Luottotietotarkistusten käyttöönotto

Luottotietojen tarkistukset voidaan ottaa käyttöön seuraavissa sovelluksissa: Myyntilasku, Myyntitilaus, Huolto ja Tuotanto.

Ensin määritetään, onko luottotietojen tarkistus organisaatiossa käytössä:

1. Siirry kohtaan Asetukset > Yleiset > Asiakas > Asiakasrekisteri.

2. Ota käyttöön asetus Organisaatiolla luottotietojen tarkistus käytössä.

Tämä asetus on oletuksena aktiivinen.

Luottotietotarkistuksen käyttöönotto sovelluksittain

Myyntilasku

Myyntilaskun asetuksissa voit määritellä, ovatko luottotiedot pakollisia ja onko luottoraja käytössä. Asetuksiin päästään kohdassa Asetukset > Sovellusasetukset > Myyntilasku > Asetukset.

Luottotiedot pakolliset

Kun tämä valinta on aktiivinen, järjestelmä tarkistaa asiakasrekisterin Sertifiointi-välilehdeltä:

• Onko asiakas merkitty hyväksytyksi

• Onko luottotiedoissa puutteita

Jos luottotiedot ovat puutteelliset, käyttäjä saa varoituksen. Tämä ei kuitenkaan estä laskuttamista. Oletuksena valinta ei ole aktiivinen, eli luottotiedot eivät ole pakollisia.

Luottoraja käytössä

Kun valinta on aktiivinen, tarkistus tehdään asiakasrekisterin Sertifiointi-välilehdeltä määritellyistä luottorajoista ja siitä, onko niiden ylitys sallittu.
Jos asiakas ylittää yksittäisen kaupan tai kokonaisluoton rajan eikä ylitys ole sallittu, järjestelmä näyttää varoituksen käyttäjälle. Laskutusta tämäkään ei estä.
Oletuksena valinta ei ole aktiivinen, eli luottorajoja ei tarkisteta.

Jos luottorajat otetaan käyttöön, voidaan erikseen määrittää, sallitaanko niiden ylitys. Valinta Luottorajan ylitys sallittu on oletuksena aktiivinen.
Voit valita, mihin asiakastietoon tarkistus kohdistuu: Vastaanottaja, Laskutusosoite tai Toimitusosoite.

Luottotietojen tarkistuksen poistaminen käytöstä

Jos et halua käyttää luottotietotarkistusta myyntilaskuilla lainkaan, varmista, että sekä Luottotiedot pakolliset että Luottoraja käytössä -valinnat ovat pois päältä.

Luottotietojen tarkistus ei koskaan estä laskuttamista. Mikäli sertifiointi puuttuu tai luottorajat ylittyvät, käyttäjälle näytetään varoitus, mutta laskun voi silti tehdä.

Tilaus

Tilaussovelluksen asetuksissa voit määritellä, otetaanko käyttöön luottotietojen pakollisuus ja luottorajojen tarkistus.
Asetuksiin pääset kohdasta Asetukset > Sovellusasetukset > Tilaus > Asetukset > Myyntitilaus.

Luottotiedot pakolliset

Kun valinta on aktiivinen, järjestelmä tarkistaa asiakasrekisterin Sertifiointi-välilehdeltä:

• Onko asiakas merkitty hyväksytyksi

• Onko luottotiedoissa puutteita

Jos asiakas ei ole hyväksytty (Hyväksytty = Ei), tilausta ei voi kuitata valmiiksi ja käyttäjälle näytetään ilmoitus puutteellisista luottotiedoista.

Yhden kaupan luottorajan tarkistus

Jos Yhden kaupan luottorajan tarkistus pois käytöstä -valinta ei ole aktiivinen, tarkistus tehdään asiakasrekisterin Sertifiointi-välilehdellä määritellyn yhden kaupan luottorajan perusteella.
Jos luottoraja ylittyy eikä ylitys ole sallittu, tilauksen toimittaminen estetään ja käyttäjälle annetaan ilmoitus.

Kokonaisluottorajan tarkistus

Jos Kokonaisrajan tarkistus pois käytöstä -valinta ei ole aktiivinen, järjestelmä tarkistaa asiakasrekisteristä määritellyn kokonaisluottorajan ja sen ylityssäännöt.

Mikäli kokonaisluottoraja ylittyy eikä ylitys ole sallittu, tilauksen toimittaminen estetään ja käyttäjälle näytetään ilmoitus.

Luottotarkistuksen poistaminen käytöstä tilauksilla

Jos et halua käyttää luottotietotarkistusta tilausprosessissa lainkaan:

• Poista valinta Luottotiedot pakolliset

• Aktivoi valinnat Yhden kaupan luottorajan tarkistus pois käytöstä ja Kokonaisrajan tarkistus pois käytöstä

Huom! Toisin kuin myyntilaskulla, tilauksella puutteelliset luottotiedot tai ylitetyt rajat voivat estää tilauksen kuittauksen tai toimituksen.

Huolto

Huoltosovelluksen asetuksissa voit määritellä, otetaanko käyttöön luottotietojen pakollisuus ja luottorajojen tarkistus.
Asetuksiin pääset kohdasta Asetukset > Sovellusasetukset > Huolto > Asetukset.

Luottotiedot pakolliset

Kun valinta on aktiivinen, järjestelmä tarkistaa asiakasrekisterin Sertifiointi-välilehdeltä:

• Onko asiakas merkitty hyväksytyksi

• Onko luottotiedoissa puutteita

Oletuksena valinta ei ole aktiivinen.
Jos asiakas ei ole hyväksytty (Hyväksytty = Ei), huoltotyötä ei voi kuitata valmiiksi ja käyttäjälle näytetään ilmoitus puutteellisista luottotiedoista.

Yhden kaupan luottorajan tarkistus

Jos Yhden kaupan luottorajan tarkistus pois käytöstä -valinta ei ole aktiivinen, järjestelmä tarkistaa asiakasrekisterin Sertifiointi-välilehdeltä määritellyn yhden kaupan luottorajan ja sen ylityssäännöt.

Mikäli luottoraja ylittyy eikä ylitys ole sallittu, huoltotyön kuittaaminen valmiiksi estetään ja käyttäjälle näytetään ilmoitus.

Valinta on oletuksena aktiivinen, eli tarkistus ei ole käytössä.

Kokonaisluottorajan tarkistus

Jos Kokonaisrajan tarkistus pois käytöstä -valinta ei ole aktiivinen, järjestelmä tarkistaa Sertifiointi-välilehdeltä määritellyn kokonaisluottorajan ja sen ylityssäännöt.

Mikäli luottoraja ylittyy eikä ylitys ole sallittu, huoltotyön kuittaaminen valmiiksi estetään ja käyttäjälle näytetään ilmoitus.

Valinta on oletuksena aktiivinen, eli tarkistus ei ole käytössä.

Huom! Toisin kuin myyntilaskulla, huoltotyön kuittaus estyy, jos luottotiedot ovat puutteelliset tai luottoraja ylittyy.

Tuotanto

Tuotantosovelluksen asetuksissa voidaan määritellä, käytetäänkö luottotietojen tarkistusta ja luottorajoja.
Asetuksiin pääset kohdasta Asetukset > Sovellusasetukset > Tuotanto > Asetukset

Luottotiedot pakolliset

Kun valinta on aktiivinen, asiakasrekisterin Sertifiointi-välilehdeltä tarkistetaan:

• Onko asiakas hyväksytty (Hyväksytty = Kyllä)

• Onko luottotiedoissa puutteita

Jos Hyväksytty = Ei, tuotantotyötä ei voi kuitata valmiiksi ja käyttäjälle näytetään ilmoitus puutteellisista luottotiedoista.

Valinta ei ole oletuksena aktiivinen, eli luottotiedot eivät ole pakolliset.

Yhden kaupan luottorajan tarkistus

Jos Yhden kaupan luottorajan tarkistus pois käytöstä -valinta ei ole aktiivinen, järjestelmä tarkistaa asiakasrekisterin Sertifiointi-välilehdeltä:

• Onko asiakkaalle määritelty yhden kaupan luottoraja

• Onko rajan ylitys sallittu

Jos luottoraja ylittyy eikä ylitys ole sallittu, tuotantotyön kuittaaminen valmiiksi estetään ja käyttäjälle näytetään ilmoitus.

Valinta on oletuksena aktiivinen, eli tarkistus ei ole käytössä.

Kokonaisluottorajan tarkistus

Jos Kokonaisrajan tarkistus pois käytöstä -valinta ei ole aktiivinen, järjestelmä tarkistaa asiakasrekisterin Sertifiointi-välilehdeltä:

• Onko asiakkaalle määritelty kokonaisluottoraja

• Onko rajan ylitys sallittu

Mikäli luottoraja ylittyy eikä ylitys ole sallittu, tuotantotyön kuittaaminen valmiiksi estetään ja käyttäjälle näytetään ilmoitus.

Valinta on oletuksena aktiivinen, eli tarkistus ei ole käytössä.

Asiakaskohtaisten luottotietojen määrittely

Sertifiointi-välilehti (Rekisterit > Asiakkaat) määritellään seuraavien luottotietojen tarkastukset.

• Hyväksytty: Kyllä/Ei

• Yhden kaupan luottoraja

• Yhden kaupan luottorajan ylitys sallittu: Kyllä/Ei

• Kokonaisluottoraja

• Kokonaisluottorajan ylitys sallittu: Kyllä/Ei

Lisätietoa löytyy ohjeesta Sertifiointi-välilehti asiakasrekisterissä.

Asiakkaiden sertifiointitietojen muuttaminen hyväksytyksi CSV-tiedoston avulla

Asiakasrekisterin tietoja, kuten luottotietojen hyväksyntää, voidaan päivittää kerralla useille asiakkaille CSV-tiedoston avulla. Aloita luomalla vientiprofiili seuraavasti:

1. Avaa Asiakasrekisteri ja siirry Etsi-näkymään.

2. Klikkaa oikean yläkulman Toiminnot-valikkoa ja valitse Vienti > Profiilit.

3. Luo uusi vientiprofiili ja anna sille kuvaava nimi, esimerkiksi Luottotiedot.

4. Valitse tiedostotyypiksi CSV-tiedosto.

5. Aktivoi Otsikkorivi-valinta.

6. Määritä vientikentiksi seuraavat:

   • Nro

   • Luottotiedot hyväksytty

   • Yhden kaupan luottorajan ylitys sallittu

   • Kokonaisluottorajan ylitys sallittu

   • Hyväksytty asiakas

7. Tallenna vientiprofiili.

Kun vientiprofiili on luotu, voit käyttää sitä asiakastietojen viemiseen, muokkaamiseen taulukossa ja tuomaan takaisin järjestelmään päivitetyillä arvoilla.

Siirry Asiakasrekisterin Etsi-näkymään ja hae haluamasi asiakastiedot. Valitse kaikki etsityt asiakkaat klikkaamalla Näkymä > Valitse kaikki etsityt.

Vie valitut tiedot tiedostoon seuraavasti:

• Avaa Toiminnot > Vienti ja valitse aiemmin luotu Luottotiedot-vientiprofiili.

  • Klikkaa Lataa-painiketta.

  • Tallenna ladattu CSV-tiedosto omalle koneellesi, esimerkiksi työpöydälle.

Avaa tallennettu tiedosto taulukkolaskentaohjelmassa (esimerkiksi Excel tai LibreOffice Calc).
Käytä avaamisessa seuraavia asetuksia:

• Kenttäerotin: puolipiste (;)

• Tekstierotin: lainausmerkki (“)

Taulukkolaskentaohjelmassa muutetaan CTRL-H (Etsi ja Korvaa) toiminnolla kaikki yksittäiset N -kirjaimet Y-kirjaimiksi (otsikkoriveillä olevia Y-kirjaimia ei muuteta).

Tallenna muokattu CSV-tiedosto taulukkolaskentaohjelmassa (esim. Excel tai LibreOffice Calc).

Siirry asiakasrekisteriin ja valitse Toiminnot > Tuonti > Asiakkaiden tuonti.
Klikkaa Lisää tiedosto -painiketta ja valitse tallentamasi muokattu CSV-tiedosto. Varmista, että tuonti-ikkunassa näkyvät vain ne sarakkeet, jotka määritettiin vientiprofiiliin.

Halutessasi voit luoda erillisen tuontiprofiilin valitsemalla Toiminnot > Tuonti > Profiilit. Käytä samoja kenttiä kuin vientiprofiilissa. Tiedoston tuonti onnistuu silloin valitsemalla Toiminnot > Tuonti > [luotu profiili].

Klikkaa Tuo/Päivitä rivit -painiketta. Jos päivitys onnistuu, rivit muuttuvat vihreiksi. Tietojen päivitys on nyt valmis.