiin
Kontaktilta voidaan luoda suoraan tietoja muihin järjestelmän sovelluksiin.
Sovellukset-valikon kautta voit luoda esimerkiksi tarjouksen, myyntitilauksen, kalenterimerkinnän tai kalenterivarauksen.
💡 Valikossa näkyvät vain ne sovellukset, joihin käyttäjällä ja organisaatiolla on käyttöoikeus.
Kun kontaktilta siirrytään laskulle, asiakkaan tiedot siirtyvät mukaan, mikäli asiakas löytyy asiakasrekisteristä. Kontakti ja lasku linkittyvät toisiinsa Linkit-valikon kautta.
Asiakastiedot siirtyvät vastaavasti myös tarjoukselle ja myyntitilaukselle.
Ohjeen lopussa olevasta taulukosta näet tarkemmin, mitä tietoja siirtyy kontaktilta eri sovelluksiin.
Kun siirryt kontaktilta toiseen sovellukseen, voit palata takaisin kontaktiin valikkorivin Takaisin-painikkeella (X).
Kalenterimerkinnän tai -varauksen luominen Kontaktilta
Kontaktilta voi tehdä kalenterivarauksen tai -merkinnnän kahdella tavalla.
Vaihtoehto 1: Luo merkintä tallennuksen yhteydessä
Tämä tapa soveltuu tilanteisiin, joissa haluat luoda kalenteritapahtuman samalla kun tallennat kontaktin.
-
Siirry kontaktin Keskustelu-välilehdelle.
-
Valitse Luo uusi kalenterimerkintä tai Luo uusi kalenterivaraus.
-
Tallenna kontakti.
Tallennuksen yhteydessä järjestelmä luo automaattisesti kalenteritapahtuman oletusarvoilla.
Luodusta tapahtumasta muodostuu linkki kontaktin Linkit-valikkoon, josta tapahtumaa voidaan myöhemmin tarkastella tai muokata.
Oletusarvot
-
Kalenteriksi valitaan oletuksena kirjautuneen käyttäjän kalenteri.
-
Aloitusajaksi asetetaan kulloinenkin kellonaika pyöristettynä seuraavaan viiden minuutin väliin.
-
Tapahtuman oletuskesto on 30 minuuttia.
-
Otsikoksi tulee valitun asiakkaan nimi.
-
Kontaktin Aihe-kentän sisältö siirtyy kalenterin Merkintä-kenttään.
Kaikkia tietoja voidaan tarvittaessa muokata kalenteritapahtumalla.
Vaihtoehto 2: Luo merkintä Sovellukset-valikon kautta
Tämä tapa antaa enemmän mahdollisuuksia määrittää tapahtuman tiedot ennen tallennusta.
-
Avaa kontakti.
-
Valitse Sovellukset-valikko.
-
Valitse Kalenteri.
-
Valitse luodaanko Merkintä vai Varaus.
Tämän jälkeen järjestelmä siirtää käyttäjän suoraan uuden kalenteritapahtuman tietoihin.
Oletusarvot
-
Aloitusajaksi asetetaan kulloinenkin kellonaika pyöristettynä seuraavaan viiden minuutin väliin.
-
Tapahtuman oletuskesto on 1 tunti.
-
Otsikko-kenttään ei tuoda tietoa automaattisesti, vaan se määritetään kalenteritapahtumalla.
Kalenterille siirtyvät tiedot
Kalenterin Merkintä-kenttään siirtyy kontaktin Toimenpiteet-kentän sisältö.
Jos kontaktille on valittu asiakas, merkintään tuodaan lisäksi: asiakkaan nimi, puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja osoitetiedot. Kalenterin Asiakas-välilehdelle siirtyvät asiakkaan tiedot. Jos asiakas löytyy asiakasrekisteristä, asiakas haetaan kalenterille suoraan rekisteristä.
Kalenterimerkintä tulee tallentaa erikseen kalenterissa. Merkintää ei tallenneta automaattisesti.
Voit palata kalenterin merkintä- tai varausnäkymästä takaisin kontaktille valikkorivin Takaisin-painikkeella (X).
Tietojen siirtyminen kontaktilta muihin sovelluksiin
Kun siirryt kontaktilta toiseen sovellukseen, järjestelmä joko:
-
luo uuden tapahtuman ja siirtää tietoja, tai
-
siirtyy Etsi-näkymään ilman uuden luontia
Huom! Linkit eivät kopioidu siirryttäessä toiseen sovellukseen.