Uusi merkintä tai Uusi varaus

Uutta tapahtumaa luotaessa valitaan, tehdäänkö merkintä vai varaus.

Merkintä

Merkinnän voi luoda käyttäjä, jolla on kalenteriin Kirjoitus-oikeus.

Voit määrittää merkinnän henkilökohtaiseksi, jolloin muut käyttäjät näkevät kalenterissa vain varatun ajan. Merkinnän otsikkoa tai muita tietoja ei näytetä, eikä muut käyttäjät voi avata tapahtumaa. Omassa kalenterissasi henkilökohtainen merkintä näkyy normaalisti.

Jos käyttäjä, jolla on kirjoitusoikeus, luo henkilökohtaisen merkinnän toisen henkilön kalenteriin, myös merkinnän luoja voi edelleen avata ja muokata sitä.

Esimerkkinäkymä muille henkilökohtaisesta merkinnästä:

---

Varaus

Varauksen voi luoda käyttäjä, jolla on kyseiseen kalenteriin Varaus-oikeus.

Varaus voidaan merkitä Hyväksytyksi tai Hylätyksi. Kalenterissa varauksen edessä näkyy teksti Varaus, ja hyväksytyissä tai hylätyissä varauksissa näytetään lisäksi niiden tila.

Varaukset näkyvät kaikille kyseiseen kalenteriin oikeutetuille käyttäjille. Niillä, joilla on varausoikeudet kyseiseen kalenteriin, on mahdollisuus tehdä myös muutoksia.

Määritä tapahtumalle alku- ja lopetusaika.

Voit käyttää Kesto-pikavalintaa, jolloin loppuaika lasketaan automaattisesti alkamisajan perusteella. Käytettävissä ovat vaihtoehdot 1 h, 4 h ja 8 h.

Voit myös käyttää työpäivän valmiita aikavälejä, kuten 7–15, 8–16 tai 9–17, jolloin alku- ja loppuajat täytetään automaattisesti.

Jos tapahtuma kestää yli vuorokauden, loppupäivä muuttuu automaattisesti vastaamaan tapahtuman kestoa. Jos lopetusajaksi asetetaan 00.00, tallennetaan loppuajaksi 23.55.

Valitse tapahtumalle otsikko kirjoittamalla se kenttään tai valitsemalla valmis otsikkopohja poimintapainikkeella. Voit lisätä tarkemman kuvauksen Merkintä-välilehden tekstikenttään.

Jos muutat tapahtuman alkamisaikaa, muistutuksen ajankohta päivittyy automaattisesti.

Voit lisätä saman merkinnän tai varauksen useaan kalenteriin valitsemalla halutut kalenterit Kalenterit-poiminnalla.

Poimintaikkunassa on oletuksena käytössä valinta Poimi valittujen henkilöiden sähköpostiosoitteet ja matkapuhelinnumerot. Kun valinta on aktiivinen, valittujen henkilöiden yhteystiedot lisätään automaattisesti tapahtuman Muistutus- ja Ilmoitus-välilehdille.

Kun sama tapahtuma lisätään useaan kalenteriin, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot tallennetaan vain päämerkinnälle, josta muut merkinnät on luotu. Muihin kalentereihin luotujen merkintöjen vastaavat kentät jäävät tyhjiksi.

Lisäkalentereita voi lisätä myös myöhemmin.

Jos usean henkilön yhteiseen tapahtumaan tehdään muutoksia ja vastaat kysymykseen Päivitetäänkö tiedot tehtyihin merkintöihin valitsemalla Kyllä, muutokset päivitetään myös muiden osallistujien kalenterimerkintöihin.

Poikkeuksena ovat Tila- ja Tehtävä-valinnat, jotka tallentuvat vain siihen merkintään, jota parhaillaan muokataan.

Varauksen hyväksyntä tai hylkäys näkyy kaikissa samaan varaukseen liittyvissä kalentereissa.

---

Vapaat ajankohdat

Kun merkinnälle tai varaukselle on valittu useita kalentereita, voit tarkistaa niiden vapaat ajat Vapaat-toiminnolla.

Valitse tapahtumalla Vapaat, jolloin avautuu resurssinäkymä, jossa näkyvät valittujen henkilöiden varatut ja vapaat ajankohdat. Näkymän avulla on helppo löytää kaikille sopiva aika.

Jos tapahtumaa ei ole vielä tallennettu, ohjelma pyytää vahvistuksen ennen resurssinäkymään siirtymistä.

Resurssinäkymässä voit:

• rajata tarkasteltavaa ajanjaksoa alku- ja loppupäivän sekä kellonaikojen perusteella

• vaihtaa aikajakson näkymää

• vertailla useiden kalenterien vapaita aikoja valitsemalla halutut kalenterit näkymän vasemmasta reunasta

• tunnistaa varatut ajat värikorostuksen avulla.

Jos käyttäjällä on toisen henkilön kalenteriin vain Varaus-oikeus, hän voi luoda varauksen mutta ei muokata sitä. Tällöin Toiminnot > Tallenna -toiminto on pois käytöstä ja Tallenna-painike on piilotettu.

Olemassa olevan merkinnän muokkaaminen edellyttää Kirjoitus-oikeutta.

---

Ei-aktiivisten käyttäjien kalenterit

Ei-aktiivisen käyttäjän kalenteriin voidaan antaa vain lukuoikeus.

Tällaisen käyttäjän kalenterista voi avata merkintöjä ja varauksia tarkasteltavaksi, mutta niitä ei voi tallentaa eikä uusia merkintöjä tai varauksia voi luoda.

Kun teet merkinnän tai varauksen toisen henkilön kalenteriin, Muistutus-välilehden sähköpostiosoitteeksi asetetaan automaattisesti sen henkilön sähköpostiosoite, jonka kalenteriin tapahtuma luodaan.

Jos vaihdat tapahtuman kalenteria Kalenteri-pudotusvalikosta, sähköpostiosoite päivittyy automaattisesti uuden kalenterin mukaiseksi. Osoite päivittyy myös silloin, kun kalentereita lisätään tai poistetaan Kalenterit-poiminnan kautta.

Kun tapahtumasta lähetetään sähköpostimuistutus, siitä jää tieto varauksen tilatietoihin. Lisäksi Muistutus-välilehden alareunassa näytetään viimeisimmän lähetetyn muistutuksen ajankohta.

1. Ota käyttöön Toista joka.

2. Valitse, toistuuko tapahtuma päivittäin, viikoittain, kuukausittain vai vuosittain.

3. Päivä- ja viikkotoistossa voit valita viikonpäivät.

4. Määritä jatkuuko toisto:

   • toistaiseksi (ikuisesti)

   • tietyn määrän kertoja

   • Saakka-päivämäärään asti.

5. Voit lisätä myös poikkeuspäiviä, jolloin tapahtumaa ei luoda.

Voit hyväksyä tai hylätä yksittäisen tapahtuman riippumatta siitä, että se kuuluu toistuvaan tapahtumasarjaan.

Kun avaat toistuvan tapahtuman, voit valita, muokataanko:

• vain valittua tapahtumaa vai

• kaikkia tapahtumasarjan merkintöjä.

Jos muokkaat vain yksittäistä tapahtumaa:

• muutokset koskevat vain sitä

• Toistuvuus-välilehteä ei näytetä.

Jos poistat toistuvuuden muokkaamalla vain yksittäistä tapahtumaa, sitä ei voi enää palauttaa osaksi alkuperäistä toistuvaa sarjaa.

Jos päivä- tai viikkotoiston alkuperäinen viikonpäivä vaihdetaan toiseksi, toistuminen alkaa seuraavasta valitusta viikonpäivästä ja ensimmäisen tapahtuman päivämäärä päivittyy automaattisesti sen mukaisesti. Lisäksi merkinnän alkupäivämääräksi muuttuu automaattisesti kuluva päivä.

Voit hakea asiakastiedot Yhteystiedot-välilehdellä asiakasrekisteristä tai syöttää ne käsin.

💡 Jos syötät tiedot käsin ja haluat tallentaa ne asiakasrekisteriin, valitse Luo asiakas ja tallenna tapahtuma. Tällöin asiakas lisätään myös asiakasrekisteriin.

Yhteystiedoissa voidaan määrittää erikseen:

• Tilaaja

• Asiakas

• Toimitusosoite

• Laskutusosoite

Merkinnän oletusyhteystietona käytetään Tilaaja-välilehteä. Jos tilaaja valitaan asiakasrekisteristä ja asiakkaalle on määritetty toimitus- ja laskutusosoitteet, ne tuodaan automaattisesti omille välilehdilleen. Muussa tapauksessa tilaajan tiedot kopioidaan myös niihin.

Asiakas-välilehdelle tietoja ei kopioida automaattisesti. Jos haluat käyttää eri asiakasta kuin tilaajaa, valitse asiakas erikseen rekisteristä tai syötä tiedot käsin.

Jos tilaaja on valittu asiakasrekisteristä ja toimitus- tai laskutusosoitetta muokataan käsin, muutokset korvautuvat tallennuksen yhteydessä asiakasrekisterin tiedoilla, ellei asiakkaalle ole määritetty erillisiä toimitus- tai laskutusosoitteita.

Jos valitset tilaajan ennen otsikon määrittämistä, asiakkaan nimi lisätään automaattisesti merkinnän otsikkoon. Otsikkoa voi myöhemmin muokata.

Kalenterimerkinnällä näytettävä oletusyhteystieto määritellään kalenterin asetuksissa. Tarvittaessa voit vaihtaa näytettävän yhteystiedon tapahtumakohtaisesti kohdassa Kalenterimerkinnällä näytettävät yhteystiedot.

Kalenterimerkinnällä voidaan näyttää esimerkiksi:

• asiakas

• osoite

• postinumero ja -toimipaikka

• yhteyshenkilö

• puhelin- ja matkapuhelinnumero

• sähköpostiosoite

Jos yhteystiedoissa on kaksi osoite- tai puhelinnumerokenttää, molemmat näytetään vain silloin, kun niiden sisältö poikkeaa toisistaan. Samat tiedot näytetään vain kerran.

Kalenterinäkymässä voit avata tapahtuman yhteystiedot Asiakastiedot-painikkeella.

Yhteystiedoissa voit:

• kopioida osoitteen leikepöydälle Kopioi-painikkeella

• avata osoitteen suoraan Google Mapsiin Google Maps -painikkeella.

Jos kalenteritapahtuma on luotu Huolto- tai Tuotanto-sovelluksesta, tapahtumalla näkyy myös Työ (Huolto)- tai Työ (Tuotanto) -kuvake, josta pääset siirtymään suoraan kyseiselle työlle.

Jos yleisissä asetuksissa (Asetukset > Yleiset > Asiakas) on aktivoitu Automaattinen asiakashaku PRH:sta, asiakkaan nimeä syötettäessä avautuu automaattisesti asiakashakuikkuna.

Oletuksena haetaan ensin tietoja omasta asiakasrekisteristä → liukusäädin hakuikkunassa on Rekisterit.

Jos asiakasta ei löydy tai tiedot halutaan tarkistaa PRH:sta, PRH-haku aktivoidaan siirtämällä liukusäädin oikeaan reunaan. Rekisterit-haku vaihtuu PRH-hauksi.

PRH-tiedoista tuodaan yrityksen virallinen nimi, osoite ja Y-tunnus.

Jos hakutuloksia on paljon, asiakasta voi hakea kirjoittamalla Etsi-kenttään haettavaa tietoa. Näytettävien rivien määrää voi muuttaa valitsemalla Näytä-valikosta halutun määrän. Oletus on 10 riviä ja suurin valittava määrä 1000 riviä sivulle.

Valitse asiakas klikkaamalla halutun asiakkaan riviä, jolloin tiedot siirtyvät tapahtumalle.

Muistutukset ja ilmoitukset määritetään tapahtuman Muistutus- ja Ilmoitus-välilehdillä.

Voit käyttää seuraavia muistutustapoja:

• ponnahdusikkuna

• sähköposti

• tekstiviesti

Sähköposti- ja tekstiviestimuistutukset voidaan lähettää kaikkiin tapahtumaan liitettyihin kalentereihin valitsemalla halutut lähetysvaihtoehdot.

Kalenterimerkinnän tai -varauksen luojan nimi näkyy sähköpostimuistutuksen otsikossa sekä ponnahdusikkunamuistutuksen otsikossa ja sisällössä.

Sähköpostimuistutusten lähettäminen edellyttää käyttäjältä Viesti-oikeutta. Tekstiviestimuistutusten lähettäminen edellyttää lisäksi, että organisaatiolla on tekstiviestien lähetysoikeus.

Jos tapahtumalle on määritetty vähintään yksi muistutustoiminto, Muistutus-välilehden otsikko näkyy oranssina.

Kun ponnahdusikkunamuistutus tulee näkyviin, voit siirtää sen myöhemmäksi Muistuta myöhemmin -toiminnolla. Käytettävissä on useita vaihtoehtoja, kuten 5 minuuttia, 1 tunti tai 3 päivää.

Ponnahdusikkunamuistutuksen tila välittyy aina kaikkiin samaan tapahtumaan liitettyihin kalentereihin.

Ponnahdusikkunassa voidaan näyttää enintään 30 samanaikaista muistutusta.

Valittujen kalentereiden muistutustoimintojen oletukset määritellään kohdassa Asetukset > Sovellukset > Kalenteri.

Asetuksissa voidaan määrittää esimerkiksi:

• ovatko sähköposti- ja tekstiviestimuistutukset oletuksena käytössä

• näytetäänkö lähetysvalinnat käyttäjälle

• näytetäänkö Lähettäjän nimi- ja Lähettäjän sähköpostiosoite -kentät

• täytetäänkö lähettäjän tiedot automaattisesti.

Kun valinta yhteystietojen välittämisestä on käytössä, poimittujen kalentereiden sähköpostiosoitteet ja matkapuhelinnumerot siirtyvät automaattisesti niiden omiin muistutuskenttiin. Jos valinta ei ole käytössä, kentät jäävät tyhjiksi.