Unifaun (nShift Delivery)

Mikä on Unifaun? 

Unifaun Online on internetin välityksellä toimiva keskitetty kuljetusten hallintapalvelu.

Palvelun avalla voidaan tulostaa Pohjoismaiden merkittävimpien rahdinkuljettajien sähköisiä rahtiasiakirjoja.

Palvelun avulla kuljetustilausta voidaan edelleen muokata ennen lopullista tilausta ja rahtiasiakirjojen tulostamista.

Työvaiheiden minimoimiseksi Unifaun Online on integroitu Rahti-sovellukseen lisenssin avulla (ERPConnect-lisenssi). Lisätietoa myynnistä.

Käyttöönotto

Katso Käyttöönotto-ohje.

Huom. Käyttöönotto edellyttää sopimusta Unifaunin (nShift Delivery) kanssa sekä organisaatiokohtaista sovellusoikeutta. Mikäli lähettäjä maksaa rahtikulut, tulee sopimus tehdä myös rahdinkuljettajan(-jien) kanssa. Unifaunin tilausvaiheessa tarvitaan kyseiset rahtisopimusnumerot.

1. Syötä lähettäjäyrityksen sopimustiedot toimipaikkarekisteriin

Kilikkaa Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Rahtitiedot (yllä oleva näkymä).

1. Valitse listasta nShift (Unifaun).

2. Syötä käyttäjätunnus ja salasana (saat Unifaunilta).

3. Tallenna tiedot.

2. Määritä asetukset rahdin asetuksissa

Kilikkaa Asetukset > Sovellukset > Rahti > Rahdinkuljettajat.

• nShift (Unifaun) näkyy omana välilehtenään, kun organisaatiolle on sallittu Unifaun-oikeus ja sopimustiedot on tallennettu toimipaikan taakse.

• Valitse oletusrahdinkuljettaja sekä haluttu rahdinkuljettajan palvelu.

.

Valitaan oletus rahdinkuljettaja sekä rahdinkuljettajan palvelu.

3. Oletuspakettityyppi

• Oletuspakettityyppiä käytetään, kun rahtikirjarivejä lähetetään suoraan Tilaukselta, Laskulta tai Huollosta Unifaun- ja SmartShip-portaaleihin.

4. Tulostussuosikki

• Tulostussuosikki viittaa Unifaun- ja SmartShip-tilillä määriteltyyn tulostussuosikkiin.

  • Tulostussuosikin nimen tulee täsmätä tiliin tallennettuun nimeen.

  • Tulostussuosikkia käytetään täydentämään rahtitilausta puuttuvilla tiedoilla, jotka voidaan määritellä suoraan Unifaun-/SmartShip-tilillä.

  • Tulostussuosikin avulla voidaan ottaa käyttöön palveluita, lisäpalveluita tai etuja, esim. Ennakkoilmoitus (sähköposti).

  • Käytettävissä olevat palvelut ja edut riippuvat tilin ominaisuuksista.

Lisäohjeet tulostussuosikin luontiin löytyvät Unifaun/SmartShip-portaaleista kohdasta:
Unifaun Online Help Center > Johdanto > Luo tulostussuosikki

4. Oletustoimittajan määrittäminen

• Valitse organisaation yritys oletustoimittajaksi.

• Valitse listalta rahdinkuljettaja ja vastaanottaja.

• Valitut oletustiedot tulevat rahtikirjalle, mutta niitä voi muuttaa rahtikirjakohtaisesti.

Tallentamisen jälkeen tiedot näkyvät Rahtitiedot-välilehden Rahdinkuljettajat-listalla.

5. Oletusrahdinkuljettajan asettaminen

Unifaun voidaan valita oletusrahdinkuljettajaksi kilikkaamalla:
Asetukset > Sovellukset > Rahti > Asetukset.

Sopimusnumerot

Kuljetusliikekohtaiset sopimustunnukset tulee syöttää joko sovellusperheeseen tai Unifaun Online -palveluun (nShift Delivery).

Kaikki sopimusnumerot voidaan tallentaa sovellukseen, jolloin niitä ei tarvitse syöttää manuaalisesti Unifaun Onlineen.

• Sopimusnumerot tallennetaan kuljettajakohtaisesti.

• Jokaista käytettävää rahdinkuljettajaa varten on luotava täsmälleen samanniminen rahdinkuljettaja kuin mitä löytyy Unifaunin palveluntarjoaja-listasta.

Sopimusnumeroiden syöttäminen sovelluksessa

1. Kilikkaa Asetukset > Sovellukset > Rahti > Rahdinkuljettajat ja luo rahdinkuljettaja.

2. Kilikkaa Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Rahtitiedot ja tallenna sopimusnumerot.

3. Jos käytetään vastaanottajan sopimusta, sopimusnumerot tallennetaan asiakasrekisteriin kohdassa:
   Asetukset > Asiakkaat > Rahtitiedot.

Huom! Sopimusnumeroiden tallentaminen sovellukseen ei ole pakollista. Ne voidaan syöttää myös suoraan Unifaun Online -palvelussa.

Sopimusnumeroiden syöttäminen Unifaun Online -palvelussa (nShift Delivery)

1. Siirry kohtaan Ylläpito > Lähettäjä.

2. Kilikkaa Etsi-painiketta.

3. Kilikkaa Muokkaa-painiketta avataksesi lähettäjätiedon muokattavaksi.

4. Syötä halutun kuljetusliikkeen asiakasnumero.

5. Tallenna kilikkaamalla Valmis.

Sopimusnumeroiden syöttäminen Posti SmartShipissä

1. Kilikkaa Ylläpito > Lähettäjä.

2. Kilikkaa Etsi-painiketta.

3. Kilikkaa Muokkaa-painiketta avataksesi lähettäjätiedon muokattavaksi.

4. Syötä tarvittavat sopimustiedot kohtiin:

   • Posti Oy – kotimaan rahti

   • Paketit ja kuljetusyksiköt

5. Tallenna kilikkaamalla Valmis.

Unifaun-rahtikirjan tekeminen

Palveluntarjoaja on oletuksena Unifaun, jos se on asetuksissa määritetty oletusrahdinkuljettajaksi.
Lähetyspäivä on oletuksena kuluva päivä.

1. Toimittajan tiedot

• Syötä toimittajan tiedot.

• Toimittajalla täytyy olla sopimus Unifaunin kanssa, ja sopimustiedot tulee olla tallennettu toimipaikkakohtaisiin asetuksiin.

• Maa-tieto on pakollinen.

2. Vastaanottajan tiedot

• Lisää vastaanottajan tiedot.

• Maksaja-kohtaan valitaan, kuka maksaa rahdin (Toimittaja, Vastaanottaja tai Muu).

  • Tieto haetaan automaattisesti vastaanottajan rahtitiedoista (Asetukset > Asiakkaat > Rahtitiedot).

  • Valintaa voidaan muuttaa tarvittaessa rahtikirjalla.

3. Rahdin tiedot

• Valitse kuljettaja sekä kuljettajakohtaiset palvelut.

• Toimittajan valittavissa olevat kuljetusvaihtoehdot näkyvät Toimittaja-kohdan alla.

• Vastaanottajan valittavissa olevat vaihtoehdot näkyvät Vastaanottaja-kohdan alla.

• Listauksessa näkyvät kaikki sopimusrahdinkuljettajat, jotka toimivat yhteistyössä Unifaun Online -palvelun kanssa.

• Rahdin tiedot -välilehdellä kuvataan tarkemmin rahtiin liittyvät tiedot.

4. Rahdin tiedot -välilehti

• Lähetysnumero muodostuu, kun rahtikirja tulostetaan (kenttään ei voi syöttää tietoa).

• Jälkivaatimus-tiedot saadaan, kun siirrytään esim. Tilaus-sovellukselta Rahdille. Tiedot tulevat toimittajan toimipaikan asetuksista.

• Kuljetusohjeet-kenttään voi lisätä kuljetusta koskevaa ohjeistusta.tusta.

5. Tavaran kuvaus -välilehti

• Täydennä tarvittavat tiedot: sisältö, laji, paino, tilavuus jne.

• Annettavat tiedot vaihtelevat valittujen palveluiden ja lisäpalveluiden mukaan.

VAK-lähetys:

• Määrittää rivin/kollin vaarallisten aineiden kuljetukseksi.

• VAK-lähetys edellyttää erillistä sopimusta, jossa sovitaan palvelun käytöstä, vastuista ja sallituista määristä.

• Kuljetuksissa on aina noudatettava voimassa olevaa lakia vaarallisten aineiden kuljettamisesta.

Summa ja tilitiedot siirtyvät rahtikirjalta eteenpäin kuljettajan tarjoamien lisäpalvelujen mukaisesti (esim. Matkahuollon Bussiennakko tai Transpointin jälkivaatimus).

Kun kuvaus on tallennettu, uuden kuvauksen voi lisätä Uusi-painikkeella.
Tavaran kuvauksia voi olla enintään 5 kappaletta.

Asiakkaan rahtisopimuksen käyttäminen

Asiakkaan rahtisopimuksissa on mahdollisuus käyttää asiakkaan (olemassa olevia) rahtisopimuksia Unifaun-integraatiota käytettäessä.

Toiminnallisuus mahdollistaa vastaanottajan rahtisopimuksen käyttämisen esim. silloin kun vastaanottaja maksaa rahdin.

Rajapinnassa on mahdollista määritellä useampiakin sopimuksia eri kuljettajien kanssa, mutta vain yksi kerrallaan (oletus) on voimassa.

Käyttöliittymässä on Rahdin maksaja -osiossa Unifaunin tukemat Rahdinkuljettaja- ja Palvelut-listat.

• Kun maksajaksi valitaan vastaanottaja, käytetään Unifaun-rajapinnassa vastaanottajan taakse määriteltyä Unifaun kuljettajaa ja palvelua sekä asiakkaan sopimusnumeroa ko. kuljettajan kanssa.

• Jos maksajaksi valitaan toimittaja, käytetään rahdin asetuksissa määriteltyjä Toimittaja-, Kuljettaja- ja Palvelutietoja.

Asiakasrekisterin määritykset, kun käytetään vastaanottajan sopimusta tietyn kuljettajapalvelun kanssa

Asetukset > Asiakkaat > Rahtitiedot-välilehti.

• Luodaan Unifaun (nShift Delivery)-rahtisopimus asiakkaan käyttämään kuljettajaan ja palveluun.

  • Valitaan Rahtitiedot-kohtaan Rahdinkuljettaja-pudotusvalikosta Unifaun.

  • Valitaan Palveluntarjoaja Unifaun -kohdasta rahdinkuljettaja Rahdinkuljettaja-pudotusvalikosta, esim. Posti.

• Syötetään tarvittavat sopimusnumerot asiakkaan kuljetuspalveluun, esim. Posti, liittyen ja asetetaan maksajaksi vastaanottaja.

• Oletus-valinnalla asetetun rahdinkuljettajan tiedot viedään automaattisesti Rahti-sovellukseen ja sieltä edelleen Unifaun Online -palveluun.

• Huom. Jotkut rahdinkuljettajat (esim. Kiitolinja) vaativat sopimuksen myös rahdin lähettäjän kanssa, jolloin kyseinen rahdin kuljettaja täytyy lisätä  Rahti-sovelluksen asetuksissa (Asetukset > Sovellukset > Rahti) rahdinkuljettajaksi. Lisäksi oimipaikan takana (Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Rahdinkuljettajat-välilehti) täytyy tallentaa tallentaa sopimusnumero kyseiselle rahdinkuljettajalle. On myös huomioitavaa, että rahdinkuljettajan nimi kirjoitetaan täsmälleen samalla tavalla kuin kuin se on rahtikirjalla Kuljettaja-kohdassa, jolloin järjestelmä osaa hakea sopimusnumeron tiedon takaa.

Unifaun-rahtikirjan tekeminen, kun käytetään vastaanottajan sopimusta tietyn kuljettajapalvelun kanssa

Rahti > Uusi, valitaan Palveluntarjoaja-pudotusvalikosta Unifaun.

• Poimitaan vastaanottajaksi haluttu asiakas, jonka taakse on määritetty käyttämään tiettyä kuljettajapalvelua. Tällöin rahtikirjalle tulee valmiiksi valitut sopimusnumerot, kuljettajapalvelut ja maksajaksi vastaanottaja.

  • Mikäli maksajaksi valitaan toimittaja, käytetään rahdin asetuksissa määriteltyjä Toimittaja-, Kuljettaja- ja Palvelutietoja. Kuljettajan voi valita myös pudotusvalikosta.

• Täytetään muut rahtikirjan tiedot ja tavarankuvaukset, minkä jälkeen rahtikirjan voi siirtää Unifauniin.

• Unifaun-järjestelmässä voidaan tarkistaa ja täydentää loput tiedot, ja lopuksi tulostaa rahtikirja eli tehdä varsinainen kuljetustilaus.

Rahti-sovelluksesta Unifaun Onlineen (nShift Delivery) siirtyvät tiedot

Toimittajan kaikki tiedot, lukuun ottamatta toimittajan nimen toista riviä.

Vastaanottajan kaikki tiedot, lukuun ottamatta vastaanottajan nimen toista riviä.

Rahdin tiedot riippuen maksajasta, siirtyvät sekä Toimittajan että Vastaanottajan Rahdin tiedot. Mikäli maksajana on Toimittaja, siirtyvät Toimittajan Rahdin tiedot.

Rahdin tiedot -välilehdeltä siirtyvät Lähetysnumero, Kylmänarka-valinta, Jälkivaatimus-valilnta, Tilinumero, Summa, Pankkiviite, BIC, Kuljetusohjeet (2 riviä), sekä Muuta tietoa -riveistä kaksi ensimäistä riviä.

Huom! Tilinumero, Summa, Pankkiviite ja BIC siirtyvät vain siinä tapauksessa, että Jälkivaatimus-valinta on aktiivisena.  Tilinumeron,  BIC-koodin sekä maksuviite voidaan määrittelemään myös Unifaun Onlisnessä lähettäjän tietoihin. Mikäli rahtikirjalla ei ole määritelty jälkivaatimusta ja tilitiedot eivät siirry rahtikirjalta Unifaun Onlineen, puuttuvat tiedot haetaan Unifaun Onlineen tallennetuista lähettäjän tiedoista.

Tavaran kuvaus -välilehdeltä siirtyvät Sisältö, VAK-lähetyksiin liittyvät UN numero, Virallinen kuljetusnimi, Sivuvaaraluokka, Pakkausryhmä/ADR luokka, Tunnelirajoituskoodi, Päävaaraluokka ja Rajoitettu määrä (LQ), sekä Määrä, Paino, Tilavuus, Lavametrit, Pituus, Leveys ja Korkeus.

Rahtikirjan siirto ja täydentäminen Unifaun Onlinessa (nShift Delivery)

Kuljetustilauksen tiedot siirretään Unifaun Online -järjestelmään kilikkaamalla Tulosta-painiketta.
Tällöin avautuu erillinen ikkuna Unifaun Onlinen tulostusarkistoon, ja viety kuljetustilaus näkyy yhtenä tilausrivinä sivun alalaidassa olevassa listassa.

1. Tietojen täydentäminen Unifaun Onlinessa

Kuljetustilaus täytyy aina täydentää ja tulostaa Unifaunissa. Täydennettäviä tietoja voivat olla esimerkiksi:

• tilausrivit

• jälkivaatimus

• vastaanottaja maksaa

• ennakkoilmoitus

• muut liikennöitsijäkohtaiset tiedot

Jos asiakkaalla on sopimus liikennöitsijän kanssa, asiakasnumerot voidaan syöttää tässä vaiheessa.

2. Kuljetustilauksen hallinta Unifaun Onlinessa

Unifaunissa kuljetustilausta voi:

• muokata

• arkistoida

• tulostaa

• peruuttaa

Lisäksi voidaan ottaa käyttöön Unifaunin tarjoamia lisäpalveluita, kuten:

• ennakkoilmoitus sähköpostilla

• tulostuslinkki-toiminto

Luotua kuljetustilausta voi muokata ja tarkastella myöhemminkin kirjautumalla omilla tunnuksilla osoitteeseen:
https://www.unifaunonline.com/

3. Lisäedut

Unifaunissa Yleiset lisäedut -otsikon alla oleva Ennakkoilmoitus (S-posti) -ominaisuus aktivoituu automaattisesti, jos rajapintasanomassa on annettu sekä lähettäjän että vastaanottajan sähköpostiosoitteet.

4. Lähetyksen seuranta

Kun tilaus on viimeistelty Unifaunissa ja rahtiasiakirjat on tulostettu:

• Lähetystä voidaan seurata Rahti-sovelluksen Etsi-näkymästä.

• Kilikkaa kyseisen tilauksen lähetysnumero-linkkiä → avautuu liikennöitsijän oma seurantapalvelu.

Esimerkiksi:

• Matkahuollon lähetyksissä linkki vie suoraan Matkahuollon seurantapalveluun, josta näkee tilauksen etenemisen.

Unifaunin (nShift Delivery) käyttö muista sovelluksista

Kuljetustilaus voidaan tehdä suoraan seuraavista sovelluksista:

• Myyntitilaus

• Lasku

• Huolto

• Tuotanto

Valitse näissä sovelluksissa Rahti sovellusvalikosta.

1. Siirrettävien tietojen valinta

Kun kuljetustilausta luodaan, järjestelmä avaa Valitse siirrettävät tiedot -vahvistusikkunan:

Tässä määritellään, mitä tietoja siirretään rahtikirjalle.

2. Palveluntarjoajan valinta

• Jos Palveluntarjoaja-valikosta valitaan Unifaun, järjestelmä siirtyy suoraan Unifaun Online -sivustolle.

• Samalla Rahti-sovellukseen muodostuu rahtikirja lähetysnumeroineen, ja sovelluksen ja rahtikirjan välille syntyy linkki.

Palveluntarjoaja-valinta:

• Listassa näkyvät kaikki sallitut palveluntarjoajat (Asetukset > Sovellukset > Rahti > Rahdinkuljettajat).

• Oletuksena näytetään rahdinkuljettaja, joka on määritelty Rahdin asetuksissa Rahdinkuljettaja-välilehdellä oletukseksi.

• Jos asiakasrekisterin Rahtitiedot-välilehdelle on tallennettu asiakkaalle oletusrahdinkuljettaja, se syrjäyttää toimipaikan oletuksen.

3. Tietojen täydentäminen

Kuljetustilauksen tietoja voidaan täydentää Unifaun Online -palvelussa sen jälkeen, kun tiedot on siirretty.

Tiedonsiirrossa siirtyvät mm.:

• Tiedonanto- ja Toimitustapa-kentät → kenttien nimet siirtyvät seliteteksteiksi.

• Myyntitilausriveistä siirtyvät vain Materiaali-tyyppiset rivit Unifaun Onlineen.