Uuden ostolaskun luominen

• Uusi lasku luodaan napsauttamalla ostolaskun Uusi-toimintoa tai Etsi-näkymässä napsauttamalla Uusi-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Uusi.

• Laskun voi myös luoda vanhasta laskusta napsauttamalla laskulla Kopioi-painiketta 

  • Avautuvassa Kopioi-ikkunassa voidaan valita kentät, jotka halutaan kopioida uudelle laskulle.

  • Mikäli alkuperäisellä laskulla on Vastaanottajatiedoissa määritettynä yhteyshenkilö, kopioituu se sellaisenaan uudellekin laskulle.

  • Mikäli ostolaskun yhteyshenkilö on tyhjä, haetaan yhteyshenkilöksi kirjautuneen käyttäjän tiedot.

• Ostolasku voidaan myös lukea viivakoodista napsauttamalla Viivakoodi-kuvaketta jolloin avautuu ikkuna, johon viivakoodi voidaan lukea viivakoodilukijalla tai täydentää tieto manuaalisesti (virtuaaliviivakoodi).

  • Viivakoodilukijalle ei ole laitteistorajoituksia.

• Laskuntyyppi tarkentaa laskuntarkoitusta ja laskun käsittelyä NetBaronissa. Suoraveloitus - tyyppinen lasku kuitataan eräpäivänä automaattisesti maksetuksi ja sille kirjataan suoritus.

• Näytölle avautuu uusi laskupohja, johon on valmiiksi täytetty oletusvastaanottajan tiedot sekä maksuehto.

• Laskun oletustietoja voi muuttaa asetuksissa valitsemalla Sovellukset-valikko > Asetukset > Talous > Ostolasku-välilehti > Asetukset-välilehti.

  • Asetuksissa oleviin oletustietoihin voidaan määritellä mm. tulostuspohja, ostolaskun kierrätys, hintojen syöttötapa, näytettävät kentät sekä valita oikeudet eri henkilöille ostolaskun eri toimintoihin.

  • Hälytyslistassa näkyvät henkilöt, jotka on valittu hälytyslistalle. Valitut henkilöt saavat viestin sähköpostiinsa kierrätettäväksi/hyväksyttäväksi tulleesta laskusta.

    • Henkilön sähköpostiosoite tulee olla määritelty silloin henkilötietoihin Asetukset > Ylläpito > Henkilöstö → valitaan henkilön tiedot kaksoisnapsauttamalla kyseistä riviä.

  • Lisää tietoa talouden asetuksissa.

Näkymän muokkaaminen

• Näytä tai piilota lohko -painikkeilla voidaan piilottaa yläosan lohkot (Ostolaskun tiedot, Perustiedot ja Vastaanottajan tiedot) näkyviltä jolloin saadaan laskun rivit paremmin näkyville.

• PDF-kuva voidaan avata kokonaan omaan ikkunaan Avaa ponnahdusikkuna -painikkeella ja kuvan voi palauttaa takaisin Palauta ponnahdusikkunasta -painikkeella.

• Jos näytöllä on riittävästi tilaa, PDF-kuva avautuu omaan osioon oikeaan reunaan.

• Kolmen pisteen -painikkeesta voidaan valita lohkoittain näytettäviä tietoja.

• Ostolaskun tiedot-osiossa napsauttamalla -painiketta voidaan valita kenttiä, jotka halutaan näyttää / ei haluta näyttää sovelluksessa. Näytettävän kentän kohdalla näytetään -merkki. Napsauttamalla riviä, valinta poistuu ja kyseistä kenttää ei näytetä näkymässä.

• Osa kentistä on pakollisia ja niitä ei ole mahdollista piilottaa, piilotettavia kenttiä ovat Yhteyshenkilö, Maa, Tili, Kp, Työnumero ja Alv-% kentät.

  • Valinnat ovat käyttäjäkohtaisia ja tallennuksen yhteydessä valinnat tallennetaan oletukseksi, tehtyjä valintoja käytetään kaikilla ostolaskuilla

• Vastaavalla tavalla voidaan valita mitä kenttiä näytetään Perustiedot ja Vastaanottajan tiedot lohkossa.

• Vastaanottaja-lohkon oikealla puolella olevasta kolmen pisteen valikosta voidaan valita mitä lohkoja sovelluksessa näytetään, oletuksena kaikki lohkot ovat näkyvillä.

  • Jos napsautetaan esim. Perustiedoista valinta pois päältä, ei kyseistä lohkoa näytetä ostolaskulla.

  • Kaikki-valinnalla piilotetaan kaikki ostolaskun yläosan lohkot kerralla (Asiakastiedot, Perustiedot ja Tilaajan toimitustiedot). Napsauttamalla uudelleen Kaikki, saadaan lohkot näkyville.

  • Nämä valinnat eivät tallennu vaan lohkot palautetaan näkyville tallennuksen yhteydessä.

• Toimittaja voidaan valita asiakasrekisteristä - painikkeella tai kirjoittamalla nimen osa toimittajakenttään tai toimittajatiedot voidaan syöttää suoraan laskulle, tallentamatta niitä rekisteriin.

  • Asiakkaan poiminta-ikkunaa avattaessa otetaan käyttöön aina ensimmäisen oletus-välilehden ("Etsi") hakuehdot.

    • Tällä hakuvälilehdellä sallitaan talletettaviksi hakuehdoiksi vain rivien määrä, näytä kaikki ja asiakas varattu lisäosoitteelle.

    • Etsi-kenttään kirjoitettua hakuehtoa ei tallenneta.

  • Asiakkaan poimintaikkunaan voidaan luoda omia hakuvälilehtiä napsauttamalla etsi-välilehden vieressä olevaa Uusi-painiketta.

    • Itse luoduilla  hakuehtovälilehdillä sallitaan kaikkien hakuehtojen tallettaminen.

    • Välilehdet luodaan sovelluksittain ja rekistereittäin.

    • Omat hakuvälilehdet ovat käyttäjäkohtaisia ja sovelluskohtaisia, eli jokaiseen sovellukseen missä on asiakkaan poiminta mahdollista, tulee tehdä omat hakuvälilehtensä.

  • Poimintaikkunan sarakkeiden leveyttä voi muuttaa. Tehty muutos tallentuu napsauttamalla poimintaikkunassa Etsi-painiketta, tällöin sarakkeen leveys ei palaudu oletusleveyteen ikkunasta poistuttaessa.

    • Mikäli toimittajan tiedot eivät ole rekisterissä, valinta Luo toimittaja luo rekisteriin uuden toimittajan.

    • Toimittajatiedon BIC-koodin oikeellisuus tarkistetaan tallennettaessa, mikäli toimittajan Maa-asetukseksi on asetettu suomi.

      • Tarkistetaan että  BIC-koodi vastaa IBAN-tilinumerossa vastaavaa pankkiryhmää.

    • Mikäli asiakkaan taakse on määritetty ulkomainen tilinumero eli vain BBAN-numero, mutta ei IBAN- ja BIC-numeroita, ja kyseinen asiakas poimitaan ostolaskulle, antaa ohjelma ilmoituksen: "Toimittajan IBAN-tilinumero puuttuu. Lisätiedot-välilehdellä on BBAN-tilinumero xxxxx."

      • Lisätietoa asiakasrekisterin Pankkitiedot-välilehdestä.

    • Pankkitiedot-välilehdellä on toimittajan pankkitiedot.

      • Ostolaskun voi tehdä ja muodostaa maksuaineiston ilman, että toimittajaa perustaa asiakasrekisteriin.

      • Kaikki maksuaineiston muodostuksessa tulevat tiedot tulevat suoraan ostolaskulta.

      • Toimittajan pankkitiedot ja Maa-asetus tallentuvat laskukohtaisesti.

  • Toimittajan aikaisemmat laskut saadaan näkyville napsauttamalla Toimittajan edelliset ostolaskut -painiketta,jolloin avautuu uusi istunto ostolaskujen Etsi-näkymään, jossa haetaan ostolaskun toimittajan nimellä kaikki ostolaskut viimeisen 6 kuukauden ajalta. Painike toimii vain silloin, kun laskulla on toimittaja.

• Toimittajan oletusasetuksista noudetut Tulostustapa ja -pohja sekä laskutusaihe ja maksuehto nollataan oletuksena, mikäli napsautetaan Tyhjennä asiakastiedot -painiketta.

  • Mikäli poimitaan toimittaja rekisteristä ja näitä tietoja ei ole toimittajan asetuksissa, haetaan kyseiset oletukset.

  • Oletukset tulevat asetuksista eli vastaavat tilannetta, jossa luodaan uusi lasku.

• Kustannuspaikka tuodaan ostolaskulle toimittajan takaa Oletukset-välilehdellä. Ellei toimittajan taakse ole määritelty kustannuspaikkaa, tuodaan se vastaanottajan toimipaikan takaa Oletukset-välilehdeltä.

  • Mikäli lasku luodaan verkkolaskuaineistosta ja saapuvassa verkkolaskuaineistossa on kustannuspaikka, tuodaan kyseinen kustannuspaikka laskulle.

• Muuta kaikille riveille -valinnan toiminta.

  • Valitsemalla Muuta kaikille riveille -valinnan aktiiviseksi, muuttuvat valinnan yläpuolella olevat tiliöinnit, kustannuspaikat, työnumerot ja alv-% kaikille laskun riveille.

  • Oletuksena valinta on aktiivinen.

  • Mikäli valinta otetaan pois päätä ja myyntilasku tallennetaan, valinta pysyy pois päältä.

    • Mikäli tehdään muutoksia, kun valinta ei ole aktiivisena, tehdään muutos vain uudelle riville.

  • Järjestelmä muistaa valinnan niin kauan kun ollaan laskun muokkausnäkymässä.

  • Ennen alv-% vaihtamista käyttäjälle huomautetaan, että rivien alv-prosentin vaihtaminen ei päivitä tiliöintejä, ja neuvotaan tarkistamaan ne jälkeenpäin. Käyttäjän pitää vielä erikseen hyväksyä muutos dialogissa. Vasta tämän jälkeen muutos varsinaisesti tehdään riveille.

• Kun suoritus tulee laskulle tiliotteelta, maksusuoritus jaetaan automaattisesti kustannuspaikoittain/työnumeroittain sen mukaan, miten ne on laskun riveillä määritelty.

  • Mahdolliset korjaukset tehdään laskulla maksusuoritukselle.

• Tiliöintien muokkausikkunan saa avattua nopeasti kaksoisnapsauttamalla Tili-kenttää.

Työnumero-poimintaikkuna

• Poimintaikkunan hakukentät muuttuvat sen mukaan, mitä on valittu Kohde-valikosta.

• Kohde-valikosta on valittavana Projekti sekä muut valittavat sovellukset riippuen siitä, mitä sovelluksia organisaatiolla on käytössä. Sovellus-otsikon alla valittavina ovat Myyntitilaus, Ostotilaus, Huolto, Tuotanto, Tuotekortti.

  • Kohde-valikko

    • Mikäli Projekti-sovellus ei ole käytössä, näkyy valittavana Projektin osalta Projekti ja Voimassa-valinnat. Tässä tapauksessa näytetään Talouden asetuksiin perustetut työnumerot (Asetukset > Yleiset > Talous > Työnumerot).

    • Mikäli Projekti-sovellus on käytössä, näkyy kohteen Projekti alla Omat-, Aloitetut-, Valmiit-, Voimassa- ja Peruutettu-valinnat.

  • Mikäli Voimassa -valinta on valittuna Kohde-valikosta, näytetään ainoastaan Etsi-, Loppupvm- ja Rivit-valinnat.

    • Voimassa päivä -kenttään tulee oletuksena kuluva päivä. Päivämäärä voidaan muuttaa halutuksi. Mikäli kenttä on tyhjä, haetaan kaikki.

  • Jos Kohde-valikosta valitaan Peruutettu, näytetään peruutetut projektit jos Projekti-sovellus on käytössä.

• Vastaanottajan sekä toimittajan tietoja voi muuttaa joko kirjoittamalla tiedot suoraan kenttiin tai poimimalla tiedot asiakasrekisteristä napsauttamalla poimintapainiketta.

  • Asetuksissa (Asetukset > Yleiset > Asiakas > Asiakastyypit) voidaan määritellä asiakkaalle oletusasiakastyyppi.

    • Esim. ostolaskujen uudet asiakkaat tallentuvat näin suoraan Toimittaja-asiakastyypin alle oletuksena.

• Mikäli asetuksissa (Sovellukset-valikko > Asetukset > Talous > Ostolasku-välilehti > Asetukset-välilehti) Tarkista toimittajan ennakkoperintärekisterin voimassaolo -valinta on aktiivinen,  tarkistetaan ostolaskulla onko toimittajan ennakkoperintärekisterin ja ennakkoperintärekisteröinnin voimassaolo määritelty ja onko se voimassa (Asetukset > Asiakkaat > Sertifiointi-välilehti).

  • Tarkistus tehdään ostolaskulla, mikäli toimittaja on asiakasrekisteristä ja sillä on määritettynä y-tunnus.

  • Lisätietoja talouden asetuksissa ja asiakasrekisterissä.

Perustiedot-välilehti

Lisätiedot-välilehti

Ohjeet-välilehti

• Järjestelmä näyttää toimittajan tiedoissa (Oletukset - välilehdellä) määritellyt toimittajakohtaiset Laskutus-, Toimitus- ja Kuljetusohjeet.

• Ohjeita voi muuttaa laskukohtaisesti.

• Kuljetusohjeet-kenttä.

  • Kentän tiedot välitetään rahtikirjoille rahdin kuljetusohjeeksi.

  • Koskee Transpointin ja muita käsin lisättyjä rahtikirjoja.

Kommentit-välilehti

• Kommentit-välilehdellä on Uusi kommentti -kenttä.

  • Kommentti näkyy myös ostolaskun kierrätysnäkymässä.

  • Mikäli välilehdelle lisätään kommentti, välilehden otsikkoteksti näytetään huomiovärillä.

  • Tallennettu kommentti siirtyy Kommentit-otsikon alle eikä sitä voi enää muokata tai poistaa.

PDF-välilehti

• PDF-välilehdellä näytetään kuvana laskun tiedot joko verkkolaskusta, liitetystä PDF-dokumentista, kuvasta tai tulostetusta PDF-pohjasta samalla tavalla kuin Luontitapa-linkin takaakin.

• PDF-välilehden oikealla puolella on valikko, josta voidaan vaihtaa ostolaskun liitteinä olevista tiedostoista haluttu tiedosto näkyväksi PDF-välilehdelle. Painike on näkyvillä silloin, kun ostolaskulla on liitetiedostoja.

  • Liitteitä voidaan selata myös oikean reunan nuolipainikkeilla. 

  • Ostolaskun liitetiedostoissa on tiedostonimen tarkistus: Mikäli ostolaskun liitteitä on useampi kuin yksi pdf- tai kuvamuotoinen liite, otetaan laskun kuvaksi ensisijaisesti liite, jonka nimestä löytyy sanat "lasku", "invoice" tai "bill". Pdf-muotoinen liite on ensisijainen kuvamuotoiseen liitteeseen verrattuna.

• PDF-kuva voidaan avata kokonaan omaan ikkunaan Avaa ponnahdusikkuna -painikkeella  ja kuvan voi palauttaa takaisin Palauta ponnahdusikkunasta -painikkeella.

• ja kuvan voi palauttaa takaisin Palauta ponnahdusikkunasta -painikkeella .

• Mikäli liitetiedostoissa ei ole pdf-tiedostoa tai laskun kuvaa, Pdf generoidaan automaattisesti niistä tiedoista, joita on valittuna laskun riveille.

  • Laskun tiedot päivittyvät tallennuksen yhteydessä.

  • 

Ostolaskurivien lisääminen

• Laskurivit näkyvät laskun alareunassa.

• Napsauttamalla Toimittaja-lohkon vasemmalla puolella olevaa lohkon piilotuspainiketta, saadaan rivit näkymään koko näytöllä. Piilotetut tiedot saadaan näkyville lohkonavauspainikkeella.

• Lisätietoja ostolaskurivien lisäämisestä ohjeessa Laskurivien luominen ostolaskuun.

Ostolaskun tallentaminen

• Tallennetaan tiedot napsauttamalla Tallenna-painiketta  tai valitsemalla Toiminnot-valikko | Tallenna.

• Mikäli ostolaskua tallennettaessa järjestelmästä löytyy samalla laskunnumerolla syötetty lasku, ilmoitetaan kuinka monta saman numeroista laskua löytyy sekä näytetään viimeisimmästä ostolaskulta tarkemmat tiedot.

Liitetiedostojen lisääminen

• Ostolaskulle voidaan liittää liitetiedosto, esim. kuitti, kopio paperilaskusta, tms., napsauttamalla Liitetiedostot-painiketta. Haetaan tiedostosta laskun mukaan liitettävä tiedosto ja tallennetaan haku.

• Mikäli lisättävä liitetiedosto ei ole pdf-muodossa tai sen muuntaminen pdf-muotoon ei ole mahdollista, ohjelma antaa siitä seuraavan ilmoituksen: "Tiedosto on muotoa, jota ei voida muuntaa arkistoinnissa PDF-muotoon. Tiedosto voidaan silti liittää liitetiedostoksi."

  • Pdf-muotoon on mahdollista muuntaa pdf-, txt-, html-, finvoice-, jpg-, png-, gif-, bmp- ja tif-muotoisia liitteitä.

• Originaalilaskun saa aukaistua suoraan ostolaskujen Etsi-näkymästä. Luontitapa tulee olla valittuna: Näkymä-valikko > Kentät > Luontitapa. Luontitapasarakkeeseen tulee linkkinä ensimmäinen liite, joka on liitetty ostolaskulle tai mikäli ostolasku on tehty verkkolaskuaineistosta, niin linkistä näytetään Verkkolasku. Teksti tulee linkkinä vain, jos lasku sisältää vähintään yhden liitteen.

  • Liitteen tulee olla joko PDF- tai kuvamuodossa.

  • Originaalilaskuksi käyvät myös kuvatiedostot.

• Luontitapa-linkistä on mahdollista esikatsella laskun liitetiedostoja.

Tositenumero ja ostolaskun tilamuutokset

• Lasku saa järjestelmästä tositenumeron, kun lasku on hyväksytty.

• Tallennetaan tiedot napsauttamalla Tallenna-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko | Tallenna.

• Ostolaskun tilamuutokset löytyvät laskulta kohdasta Ostolasku - Tilamuutokset.

• Laskun tallentaminen muokkaustilassa ei lisää tilamuutoksiin tietoa, jos laskulla tai laskunrivillä oleva tieto ei muutu edellisestä tilanteesta.

• Laskun tai suorituksen tietoja muutettaessa reskontrassa, kirjanpidon tositteelle ei tallenneta tilamuutosta, mikäli tositteella olevat tiedot eivät muutu.

• Jos laskulla muutetaan esim. maksuehtoa, ei tilamuutosta kirjanpitoon tapahdu.

• Jos muutetaan laskun rivisummaa, kustannuspaikkaa, tiliä, vastatiliä, projektinumeroa tai selitteitä, syntyy tilamuutos kirjanpidon tositteelle.

Tilinumero ja maa-asetus

• Ostolaskulla tulee olla oma tilinumero, jonne asetetaan viivakoodista tullut tilinumero. Tämä on oletustilinumero, ellei tiliä ole valittu.

• Tilinumerotiedot syötetään yrityksen perustietoihin Asetukset | Ylläpito | Toimipaikka | Pankkitiedot-välilehti.

  • Tilinumeroiden oikeellisuus tulee tarkistaa. Väärin täytetyillä tilinumerotiedoilla olevaa laskua ei voida laskuttaa.

• Kun maksetaan muualle kuin Suomeen, tulee Maa-asetukset olla None. Maa-asetukset kirjataan asiakkaan taakse asiakasrekisterin Lisätiedot-välilehdelle.

• Perustiedot-välilehdellä Maa-pudotusvalikosta tulee olla valittuna toimittajan maa.

• Asiakkaan asetuksiin pääsee suoraan ostolaskulta valitsemalla Sovellukset-valikko | Rekisterit | Asiakkaat.

• Lisää ohjeita asiakkaan asetuksissa.

Ulkomaanmaksu

• Suomen ulkopuolelle maksaessa menevät viestit.

• Ostolaskulta otetaan lähteväksi laskuntiedoksi tiedot seuraavassa järjestyksessä:

1. Viitenumero

2. Laskunumero

3. Viesti

• Kyseinen tieto menee saajalle vapaamuotoisessa tekstikentässä,  jossa kerrotaan mahdollista sähköistä käsittelyä varten mikä tieto on kyseessä RFB/ tai RFS/ tai INV/ tai TXT/ ja tämän jälkeen annettu tieto.

• Mikäli ostolaskun maksuaineisto lähetetään pankkiin pikamaksuna, suosittelemme laittamaan laskunnumeron viesti-kenttään, jolloin tieto välittyy vastaanottajalle.

Valuuttalaskut

• Valuuttamaksuissa tulee olla yhteydessä pankin maksuliikenneneuvontaan, josta saa tarkemmat tiedot valuuttamaksujen välityksen osalta (voi vaatia erillisen sopimuksen pankin kanssa).

• Valuuttalaskussa kurssi tulee laskutuspäivän mukaan. Mikäli päivää muutetaan, muuttuu myös kurssi.

• Laskun yhteensä-tiedoissa näytetään summat sekä kyseisessä valuutassa että kotivaluutassa. Summat tallentuvat tietokantaan kummassakin valuutassa.

• Summat, joita ei voi muokata, näytetään Etsi-näkymissä ja yhteensä-summissa yms. tuhaterottimilla ja pilkulla.

• Oletustulostuspohjissa näkyy kyseinen valuutta.

• Valuuttamaksua maksettaessa tulee aineistossa olla tieto, miten ulkomaanmaksun kulut jaetaan maksajan ja saajan kesken.

  • Tieto annetaan Maksuaineiston luonti -näkymässä Kulukoodi-sarakkeessa.

Ostolaskun lähettäminen maksuun

• Pankkiin lähetysoikeudet määritellään Henkilöstön asetuksista käyttäjän Oikeudet-välilehdeltä.

  • Rekisterit > Henkilöstö > Oikeudet-välilehti → Henkilölle valitut sovellukset -listalta napsautetaan Talous ja Valitut sovellusten oikeudet -listalla tulee olla Talous - Pankki - Maksuaineisto. 

Ostotilauksesta ostolasku

• Ostotilauksesta voidaan muodostaa ostolasku.

• Lisätietoja ohjeesta Laskurivien muodostaminen ostotilauksista.

Ostolaskurivien kohdistus ostotilausriveihin

• Ostolaskurivit voidaan kohdistaa ostotilauksen riveihin erillisessä kohdistusikkunassa.

• Lisätietoja ohjeesta Ostotilausrivien kohdistaminen ostolaskulla

Ostolaskusta myyntilasku

• Ostolaskusta voidaan tehdä suoraan myyntilasku. Avataan haluttu lasku näytölle ja valitaan Sovellukset-valikko > Lasku > Lasku.

  • Siirrossa voidaan määritellä katekerroin sekä vaikuttaako kerroin rivien myyntihintaan vai luodaanko oma rivi, jossa näkyy kertoimen summa.

  • Siirrettäessä voidaan myös määritellä uudelle riville tuleva teksti.

    • Asetuksissa voidaan määritellä oletusteksti: Asetukset > Sovellukset > Talous > Ostolasku-välilehti > Asetukset-välilehti > Oletusteksti uudelle kateriville tai mikäli sitä ei ole määritelty tulee oletustekstiksi Myyntipalkkio yllä olevista tuotteista ja palveluista.

• Kustannuspaikka-valikosta voidaan valita otetaanko muodostuvalle laskulle kustannuspaikka tuoteriviltä (Rivi) vai laskun Toimittaja-välilehden Kustannuspaikka-kentästä (Lasku).

• Työnumero-valikosta voidaan valita otetaanko muodostuvalle laskulle työnumero tuoteriviltä (Rivi) vai laskun Toimittaja-välilehden Työnumero-kentästä (Lasku).

• Myyntilaskulle muodostuva kate lasketaan tuoterekisterissä olevien ostohintojen perusteella. Mikäli tuotteet eivät ole tuoterekisterissä, ostohintana on nolla ja sen perusteella lasketaan kate. Katteen laskennassa ei käytetä ostolaskulla olevia hintoja.

Myyntilasku käsitellään jatkotoimenpiteiden osalta kuten normaalistikin.

Siirryttäessä Ostolaskulta sovellusvalikon kautta toiseen sovellukseen

Huom. Linkit eivät kopioidu siirryttäessä toiseen sovellukseen.